行政部岗位职务说明书.doc

山西波尔科贸有限公司行政部管理制度

办公室主任职务说明书
山西波尔〔2011〕第 号
岗位名称
办公室主任
岗位编号

所在部门
行政部
岗位定员
1
直接上级
总经理
工资等级

直接下级
行政文员\行政秘书\司机
薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

本职：
负责组织公司行政后勤的服务工作， 负责为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行；进行公司形象推广、公关和公司企业文化建设；负责后勤支持工作 .
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议。  
工作
任务
根据公司发展战略，参于制定公司的各种规章制度。
根据公司发展战略，组织制定本部门的规章制度.
负责组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理服务。
 通报会议决议，并跟踪会议决议的实施情况。
 协助总经理的工作，提供决策支持。
职
责
二
职责表述： 负责指导前台接待工作
工作
任务
前台员工的仪容仪表.
前台员工的礼貌用语.
前台员工的待人接物情况。
前台员工电话接听，邮件收发,资料、传真的接收情况。
前台卫生干净整洁情况.
职
责
三
职责表述：负责指导办公用品的购买、登记、发放。
工作
任务
月初公司所有部门办公用品的预算登计情况.（每月5号之前公司所有部门上报各部门的办公用品的预算使用情况，特殊需要特殊对待.）
严格执行办公用品的领用、登记和发放制度，监控办公用品的使用情况，肚绝浪费.
树立成本意识，严格控制采购成本，降底营运成本、人力成本和损耗；监督检查不必要的人为的浪费现象。
职
责
四
职责表述：负责公司行政事务的监督管理工作
工作
任务
负责公司的资产管理，与财务衔接，建立固定资产帐目，监督管理使用情况.确保资产能合理使用,发挥最大的作用。
建立资材盘点制度和报损制度，对废旧物品提出处置意见，报总经理和财务审核后处理,防止公司财产流失；
对公司设备进行管理维修工作，及时与物业联系，保证公司能正常运作；
负责公司的安全保障工作，下班时要负责关好门窗、关掉所有电源、锁好门.
负责公司水、电的合理使用及节约措施。
 负责公司内的复印、传真、打印等工作.
负责公司的公务用车管理，进行科学合理的调度。
负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅。
负责对公司内电脑、网络的管理、维修和升级。
负责监督检查每天的卫生值日情况，为公司员工营造一个干净舒适的办公环境。
职
责
五
职责表述：指导审核公司员工考勤管理工作和工资、电话费的编制发放工作。
工作
任务
监督检查新员工的指纹录入情况。
监督审核公司与各地市项目部每月的考勤上报及真实性。（每月5日前公司所属部门把考勤上报公司行政部，否则对部门及各地市项目负责人处以20-50元罚款）
每月5日和12日必须把当月的电话费及工资报表上报总经理审批，保证15日发放.
当月公司员工出差审请单的发放、登计和回收的监督工作。
职
责
六
职责表述：负责保证公司内部管理体系的完整和平稳运行
工作
任务
负责制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。
负责督促管理制度的有效执行，负责评估和监督公司内部管理的规范性和有效性
职。
职
责
七
职责表述：部门内部管理工作
工作
任务
制订、修订办公室的工作程序和工作制度，并监控实施
负责公司办公室队伍建设，选拔、配备、评价下属人员.
责控制部门预算,降低部门管理费用。
负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行。
工作
任务
职责表述：标书的完成
按时完成领导交给的标书编写、排版、打印、装订工作。
职
责
八
职责表述:负责公司形象推广、公关活动 及企业文化建设
工作任务
负责公司形象设计和推广实施。
 负责组织公司的来访接待工作.
负责组织并协调公司的公关危机处理。
负责公司网站的建设与更新。
建立员工与管理层的沟通渠道，吸引员工关心公司事务并参与管理。
组织公司内部信息发布。
负责组织公司内部员工活动。
职责九
职责表述：完成总经理交付的其它任务
权力：
对总经理办公会议和总经理决议执行情况的监督权。
有权督促各部门按要求完成公司下达的任务。
有权检查督促对总经理安排贯彻执行情况。
调整公司管理制度的建议权，统筹制定公司规章制度的建议权。
对出差事务的审核权。
有权向公司各部门索取和询问必要的资料和情况。
有权催促各部门做好文件的整理归档工作。
对各部门的安全保卫、防火、卫生整洁的检查监督权
权限内的财务审批权。
有权对办公用品、用具的使用标准进行审批、检查。
对各部门的安全隐患有限期整改权。
对公司所有设备和固定资产的管理权.
对公司员工思想的解惑、劝导权。
有对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权.
对所属下级的工作有监督、检查权，所属下级的工作争议有裁决权.
工作协作关系：
内部协调关系
总经理、公司各部门
外部协调关系
上级部门和兄弟单位、新闻媒体、办公用品供应商、消防部门等
考核指标：
总经理交办任务完成情况，固定资产状况、制度建设完善性、重要任务完成情况、费用控制情况、下属行为管理、关键人员流失率等。
公司环境卫生状况、公司安全事故发生次数.
部门合作满意度及员工满意度、后勤支持投诉率、
领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
办公室文员岗位说明书
岗位名称
文员
岗位编号

