行政部年度工作计划.docx
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行政部年度工作计划 行政工作理念: “三先”精神:最先想到、最先看到、最先做到; 工作目标:满足公司发展的需要,实现个人的提高; 工作准则:绝不把当天的事情留到第二天做; 工作态度:和颜悦色、心平气和、效率第一、坚持原则 行政部门职能 1、 问题解决:针对各部门提出的支持需求与问题,确认需求、理清问题、寻找解决方案、有效执行; 2、 成本控制:找出公司节省能源、成本的办法,创造工作价值; 3、 计划组织:针对公司各行政事项,明确具体的拟订计划、行动步骤、工作进度等,有效地整合与运用各项资源,达到预期工作目标; 4、 沟通协调:整合、沟通,协调出资源配置的最佳方案; 5、 制度执行:行政逐步完善,强调制度刚性执行,长抓不懈; 6、 文化建设:通过相关活动,建设企业文化,营造相互尊重、相互信任的工作氛围,维持健康的工作关系。 行政部工作职责 一级 二级 三级 内部管理 内部管理 1、 制定和执行本部门的职责,工作计划等; 2、 部门人员管理,工作考核、团队建设、人员培训、技能提升等; 费用控制 费用控制 1、 公司各项行政资源的合理控制、使用等; 2、 公司各项行政费用的合理预算、使用等; 3、 公司各项行政事项的费用结算、合理控制等; 企业文化建设 文化宣导 活动组织 1、 建立图书馆、倡导企业文化; 2、 企业良好办公风貌、办公氛围的营造; 3、 组织多项竞赛、竞技活动,建设积极的企业氛围等; 外联公关 外联公关 与各级机关的外联公关活动; 一级 二级 三级 行政管理 制度建设 1、 公司行政制度的组织拟定,修订和完善; 2、 行政制度实施、检查、规范等; 文件管理 1、 公司文件的收发、处理、存档,质量监督等管理; 2、 内刊、报刊的申购,流转、登记、分发、存档等; 档案管理 1、 档案资料的收集、归档、保存、借阅,销毁等管理; 2、 公司印章、证照管理; 行为管理 1、 员工行为规范管理; 2、 员工考勤、外出管理等; 奖惩管理 1、 公司行政事件的调查、处理,奖惩管理等; 2、 公司制度完善的跟进工作等; 接待管理 1、 公司接待、来函管理等; 2、 公司礼品管理等; 会议管理 1、 行政会议组织、会议记录等; 2、 行政会议相关事项的跟进等; 总务管理 车辆管理 1、 公司车辆调度、维护、安全、保养等; 2、 公司车辆的保险及相关费用控制; 物业管理 安全保卫 1、 物业的维修、卫生、环境、费用管理; 2、 安全保卫工作,消防设施设备的定期检查、维护; 3、 公司值班(日常值班、假期值班)管理; 会务管理 1、 公司会议的组织安排和会务工作; 2、 公司各部门对外活动的组织、协助等; 资产管理 1、 公司资产申购、入库、调拨、回收、销毁等管理; 2、 公司各项资产情况的监控管理; 福利管理 1、员工福利申购、管理、分发; 2、员工帮困事宜调查、核实、处理等; 后勤管理 1、员工用餐、公司票务、住宿的预订、登记的管理; 资源管理 1、 公司电话、名片、员工联络表,通讯工具管理等; 2、 公司办公风貌,环境规划及相应配置确定等管理; 年度工作目标 围绕公司年度目标,行政部重点从三个方面开展工作: 1、行政事项全面开展; 2、行政体系基础建设; 3、后勤服务流程建设; **年工作进度-—基础建设年 工作内容 工作事项 工作进度 计划 建立、健全体系管理机制,推动体系有效运作 已完成 完善公司管理制度及标准建设的主导和监督 已完成 建立和健全档案管理机制,做好文件控制,调档准确率达到100%,存档及时率100% 已完成 完善物资管理机制,有效实施资源管理 已完成 完善行政后勤服务管理机制 已完成 财务 各项活动的财务预算与控制本部门办公费用的核算与控制 已完成 职能 