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岗位说明书及编制要求
岗位说明书(也称职务说明书,岗位说明书）是通过职位描述的工作把直接的实践经验归纳总结上升为理论形式，使之成为指导性的管理文件.一般岗位说明书是由一线经理来制定的，人力资源经理起到辅助的作用,主要是提供制定岗位说明书的框架格式,并提供参考性建设建议。岗位说明书是猎头公司开展业务过程中必不可少的工具之一。通常岗位说明书为一式三份，一份为用人部门负责人保管,一份为员工自己保管,一份由人力资源部备份保管。
中文名：岗位说明书外文名JOBDESCRIPTIONBOOKLET
别称：职务说明书
解释：对企业岗位的定义性说明
组成:职位描述，任职资格要求
一、简介
岗位说明书(JOBDESCRIPTIONBOOKLET）
岗位说明书是对企业岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度和考核评价内容给予的定义性说明。
二、分类
岗位说明书主要包括两个部分：一是职位描述，主要对职位的工作内容进行概括，包括职位设置的目的、基本职责、组织图、业绩标准、工作权限等内容；二是职位的任职资格要求,主要对任职人员的标准和规范进行概括，包括该职位的行为标准，胜任职位所需的知识、技能、能力、个性特征以及对人员的培训需求等内容。岗位说明书的这两个部分并非简单的罗列，而是通过客观的内在逻辑形成一个完整的系统。
三、构成
岗位说明书根据用途不同有各种不同的标准,通常使用的是内部管理用途的岗位说明书,根据招聘市场的特点，提出了招聘用岗位说明书的提法。内部管理用途的岗位说明书的一般是下面的有机组成部分构成的：
(一)职位名称.例如，拿人力资源部门的经理来说,以下简称HRM。职位名称应该写为经理.
（二）部门名称.HRM的部门名称应该写为人力资源部.
(三）任职人。要写上任职人的名字.并要有任职人签字的地方,以示有效性。
（四）直接主管。HRM的直接主管应该写为分管副总经理.要提供直接主管签字的地方，以示有效性。
（五）任职时间.任职时间也就是生效时间，一般也就是与劳动合同的时间一致.
（六）任职条件.包括学历要求,工作经验要求，特殊技能等等.如HRM的特殊技能是指掌握现代人力资源管理运作模式，熟悉国内人力资源管理政策法规及人才市场动态等等.
（七）下属人数。指的是部门内所管辖的人数.
（八）沟通关系.一般分为外部与内部两个层面。如HRM的内部沟通有分管副总经理，部门经理与员工。外部沟通有上级主管部门，所在城市人事劳动部门，各主要媒体或招聘网站，各主要培训机构，应聘人员或同行，相关行业协会。
（九）职位设置的目的。如HRM的职位目的为：根据公司战略发展需求,设计运用人力资源管理模式和相关激励政策，激发员工潜力，开发人才，实现人力资源开发在行业内具有市场领先者的目标。
（十)行政权限。指的是在公司所拥有的财务权限和行政审批权限等。
(十一）工作内容和职责。这是岗位说明书重之又重的地方,所耗费的笔墨也最多。包括了职责范围与负责程度，衡量标准等.如HRM的职责包括这几方面:组织体系与制度；培训;人事考核与绩效评估；招聘；薪酬激励政策;职位管理，部门管理与建设等等.
（十二)能力要求与个性倾向与特征等。属于个性化的东西，应该算是职位的修正要求吧.
(十三）职业生涯发展规划。包括职位关系与理论支持.职位关系又分为直接晋升的职位，相关转换的职位,升迁至此的职位。理论支持是指学习和培训所达到的相关要求。
四、作用
1．为招聘、录用员工提供依据；
2．对员工进行目标管理；
3．是绩效考核的基本依据;
4．为企业制定薪酬政策提供依据；
5．员工教育与培训的依据；
6．为员工晋升与开发提供依据。
同时，人力资源从业人员在编写岗位说明书至少有以下五项好处：
第一，它有助于实现组织优化.在编写岗位说明书之前，有一个职位分析的过程,即对部门职责进行列举和归类,对工作流程、各职位间的职责分配进行分析和规划,从而最大限度地发挥组织效力。在此过程中,重点思考的是:人员配置是否冗余？职责是否相互重叠?部门职能是否细化到每个岗位上？是否忙闲不均？职责接口是否得当？工作流程是否顺畅而且简易?这就像我们实施ISO9000质量认证一样，拿到证书不是目的,目的是通过认证过程促使企业建立起完善的质量保证体系,把内部的运作流程理顺.