所在部门
办公室
岗位定员
2
直接上级
办公室主任
工资等级

直接下级

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

本职：
负责文印工作,文印、传真设备的维护保养,办理电函、邮件收发、传递等事项,办理报刊收发，接待来访宾客等工作.
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述：协助制定部门工作规划及相关工作
工作
任务
协助办公室主任制定本部门的工作规划财务状况，负责公司办公环境的控制及办公区卫生的检查工作,负责公司的出车记录及出差审请单的监督填写、发放和回收工作。负责总经理办公室的卫生清洁工作。
职
责
二
职责表述:做好来宾接待、登记；来电接听、登记。
工作
任务
做好来宾、来访登记，及时向来宾要访问的部门和人员通报情况,做好接待准备.
礼貌接待未预约的来宾、来访人员,妥善安排客人落座、喝茶，迅速了解来访人员的基本情况和来访目的，联系有关人员接待；重要客人来访要迅速向领导汇报。
热情转接电话，接听电话语言文明礼貌，语气温和,回答问题清楚；电话记录要整洁有序，便于查询;及时将信息向有关人员传达，接到重要电话立即汇报；对不清楚的事情、不该回答的问题不作随意性答复,如有疑问及时汇报，自觉维护公司声誉.
完成本职工作月度、季度工作计划和工作小结，年度工作总结。
职
责
三
职责表述:办公用品的购买、登记、发放
工作
任务
月初公司所有部门办公用品的预算登计情况.(每月5号之前公司所有部门上报各部门的办公用品的预算使用情况,特殊需要特殊对待。
严格执行办公用品的领用、登记和发放制度,监控办公用品的使用情况,肚绝浪费。
树立成本意识，监督检查不必要的人为的浪费现象。
职
责
四
职责表述：公司员工考勤管理工作
工作
任务
每月5日前要把公司员工的考勤记录上报人力资源部，并督促各地市项目部5日前上报考勤记录。
监督管理公司的考勤制度及员工的考勤情况,对弄虚作假者以处罚。
职
责
五
职责表述:办理公司传真件、信件、邮件的收发、登记、送达、邮寄、清退事宜。

办理公司传真件、信件、邮件的收发、登记、送达、邮寄、清退事宜.
职
责
六
职责表述：负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅及公司固定资产的管理
工作
任务
严格执行公司档案管理制度。
公司所有的合同(包括施工合同、框架合同、采购合同、销售合同），必须交由办公室统一进行登记；已签订的合同必须及时交办公室统一管理。
固定资产的清查盘点每季度进行一次。负责出具盘点方法及盘点表。
负责固定资产的统计和清查等工作。
负责对固定资产进行编号，统一贴标签,注明编号、使用部门、使用人/管理人、购置日期等。
职
责
七
职责表述：标书的完成
工作
任务
按时完成领导交给的标书编写、排版、打印、装订工作。
职责
八
职责表述：完成总经理及办公室交付的其他工作任务
权力:
对不符合公司制度的行为有检查批评的权力.
对各部门上报的“办公用品审请单"有审核的权力。
公司卫生的检查权。
外部来访人员的接待权。
公司档案和资料的使用监督权。
员工考勤管理工作监督权。
公司考勤机、复印机、打印机的管理维护权。
工作协作关系:
内部协调关系
公司其他部门
考核指标：
重要任务完成情况,公司各类文件的收发、传递、登记、整理、归档，外来人员的接待工作；会议记录和文字材料的整理；办公用品的计划、购买、发放、管理；公司车辆的管理;公司办公区固定资产的管理工作;完成领导交办的其他任务。考勤、服从安排、遵守制度
判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识技能
备注
办公室秘书岗位说明书
岗位名称
文秘
岗位编号

