报销管理制度及流程.doc

费用报销管理办法
为了公司各部门、各级人员费用支出的合理化，规范财务报销制度,特制定本办法。
一、 报销的范围：
指因工作需要而发生费用：
1、 部门办公成本：资料费、快递费、误餐费、办公用品耗用、耗材费、市内车费（指无报销额度的员工因工作需要发生的市内车费)。
2、 个人固定额度的津贴成本：通讯费、市内交通费。
3、 部门非经常性开支：除上述费用外，临时或突发产生的费用。
4、 特殊费用:业务招待费、差旅费.
二、 部门办公成本的报销管理办法：
1、 关于项目的办公费用，由经办部门总监签字，报行政管理部会签，经公司总经理审批后,报销。
2、 关于部门的办公成本费用，由需求部门向行政管理部申领，或填写《申购单》经批准后，由行政管理部采购，发放至部门领用，月底由行政管理部统一报销，经需求部门总监会签后,总经理审批,报财务部门。根据使用部门不同，分部门列支.
三、 通讯费报销管理办法:
因公司员工薪资结构中福利补贴内已考虑对通讯费用的补贴,故除以下特殊岗位因业务需要给予一定额度的报销，其他员工（包含案场销售人员）不再享有通讯费补贴.特殊岗位通讯费报销最高额度详见下表:
职位
总经理级
市场部市调员
行政部驾驶员
标准
实报实销
100元/月
100元/月
手机费的支付一般采取当事人先行垫付,然后由公司报销的方式.手机费如不足额度的按实报销。额度内的手机费由各部门总监审批，超额度部分一律不予报销.
凡公司报销通讯费的员工均须24小时开机以便联系,若两小时内仍不能联系者，取消当月报销资格.
四、市内交通费报销管理办法:
1、经审批合格的管理层以上干部按照《私车公用管理制度》执行.
2、其他员工：（按项目提佣的部门和个人，该部分费用包含在所提佣金额度内）
A、因公外出,公司在未能安排车辆的情况下，可报销员工往来办事所需的公共汽车费用。
B、公司在未能安排车辆的情况下,因事情紧急,员工须乘出租车或采取其它便捷的交通手段时,须事先征得部门领导的同意后方能报销。
五、业务招待费报销管理办法:
1、按项目提佣的部门和个人，该部分费用包含在所提佣金额度内.
2、以公司名义发生业务招待费的,须向总经理申请后，再执行，经总经理审批后报销。
3、若跨部门须由对方部门的审核人核准批准后予以报销。
六、 差旅费报销管理办法：
1、员工市外出差差旅费报销规定：
A、公司员工因工作需要出差，须填报《出差申请书》，经本部门领导同意，并经总经理批准后方可出差.
B、出差人员来往的交通费（飞机、轮船、火车、普客）、住宿费按审批标准实行实报实销（票务及住宿由行政管理部统一安排）.对于出差人员出差期间的差旅津贴（原则上包括伙食费、通讯费等）按以下标准实行补贴:
职位
总经理级
部门经理级
员工
标准
实报实销
80元/天
50元/天
D、出差天数的计算：以实际住宿天数为准。
E、出差人员必须在回公司后的一周内报销相关差旅费用。出差人员须填写出差费用报销单，并将相关费用票据附在报销单后面，经部门领导签字,行政管理部审核，报总经理签字同意后方可报销。
F、部门负责人主要审核出差事实和准确的出差时间（何日出差、何日回公司）；行政管理部主要核准报销费用标准。
G、对于已实行综合津贴的总公司编制的员工，如公司安排到其它地方不再享受该补贴。
2、外派来京工作人员相关费用的报销:
A、外派来京的工作人员界定：指由上海总公司派出的,人事关系及工资发放均在上海总公司的员工。
　 B、北京公司发放的津贴标准：北京公司对外派来京工作人员发放当地津贴，标准为3000.00元/月。人.津贴的报销原则上以各种报销凭证填补，当地各人所得税由本人承担。
　 C 、外派来京工作人员返回原籍费用报销的相关规定：
a\ 对外派来京工作人员，公司准予每人每月一次返回原籍，并报销往来的交通费。
b\ 原则上回原籍时间安排为双休日。
c\ 公司每月只报销一次回原籍人员往返的交通费，若因工
作需要当月未能回原籍者，可报销其亲属来京的往返交通费（限1人次)。该费用报销不累计，凡未当月报销者逾期作废.
