上海交通大学采购合同管理办法(试行).doc

上海交通大学采购招投标管理文件专项管理部分
上海交通大学采购合同管理办法（试行)
为进一步加强、完善学校采购合同管理工作，规范交易行为，维护学校合法权益，依据《中华人民共和国合同法》、《上海交通大学采购招标投标管理工作实施意见（试行）》等相关文件规定，结合学校实际，制定本办法.
第一条 本办法所称合同是指学校及其所属单位与其他法人、组织、自然人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的采购协议,且需加盖学校公章或合同专用章的书面约定.
第二条 本办法适用于学校范围内以学校名义进行的采购项目且标的额在10万元人民币以上的各类采购合同的拟定、审批、签订、履行、变更、解除、终止、纠纷处理及归档管理等程序。
第三条 各学院（系)、部门和单位确因事业发展需要，必须对外签定的采购合同，只能以学校为合同主体，并经过必要的合同审批管理程序方能正式签订.
一、合同拟定、审批与签订
第四条 签约人资格
（一）校长是学校合同的法定签署人。在必要时有权委托学校的其他人员为代理人负责签署委托授权范围内的合同,履行授权内容.未经校长授权,任何单位和个人不得以上海交通大学名义对外签订合同；
(二）经校长授权，纳入学校修购计划的建设工程项目合同均由分管校长签署;通过招投标管理办公室（以下简称招投标办)受理的采购项目，校长授权委托项目单位负责人或项目负责人签署采购合同.
第五条 合同拟定
（一） 原则上由招投标办组织项目单位及业务归口管理部门共同进行合同的洽谈及文本起草。
（二)所有合同一律采用书面形式，应优先采用学校规范的采购合同格式，并按有关法律、法规的规定书写清楚，用语准确.
（三）合同内容依据《中华人民共和国合同法》有关条款拟订，应包括以下条款：
(1）当事人姓名或者名称以及住所；
（2）标的；
（3）数量、质量；
（4)价款、经费、报酬；
（5)履行期限、地点和方式；
（6）违约责任；
(7）解决争议的方式；
(8)订立合同的时间和地点；
（9）根据法律规定、合同性质以及当事人约定应当订立的条款。
第六条 合同审批
(一）标的金额在10万元人民币以上，或者对学校有重大影响的采购合同，在正式签订前必须按申报程序和审批权限上报，经批准后方能正式签订;
(二)需会签的合同，由招投标办或其他采购合同管理部门提交审签合同报批稿，并填写《上海交通大学合同审批表》随合同初稿及有关资料、附件等一并提交相关会签部门；
（三）业务归口管理部门、财务、审计、法律与监督部门共同负责合同审查，实行审查会签制度，并书面确认同意或提出具体意见。
（四)根据修改意见，由招投标办组织项目单位对合同草案加以修改完善，并按规定报送相应级别领导审核签字；
(五)重大采购合同需报送分管校领导审批或采取集体审查方式.集体审查方式是由分管领导主持召开由相关职能部门负责人、法律顾问和合同承办部门负责人参加的合同审查工作会议,集体审查合同有关内容后，由分管校领导按照会议有关决定审批合同。重大采购合同范围另行规定。
(六)标的金额在10万元人民币以下的采购合同，属于项目单位自审自签,由项目单位的主要负责人审批后项目负责人签署。其负责人应对合同实质性内容的有效性、合法性负责。
第七条 合同签订
（一）经签约双方协商同意的有关修改合同的文书、传真和电子邮件等，均为合同的组成部分；
(二）经过学校审批同意的合同文本，由合同签约方先签署确认后，我校法定代表人或委托代理人再签署；
（三)合同中的签字盖章日期必须明确具体，原则上应以实际日期为准，不能倒签合同,不允许没有日期或留存空白，避免随意填写合同签署日期；
（四）印章管理人员按《上海交通大学合同专用章管理办法》认真审查《合同审批表》中的审批意见，经批准的方可加盖公章及骑缝章，做好用印登记；未经批准不予办理用印.
第八条 凡未按上述程序审批并依照本办法加盖印章的合同，财务部门不得办理付款、结算等手续。
二、合同履行
第九条 合同经各方签字盖章后生效，即具有法律约束力。项目单位应严格履行合同,依照合同的约定按质、按量、按期完成项目,并及时反馈项目情况。不得擅自变更或者解除合同,切实维护学校的合法权益和信誉.
第十条 学校相关职能部门随时检查合同的履行情况，对合同履行过程中的各个环节及时跟踪、检查。
第十一条 合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,应以货物交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留问题为准。
第十二条 合同履行情况经有关部门和单位验收后，财务部门根据合同的约定及有关部门和单位的签章及时办理项目结算。
三、合同变更和解除
第十三条 合同变更是指合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等的改变。
第十四条 在合同履行过程中需要变更、解除合同时,应依照法律规定在合同期限内，签约双方进行协商并达成共识后,由项目承办部门提出，经原合同审批部门会签，招投标办登记备案后，送原审批校领导审批后执行。
第十五条 因变更、解除合同而使当事人利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，相关责任人均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定.
第十六条 变更或解除合同，必须一律采用书面形式。变更或者解除合同的文本作为原合同的组成部分，与主合同有同样的法律效力，纳入本办法管理范围.
四、合同纠纷处理
第十七条 合同在履行过程中如发生纠纷，应由签约单位具体负责处理，签约人对纠纷的处理必须负责到底，并及时报分管校领导。
第十八条对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方法定代表签字并加盖双方公章或合同专用章方能生效。
第十九条 经协商无法解决或认为有必要通过法律途径解决的合同纠纷，应当在法定的诉讼期内,经分管校领导或校长办公会议批准,提交仲裁部门或人民法院依法处理，有关单位必须主动提供所有相关的证据材料并协助配合.
第二十条对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，有关主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书,在正式生效后,应由签约部门指定专人负责该文书执行的跟踪或履行。
第二十一条对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的,项目承办人应及时向主管负责人汇报.经协商无效者，提报学校法律部门并配合向人民法院申请执行。
第二十二条 合同纠纷处理或执行完毕后,应及时通知财务部门和相关职能部门等，并将有关材料汇总、归档存查。
五、合同监督管理
第二十三条 合同订立和履行的各个环节必须按程序办理，相关部门分工负责把关，共同实施采购合同管理工作，形成管理、执行、监督三者相结合的管理机制。项目单位应当建立合同台帐和报告制度.
第二十四条 合同所涉及的相关部门应积极配合项目单位依照合同的约定履行合同，确保合同目的实现,防范纠纷。招投标办对合同签订及履行情况进行定期或不定期的检查，将发现的问题及时汇报招投标工作领导小组。
第二十五条 在采购合同管理工作中,违反本办法的，或者违反廉洁自律规定的,或者失职渎职、徇私舞弊，损害国家和学校利益的，学校将追究有关责任人的责任(含经济责任)；构成违纪的,给予纪律处分;触犯刑律的,移送司法机关处理。
六、合同登记和归档
第二十六条合同及相关资料作为学校对外活动的重要法律依据和凭证,相关单位及人员应当保守合同秘密,并妥善保管,及时归档，不得随意处置、销毁、遗失。
第二十七条合同签署后,由招投标办根据合同性质本着便于归档、查找的原则拟定合同编号。
第二十八条 项目单位要建立完整的合同台帐，台帐中应记录合同编号、签署日期、合同名称、合同金额、履行情况等。
第二十九条 合同正本由招投标办存档；合同副本根据需求确定份数，由相关部门留存。
第三十条 合同履行完毕后,招投标办需及时将合同原件、合同附件、补充协议及相关履行材料分类归档保管。
七、其 它
第三十一条 校内独立法人单位，对外签署日常经营性合同按学校有关管理规定办理,没有制定有关管理规定的，参照本办法执行。涉及到资本变更、抵押、担保等重大事项，必须报学校审批。
第三十二条 学校招投标管理信息系统投入运行后，合同管理的各项工作均需通过管理平台在线进行，并保存所有电子记录。同时按照《上海交通大学招投标档案管理办法》的要求对部分重要文件留存纸质文档。
第三十三条 本办法自2013年1月1日起试行，由招投标办负责解释。
附 件：
一、上海交通大学采购合同管理流程
二、上海交通大学采购合同洽谈备忘录
三、上海交通大学采购合同审批表
四、上海交通大学采购合同履行情况检查记录表
五、上海交通大学采购合同变更审批表
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附件一:
上海交通大学采购合同管理流程
附件二：
上海交通大学合同洽谈备忘录
编号：N0。
合同名称