第二，它使员工各司其责，上下目标一致.一份好的岗位说明书可以使员工了解组织的目标、自己在组织中的作用、相应的责任和职权.特别是对于新员工,如果在他上岗之际就能拿到一份详尽的岗位说明书，不仅能给他留下公司管理规范的印象，而且有助于他尽快了解工作的全貌,顺利进入角色，同时便于主管和下属共同拟定试用期的考核目标与考核方式.有了员工和主管共同签字的岗位说明书，意味着双方对工作内容达成了共同的理解，意味着一种对工作目标和规范的承诺.
第三,岗位说明书是各部门制订绩效管理标准的依据之一。好的岗位说明书，既要按照重要性的先后顺序，列明每项职责的主要内容，又要说明该职责是全责，还是部分责任，抑或是辅助支持性的工作；同时,也要列明相应的考核方法。考核指标可以是反映质量的，也可以是反映数量的。例如，在成本方面,可以用预算与实际之比、人工成本与销售额之比、单位成本等指标；在时限方面，可以用交货时间、投放市场时间、客户响应时间等指标；在数量方面，可以用利润率、产量、增长率、市场占有率、顾客保有率、新顾客数、新产品比例、投资回报率、每股收益等指标;在质量方面，可以用准确率（错误率,次品率）、预算差异、可靠性、客户满意度、员工满意度、员工流失率等指标。如果难以用上述标准，可以用概括性的词语，比如“遵照公司ISO9001的要求”。
第四,岗位说明书是进行职位评估从而确定职位级别的前提条件.职位评估的内容通常包括职责范围大小、工作复杂难易程度、劳动强度、劳动条件等要素.有了职位等级和薪酬调查结果，才便于确定每个职位的薪酬水平.
第五,它是进行人员招聘、制定培训计划和个人发展计划的一种依据。一线经理提出用人申请，人事部门在发布招聘启事、甄选面试、确定培训内容、设计员工的职位升迁路线时,都离不开它。
五、编制流程
岗位分析
根据组织架构，进行岗位梳理和工作分析.组织架构是岗位设定的基础，制定招聘岗位说明书，需要根据组织架构，对岗位进行梳理和分析；新增岗位需要确定其在组织架构中的位置和岗位设定的目的。可以采用问卷调查、岗位总结分析、员工记录、直接面谈等方法，明确招聘岗位目标；
岗位职责
岗位职责就是工作说明，即该岗位应该做什么、怎样做、需要达到什么样工作标准。我们一般采取先由各部门负责人将岗位职责进行梳理后，填报在统一的模版中上报的方法，再经过组织相关部门进行反复考虑和论证后，确定最终的岗位职责描述;
工作权限
根据组织架构、工作分析和岗位职责，确定该岗位的所属部门、具体工作权限和管辖权限,直接负责的上下级关系和管辖人数等内容;确定岗位任职资格。根据该岗位胜任能力确定岗位任职资格，具体内容含:年龄工龄、资格证书、工作经验、技术技能、管理能力、学历学位、工作业绩等等必备的入职条件;
审批实施
初步框架出来后，人力资源部、品质部、用人部门就招聘JD进行细则讨论和补充，最后由人力资源部进行提炼总结后,填写进统一模版，报公司总经理进行审批后实施。
适时调整
随着公司的发展和情况变化，招聘JD使用过一段时间后，可能需要对一些内容进行调整.调整可以由业务部门提出调整申请、人力资源部进行调整或品质部督察过程发现问题发出整改单、人力资源部进行调整均可，调整按规定流程进行.
六、编制要点
岗位说明书编制要点：
1、对职位的描述,不是任职者的现在工作
2、不局限于现状，着眼于组织设定岗位需要
3、针对对岗位而不是人
4、归纳而非罗列
岗位说明书一般用表单形式编制,通常分七大部分设计表单:
1、基本信息：职位名称，部门,直接上级，所属下级，职责分析日期，编写日期等；
2、职位目的：对职位概述；
3、职责和权限：分主要职责权限、相关职责权限和临时性工作；
4、工作关系：分内部关系和外部关系，包括联系部门、人员;
5、任职资格：包括教育水平、工作经验、技能和水平、个性和品质等;
6、考核指标，权重,薪资等级，职位发展方向；
7、工作环境.
七、其它相关
撰写问题及对策
编写过程中容易出现的五个概念问题：
一是仅重结果，不重过程。编写岗位说明书的过程其实也是一种沟通方式.在编写岗位说明书的过程中，主管和下属应充分沟通,双向交流，各自表达对部门职责的理解、对具体职位的看法和期望,以求得上下一致。这个过程本身，就是对业务的深入探讨。可惜的是，许多一线经理匆匆忙忙像应付作业似地草草写就，而未能借此机会与属下进行交流,在以后岗位说明书的应用过程中,也就容易出现属下不理解、不利用、不执行的情况，使岗位说明书变成了可有可无的摆设.
