建筑材料采购管理制度及流程.docx

材料采购管理制度及流程
为加强工程材料程序化管理,有效的控制资金使用，更好的做好材料成本控制工作,了解各项目材料用款,对外欠款。结合公司实际情况，特制定相关材料采购流程,望各项目部严格按照此制度执行.
一﹑项目部申请材料采购计划
1．在进场前，项目部要提前做出由工程部门认可的材料总需求计划，如果部分材料是甲方指定的,项目必须注明指定材料名称，品牌，规格型号,数量,到场时间，联系方式等。有加工图纸的材料要附上图纸,且有项目部项目经理签字,（结合工程实际情况，项目部必须考虑到定制加工材料的加工周期及采购周期，提前提出材料申请,给采购部合理的采购时间）。
2。 施工过程中,项目部根据实际施工情况，每个月报一次月采购计划,提交材料申购单(每个月的15号可以补充一次采购计划,填写内容必须认真详细,规格、型号、数量必须齐全,采购部完全按照申购单进行采购，如与工程实际材料有出入,项目部自己承担责任），材料申购单一式三份，采购部,项目部，财务部各一份。为了杜绝浪费和其他不合理情况发生，材料申购单上面必须有材料申请部门预算员、申请部门负责人签字，缺一不可。否则公司采购部有权拒绝接收材料采购申请表。公司采购部原则上不接收项目部任何人电话通知供货要求，如果有特殊情况，一定要有公司领导批准同意，由公司领导通知公司采购部负责人，公司采购部负责人在接收到公司领导批准同意采购,方可安排公司采购部相关人员进行采购。在公司采购部进行材料采购的同时，项目部相关人员必须及时的补交材料申购表，并且按正常的审批程序进行审批,然后将审批通过的材料采购申请表交至公司采购部。
3。 项目中变更或增加材料用量,以甲方书面通知或签证为主。预算部收到变更或增加材料用量申请表后，必须进行核算，并报公司领导审批，同时，项目部按材料采购流程申请材料采购。
二、公司采购部在接收到批准后的材料材料申购单，应该按照工程施工流程和请购材料的缓急.由公司采购部负责人安排采购人员去进行采购.
1．采购人员在接到采购部负责人安排的材料采购申请表后，采购人员要参考市场行情以及以前采购记录和供应商询价、报价。优先选择供货准时,材料质量好,价格优惠，实力强的供应商，进行采购。主要材料或是采购量大的材料，采购人员要选择三家以上的供应商进行报价比价，并把供应商的材料样品，交货时间和报价上报给公司采购部负责人和公司领导进行审批，采购人员在接收到审批后的供应商名单后，进行相对应的材料采购。如果是采购量或者是采购金额比较大的材料采购时，为了保护供需双方的合法权益和避免以后的采购纠纷，公司采购部一定要和供应商签订材料采购合同。少量的辅助材料采购人员可以从和公司长期固定合作的供应商进行优先选择采购.
2。 材料采购应做到事先进行控制，所采购的原材料、半成品、构配件、工程设备等物资必须符合国家标准、规范及工程设计和合同要求，所采购的材料必须有经销许可证、生产许可证、产品检验检测报告和合格证等。
三、采购下单和送货的时间安排
采购人员和供应商确定了采购意向，采购人员要严格按照材料采购申请表上面的数量给供应商下单，采购人员一定要向供应商确定材料的送（提)货时间和付款方式。为了不影响工程正常施工，采购人员尽量要求供应商把送货时间往前安排。尽量让供应商送货到我们工程的项目，如果是因为材料采购量少或者是供应商离我们的项目比较远。供应商不送货，采购人员可以和供应商协商，由我们出运费，让供应商送货到我们项目，并同时告诉公司采购部相关领导.
四、无法及时供货的汇报说明
因市场和行业缺货因素,或供材商的原因,无法按期进行采购到位的材料.采购部相关人员应该立即通知材料请购部门，并且要说明原因.
五、供应商送货事项
1。供应商在准备送货前,一定要通知采购人员或者项目收货人员（项目经理,施工员，仓管)，项目现场人员好安排材料的存放地点。供应商送货到项目现场,原则上是由采购人员和项目材料采购申请人一起验收供应商送的材料。如因特殊原因，采购人员无法到现场参加材料验收,由项目经理和相关人员组织验收.
2。供应商在送货时，要严格按照采购人员下给供应商的材料采购清单上面的数量送货.送货单上面要有，送货项目的名称，材料申购单的编号，以及供应商所送的材料名称，数量,价格，规格型号。送货单上面要盖供应商的公章。现场收货人员要拿项目部给公司采购部的材料申购单和供应商的送货单进行确认，看供应商所送材料是否是本项目部所需的材料。如果供应商所送材料和项目材料采购申请单一致，项目现场人员可以进行供应商所送材料验收。在验收供应商所送材料同时，供应商要提供每种材料的合格检测报告，有效产品合格证,质量保证书。现场验收人员确认了供应商所送材料符合相关质量标准。现场验收人员可以进行对供应商所送材料的验收入库工作。现场验收人员要在供应商的送货单上面签字确认。供应商的送货单必须一份三联,一份供应商自己留底，一份给工地现场验收人员，一份给公司采购人员.
3。现场验收人员在验收供应商材料时,一定要仔细，如果供应商的送货单和所送的实物材料名称，数量，品牌，规格型号不符。现场验收人员一定要及时反馈给采购人员并做记录.如果是材料质量不合格,现场验收人员一律拒绝收货（质检报告、合格证等未随货送到者，现场验收人员也可拒绝收货，并及时告知公司采购人员协调）。并且及时通知公司采购部相关人员。
六、供应商的结算
对于有采购合同的供应商，结算要严格按照合同的付款条款所定的时间节点执行，同时，供应商要带有现场验收人员签字的送货单和合同约定的发票，统一办理结算。
材料采购流程图
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