合同对方

洽谈时间

洽谈地点

参加洽谈人员
我方

记录：
对方

需洽谈解决的问题：

洽谈结果：
洽谈人员签字： 年 月 日
附件三：
上海交通大学合同审批表
送审单位： 编号：N0.
合同名称

类型
□工 程 □仪器设备
□物 资 □服 务
合同承办单位

合同承办人

联系方法
Tel:
Email：
合同金额

经费账号

合同对方名称

单位地址

拟议合同
起止日期

送审相关资料
列表

合同主要内容
起草人签字（公章) 年 月 日
承办单位
主要负责人声明
1．我单位已仔细审核了对方当事人的资信和履约能力，对协议事项进行了可行性分析论证.
2．我单位对合同的预期收益和风险做了充分的评估和分析,风险和可能出现的不利情况能够得到有效控制。
3．合同签订后,我单位会严格按照学校规定严格执行合同，保证不会因为我方原因给学校带来不利影响或损失.
负责人签字: 年 月 日
相关职能
部门意见
年 月 日
招投标办意见
签字(公章） 年 月 日
主管校长审批
签字 年 月 日
附件四：
上海交通大学合同履行情况检查记录表
编号：N0。
合同名称

起止时间

承办部门

合同金额

已支付

余 额

检查内容
检查项目
结 果
是
否
采购合同管理台帐是否符合要求

合同签订依据是否符合要求

合同履行阶段成果与合同约定是否一致

合同是否发生变更

合同履行中是否发生过争议，解决情况如何

已履行完的合同是否办理相关手续

履行过程中存在的其它问题

其 它

检查组意见
及建议

被检查部门
负责人签字

附件五：
上海交通大学合同变更审批表
编号：N0。
合同名称

合同编号

合同对方名称

合同金额

合同起止时间

合同执行情况
经费已支付:合同余额：
原承办部门
及经办人

合同变更提出单位
□学校 □合同对方
提出人

合同变更原因及内容:
(需要提供变更合同的依据,如果变更合同金额应明确经费来源或提供相关经费审批手续）
承办单位 经办人： 负责人： 日期：
财务部门意见：
负责人： 日期：
归口管理部门意见:
负责人： 日期：
招投标办意见：
负责人： 日期：
校领导意见：
签字: 日期：
注：此表由合同主办部门填写并办理审批过程，原件送招投标办保存。