行政助理职位说明书.doc

文件标题
人事行政助理职位说明书
文件编号

签发部门
人事部门
签发人

签发日期

岗位编号

岗位名称
人事行政助理
职务级别
职员级
所属部门
人事部门
上级主管
人事行政经理
外部联系
与本部门相关的外部机构等
岗位目标
做好本岗位工作；协助部门经理监督、协调部门经理直接下级的工
岗位理念

职责序号
职责名称
职责内容
工作时间
职责一
员工档案
每月员工入离职的办理，合同的签订存档;店铺入离职审批汇总并整理相关员工档案
工作需要时
职责二
招聘事宜
发布招聘广告、筛选简历、通知面试、接待面试、部分文职岗位的初试工作
工作需要时
职责三
考勤管理
保证每月员工考勤汇总数据的完整与准确性
工作中
职责四
工资管理
每月工资的核算及社保操作，社保费用清单、扣税清单及时出具上报
工作中
职责五
职位变动
每月员工晋升、调岗、调薪单据的汇总整理,交经理审批后转发相关部门及本部门存档
工作需要时
职责六
清查话费
协助部门完成对公司各部门电话使用管理规定的落实，电话费用的控制，保证公司电话正常使用.（每月清整电话费用，上报到部门负责人处审核后交公司进行费用支付）
工作中
职责七
环境卫生
负责保洁员的管理,负责公司环境的清洁、美化监督管理工作
每天下班时
职责八
证件办理
负责行政类证件办理（社保卡、居住证、证件年审、港澳证、人事招调事宜、计生责任证等），店铺各类证件的保管
工作需要时
职责九
采购
办公文具及相关办公用品购买、名片印刷、表格印刷、销售辅助用品的日常采购任务
工作需要时
职责十
设施管理
负责公司设施（固定资产）的日常管理、维护、修缮，保证公司财产不流失.协助完成对公司各类行政费用的月度开支的管理，控制行政费用，为公司节省成本
工作中
职责十一
安保工作
监督管理保安工作,对人员进出、物品出入、消防安全、防盗防灾、职业安全防护进行建议
每天下班时
职责十二
支付事宜
月结供应商支付事宜的办理(饮用水、快递）
工作中
职责十三
开展活动
在部门领导的安排下：开展企业文化活动，协调、组织公司各类活动,营造良好的公司氛围
节假日、双休日和重大活动
职责十四
协调组字
协助部门负责人组织做好人事行政相关事宜及公司会议精神传达
工作中
职责十五
通知
各类人事行政部相关的通知/通报/申请的撰写、存档、管理
工作中
职责十六
其他
完成直属上司交办的其他工作
工作需要时
作业关系图

岗位发展
晋升渠道
行政助理→人事文员→人事专员→人事主管→人事经理→人事总监
转换岗位
行政专员等
岗位工作物质条件
工作地点
办公室或相关工作场地
工作环境
明亮，整洁，舒适，有序
工作设备
计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）、与本部门工作相关的工具/设备
岗位资质（资质胜任度≥0.85）
资质类别
资质系数
资质要求
性别
0.05
男女不限
年龄
0。05
20~30岁
知识
0.3
（1）商务礼仪知识
(2）基础会计知识
（3）人力资源管理知识
(4)行政管理知识
学历
0.1
大专以上学历，有相关专业或资格证书，英语较好者优先
经验
0。2
具有两年以上相关工作经验者优先
技能与要求
0。3
(1）熟悉国家相关法律法规;熟悉市内交通情况
（2）具备良好的口头和书面表达以及沟通能力
（3）具有一定的临场应变能力
（4）工作细致认真,责任心强；性格稳重，处事灵活,协调能力强，能承受工作压力,原则性强，具敬业精神
（5)电脑应用熟练，并能承担日常设备的维护工作
执行部门

责任人