行政部岗位职务说明书.doc
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1、山西波尔科贸有限公司行政部管理制度 办公室主任职务说明书山西波尔2011第 号岗位名称办公室主任岗位编号所在部门行政部岗位定员1直接上级总经理工资等级直接下级行政文员行政秘书司机薪酬类型所辖人员岗位分析日期本职:负责组织公司行政后勤的服务工作, 负责为公司管理层提供决策支持,保证公司内部管理体系的完整和平稳运行;进行公司形象推广、公关和公司企业文化建设;负责后勤支持工作.职责与工作任务:职责一职责表述:负责为公司管理层提供支持,并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议。工作任务根据公司发展战略,参于制定公司的各种规章制度。根据公司发展战略,组织制定本部门的规章制度.负责组织和安排管理层会议,提
2、供会议纪录与整理服务。通报会议决议,并跟踪会议决议的实施情况。协助总经理的工作,提供决策支持。职责二职责表述: 负责指导前台接待工作工作任务前台员工的仪容仪表.前台员工的礼貌用语.前台员工的待人接物情况。前台员工电话接听,邮件收发,资料、传真的接收情况。前台卫生干净整洁情况.职责三职责表述:负责指导办公用品的购买、登记、发放。工作任务月初公司所有部门办公用品的预算登计情况.(每月5号之前公司所有部门上报各部门的办公用品的预算使用情况,特殊需要特殊对待.)严格执行办公用品的领用、登记和发放制度,监控办公用品的使用情况,肚绝浪费.树立成本意识,严格控制采购成本,降底营运成本、人力成本和损耗;监督检
3、查不必要的人为的浪费现象。 职责四职责表述:负责公司行政事务的监督管理工作工作任务负责公司的资产管理,与财务衔接,建立固定资产帐目,监督管理使用情况.确保资产能合理使用,发挥最大的作用。建立资材盘点制度和报损制度,对废旧物品提出处置意见,报总经理和财务审核后处理,防止公司财产流失;对公司设备进行管理维修工作,及时与物业联系,保证公司能正常运作;负责公司的安全保障工作,下班时要负责关好门窗、关掉所有电源、锁好门.负责公司水、电的合理使用及节约措施。负责公司内的复印、传真、打印等工作.负责公司的公务用车管理,进行科学合理的调度。负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅。负责对公司内电脑、网络的管
4、理、维修和升级。负责监督检查每天的卫生值日情况,为公司员工营造一个干净舒适的办公环境。职责五职责表述:指导审核公司员工考勤管理工作和工资、电话费的编制发放工作。工作任务监督检查新员工的指纹录入情况。监督审核公司与各地市项目部每月的考勤上报及真实性。(每月5日前公司所属部门把考勤上报公司行政部,否则对部门及各地市项目负责人处以20-50元罚款)每月5日和12日必须把当月的电话费及工资报表上报总经理审批,保证15日发放.当月公司员工出差审请单的发放、登计和回收的监督工作。职责六职责表述:负责保证公司内部管理体系的完整和平稳运行工作任务负责制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。负责督促管理制度
5、的有效执行,负责评估和监督公司内部管理的规范性和有效性职。职责七职责表述:部门内部管理工作工作任务制订、修订办公室的工作程序和工作制度,并监控实施负责公司办公室队伍建设,选拔、配备、评价下属人员.责控制部门预算,降低部门管理费用。负责指导属下员工制定阶段工作计划,并督促执行。工作任务职责表述:标书的完成按时完成领导交给的标书编写、排版、打印、装订工作。职责八职责表述:负责公司形象推广、公关活动及企业文化建设工作任务负责公司形象设计和推广实施。负责组织公司的来访接待工作.负责组织并协调公司的公关危机处理。负责公司网站的建设与更新。建立员工与管理层的沟通渠道,吸引员工关心公司事务并参与管理。组织公
6、司内部信息发布。负责组织公司内部员工活动。职责九职责表述:完成总经理交付的其它任务权力:对总经理办公会议和总经理决议执行情况的监督权。有权督促各部门按要求完成公司下达的任务。有权检查督促对总经理安排贯彻执行情况。调整公司管理制度的建议权,统筹制定公司规章制度的建议权。对出差事务的审核权。有权向公司各部门索取和询问必要的资料和情况。有权催促各部门做好文件的整理归档工作。对各部门的安全保卫、防火、卫生整洁的检查监督权权限内的财务审批权。有权对办公用品、用具的使用标准进行审批、检查。对各部门的安全隐患有限期整改权。对公司所有设备和固定资产的管理权.对公司员工思想的解惑、劝导权。有对直接下级人员调配、
7、奖惩的建议权,任免的提名权和考核评价权.对所属下级的工作有监督、检查权,所属下级的工作争议有裁决权.工作协作关系:内部协调关系总经理、公司各部门外部协调关系上级部门和兄弟单位、新闻媒体、办公用品供应商、消防部门等考核指标:总经理交办任务完成情况,固定资产状况、制度建设完善性、重要任务完成情况、费用控制情况、下属行为管理、关键人员流失率等。公司环境卫生状况、公司安全事故发生次数.部门合作满意度及员工满意度、后勤支持投诉率、领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能办公室文员岗位说明书岗位名称文员岗位编号所在部门办公室岗位定员2直接上级办公室主任工资等级直
8、接下级薪酬类型所辖人员岗位分析日期本职:负责文印工作,文印、传真设备的维护保养,办理电函、邮件收发、传递等事项,办理报刊收发,接待来访宾客等工作.职责与工作任务:职责一职责表述:协助制定部门工作规划及相关工作工作任务协助办公室主任制定本部门的工作规划财务状况,负责公司办公环境的控制及办公区卫生的检查工作,负责公司的出车记录及出差审请单的监督填写、发放和回收工作。负责总经理办公室的卫生清洁工作。职责二职责表述:做好来宾接待、登记;来电接听、登记。工作任务做好来宾、来访登记,及时向来宾要访问的部门和人员通报情况,做好接待准备.礼貌接待未预约的来宾、来访人员,妥善安排客人落座、喝茶,迅速了解来访人员
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