体系管理职能,物资管理职能,制度完善、监督检查职责、档案管理职责,后勤服务职责 已完成 管理 加强员工培训,提高服务质量,物资管理有序,团队建设良好 已完成 行政部过去一年工作的开展,紧紧围绕该目标展开,取得一定成绩,也有待完善的方面,下面,就行政部已经展开的工作进行汇报: 工作总结 1、 过去一年工作目标; 2、 过去一年部门大事; 3、 行政体系建设; 过去一年部门重要事项 时间 项目 完成效果 3月 部门制度建设 建立部分行政制度 ISO内审协助 完成公司体系文件的审核 加强办公环境检查 加强办公环境卫生,安全管理等 员工旅游活动筹备 确认旅游公司,前期准备工作等 4月 部门制度建设 建立部分行政制度 员工旅游组织、协调 圆满组织员工**、**旅游 新资产管理制度试行 对制度相关条款进行微调 5月 部门制度建设 重点细化文档管理要求 行政费用开始分析 建立对公用费用的分析方法 资产管理表单建立 按工作流程建立各表单 6月 部门制度建设 行政巡检标准、文件编写标准 资产盘点及建帐 初步建立资产帐、可随时调阅库存 行政工作事项细化 按工作事项细化,建立操作细则 商标申请 通过商标评选 7月 部门制度建设 《办公室管理补充规定》、《打/复印管理规定》、《制度公告办法》 员工满意度问卷调查 完成发放、回收、统计 高温福利发放 按公司规定,确保发放及时、准确 8月 办公室规划、管理 完善办公室工位管理,设计工牌铭牌 高温福利发放 圆满完成 员工满意度调查分析 统计各项数据,建立分析报告 9月 办公环境改善 建立员工茶水间,启用座位铭牌,两地绿化布置等; 高温物资发放 圆满完成9月份物资发放工作 行政管理体系文件整编 完成体系文件的整编、调整 10月 办公室管理调整 行政管理控制节点建立 所有控制节点建立完毕 资产预算控制管理启动 按部门进行部门预算控制 11月 部门制度建设 完成部分行政制度 资产管理软件全面启动 资产数据导入,问题改善,功能加强等; 财产保险咨询、跟进等 商谈财产保险等相关事宜 12月 部门制度建设 完成部分行政制度 图书馆建立 建立图书馆、推行学习型企业建设 1月 部门制度建设 《图书管理规定》、《文件管理规定》、《档案管理规定》、《奖惩管理规定》 行政工作手册建设 完成工作手册 年度物资清盘 按部门、个人盘点公司物资,建立报表 公司内刊建设 定期发放,进行企业文化宣导 2月 年货发放 顺利发放公司春节年货 团拜会召开 顺利召开团拜会 上年度档案整理、汇编 建立检索目录,以便随时查阅 年会召开 选定年会地点,顺利召开年会 小结: 以上为行政部上一年度开展的重要工作事项,在公司各部门的大力配合下,行政部推行了以上工作。 随之着行政工作的逐步细化,希望本年度能给公司带来更细致的服务. 三、工作总结 1、制度建设 管理目标:以制度、规划规范工作行为,以做到流程明确,责任清晰; 2、已完成工作 初步建立《行政制度手册》 初步建立《岗位工作手册》,明确各项工作关键点。 3、待开展工作 完善、细化各项行政制度工作步骤,操作细节等; 完善、细化《岗位工作手册》; 按各项工作接点,建立对岗位操作人员考核方案; 文件管理 1、管理目标: 规范公司文件编号、格式、收发、催办、存档、质量监督等工作;做到格式规范、编号统一、存档及时,质量保证;完善公司报刊的申购、流转、登记等流程,有效管理;完善公司内刊分发、存档工作、有效管理。 2完成工作 制度建设:《文件管理制度》、《图书管理制度》、《图书馆管理规定》; 工作内容:按时分发公司内刊、及时存档,有效控制。 3待开展工作 目前仍停留在文件收发的基础阶段,各项工作待细化; 全公司推行文件操作要求,建立公司统一的文件管理形象,以便有效掌握文件制订和流转情况; 有效掌控公司图书订阅、管理情况,做好图书推荐、图书出借、回收等工作. 