物业服务有限公司内部管理制度.doc
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1、前 言为加强公司正规化管理,强化对员工的管理,使各项工作有章可循、有据可依,特制定本公司内部管理制度,各部门员工应根据本部门工作分工,加强对本制度的学习和领会,认真执行本规章制度中公共制度和相应制度,并严格加以实施.本规章制度连同公司内部管理制度、公司文件及相关管理制度,具有同等的效力,各职能部门、管理处应按照本制度对所属员工加以管理和考核,违反本规章制度将在公司考核中予以相应处罚.不尽之处,公司将适时予以补充.本规章制度从下发之日起执行。第一部分 岗位职责公司总经理岗位职责1、严格执行国家、省、市有关物业管理的方针、政策.2、带领全体员工对物业辖区实行全方位管理,保证物业完好状态,提高使用效
2、益。3、注意经济效益,精心理财,开源节流,满足业主需求。4、抓好精神文明建设,维护业主合法权益,树立良好的企业形象。5、制订和完善公司各项规章制度,建立良好的工作秩序。6、制订年度工作计划,明确目标、任务,督促所属部门履行岗位职责,坚持年终考核.7、重视人才,合理使用干部,按照德、勤、能、绩定期进行考核.8、调动各方积极因素,共同管好物业。定期向总公司汇报工作及经营收支情况,以各种方式听取业主和使用人的建议、意见和要求,并及时答复,认真解决.9、关心员工生活,努力提高员工工资福利,改善工作条件。10经常与上级公司和政府相关部门沟通,理顺关系,创造良好的外部环境。公司副总经理岗位职责1、在总经理
3、领导下,协助经理抓好全面工作。2、主要抓好设备设施维修、保养计划的制订和落实工作.带领全体员工对物业辖区实行全方位管理,保证物业完好状态,提高使用效益。3、制订和完善公司各项规章制度,建立良好的工作秩序。4、制订年度工作计划,明确目标、任务,督促所属部门履行岗位职责,坚持年终考核。5、调动各方积极因素、共同管好物业。定期向总经理汇报分管理工作情况,以各种方式听取业主和使用的建议、意见和要求,并及时答复、认真解决。6、关心员工生活,努力提高员工工资福利,改善工作条件.7、经济与上级公司和政府相关部门顺关系,创造良好的外部环境.项目经理岗位职责1、全面负责对所管辖的物业实施一体化综合管理,完成管理
4、目标和经济指标;2、制定并组织实施管理处工作计划;3、负责检查、监督各项制度的执行情况;4、合理调配人员,协调各岗位的分工协作;5、负责物业的装修审批,协调违章和投诉的处理工作,落实安全、防火工作;6、协调本部门与供水、供电、工商等各行业主管部门的关系,便于开展工作;7、完成公司领导安排的其他工作;办公室岗位职责1、负责人力资源管理;2、负责管理人员的工作考勤; 3、负责收集整理和保存物业管理公司筹备、建立和发展的资料及人事档案;4、协调处理业主的咨询、投诉; 5、负责对外承办、接待工作,与政府部门、各社会团体保持良好的沟通; 6、负责物业管理公司所需物品的后勤采购工作; 7、负责对各项目部的
5、监督、检查和管理工作;8、组织、开展企业文化活动;9、总经理指派的其他工作;会计岗位职责1、制订财务管理制度和财务计划,报执行董事审批。2、根据财务管理制度,审核工资和各项费用的报销。3、及时处理帐务,上报各种财务报表。4、小区的经济核算工作。5、财务档案管理。6、分管领导交办的工作。出纳岗位职责1、清点汇总部门交来的款项;2、审核原始凭证是否完整;3、发放工资、奖金,支付符合手续的费用;4、处理银行存款收入和支出业务;5、填制记帐凭证,交会计记帐;6、正确使用发票,保证现金和银行支票使用安全。客服组长岗位职责1、在物业管理处经理领导下,具体行使管理、监督、协调服务的职能;2、负责协调小区清洁
6、、绿化、治安、维修、接待、回访等各项服务工作;3、负责办理业主入住手续、档案归档的组织工作;4、协调经理送发物业管理方面的文件。5、参加经理主持的部门例会,总结当月工作,制定下月计划;6、负责运作中不合格的服务项目的跟踪、验证、处理工作;7、负责组织小区的文化活动;8、完成经理交办的其他工作;客服人员岗位职责、负责办理业主入住手续;、负责接待业主的各种投诉,及时处理、反馈;、负责物业管理费及其他费用的收缴工作;、负责业主档案的管理工作;、负责本部门人员的培训、考核工作;、负责小区管理统计报表的编制及管理处文秘工作;、负责协调其他部门的日常工作;、负责社区的文化建设工作;、领导指派的其他工作;工