所在部门
办公室
岗位定员
1
直接上级
办公室主任
工资等级

直接下级

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

本职：协助总经理完成日常性的工作
职责与工作任务：协助总经理完成日常事务性工作
职
责
一
职责表述：协助领导合理安全每天的日常安排及每天的工作计划
工作
任务
负责协助领导起草及打印公司相关文件或函电。
负责协助领导安排各类会议、准备资料、做会议记录以及做好会议接待等工作。
负责协助领导日常接待及函电文件的处理。
负责总经理办公室文件资料和档案的整理、归档和管理工作。
负责监督企业内各部门落实各项制度或决议的执行情况。
负责接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录;
协助行政部经理做好公司来宾的接待工作；
协助办公文员完成交给的标书的编写、排版、打印、装订工作.
负责总经理办公室的卫生清洁工作。
职责二
职责表述:完成总经理和办公室交给的其它任务。
工作协作关系：
内部协调关系
公司其他部门
外部协调关系
总经理工作交叉的相关部门
个人素质
良好的组织沟通协调能力；工作细致认真，谨慎细心，条理性强；责任心强,勇于承担挑战性的工作；具有开拓精神和团队精神。
考核指标：工作细致认真程度,写作能力,组织勾通能力，责任心及心理承受能力.
备注

办公室司机说明书
岗位名称
司机
岗位编号

所在部门
办公室
岗位定员
2
直接上级
办公室主任
工资等级

直接下级

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

本职：在办公室领导下，完成本职工作.
职责与工作任务:服从办公室调动，做好出车过程中的服务。
职
责
一
职责表述：做好出车前的准备工作,出车中的安全工作及出车后的保养工作
工作
任务
自觉遵守国家的交通法规和公司的车辆管理规定。杜绝无证开车、酒后开车、开快车、乱闯红灯以及随意停放车辆等违章行为。保证行车安全和车辆安全。
 熟悉道路交通情况，做到既快捷又节约地完成各项交通任务。
服从领导安排,凭《派车单》执行任务，紧急情况可先出车后补单.用车完毕后,请相关使用人及时在《车辆行驶记录表》中确认.
 开车时集中精神，确保人身和车辆安全。开文明车,文明服务。
 爱护车辆,保持车容整洁，性能完好;坚持每天保持车辆的清洁，每周清洗，每月检修一次,确保车辆具有良好的运行状态。
 除外勤及休息外，不做与工作台无关的事，随时接受出车任务。
 做好车载证件、物品、工具及车辆的防盗工作。
 未经领导批准,不擅自外借、滥用和公车私用。
 车辆必须停在指定的车场，如乱停乱放，造成车辆划伤、损坏、被盗责任由司机承担。
 及时办理车辆养路费、保险费、营运费的交缴和年审、办证、换证工作。
 坚持安全教育和业务学习,努力提高驾驶和维修保养技能.
 车辆故障及进送至指定维修单位维修，及时取车，把好修理验收关，努力节约
上班时,如不出车，应在办公室待命.
职责
二
职责表述：完成总经理及办公室交付的其他工作任务
权力：
 对用车员工要求其出示《派车单》的权力，对因紧急用车要求使用人在事后补办手续。
对用车员工要求其在《车辆行驶记录表》相关栏中签名确认。
 对公车私用的行为予以制止、拒绝的权力。
 对员工不爱护车辆及卫生的行为有予以制止、批评、报告行政主管的权力。
 对维修后车辆进行验收，把好维修质量关的权力。
工作协作关系:公司各部门
内部协调关系
公司其他部门
考核指标：
车辆保洁率,车辆无故障运行率，及时出车率,年审费用、路桥费及时交费，文明行车，无违章，安全行车率， 及时上交办公室《行车记录表》， 车辆及车载证件的安全率。
考勤、服从安排、遵守制度
备注