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会议策划与组织

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会议策划与组织

项目一 会议概说
任务一 会议含义与要素
一、 会议的含义
会议是人们最常见的一种交往形式，会是指多人相聚，议是指协商事宜，
会议合在一起就是人们通过一定的形式和程序、协商事宜、交流信息、沟通情感、达成共识的一种重要行为过程，使人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式。
会议必须具备以下三个条件：
（1） 必须由两个以上的人参与
（2） 必须有一定的议题和目标
（3） 必须通过一定的程序达到目标
二、 会议的要素
会议名称、会议议题、会议主题、会议时间、会议地点、会议议程、会议人员（主办者、主持人、参加者）、会议形式、会议结果

任务二 会议的功能与分类
一、 会议的功能
（一） 提供信息
（二） 交流经验
（三） 解决问题
（四） 宣传政策
（五） 沟通情感
二、 会议种类
（一） 按会议规模分类：大型会议、中型会议、小型会议
（二） 按会议阶段分类：预备会议、正式会议
（三） 按会议的手段分类：常规会议、电话会议、电视会议、网络会议等。

任务三 会议不良现象及解决对策（有印象）
一、 会议不良现象
4. 为表功而开会
5. 为推卸责任而开会
6. 为避免尴尬而开会
（一） 会议缺乏意义
1. 为交际而开会
2. 为惯例而开会
3. 为攀比而开会
（二） 会上议而不决
1. 推卸责任 2.追求完美 3.习惯拖延 4.信息阻塞
（三） 讲话滔滔不绝
（四） 态度自由散漫
（五） 会议不计成本

任务四 秘书与会议
一、 会务工作对秘书的要求«
（一） 职业道德要求
1.树立正确的服务观念 2.爱岗敬业，严格自律 3.严守纪律，保守机密
（二） 业务素质要求
1.娴熟的服务技能 2.出色的沟通能力 3.灵活的应变能力
（三） 心理素质要求
1. 性格开朗积极乐观，用良好心态对待会议的每一个环节和每一个参会者
2. 良好的自我控制能力，能够在各种压力下迅速找到问题的解决办法
3. 忍耐宽容地对待会议中的各种人和事，针对不同的人不同的要求要以一颗平和的心去理解和体谅
4. 增强自我调节能力，避免复杂环境和不良情绪的干扰。

项目二 会议的策划与准备
任务一 会议策划与会议方案
一、 会议策划
会议策划是会议的总体构思，是对会议过程中各个环节所作的初步安排和打算。
二、会议方案
会议方案，也称为会议策划方案，是会议策划的具体体现，其中应完整地提出会议的基本构想和各项准备工作的情况。
（一） 会议方案的格式
1. 标题：会议方案标题写成“XX会议方案”或“XX会议策划书”。
2. 正文：会议名称、任务、意义、形式、日程安排、经费、准备工作等各方面情况。
3. 落款或签署：会议方案最后要写明具体的策划部门或策划人员并注明成文日期。
三、 会议议程、日程和程序«（选择或简答）
（一） 会议议程
会议议程包括：会议的议事程序和列入会议的各项议题。它是对会议顺序的总体安排，主要涉及会议所讨论的具体事项，需要解决的问题。
（二） 会议日程
会议日程是对会议每天活动的具体安排，也可以看作是会议的时间表，应该具体列出每天每个时间段会议的详细内容，以控制会议的进程。会议日程包括主题活动和各项辅助活动，如聚餐、游览、参观等。凡是一天以上的会议都要制定会议日程。
（三） 会议程序
会议程序具体规定一次会议的详细步骤，它既可以让与会代表了解会议内容和顺序，同时也是会议主持人掌控会议的依据。