有效掌握公司内刊发放,存档管理情况,跟进品牌的后期库存管理等方面 档案管理 管理目标 按公司需求,相关资料及时归档、存档、销毁等; 建立档案清单及检索方式,以便调档、查档; 为领导决策、企业发展、员工学习提供充分资源支持,记载企业历史; 已完成工作 制度建设:《档案管理制度》 过去一年档案收集、汇编管理工作:《档案整合清单》 过去一年各部门收集、汇编管理工作:《**年制度汇编》 待开展工作 整合公司历年档案,汇编形成公司档案目录; 目前公司档案管理工作刚刚开始,仅限于公司大事项收集档案,尚未细化,档案管理相对滞后; 根据档案制度,细化工作步骤、并切实执行; 按部门性质不同, 建立各部门应交档案目录,对照现有资料,进行收集与整理; 针对公司现有文本档案、信息档案、载体档案等各种档案的形式不一等,有针对性的制定管理办法; 根据公司档案管理要求,指导各部门档案管理工作。 行为管理 掌握目标 掌握员工行为特点,适时引导,使其迅速融入公司的企业文化,使人的行为与企业目标相结合,调动工作积极性。 已完成工作 制度建设:《员工行为规范》、《外出管理》、《员工考勤管理制度》 每日巡检、及时提醒、及时处罚。 每月对迟到、早退行为进行统计,并处罚。 协同各部门经理加强员工行为规范的教育和引导。 待加强工作 深入员工行为规范管理,通过多渠道进行宣传和管理; 细化部门经理的管理职责,通过部门经理的协助,加强对下属员工的行为规范的管理. 结合新员工入职培训,加强对新员工的行为规范宣传。 待加强数据分析: 月违规数据分析:按部门、人次、金额等进行。 奖惩管理 管理目标 确保内部行政行为符合公司规范,对公司事件进行调查,按规定施行奖惩. 对公司未明确、未规范的事件、行为,主导建立管理制度,并确保实施; 已完成工作 制度建设:《奖惩管理制度》、《廉洁自律制度》 根据公司发生的不同事件,及时调查,以公司制度为依托,结合实际情况,给出奖惩处理意见并执行. 待完成工作 对未建立相关规则、规定的,主导建立并确保实施; 及时发现公司内部违规事件,分析对公司造成的影响,及时进行奖惩. 接待管理 管理目标 服务细致入微,细节决定成败 费用合理控制,质优价廉 已完成工作 制度建设:《接待管理规定》、《礼品管理规定》 按规定程序,引导相关部门确认接待需求,并协助完成筹备、联络、跟进的管理工作。 待加强工作 拟订接待服务手册,建立接待前,接待中,接待后各项工作流程和标准。 会议管理 管理目标 及时组织召开行政会议及相关会议,确保会议各项议程的衔接; 确保会议中各项决议事项有效实施,有效落实。 已完成工作 制度建设:《会议管理规定》、《外出参会制度》、《召集人立项制度》 按时、保质组织行政会议,完成会议记录。 及时跟进会议内相关工作的工作进度,并有效记录. 待完成工作 深化行政会议管理工作,提高会议跟进质量和效果; 深化会议跟进工作,提高工作深度。 费用预算 管理目标 有效掌握各项行政费用项目,合理控制行政开支; 掌握费用分析规则,进行预算控制; 已完成工作 统计、汇总行政费用项目,建立《行政费用登记表》 按各项开支、建立趋势图,按部门、个人进行分析. 待开展工作 细化行政项目分析工作,合理分摊各项费用; 强化费用预算,合理控制费用开支。 车辆管理 管理目标 对车辆使用状况、用车合理性进行有效控制; 对车辆费用、车辆各项数据进行有效分析; 对驾驶员适时进行教育管理。 已完成工作 制度建设《公务车使用规定》、《车辆充值卡使用管理规定》、《车辆钥匙管理规定》。 数据分析模型建立:车辆油耗,用车时、用车公里数、部门车辆费用分析等。 待加强工作 车辆情况有效掌控,完善管理办法,建立车辆费用指标; 加强驾驶员服务意识,完善驾驶员考核方案; 细化数据分析,更有效分析车辆各项提标; 车辆管理费用合理记录,按使用部门进行合理费用分配; 物业管理 管理目标 有效管理自有物业或租赁物业,保证物业管理正常、有序。 