施工单位资料与文件管理规定含流程.doc

施工单位资料与文件管理制度
总 则
一、为做好公司工程技术文件资料管理工作,保证公司工程技术文件资料的完整性、准确性、时效性和系统性.根据公司有关制度，结合公司的实际情况,特制定本《施工单位资料与文件管理制度》。
二、本制度适用于公司总工办、设计部和工程项目部；适用于工程技术文件资料的形成、收集、整理、归档与管理。
三、工程技术文件资料是指公司工程项目施工相关的所有资料包括但不仅限于以下文件资料：图纸资料（电子文件和效果图、设计变更等)、工程洽商、工程会议纪要、报告、日报等.
资料管理人员职责
一、工程项目部资料员职责
1、负责接收工程项目施工各参建单位的工程资料（日报、报告、工作联系单、进度计划等）.
2、工程项目建设过程中，项目部资料员应对所接收的工程文件，按照项目和文件类别进行分类、编号和标识，并分别存放,存放时应保证文件资料的完整和安全。
3、项目部资料员将项目现场所接收的资料文件收集、整理完整，确认无误后,将资料文件移交给总工办内勤(资料员）。
4、负责接收总工办内勤(资料员)移交的工程文件、施工图纸及设计变更等资料，并根据资料内容分别递交项目经理和项目部专业工程师及有关人员.
二、总工办、设计部内勤（资料员)职责
1、负责接收项目部资料员移交的工程文件及设计院交付的施工图纸及设计变更等资料，并将正式图纸资料、文件资料下发给项目部资料员及各参建单位的资料员。
2、根据需要负责给公司前期、采供、成本核算等部门提供设计图纸及设计变更等资料。
3、总工办内勤（资料员)应对所接收的工程文件、图纸资料，按照项目和文件类别进行分类、编号和标识，并分别存放，存放时应保证文件资料的完整和安全.
4、总工办内勤(资料员）将项目资料员处接收到的工程文件进行整理，确认无误后归档。根据文件内容分门别类的呈交给公司领导及上交档案室。
5、负责工程图书的借阅和保管工作。
工程资料与文件的管理规定
一、公司员工有保护工程文件和资料的义务,未经批准擅自将文件携带外出,转借他人，宣泄机密，造成严重后果者,将根据公司制度予以惩罚。
二、工程资料与文件的收集整理与归档应严格按照公司规定的管理程序进行.资料和文件必须体现工作责任的可追溯性，必须具有真实性、准确性和时效性。
三、工程文件资料,必须及时传达到施工单位在岗人员,并根据相应文件内容传达到相关参建单位。
四、设计院提供的施工图纸由设计部负责签收,按图纸目录清点图纸是否齐全，若有缺页立刻书面要求设计院补充完善。
五、工程项目部保留一套完整的施工图纸，竣工后交回设计部,以备存档或满足其它需要。
六、所有对内对外文件资料必须按职责规定权限审查签发.
七、资料员与有关参建单位人员应各司其职，认真、积极的工作，以保证工程文件资料与工程建设进度的同步.
工程文件与资料的签收传递规定
一、工程技术文件要建立发文本和收文本.一切文件资料收发时应要求接收人签收，并保存发放记录。
二、施工图纸由总工办负责保管、发放，下发施工图纸的日常保管由登记领取人负责，领取人应负责图纸的完整和安全.
三、总工办内勤（资料员）根据工程要求将图纸发放给有关人员和有关参建单位，要求接收人签收,并保存发放记录。公司内图纸持有人调离原岗位或项目时，应将图纸完好无损交回。
四、作废图纸由总工办通知作废，并加盖作废标识或回收作废图纸。
五、工程项目竣工移交后,现场的文件资料按公司规定和要求进行交接。
工程文件与资料的收发流程
各参建单位
工程项目部资料员
总工办、设计部内勤（资料员）
公司领导
档案室
其他部门
工程文件的收集形成
整理使用

分类、标识、编号、整理
递交项目经理及其他专业工程师

施工图纸及其他文件的收集形成
工程图书的借阅和保管

分类、标识、编号、整理

审批

归档

整理使用