二是“一个药方吃到底"。以IT行业为例。在IT行业，变革是唯一的常数。组织结构的频繁调整,人事的变化，部门职能的变化,会相应地导致职位的工作内容发生变化。这时候，岗位说明书如果不能适应这种变化及时修正,会很快过时。另一种情况是，在变化如此迅速的IT时代，有人疑惑：“我们还需要岗位说明书吗？"在比较稳定的传统行业里,提这个问题有可能被奚落一番，但在IT行业却是非常普遍。许多在新兴的网络公司从事人力资源管理的同行们,常常发出这样的抱怨:“我们的组织结构图三周一变,办公室几乎全是新面孔，常常是岗位说明书刚写完，职位就又调整了，整天忙着招人,根本没有时间也没有必要去写什么岗位说明书”。这不禁使人对其中所蕴含的人力资源风险感到忧虑。在这个时候，更需要对职位进行分析、编写岗位说明书,以减少由于人员迅速膨胀、组织经常变动所带来的风险,努力避免员工进出频繁、职责不清、角色冲突、无法考核、培训不力等混乱状况,降低人力成本.此时,岗位说明书的格式应当简洁实用，突出重点，项目不应贪多；在描述职责时,尽量多用概括性、通用性的语言，以使岗位说明书能有相对较长的稳定性。同时应加强上下沟通，避免出现上层人员热血澎湃、调整方向过快，而基层员工面对变化却无所适从、仍旧原地踏步的情况。即使在传统行业里,岗位说明书一般地也需要每一到两年修改一次.
三是人事部门大包大揽。编写岗位说明书不仅仅是人事部门的事.人事部门的责任是提供一种格式和方法，培训一线经理如何编写并运用岗位说明书，同时要对一线部门所撰写的岗位说明书进行审核。一线经理是具体的编写者，所以要经常审视下属的工作内容是否变了，工作要求(衡量标准)、组织关系是否变了,如果有变化，应马上更新岗位说明书。这也是其承担人事职能的一种体现。有的公司是人事部门代行其事,担任写手，这在一定程度上失去了编写岗位说明书的本意。
四是过于详细或过于简略。有的公司把职位等级、工作的复杂性、管理责任的大小评价也纳入其中，使得岗位说明书过于复杂。我认为像这些属于职位评估的内容，是不应该写入岗位说明书中的.职责内容写得很详实，别人理解起来会很容易，但会加大编写者的工作量,而且，一旦职责内容有了细微变化就要调整岗位说明书，会加快岗位说明书的更新速度。同样，如果写得过于简略，语焉不详，或者生僻的专业术语过多,会使人阅读理解困难。还有的公司所写的岗位说明书,内容仅仅局限在工作职责方面,这是不够的。怎样才算详简得当？一句话，实用就行。
五是对号入座，过分迁就现任职者。岗位说明书仅描述职位本身所具有的特性,而与从事或即将从事此工作的具体人员无关。编写时不应掺杂着现有任职者的身影,尽管这很难做到.过分迁就目前的任职者，会影响其客观公正性.当然，也不要矫枉过正，不顾现实条件,按照绝对理想的任职标准和考核标准来写，那会缺乏实用性.
而在具体操作过程中，还会出现下面的问题，我们要想出解决办法:
（一)部门职责分解不充分、不完全（在下属职位中没有得到充分的分解,部分职责没有相关职位具体承担）
1、对部门所有职位职责进行汇总合并，与部门职责对比，然后明确责任职位进行填充；
2、对同一部门职责，不同层级的职位可能担负责任不一样，必须进行分级详细的描述；
3、如是部门经理和业务口主管，请添加补充组织建设相关内容.
(二）工作领域的划分不合理、不全面（某些职位从头到尾只有一个领域,某些职位一条职责对应一个领域)
1、准确理解职位主要职责；
2、可参考部门工作领域对本职位进行划分；
3、如本职位是负责部门工作领域中的单个领域，请根据具体的职责用合并属性同类项的方式进行领域划分。
（三）职责描述不符合要求（不规范、不准确、不全面，有重复、交叉现象）
1、请统一按“动词+内容+目的”的方式进行规范、准确、全面地描述，做到无重复、无交叉，以利于体现职位价值和提取绩能衡量指标。
2、“应负的职责及目的"是指做哪一类的事，这个职位负什么样的责任,完成这项职责的目的是什么.
(四）职位概要描述不符合要求(不规范、不准确、不全面)
1、准确理解职位主要职责；
2、按要求描述；
3、从主要工作领域中组合职位概要描述中的主要内容
(五）学历与经验要求过高或过低(某些职位的学历与经验是写的编写者个人的学历与经验)
1、职位说明是针对职位的,不是针对个人的。
2、学科专业描述要符合规范。
(六）基本素质和知识技能混淆/重叠
1、要对基本素质与知识、技能做出明确规定,什么是基本素质，什么是知识,什么是技能；
2、描述完认真检查、核实无重叠.