全面掌握、分析各项公用事业费用缴纳情况,建立数据分析; 已完成工作 制度建设:《门卫制度》、《出入司管理制度》、《值班管理制度》 日常物业维护和管理,各项费用的缴纳、分析及控制工作; 待加强工作 完善相关制度建设,加强物业管理各工作流程稽核; 建立数据分析模型:水费、电费、电话费趋势分析; 加强物业管理、维护服务,及时解决问题,建立预案机制. 安全管理 管理目标 确保企业员工工作安全,做到安全行为; 确保企业内物资管理安全,做到安全物管; 确保企业内环境维护安全,做到安全环境; 已完成工作 制度建设:《事件报告规定》、《5S管理规定》 调查、取证员工的工作事件; 公司防盗措施建立,消防设施检查,维护等; 该项工作尚处于建设初期。 待开展工作 作为今年工作重点,将从制度建设、工作方案建设等方面入手,根据公司现状,建立公司安全管理体系; 由各部门协助,指定安全责任人,建立安全检查制度; 加强企业安全文化建设,指导、规范员工建立安全价值观和安全行为准则. 会务管理 管理目标 有效组织筹备,费用控制,确保活动顺利,成功开展; 已完成工作 会议组织:月度行政会议、年中会议、供应商大会、财年会议等 ; 待开展工作 建立《会务操作规定》、明确会前准备、会务实施、会后总结等工作流程和实施标准; 总结已组织活动,规范会务策划方案; 提高服务水平和服务标准,充分准备,贯彻实施。 资产管理 管理目标 企业资产有序,出、入、存有据,流向可控;帐实相符; 企业资产合理购置,定期维护,资产使用最优化,无浪费; 已完成任务 制度建设:《总部资产管理办法》、《门店资产管理办法》 已逐步完善总部资产管理,基本做到环环相连,凭单操作; 资产管理软件已经投入使用,第一期功能已开发,逐步完善。 待开展工作 切实贯彻总部资产管理的各工作流程,全部实现凭单流转; 清查门店资产,修整、细化门店资产管理工作步骤; 完成公司资产明细清单,核查流转单据,掌控资产动向; 处置待报废物资,核定、建立物资报废标准,程序、权限等;完善物资报废,尤其是固定资产报废办法. 福利管理 管理目标 保障、关怀员工正常的生理及心理需求; 激励员工积极性,使员工对企业产生凝聚力,提升企业形象; 已完成工作 制度建设:《福利操作标准》,适当调整相关条款; 制订《阳光基金操作细则》,细化工作内容和流程; 细化各项福利项目操作细则,完善工作流程,做到细致服务; 后勤管理 管理目标 各项工作规则明确,表单齐全,工作关键控制点清晰; 服务细致、工作及时; 已完成工作 制度建设《员工出差管理规定》 员工用餐预定、管理等; 员工出差票务、宾馆预订、管理等; 待开展工作 根据工作需要,建立工作操作规则,贯彻实施; 细化后勤服务内容,解决员工后顾之忧。 资源管理 管理目标 公司行政资源有效管理,合理分配,及时调整; 服务细致、工作及时; 已完成工作 制度建设:《名片操作办法》 统一电话资源分配:RTX、邮箱、移动分机、电话分机等; 统一办公规则:办公装修跟进、工位分配、物资调配等; 待开展工作 根据现有工作,建立工作服务规则及标准,建立工作关键标准点; 企业文化宣导 管理目标 从“核心价值观、行为规范、制度文化”三方面来宣传企业文化; 提高员工整体素质,塑造企业良好形象,增强企业核心凝聚力; 已完成工作 每月发布内刊,励志宣导等; 张贴企业文化标语,建立文化氛围; 推广“图书馆”、定期介绍优秀书籍,提倡学习、读书; 待开展工作 完善企业荣誉墙,加强“图书馆”宣传; 组织开展员工活动:如运动会,歌咏会等,增强企业凝聚力; 工作小结 过去一年,行政部经过不断建设和完善,已基本完成行政制度和工作体系的基础建设;今年,行政将把重点在已建设完成的体系的基础上,贯彻行政部工作理念,实施、完善行政制度。 11- 配套讲稿:
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