江西XXX农业公司物资管理制度.doc

江西XXX农业科技有限公司物资管理制度（临时）第一章 总 则 第一条 为了加强对物资的管理和控制，保证物资的安全完整,提高物资运营效率，根据国家企业内部控制基本规范和企业内部控制配套指引及公司物资管理制度以及其他有关法律法规，结合本公司实际，制定本制度。 第二条 本制度所称物资，是指在生产或提供劳务过程中耗用的材料、物料等，主要包括燃料、润滑油、材料、低值易耗品、劳动保护用品、农用物资、专项工程物资以及办公用其他物品等.第三条 本制度所称物资业务,包括物资的请购、请购审批、采购、验收、付款、保管、发出、清查盘点.第四条 公司各部门及员工个人办理物资业务时均须执行本制度。第二章 物资管理部门分工及职责权限物资的划分第五条 公司严格控制物资的仓储，以防止物资积压，各部门需存储物资的,由公司决定或审批。第六条 公司确定或批准设有仓储物资的部门（以下简称储备部门）才准予按计划采购仓储物资。第七条 储备部门除供应本部门使用之外,还负有就近供应本公司其他各个部门的责任.各部门使用的物资，纳入所在仓储部门储备的,应到储备部门领用.未纳入仓储管理的小额零星物资,由需求部门按直接投入生产或使用的需求量进行采购（按权限应由公司审批的要经审批）。第八条 按物资类别或用途不同可分：生产过程中消耗和生产维修所需的农药、化肥、生产资料等农用物资；市场营销过程中所消耗的包装材料、包装工具、及菜筐等物资；后勤管理中各项工程物资、房屋建筑物资、设施设备维修所用物资等;行政管理过程中的劳动保护用品、办公用品等；按物资使用性质的不同可以分为;一次性使用物资；多次重复使用物资；第九条 集团公司公司监察部具有对物资业务进行监督的职能,负责对公司各部门或相关人员在办理物资业务时遵守、执行本制度及公司其他有关规章制度情况进行过程监督。第十条 集团公司审计部具有对公司物资管理进行监督、检查的职能，负责定期或不定期对公司各基层单位、部门或相关人员执行本制度及公司其他有关规章制度情况进行审计、检查。第十一条 物资管理业务的不相容岗位应相互分离、制约和监督，不得同一人同时办理不相容岗位的业务.物资管理的不相容岗位至少包括： （一）物资的请购与审批，审批与执行； （二）物资的采购与验收、付款； （三)物资的保管与相关会计记录； (四)物资发出的申请与审批,申请与会计记录； （五）物资处置的申请与审批，申请与会计记录。第三章 请购与采购管理第十二条 公司各部门要根据生产需求、销售等情况，本着防止积压,尽可能降低库存的原则，合理拟定物资的库存量，编制“物资库存量控制表”报公司审批，并严格执行。第十三条 物资采购必须办理请购手续（基本格式见附表一、附表二），按规定程序和权限审批后才能进行采购。但以下物资可免办理请购手续:（一)到政府行政部门、金融部门办理有关事务、业务，实行限额购领的票证、表格等;（二）招待用品（因业务招待费已实行限额控制）。第十四条 以下物资的请购，由公司相关物资需求审核部门和集团公司总经理审核后董事长审批：采购批量10000元以上的劳动保护用品.以下物资的请购由公司相关物资需求审核部门审核后有集团总经理审批：（一） 超出“物资库存量控制表”限额的库存物资；（二） 单价200元以上或采购批量500元以上的低值易耗品；（三） 采购批量200元以上10000元以下的劳动保护用品及生产、销售物资；（四） 采购批量500元以上的办公用品及生产、销售物资；公司各部门所需的以下物资的请购由公司负责人审批：（一）“物资库存量控制表”限额内库存物资；(二）单价200元以下或采购批量500元以下的低值易耗品；（三） 单价200元以下或采购批量500元以下的劳动保护用品及生产、销售物资；（四）采购批量2000元以下的办公用品及生产、销售物资；（五）已由公司确定了定点供应商供货（以公司发文通知为准），且属直接投入生产或使用的物资。