7、程维修组长岗位职责1、在经理的领导下,负责公共设施、设备的维修、保养和管理工作;2、履行设备管理合同,完成下达的各项管理指标和经济指标;3、确保公共设施、设备处于安全、良好的运行状态;4、加强安全管理和安全教育,建立安全制度,防止发生安全事故;5、负责本部门员工的专业技能培训,不断提高员工的综合能力和素质;6、负责组织所接管的机电设施、设备的验收工作;7、负责组织技术文件和设备档案的接管、建立和管理工作;8、负责处理业户对维修工作的投诉及本部门不合格服务的整改;工程维修人员岗位职责1、负责物业共用及公共设备、设施的运行管理工作;2、负责处理业主专有部位的有偿维修工作;3、协调处理业主的咨询、投
8、诉;4、负责工程人员的管理、培训、考核工作; 5、负责业主装修方案的审核、监督、管理工作; 6、 领导指派的其他工作;保安组长岗位职责1、执行工作计划,完成各项工作;2、制定并督促落实小区应急方案;3、检查、监督、记录小区秩序、消防工作;4、负责处理维持秩序工作中遇到的疑难问题,不能解决的及时向上汇报;6、对各岗位值勤人员的工作进行巡查、督导;7、对因下属玩忽职守,导致业户投诉或造成较大损失的事件负领导责任;8、做好本部门人员的培训、考核工作;9、热情接待业户,及时处理顾客对本部门工作的投诉;10、熟练掌握消防器材的使用,发生火警应立即采取应急措施;保安人员岗位职责1、负责物业的防火、防盗、防
9、破坏和小区内秩序维护工作; 2、与政府相关部门保持良好关系; 3、成立义务消防队,定期举行消防演习; 4、建立健全各项安全规章制度; 5、负责物业的巡逻和门岗值守工作 ;6、负责监控室管理工作; 7、负责本部门人员的管理、培训、考核工作; 8、领导指派的其他工作; 保洁人员岗位职责1、遵守公司制定的各类规章制度;2、尊重领导,服从分配,及时完成工作任务;3、上岗佩戴好工作证,穿戴好服装,并保持整洁;4、文明服务,作风廉洁,拾金不昧;5、按照服务内容和服务标准对物业辖区进行清洁卫生打扫,维护物业辖区的良好的卫生环境秩序;6、及时清洗公共部位的乱涂、乱画、乱张贴的广告、标语等;7、对保洁范围内物业
10、的异常情况及时向保安员或管理员汇报;8、对乱扔废弃物的现象应予以制止,并及时清除;9、妥善使用并保管好清扫、保洁的工具,做到勤俭节约、以旧换新,对无故损坏的酌情赔偿。监控值班员岗位职责1、严密监视保安对象的各种情况,发现可疑或不安全迹象,及时通知值班保安处理,并及时通过对讲机或电话向队长报告,且随时汇报变动情况直到问题处理完毕。2、熟悉所管理设备的性能、操作程序,能独立进行操作,并能进行简单的维修;3、出现异常情况时,坚持、确认、汇报,并做好情况记录;4、负责设备的日常巡视、情况记录;5、保持机房干净、整洁;做好交接班工作。绿化工岗位职责1、遵守公司的规章制度;2、服从公司领导和管理人员的检查
11、监督,工作时佩戴好上岗证;3、绿化养护操作场地及道路两旁整洁有序,无危及车辆、行人的现象;4、对住户说话和劝阻有损绿化的行为要温和有礼;5、正确并熟练操作使用园林器械,妥善保管好绿化工具设施、农药、化肥及其他用品,严格使用化肥和农药;6、花草树木及时浇水,防止过旱和过涝;7、对花草树木定期培土、施肥、除杂草和除病虫害,对新栽的花草树木要及时修剪、补苗、浇水,保证成活率达90以上;8、熟悉物业辖区内的绿化概况,充分利用绿地面积,合理布局、种植花草、树木;9、对工作过程中发现的物业辖区的异常情况及时向保安或管理员汇报。电梯工职责1、每日检查电梯运行情况,做好记录;2、妥善保管电梯层门三角钥匙、机房