甘特表是20世纪初由亨利甘特开发的一种线条图，横轴表示时间，纵轴表示要安排的活动，线条表示在整个期间上计划和实际活动完成情况。
甘特表的优点是简单、明了、直观，易于编制，因此到目前为止仍然是小型会议项目中常用的工具。
任务二 会议机构的组成和人员选择（理解分工）
一、 成立会议机构
为了保证会议的顺利进行，会务人员要进行分工，及各负其责，又相互配合，共同完成会议的准备工作。
小型会议：设立会务组，选派专人进行会议筹划、组织、安排、协调等工作。
大中型会议：建立完善的会议组织机构，将各项工作细分到各小组，各小组在统一指挥下，分工合作，共同承担会务工作。
1.秘书组 负责会议文字工作及领导在会议期间交办的各项任务。
2.材料组 负责会议材料的印刷、发放、保管、回收以及会后材料的汇集、归档工作。
3.组织组 负责代表的编组、签到、代表资料审查、会议协调、会议进程的控制等。
4.技术组 负责会议各种设备安装、调试、维护等工作。
5.财务组 负责会议预决算工作，会议费用的筹集，会务费的收取，会议开支的支付和控制，会议账目的登记等。
6.宣传组 负责会议对外联络沟通、宣传报道，以及会议的摄影、录音、录像等工作。
7.后勤组 负责会议期间的后勤保障，包括代表的食宿、交通、娱，各种生活用品的供应，各种票证的准备与制作，返程车船机票的预定工作。
8.保卫组 负责会议的安全保护工作和保密工作。

任务三 会议经费预算
一、 经费的来源
1. 主办者承担 2.与会者承担 3.社会赞助 4.转让无形资产使用权
5. 上级划拨
二、会议开支的项目
（二）会场费用
1.会场租金 2.会场设备的租赁费用 3.会场布置费用 4.其他支持费用

任务四 会议选址和布置«
一、 会议场所的选择
1.大小适中 2.设备齐全 3.保密性好 4.安全性强
5.避开干扰 6.经济实用 7.符合规定
二、会场布置
（一）会场布置的一般要求
会场布置要有利于突出会议主题、烘托会议气氛、调节与会者的情绪、提高会议效率。不同的会议对会场有不同的要求：
政治性会议要求严肃庄重；学术性会议要求气氛和谐宽松，易于交流；单位内部会议要求紧凑、高效；涉外会议考虑既有中国特色，又符合主宾习惯、爱好和禁忌。
（二） 小型会议会场布置
小型会议，一般指参加者较少，规模不大的会议。它的主要特征是全体与会者均安排座，不设立专用主席台。
排座的三种具体形式：自由择座、面门设座、依景设座
座次排定的方法：
1. 环绕式（茶话会最流行）
2. 散座式（常见于室外茶话会，目的是创造出一种宽松、舒适、惬意的会议环境）
3. 圆桌式（一是适合较少人座，放一张大型椭圆会议桌；二是与会者人数较多时，安放数张圆桌自由就坐）
4. 主席式（正式的会议）
（三） 大型会议会场布置
1. 主席台排座
第一，主席团坐席。目前国内排定主席团位次的基本规则有：一是前排高于后排，二是中央高于两侧，三十左侧高于右侧。第二，主持人坐席，按其身份高低安排，位于主席台的左侧，双方共同主持的会议采取交叉间隔排列的方法。第三，发言人坐席，一般位于主席台后排，按职务高低安排。
以上座位安排一般适用于国内正式的会议，而商务会议、涉外会议中则通行以右为尊。
任务五 会议文件准备
一、会议通知
会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。
二、 会议通知的写作要点
（一） 标题：（发文机关）+事由+文种
（二） 正文：1.主送机关 2.前言 3.主体 4.结尾
（三） 落款发文机关、日期
（四） 会议回执

项目三 会中组织与服务
任务一 会议接待
一、制定会议接待方案
（一）接待对象
（二）接待方针： 1.热情诚恳 2.细致周到 3.照章办事 4.讲究礼仪
（三）接待规格
（四）接待内容和程序
（五）接待日程
（六）接待部门（人员）职责
（七）接待费用
二、参会人员的迎接
（一）确定迎接规格
（二）竖立/悬挂接待标志
（三）掌握抵达情况
（四）热情介绍，主动握手
（五）陪同乘车
（六）设立接待处
（七）接待人员与会议总指挥部（或相关负责人）保持信息通畅
三、贵宾接待（特殊人员接待）
（一）安排专人接待
（二）组织欢迎队伍
（三）安排献花
（四）贵宾室的管理与服务
（五）准备新闻采访
（六）赠送礼品