直接投入车辆耗用的燃料由集团公司物资采购管理中心会定点加油站，公司指定相关部门（科室）发放限额加油凭证(卡）,由驾驶员凭限额凭证（卡)到定点加油站加油。已落实经济责任制，明确由承包责任人承担采购成本的物资采购，在承包责任人有结余资金在企业的前提下,由公司负责人按经济责任承包合同、财务开支审批制度及公司其他相关规定审批其报销.第十五条 按第十三条规定需由集团公司审批的采购申请按下列程序进行审批：需求各部门提出采购申请公司相应物资需求审核部门审核公司分管领导审核（必要时）公司总经理或董事长审批。按第十三条规定由公司负责人审批的采购申请按下列程序进行审批：公司相关部门或个人提出采购申请部门负责人审核公司负责人审批。第十六条 经批准的物资请购，按下列相应职责和核准权限进行采购，涉及技术性较强的物资采购业务（如汽车配件、轮胎、计算机配件及外设、生产资料中种子及相关规格、药品品名及有效成分等)还应有相关技术人员参与采购：（一)公司各部门所需的办公用品,由行政部作为采购经办部门,由物资采购管理中心（审核）、监察部（监督）、相关技术人员（必要时,技术把关）共同核准进行采购。(二） 公司各部门所需的除办公用品以外，各种生产、营销、配送、后勤管理中产生的各种生产资料物资，及各种低值易耗品的采购，由公司后勤部采购管理科作为采购经办部门,由物资采购管理中心（审核）、监察部（监督）、相关技术人员（必要时,技术把关）共同核准进行采购。(三）大宗物资的采购和定点采购供应商的确定，由公司分管领导牵头，后勤部采购管理科作为采购经办部门，物资采购管理中心作为审核部门、监察部作为监督部门、相关技术人员负责技术把关(必要时）组成采购小组,合议拟定采购意向（包括供应商及货物品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约责任等）,呈集团公司总经理或董事长批准（总经理、董事长的审批权限参照公司财务开支审批制度）后确定采购。第十七条 物资采购应按照以下原则确定采购方式：（一）批量5000元以上的大宗物资的采购应采取招标或议标形式,以订单或合同方式采购，合同应注明货物品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约责任等事项；（二）批量5000元以下的小额零星物资采购可以采用直接购买方式。第十八条 物资采购管理科要在对供应商进行评价的基础上建立供应商档案库，对供应商进行评价时要会同使用公司各部门、集团公司财务部、监察部等相关部门共同进行,包括商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况等的综合评价.第十九条采购管理科应当在充分了解和掌握有关供应商信誉、供货能力等方面信息的基础上，货比三家，比质比价后进行议定采购意向.第二十条 未按规定程序进行物资采购的，其采购费用一律由直接采购人或直接采购公司负责人自行承担，财务部门不予付款和报账；如损害到公司利益的，视情节轻重，由直接责任人及其主管(单位负责人）承担全部责任。第二十一条 每月15日及月初各基地物资管理人员要将本月经手和经审核的物资采购情况形成报表，上报公司总经理。第四章 验收与付款第二十二条 采购的物资，在入库前应进行质量检查与验收，保证物资符合采购要求。验收的程序一般为：(一）检查订货合同、入库通知单、供货企业提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待检验货物之间是否相符；（二）对拟入库物资的交货期进行检验，确定实际交货期与订购单中的交货期是否一致；（三)对待验货物进行数量复核和质量检验，必要时可聘请外部专家协助进行；（四）对验收后数量相符、质量合格的物资办理相关入库手续;(五）对经验收不符合要求或不合格的物资，由直接采购人员办理退货或索赔,期间所产生的一切费用全部由直接采购人员个人承担.