12、钥匙;3、监督电梯日常维保单位定期检修、保养电梯,并跟踪、了解检修和保养结果。4、发现电梯运行安全隐患、需要停止使用的,做出暂停使用建议,并报告主管。5、在电梯安全检验合格有效期届满前的30日内向检验机构提出定期检验申请.6、规范电梯乘客的行为,发现电梯乘客实施下列行为及时予以纠正:(1)违反电梯安全使用规定操作电梯;(2)乘坐明示处于非安全状态下的电梯;(3)采用非安全手段开启电梯层门;(4)拆除、破坏电梯安全警示、标志或者报警装置和安全控制回路等电梯安全部件;(5)运载超重货物乘坐电梯;(6)其他危及电梯安全运行或者他人安全乘坐的行为.7、发现电梯因停电、故障等原因致使乘客困梯时,应在确保
13、自身及乘客安全的前提下及时放人,如果没有绝对把握应紧急通知维保单位派技术人员到现场放人.8、协助维修工工作。9、经理交办的其他工作。第二部分 管理制度第一节 劳动人事管理制度1、总则:1.1为进一步规范公司人事管理,提高员工整体素质及公司管理水平,使公司保持可持续发展状态,结合公司发展实际,制定本制度。1。2 适用范围:本公司全体员工。2、员工招聘:2.1 公司新聘人员一律由办公室统一面试、建立员工档案、录用、分派。各管理处可自行预招员工,进行第一轮面试筛选,面试符合条件者将应聘人员档案报办公室,由办公室另行安排面试,合格者录用.3、员工录用标准:3。1公司所有员工年龄一律控制在55岁以内,身
14、体健康。超过55岁在岗者工作期间发生的任何安全问题由个人负责。3。2夫妻及直系亲属不得在同一单位上班。特殊情况由公司办公室统一合理调配。3.3 对外来没有家室的人员,确保有家庭地址及联系电话,身份明确。4、员工试用4。1 新进基层员工试用期为一个月,公司管理人员试用期为三个月,试用期满而工作表现合格者将成为本公司正式员工。4。2 经考核,试用期不合格者,公司无条件即时辞退。5、员工离职与辞退5。1 新进员工在10天以内自动离职,10天以内无工资。5。2 员工在试用期内和合同期内提出离职,必须提前一个月交申请,对未办理手续而擅自离职者,每日按旷工处理,公司不发放工资,并保留追索其造成公司经济损失
15、的权利。5。3 员工离职最后一个月若未满勤,将按试用期工资发放,不再参与补助与考核。5.4 严重违反公司纪律及检查工作质量连续三次不合格者,公司无条第二节 财务管理制度1、严格执行国家规定的财务会计制度和有关财经纪律,按会计法办事,遵章守法,做好财务会计工作.2、财务部负责全公司的经济总核算,并要综合公司资金运作的情况、管理费收入和费用开支的资料定期向总经理报告。3、负责组织各部门编制收支预算草案,根据总经理的指令,结合公司的情况进行综合平衡。编制公司年度的财务预算草案,定期对执行情况进行分析,并作出书面报告送总经理。4、管理和控制各部门编制收支计划,平衡工作,严格检查备用金的使用,严格执行库
16、存现金限额制度,负责全公司资金运作的组织和调动,定期把资金变化情况向总经理汇报.5、遵循权责发生制原则及时完成收支核算,做好财务记载,正确核算,按时准确编报会计报表。6、每月按时向各商铺收取租金及管理费,做好收支结算表、欠缴管理费情况表,编制月、季、年度损益表和资产负债表。7、负责公司的各项财产登记、核对工作,保证资产更新的资金来源,保障资产的更新换代。8、对公司的各项开支力求做到严格审核、合理开支,对违反规定,未经审批的开支一律不得报销.第三节 档案管理制度1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。2、有关物业管理公司验收档
17、案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用.3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录.4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案.5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。8、公司将
