订票管理规定.doc

公司订票管理规定
一、 目的
为规范公司订票管理，最大程度的减免不必要的开支，控制成本，降低费用，特制订本规定。
二、 适用范围
适用于公司所有因公需要订票的员工.（飞机票、火车票、高铁票）
三、权责
3。1出差人员负责机票信息查询及《订票申请单》的填写及审批；
3.2综合部负责按照出差人员提供的《订票申请单》进行订票及回程后费用报销;对订票费用申请公司卡，对订票费用进行统计，每月编制报表；对订票网站进行账户申请及对出差人员订票申请单的确认工作。
3。3财务部负责对回程票务的结算,对综合部申请的银行卡进行办理。
四、订票途径
4.1携程网、酷讯网、淘宝旅行网；
4.2航空服务公司，如无特殊情况基本不建议使用。
五、内容
5。1《订票申请单》必须由总裁审批有效，如总裁不在公司，需由授权人签字.
5。2出差人员必须提前5天将总裁审批好的《订票申请单》提交综合部确认;特殊情况除外。
5。3出差人员根据出差时间查询航班,尽量以“最优惠机票”为订购原则，查询完毕后在申请单上写清楚航班、航班时间、机票折扣及价格（包括燃油附加费、机场建设费、保险等所有费用)、航空公司，如出差人员没有查询工具或设备综合办予以协助；填写完毕后交部门主管签批后,将《订票申请单》提交综合部确认机票信息及价格后方可送总裁审批。
5.4综合部根据总裁审批后的申请单价格至财务申请订票费用,需财务将申请费用打至银行卡，然后下订单；付款成功后将信息反馈给出差人员。
5.5如付款后,订票代理点有信息或电话通知该仓位已满需取消订单时，订票人员需查询订票费用是否已退回或在多少时间内退回费用；订票人员需重新查找信息,重新订票。（如重新预订航班费用高出申请单审批费用的需重新申请，总裁审批。)
5。6如出差人员出差在外需订票的，需有委托人根据本规定第4。2、4。3条款协助办理订票申请手续,综合部接到申请单后履行订票手续。
5。7出差人员在机场换登机牌时应将报销凭证一起拉取，回公司后需将报销凭证交至综合部，综合部对其进行费用报销，在报销单上注明使用部门；如回程后未提供报销凭证的,需交20元的报销凭证快递费用至综合部。
5.8如订票后有返现的做好每次返现记录.
六、订票须知
6。1公司订票采取网上订票的形式，报销凭证需由当事人到机场打印，如回程后当事人没有打印报销凭证的，需由对方快递到公司,需支付10元一张的快递费,由当事人将费用交至综合部.
6。2已经预定的机票,如发生退票或改签的，会发生较高的手续费，且特价票无法退改签,以上情况当事人需书面说明原因，如因出差人员原因安排不当，提供错误信息、申请延误、晚点误车等,导致退票、废票等变动而产生的一系列经济损失，由该申请人负责承担。
6。3所有订票工作安排在工作日内，工作日外不办理订票业务；如遇特殊情况,经总裁同意后，将订票信息报至订票人，订票人员将查询好的机票信息报至总裁,总裁同意后下单订票。出差人员工作日回公司后补签申请单。
6。4本规定从签发之日起开始执行。
七 使用表单
6。1《订票审批单》
6。2《退票/改签费用审批单》
6.3《订票明细表》
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