汽车4S店配件库存管理制度.doc

深圳市梵天管理咨询有限公司

汽车4S店配件库存管理制度
一、总则：
库存是解决车辆维修保养时因配件时空矛盾所必须的.它维持服务与销售的稳定，应对市场的变化和用户的需求.配件库存管理的好坏体现出4S店的服务能力、服务质量和资金的运作水平，也关系着顾客满意度的高低。
二、计划管控:
     1、配件计划员应对厂家每季度下发的“常用配件清单“进行仔细研究，保证常用配件计划符合率.
     2、计划符合率=计划内订购品种数量/(计划外订购品种数量+计划品种数量）＊100%。
     3、收集前6个月配件出库数据、导出最近的库存数据、客户预约配件明细(含二级站需求明细），上一周期库存量数据；对数据进行分析,制定合理的配件计划。
     4、配件订购量=期间出库量+基准库存量—在途库存量—库存可用量.
     5、配件计划员已确定需订购配件种类和数量，统计此次对应车型采购品种、采购金额、合计采购金额等相关数据，分析此次采购金额是否合理，并将制作好的采购计划提交配件经理审核(无配件经理交予站长审核），审核无误后，在配件计划表上签字确认，上传系统。
     6、在规定时间内向供货商提报下月配件需求计划，并按照计划进行订购。
三、入库管理：
     1、备件到货验收
         A．核对备件的到货种类和数量与到货清单上的种类和数量是否一致,如果不一致必须认真登记，及时与供货商沟通,查明原因解决问题。
         B．核对计划单、订单与到货清单、发票等计量单位、数量、金额是否准确无误，发现问题必须及时与供货商沟通，查明原因并解决。
         C．检验是否有损坏的零件,如果有损坏的零件,及时与供货商进行沟通,待沟通同意后,对该批零件进行索赔处理。
     2。    记录工作
         A.   在备件外包装上标注入库日期（方法不限），以便在出库时做到“先进先出”.
         B.   对于安全件,认真填写“安全数据表”和“安全件清单"。
     3。    办理入库手续
         A．入库操作时一定要认真核对供货商名称、配件编码、配件名称、计量单位、入库数量和金额，确保与到货清单、采购发票等完全一致.
         B．办理备件入库时,必须认真核对备件对应的货位码，对于没有货位码的备件应及时处理,按照备件摆放要求编制货位码.
         C．将零件按货位码正确摆放在货架上,在对应的“进销存卡”上进行登记，同时录入售后系统，对新编货位码配件，必须及时将新编货位码录入系统,及时完成系统到货确认。
         D．  打印“备件采购入库单”后，再次核对实物、发票(或到货清单)、存放货位等是否一致。
         E．对每批到货备件完成入库操作后,必须妥善保存所有单据，在规定时间内统一交予财务签收。
         F．所有备件到货必须立即办理验收入库,未办理入库前一律不允许出库。
         G．属配件部管理的所有配件、材料、辅料等,均必须在售后系统中办理入库;仓库不得出现任何系统之外的账外物资.
         H．  零件办理入库后,配件部应及时更新订货看板，将到货信息有效通知到订货部门、订货人员，确保及时通知服务顾问或待料班组。
四、库存管理：
1、配件库房采用科学分区管理,对危险品如空调制冷剂要相对独立存放，避免太阳直射，注意防止泄露.
2、货架的每个货位必须全部带有货位码，并且与系统货位码为一一准确对应，货位要正,货位的编制可参考以下要求:
  A.按周转率的快慢来排列：将周转快的靠近出入口，周转慢的远离出入口。
 B.按相关性和同一性原则来分配，经常被同时取走的物品放置在一起以缩短拣选时间.
 C.按重量来划分储位，将重的物品保管在地面上或货架的下层，重量轻的物品保在货架上层.
D.按物品特性来划分储位，将危险物品放在一起，易污染物品放在一起，小件放在一起等.
3、货架上的每种配件实物与系统货位码显示配件信息必须相符，且数量一致。
4、实施6S管理，清理与仓储无关的物资,为分配库段、货位的物资留出有效的空间，房间内不得堆放非配件物资.
5、体积大的配件如不能上架，可在仓库内临时编制货位落地存放，但必须使用托盘或货架等设备,保证配件不与地面直接接触。
五、出库管理：
      1、备件领料分为客户付费维修领料、厂家索赔维修领料、保险理赔维修领料三种情况。备件出库前必须确认领料单据的有效性.
      2、在备件对外销售时，备件出库员打印“配件销售单”顾客凭“配件销售单”到前台结算付款，备件出库应按经结算员确认收到款项的“配件销售单”打印领料单进行发料.