（六）验收后应填写一式三联的验收入库单(基本格式见附表三），检验人和仓管员等相关人员应在验收入库单上签字确认。第二十三条 对不经仓储直接投入生产或使用的物资，也应当采取适当的方法进行检验，并办理检验、领用手续（检验人与领用人不能同一人）。第二十四条财务部门在办理物资采购付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及付款申请、采购发票、结算凭证、验收入库单等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，各项手续完备后才能予以付款。第二十五条物资采购付款（包括预付账款和定金）的审批权限按公司财务开支审批制度（暂行）执行.第二十六条公司财务科及相关部门应当加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施,尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。第五章 物资保管管理第二十七条仓库管理人员应按照规定做好物资的入库和出库工作,并使物资采购、储存、供应、销售各环节平衡衔接；物资验收合格后物资采购经办人应详细填写物资待入库单。仓库管理员物资待入库单办理物资入库手续.若缺任何一张单据，除非有主管书面通知,不得办理入库手续；仓管人员在物资待入库单上注明到货日期及数量，办理入库手续，详细填写好物资入库单，并及时通知请购经办人和采购经办人；如有一张表单上的物资分批抵达，仓管人员应如实分批记录； 物资入库单一式三份，一份交仓库管理员登记,一份交财务部记帐,一份交采购部存查； 物资仓管部门对入库的物资应当建立明细账（基本格式见附表七）,详细登记物资类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位、金额等内容，按照物资类别、规格、型号、性能分区分类,定置摆放，妥善保管。并定期与财会部门及相关部门就库存物资品种、数量、金额等进行核对。入库记录不得随意修改。如确需修改入库记录，应当经有效授权批准。第二十八条 除物资管理部门及仓管人员外,其余部门和人员不得随意接触库存物资，因业务、工作需要接触库存物资时，应由有正当理由（以有关部门书面通知、证明为准）.第二十九条 因业务需要，对不同仓库之间的物资流动应办理出入库手续。第三十条 物资仓管部门和仓管人员应当按仓储物资所要求的储存条件贮存,并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施切实做到防火、防盗、防冻、防毒、防损坏、防事故等安全保卫工作。 第六章 领用及出库管理第三十一条 物资的领用一般由各部门指定有领用权限的人员申请，公司负责人核准。对于领用较频繁的物资，公司负责人可以授权分管副职或相关部门主管核准，但应以书面授权通知为准。第三十二条 领用物资，物资领用时物资领用人必须在领料单上如实填写先关的信息并签字以确认物资的实际使用情况.（基本格式见附表四），并及时填写物资出库单及做好相应的报表工作（基本格式见附表六).对于一次性使用的物资比如农药化肥等。如领用后实际使用与领用不相符时以实际领用为标准，并补回相关的领用手续。对于可以多次使用物资的使用比如菜筐，经仓库管理员入库后,由仓库管理员进行管理，物资使用后不需要对可以重复使用的物资进行出库只要填写相应的领料单和物资待入库单即可，但是物资的数目及时间必须一致。当领料单和物资待入库单数目不一致时可以根据员工绩效考核办法对相应的人员进行进行相应的绩效考核。即领用人领用时，必须每次填写相应的领料单,并在物资使用过程中做好相关的物资交接手续，填写好相关的物资待入库单。当是仓库与仓库之间的物资领用时必须相应的物资管理员及物资使用者做好相应的物资交接工作，并且物资在同一时间上又马上使用时，物资使用者应马上填好物资领料单。