任务二 会议现场服务与管理
一、 会议签到的方式
（一） 簿式签到
（二） 证卡签到
（三） 会务工作人员代为签到
（四） 座次表签到
（五） 计算机签到
二、 发放会议文件
（一） 会前发放
（二） 会中发放
（三） 凭票自由领取
三、 安排开幕式
（一） 开幕式的形式
1.以致辞为主 2.以文艺演出为主
（二）开幕式的时间
1.会议正式开始的前一天晚上 2.会议正式开始的第一天上午 3.由东道国来决定
（三）开幕式的地点
开幕式地点的选择取决于参加开幕式的人数。
中小型会议开幕式的会场较容易解决；大型会议开幕式主要考虑两个因素：一是开幕式会场的容纳量；二是如果是室外举行的开幕式，既要考虑现场秩序的维持，还要考虑天气的变化，这就要求会务组制订应急预案。
（四） 开幕式的程序
人员就位、嘉宾签到、入主席台、介绍嘉宾、东道主致辞，外来代表致辞、开始
四、 做好会议记录
会议记录是记录原始情况和具体内容的文字材料，是会后研究工作、总结经验或编写会议纪要的重要依据，它具有原始性和客观性。
（一） 会议记录的要求
1. 如实记录 2.归纳总结 3.内容完整
（二） 会议记录的基本结构
1.标题 会议名称＋记录
2.基本情况 时间、地点、主持者、出席者、缺席者、列席者、记录者
3.主体 议题＋发言记录
议题的记录要求会务人员在开会之前了解，以便会前记录。发言记录要求详细，其方式可用文字记录和配备录音记录两种，记录的内容主要包括主持人的引导语、领导的报告、参会人员的发言、会议结语以及现场情况（争吵、鼓掌等）等。
4. 记录者签字
任务三 会议食宿服务
一、 会议餐饮服务«（以案例为分析）
（一） 会议用餐地点、用餐方式的安排
1. 会议用餐地点的选择
（1）餐饮场所的大小
（2）餐饮场所的环境
（3）厨房
（4）路径
2.对用餐时间、用餐方式的安排
（1）主要的会议用餐方式 围餐式、自助式、半自助式、分餐式、餐券购餐式；
（2）会议用餐方式的选择 早餐：会议早餐一般是自助式。午餐：安排为简单的工作餐式或自助式、半自助式比较适宜。正式晚餐：围餐式。
（二）每餐菜单的确定和酒水的安排
1.确定每餐的菜单
（1）菜肴的道数与分量
（2）花色品种多样化
（3）具有地方特色
（4）具有时令特征
（5）照顾参会人员的特殊用餐要求
2.会议餐饮的酒水安排
会议餐饮统一安排酒水时应注意时间与场合，一般早餐和午餐不提供酒类，只提供饮料；晚上可为参会人员适当提供各种酒类。酒类的安排以有利于身体健康的啤酒、葡萄酒、中低度白酒为主。
（三） 会议餐饮服务的其他注意事项
1.提前一两天向会议供餐机构告知用餐人数
2.辨认进餐者身份
3.注意与会议供餐机构的随时沟通与协调
4.做好引导工作
5.考虑到不能按时用餐的参会人员
（四）会间茶歇的安排与服务
1.会间茶歇的安排
（1）安排茶歇的适宜时间 茶歇一般一天只需安排两次
（2）茶歇的地点选择 主要取决于参会人员的数量
（3）茶歇的茶点安排 一般有中式和西式两种
2.会间茶歇的服务 课本80页

任务四 会议后勤保障服务
一、会议的安全保卫«
（一）制订会议安全保卫工作方案
（二）维持会议场所秩序
（三）保护参会人员人身安全
（四）保护参会人员的财产安全
（五）其他方面的安全注意事项
二、会中突发事件的处理«
（一）会议安全策划
1.成立会议应急管理小组
2.制订会议突发事件应急预案
（二）各种会议突发事件的应对策略
1.自然灾害
2.恐怖袭击
3.突发公共卫生事件
4.示威抗议
5.火灾
6.其他紧急事件