      3、打印领料单前，必须认真核对，确认货位码、配件编码、名称、数量、适用车型等信息是否与需求完全一致，杜绝出库备件名实不符。
      4、对于应该交旧领新的备件，库管员在确认旧件已回收后，根据领料单上的内容进行发货。
      5、发货时必须先通过系统打印领料单，再由发货人和领料单共同验货、清点，确认名实相符、数量正确、质量合格后在领料单上签字确认.不允许先发出配件，事后补办领料手续。
      6、库管员发货时，应根据入库日期按照先进先出的原则进行操作。
      7、备件出库后因误领、误发等原因需要退回仓库的，经验收确认没有损坏的，可办理领用退库,并应及时录入系统，打印退库单，由领料退库人、收货员签字确认后，单证交结算员做结算相关处理。
      8、库管员每收发一项备件都必须及时准确的更改售后系统信息，及时在进销存卡上准确记录收发时间和数量。
      9、因外出救援或判断疑难故障而借用零件时，借件人应填写“零件借用申请表”，经配件经理签字确认后，方可借用,并确保及时、整洁、完好地归还。
      10、库管员应主动跟进、及时收回借出的配件,配件经理必须在每天下班前，检查所借出的配件是否收回，未按时归还的配件应查明原因.
      11、借件当天丢失的,由接件人全额赔偿；借件次日或以后发现丢失的由配件经理和库管员共同全额赔偿.
      12、借出配件必须严格履行报批手续，规范装订、妥善保管凭证，设置备查账，及时有效跟进并督促归还;因未按要求执行造成的损失,由配件经理、库管员共同全额赔偿。
六、盘点管控：
      1、盘点内容
          A、查明实际库存的数量与账、卡是否相符;
          B、查明实际库存的种类与账是否相符；
          C、检查配件收、发有无错误;
          D、查明备件保管情况，有无损坏、变质等情况;
          E、查明有无超储积压备件。
      2、盘点形式
          A、永续盘点——库管员每天对有收发动态的配件盘点一次，以便及时发现收发错误.
          B、循环盘点——库管员对自己所管物品分别轻重缓急，做出每月重点盘点计划，并按照计划日进行盘点。
          C、定期盘点-—在月、季、年度组织清仓盘点小组，全面进行盘存清查,并制作库存清册。
          D、重点盘点—-根据季节变化或工作需要,或因为某种特定目的而对仓库物资进行的盘点和检查。
      3、盘点要求
          A、盘点完成必须有配件经理、财务、服务经理签字确认,杜绝有自盘自审的现象。
          B、对盘点中出现盈亏、损坏、串混、丢失等情况,应组织复查，分析产生原因，并及时解决。
七、呆滞件控制及处理：
       1、呆滞件是指自入库开始一年及以上没有发生流量的配件。
       2、通常呆滞件库存占总库存的5％以下属良性值，超过则表示异常库存。
       3、呆滞件的预防
           A、从计划抓起,对每次所采购的备件要进行甄别，结合上季度或年度流量设定相应的安全库存。
           B、对订单配件应向客户适当收取定金。
           C、单一配件的增加、单一配件库存的增加、单一配件安全周期的增加需报备配件经理.
           D、非常用备件，需由配件经理以报价单形式，通知车间主任或技术主管签名确认,并要求服务经理或服务顾问签字。
       4、呆滞件处理
           A、查清呆滞件的型号、名称、规格、数量、市场价格、适用车型等信息，整理成呆滞件明细。
           B、在既定的时间内将呆滞件明细以书面形式交给车间主任和技术主管，在事故车报料时，尽可能添加进去；在普通小修时,也可适时关注客户车辆。
           C、将呆滞件交给服务总监，建议对积压件适当削价处理,针对可以打包或促销的配件，予以打包或降价促销。
           D、与自己同品牌商沟通，建立积压件互助消化机制。
           E、与供货商协商，协助自己消化,或以货换货。
八、安全管控：
1、防火安全,人人有责，认真执行“预防为主,防治结合，综合治理”的消防工作方针.
2、按规定配备灭火器、应急照明灯和疏散和指示标志等消防设施，确定专人负责,加强维护保养,确保正常使用。
3、严格用火用电管理,严禁超负荷使用电器、私拉乱接电线、电气设备,严禁在库房内使用明火。
4、严禁违规使用电器设备等引发安全隐患。
5、严禁存放过量易燃易爆化学物品和其他危险物品,易燃易爆物品需存放通风位置。 
6、严禁在库房内及附近抽烟。
7、每天严格执行安全巡检，如实填写安全检查记录。
8、对检查、巡查中发现的火灾隐患，应及时落实整改措施，对一时不能整改的火灾隐患，要及时上报公司领导处理。
9、遇有火险、必须及时报警119，听从指挥，奋力扑救,按照人员安全第一，财产安全第二进行抢救与躲避。
10、定期开展安全教育培训工作，熟练使用消防器材，消防救护、逃生等技能。
11、配件库房未经配件工作人员许可不得私自入内.
12、下班前必须确保各种用电设施的电源开关处于关闭状态.
13、下班前检查门窗关闭情况，尽可能的防止备件被盗。
14、若有发生意外情况，及时上报领导处理,核查意外发生原因，并按公司有关规定处理;如遇地震、泥石流、火山爆发、海啸等不可抗力因素，尽可能保证生命安全。