d\ 工作需要，安排外派人员回原籍时，若该人员利用该机会探亲（另行休假两天），那么公司不再报销当月回原籍所需交通费。
e\ 利用出差或工作调动之便，事先经单位领导批准就近回家省亲办事，其绕道而增加的各项费用，视情况经总经理批准后酌情处理；
对派驻除北京外异地工作所实际发生的各项费用均由业务所在地公司(邀请方公司）负担,并实行内部结算制
七、各项费用报销付款细则
1、填写付款申请/报销单
[1］、首先要选择不同类型的付款申请/报销单
A、请款单
B、现金报销单
C、备用金请款单
D、支票付款凭单
[2]、为符合法律和档案保存的要求，有效的付款申请/报销单须严格遵守下述的填写要求和附件(原始凭证）粘贴规定：
A、请用蓝色或黑色钢笔、墨水笔、圆珠笔填写
B、请勿涂改(包括用涂改液)
C、用中文填写，字迹清楚
D、附件必须整齐粘贴在费用报销凭证纸上
E、然后将请款单和报销凭证纸粘贴在付款申请/报销单后
［3]、结合公司实际，以下是必须由申请人填写的要素
A、日期.应与实际申请日期相符。
B、金额。须注明币别：人民币-RMB。
C、金额合计数.大小写必须一致。
D、费用说明.
E、收款人资料。需写明收款人全称.
F、费用所属部门。
G、付款方式。现金、贷汇凭证及支票等。
H、申请人签名。申请人必须是费用发生的直接使用人或直接相关人,不得由其他员工代签。
2、费用报销程序：
[1]、报销人须在发票上注明经办人，若是招待费须注明何业务、单位、人数及时间.
[2]、填写费用报销单，交部门经理签字。
［3］、按金额交相关领导审核签字。
［4］、到财务部请款.
3、付款细则
［1］、发票规定
A、所有发票应为正本，有收款单位及税务监制章。
B、发票的抬头一般为公司的全称.
C、发票开票人必须与收款人一致。
D、发票内容必须清楚列明项目、单价和数量等。
E、车费发票背后需注明日期、起止点和事由.
F、业务招待费发票需写明费用的日期、目的和参与者.
G、住宿发票要附酒店打印的房费清单
［2]、收据
收据一般不得作为正式报销凭证。唯以下收据视同普通发票：
A、国家财政部门以及公共事业部门的托收单据或行政事业单位盖有财政监制章的专有正式收据。
B、国外取得的收据（帐单）。
［3］、差旅费申请表
公司人员出差须征得副总裁的书面批准.申请费用时须填写差旅费申请表.
A、应注明出差地点、目的、日期和每天费用预算.
B、费用预算应根据公司的出差标准而定.
C、此表经批准后作为申请付款的正式原始数据.
D、出差人员须在出差结束后五个工作日内报销实际费用，如实际费用与预算相差超过10％时由副总裁追加签字确认.
[4］、业务招待申请表
公司人员招待客户须征得总经理的书面批准。申请费用时须填写业务招待费申请表.
A、应注明业务招待目的、日期和费用预算。
B、此表经批准后作为申请付款的正式原始数据。
C、业务招待经办人员须在招待发生后三个工作日内报销实际费用，如实际费用与预算相差超过10％时由执行总裁追加签字确认。
4、费用入账
费用发生后应及时交财务部入账，当月发票当月报销,超额度部分不予报销。年末， 各部门应将尚未付款的发票交财务部以准确记录公司当期费用及负债； 在年度结束之前, 各部门还应总结当期费用已发生但尚未收到正式发票的项目, 将相关单据， 如合同， 供应商付款通知, 交财务部入账。
八、现金报销规定
1、原则上公司以每周五为固定报销费用时间。
2、其它情况视时处理。
九、借支管理:
1、现金借支管理:
［1]、 公司员工因公借用公司现金,需填写借款申请单，经部门主任审核报总经理签字同意后方可借支。
［2]、 公司总经理因公在外，不能及时签署意见时，以电话的形式报总经理同意方可借支,但事后应及时办好补签手续。原则上超过3000元以上不予以借支现金。
　　　　　　　　　 [3]、 专款专用，不得挪为他用,借款只能用于办理公事。
　　 　　 ［4]、 对于借出的现金，财务人员必须及时清理，原则上执行前款未清后款不借的借款原则。
[5］、 因公借款，时间最多不得超出2周,有特殊情况，应书面说明，报总经理同意.
2、支票借支管理：
［1]、超过3000元以上费用一般以支票方式支付。
[2]、公司员工因公借用公司支票，需填写借款申请单，并注明借支票,经部门经理审核报总经理签字同意后方可借支.
[3]、公司员工需向财务人员提供进账单位的名称及大致所需金额，否则财务人员可以予以拒付，特殊情况特别处理。
［4]、借用支票后须及时将支票存根交与财务部,并在一周内完结费用报销手续。
总经理拥有对该制度的解释修改权，该制度于总经理批准之日起实施.