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会议服务的工作流程和要求培训资料.doc
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1、会议服务的工作流程和要求精品文档会议服务工作流程一、会议服务准备工作1、办公室秘书处1) 每天查看OA办公系统中会议室使用申请,按会议要求提前半天摆放好桌椅,备好会议用饮水。2) 根据会议的要求,提前1小时放好投影仪、投影幕、麦克风、音响,调试并使其处于准工作状态。3) 会议前2小时,检查地面、桌椅是否整齐干净,室内是否有异味,及时进行通风和清洁整理。4) 检查窗台、玻璃,要明亮无尘。5) 检查窗帘,根据会议要求开启或关闭。窗帘要顺直平整。6) 检查绿植及套盆,要干净无尘,无枯枝败叶,无昆虫。7) 调整空调,使会议室内温度适宜。8) 检查所有照明,及时通知有关部门更换不亮的灯具。9) 半小时前
2、,按会议要求摆放好瓶装水、茶杯或咖啡杯。10) 根据领导习惯,在顺手的位置摆放烟灰缸。11) 按需要摆放好鲜花和水果。12) 摆放好旗帜和台旗。2、组织会议的部门1)提前1小时将参加会议的领导名牌按位置摆放整齐,检查有无错别字。2) 按需要准备会议所用的文件、资料等。3) 根据会议要求,需要时按参会人员人数准备会议用纸,用笔(每支笔要提前试用,以保证参会人员的正常使用)并摆放整齐。二、会议进行中的服务工作 1、会议开始前10分钟将茶杯内注入茶水。然后每隔15分钟检查并续茶水一次。 2、过问室内温度变化,随时调整空调。 3、 全程监听音响设备的工作状况,随时排除故障。三、会议后的收尾工作1、关闭
3、音响设备或投影仪。收好麦克风、移动投影仪和遥控器,收起投影幕。2、 清理瓶装水空瓶,收好没用过的瓶装水。3、 收好茶杯、盘,清洗、消毒待用。4、 清理烟灰缸,洗净待用。5、 清理桌面地面,清除垃圾和废弃物。6、 摆放好清理过的桌椅,关窗、断电、关门。7、收好会议材料和领导名牌。会议服务管理人员工作要求1、 每天早、中、晚至少三次查看公司办公系统上的会议室申请,详细掌握会议室的当天使用情况。2、 每天上班前半小时查看各会议室的状况:检查桌面、地毯的整洁程度;检查窗帘的开、关和垂放状态;检查照明灯是否都亮;检查绿植的鲜活状况和套盆的干净程度;检查电气设备是否有落尘和正确摆放;检查桌椅是否按当天的会
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