18、定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。第四节 工作牌管理制度1、为树立公司形象,增强员工荣誉感,展示员工精神风采,公司实行全员佩戴工作牌上岗制度;2、工作牌由公司办公室统一制作、发放、管理,并应一律佩戴于左胸前;3、上班时间,在本公司范围内,员工均应佩戴工作牌,外出办公则须将工作牌取下;4、办公室可随时对员工佩戴情况进行检查;5、各级员工均须妥善保管工作牌,如有遗失或损坏,应及时到办公室补办,
19、并缴纳补办成本费20元/个;6、员工工作牌只限本人佩戴,不得擅自借与他人或非本单位人员使用;7、辞(退)职人员,均应将工作牌交回公司办公室方可离职;8、本制度由公司办公室负责解释;第五节 制服管理规定公司本着“以人为本人性化管理,合理利用资源,根据实际情况和未来发展,经公司领导决定:在公司干满半年以上(含半年)离职,公司退还押金、服装归个人.在公司未干满半年离职,押金扣一半,服装归个人。试用期3个月内离职,扣全部押金,服装归个人。第六节 办公用品管理办法第一条:为加强办公用品的管理,充分利用办公用品的使用效能,特制订管理办法。第二条:本办法所称办公用品,分为易耗品、耐耗品、和办公设备三种。易耗
20、品:指铅笔、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、回形针、橡皮、笔记本、复写纸、标签、便条纸、打印纸、信纸、夹子、订书钉、裁纸刀片、笔芯等:耐耗品:指桌、椅、剪刀、裁纸刀、订书器、打孔机、钢笔、卷尺、签字笔等;办公设备:指电脑、打印机、复印机、传真机、电话、扫描仪、照相机、摄像机、电脑网络设备、电脑软件、移动硬盘、u盘等。第三条:办公用品使用管理原则:易耗品,根据实际需要,实行限量或定量供应;耐耗品,实行以旧换新登记制,并列入耐耗品登记账目.办公设备实行使用单位和使用人责任制,并列入办公自动化设备登记账目。第四条:办公室为公司办公用品统一管理部门,公司各部门负责本部门所使用的办公用品的日常管理.第五
21、条:办公用品采取申报、审批、采购、验收、领取管理程序.申报:公司各部门根据工作实际需要,编制易耗品、耐耗品需求计划,并提前上报公司办公室;申报办公设备必须写专项请示报告上报公司办公室.审批:公司办公司承办人汇总编制易耗品、耐耗品需求总计划,报办公室主任审核,公司主管领导审批;办公设备专项需求请示报告,由办公室主任单独审核并签署具体意见后,呈报公司主管领导审批。采购:公司办公室于每月月底前集中采购易耗品、耐耗品。如办公室因工作原因,不能及时采购的易耗品,各部门经与办公室协商并请示公司主管领导同意后,可自行采购,购回物品必须由公司办公室保管员登记入账。办公设备,按领导批示单独采购.验收:公司办公室
22、保管员(可安排一人兼职)负责验收购回的办公用品,确认无误 后登记入库。领取:公司各部门要相对固定专人(称领取人)负责领取办公用品;领取人按照上报到公司办公室的计划领取所需办公用品,并办理登记手续;领取办公设备时,发放人和领取人共同对领用的设备进行质量检验,确认无误后办理登记手续。第六条:采购工作要科学、合理。采购前,应做到市场调查,充分掌握拟购物品的性能、价格及附件,努力达到货真价实、物美价廉。第七条:办公用品只能用于办公使用,不得随意挪用或借给外人使用;所有员工必须勤俭节约,杜绝浪费,保护整洁,爱护好办公用品;领用人调离公司时,应将办公用品交还,造成损坏或遗失的按原价赔偿。第八条:办公设备的
23、使用管理办公自动化设备的使用管理坚持“谁使用、谁保管、谁丢失、谁负责”的原则。公司各部门负责人必须确定本单位每一台办公自动化设备的使用人(称专用人),若确定二人或多人合用一台时,必须确定一个主管人;任何一台设备未经专用人、主管人许可,非使用人不得擅自使用;专用人、主管人负责设备日常保养和管理,所有使用人必须正确使用,精心爱护,保证办公自动化设备完整性.公司办公室负责统一调配、更换办公设备的使用单位,并办理变更登记手续。因操作不当,保管不善或因个人过失,对办公设备造成损坏,责任人或过失人应予赔偿损失.公司机关各职能部门和各个项目部不再使用的设备,一律移交办公室保管;移交时由办公室保管人员检查设备
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