使用后并交回原仓库妥善保管.并每月汇总物资实际的库存情况。对使用物资必须是物资实际使用本人去填写物资领料单，如使用而是没有领料单，一经查实可以对其进行相应的绩效考核。对物资使用时按照相关规定或者物资的相关有效使用期限达到报废标准的,有相关部门负责人及公司总经理同意后方可以报废。第三十三条 员工领用替换性的物资（包括到仓储部门领用和直接购买），一律以旧换新。第三十四条 仓管员发出物资时,要认真核对有关票据凭证，确保其与存货品名、规格、型号、数量、价格一致。第三十五条 物资发出的计价一般采用先进先出法。第三十六条 财务科应当加强与仓储部门经常性账实核对工作，避免出现将已入库物资不入账或已发出物资不销账之情形。第三十七条 仓管员每月终了时要编制物资收发结存月报表（基本格式见附表八)，将报表一式两份连同领料单或发货单（财务联）等于5日内报送财务部门；财务部门要根据采购发票、验收入库单、调拨单、领料单或发货单等对仓管员上报的报表进行审核,并将审核结果及经审核后的报表一份反馈给填报人。第七章 盘点与处置管理第三十八条 物资管理部门每季度至少对库存物资盘点一次，物资品种不多的仓库应每月盘点一次。第三十九条 实施盘点时应成立盘点小组，盘点小组应由分管领导和物资管理人员组成.第四十条 盘点前和盘点过程中,应有序摆放物资、保持盘点记录的完整。第四十一条 物资的盘点应及时编制盘点表,盘盈、盘亏的要及时分析原因,提出处理意见，经相关部门批准后，在期末结账前处理完毕。第四十二条 物资盘盈、盘亏、毁损、积压的处置由盘点小组或仓管部门提出处理意见，公司相关部门审核，总经理审批。第十章 附则第四十三条 本制度所述的数额，“以下含本数,“以上不含本数。第四十四条 本制度所述“单位”或“本单位，用于基层单位时，指公司二级经营单位和机构；用于公司部室时，指公司部室。第四十五条 本制度由公司企管部负责解释。第四十六条 本制度自印发之日起实施。附件：江西XXX农业科技有限公司领料单格式江西XXX农业科技有限公司验收入库单格式江西XXX农业科技有限公司材料收发结存账格式江西XXX农业科技有限公司物资收发结存月报表格式附表一江西XXX农业科技有限公司 物资请购单（基层单位用）单位:请购部门请购经办人请购日期 年 月 日序号物资名称规格型号单位数量单价总价采购原因123456合计请购部门主管意见：分管副职意见：经理（站长）意见：附表二物资请购单(基层单位向公司请购用）请示单位/部门请购经办人日期请购内容本单位/部门负责人意见公司相关职能部门意见分管副总审核意见总经理审批（核）意见董事长审批意见附表三 江西XXX农业科技有限公司 No入库单库房： 年 月 日物资名称型号单价数量金额生产日期摘要入库人： 复核人： 库管员：附表四江西XXX农业科技有限公司 No领料单库房： 年 月 日物资名称型号规格是否是可以重复利用数量单价总价使用地点及使用地块领用人使用地的接手人领用时间备注库管员： 复核人：附表五江西XXX农业科技有限公司 No待入库单库房： 年 月 日物资名称型号规格是否是可以重复利用数量单价总价使用地点及使用地块领用人使用地的接手人领用时间备注库管员: 复核人： 附表六江西XXX农业科技有限公司 No出库单库房: 年 月 日物资名称型号单价数量金额生产日期摘要入库人： 复核人： 库管员：- 14 -附表七第页物 资（材 料）收发结存账明细科目品名：类别 存储处所规格计量单位最高存量最低存量编号年凭证编号摘要收入发出结存核对符号数量单价金额数量单价金额数量单价金额月日千佰十万千佰十元角分千佰十万千佰十元角分千佰十万千佰十元角分附件八:基 地 材 料 收 发 存 月 报 表单位：江西XXX农业科技有限公司20 年 月品名（规格）上月结存本月入库本月出库本月结存数量（单位）金额数量（单位)金额数量（单位）金额数量（单位)金额合计制表人：填制日期：- 15 -