任务五 会议游览和联谊服务 （了解）
一、 会议期间的联谊和休闲服务
（一） 会议宴会
1.正式宴会
2.酒会
3.茶会
（二）安排观看节目表演
1.商业演出团体的表演
2.时装表演
3.地方特色的节目表演
4.观看其他节目
（三）为参会者购物提供咨询与服务
（四）其他联谊和休闲活动

项目四 会议善后工作
任务一 参会人员送别（选择题）（了解）
一、引导与会者安全退场
（一）引导与会者退场
大中型会议都需要会务人员引导与会者有秩序的退场。首先，会务人员应打开会议厅的所有出口，避免离场时出现拥挤现象；其次，会务人员应该先引导主席台上或者第一排的领导离开会场；最后，为避免拥挤和混乱，会务人员一定要增强责任意识，加强对离场人员的引导工作，避免发生事故。
（二）引导车辆驶离
大型会议，会务人员要引导各类车辆安全离开会议停车场。首先，做好车辆安排工作，提前划分好停车区，如将停车场划分为大型车辆、领导专车、与会人员自带车三个区域。其次，车辆分区停放，其中领导车辆专区放在容易出车的车位。最后，领导先走，其他车辆再按顺序离开。
二、离会服务工作
（一）和与会人员清理结算账目
（二）发放回程票，安排人员送站
（三）了解自带车辆的往返日程、路线及车辆油耗等情况
（四）安排好暂留与会代表的住宿及膳食等工作
三、会场清理与会费结算
（一）会场清理
1.清理会场用具 2.清理会场文件
（二）会费结算
1.住宿费、会场租赁费等费用的结算
2.和单位财务部门的决算

任务二 会议文件的收集、整理与归档
一、会议文件的清退
二、会议文件的收集

（一）会议文件收集的要求
（1）确定好会议文件的收集范围
（2）保密文件要按会议文件资料清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。
（3）收集工作要及时，确保工作资料在与会人员离开之前全部收齐。
（4）收集过程中注意保密。
（5）文件收集要履行严格的登记手续，认真检查文件资料的缺件、缺页等缺损情况，以便及时采取措施进行弥补。

（二）会议文件收集范围
（1）会前准备并分发的文件，包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。
（2）会议期间产生的文件，包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报、重要照片、录音录像等。
（3）会后产生的文件，包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报道、论文集等。

（三）会议文件的收集渠道
三、会议文件的整理
（一）整理会议记录
1.文字记录的整理 2.会议录音的整理

（二）印发会议纪要
1.会议纪要的概念和类型
会议纪要，是记载、传达会议情况和议定事项的总结性公文。它是根据会议中产生的会议记录等会议材料提炼综合而成的。
2. 会议纪要的格式和写法
3.印发会议纪要的工作程序
（1）整理、完善会议记录 （2）起草、编写会议纪要
（3）确定印发范围 （4）接收者确认
（5）领导签字 （6）打印成文、印制分发
（7）归档保存
（三）发布会议消息、印发会议简报
1.发布会议消息
2.印发会议简报：为报道会议情况，交流会议信息，大中型会议都要编发会议简报。由报头、报核、报尾三部分组成。范文教材P108
四、 会议文件汇编

五、 会议文件的整理归档（选择、填空）
（一） 确定归档范围
（二） 整理归档文件
（三） 按“件”装订
（四） 归档
1. 原则：会议文件的归档原则是“一会一案”，即一次会议形成的有价值的材料装进一个档案盒中。
2. 分类方法
3. 排列顺序
4. 编号
5. 编目——编写归档文件目录
6. 装盒

任务三 会议精神的传达与落实
一、 会议精神的传达
（一） 传达要求（遵循准确、及时、到位的原则）
（二）传达方式（口头传达、书面传达、录音录像传达等）
（三）传达注意事项
1.内容与程度 2.层次与范围
二、会议精神的落实
（一）对会议决定事项的催办形式
1.发文催办 2.电话催办 3.派人催办

（二）会议决办事项落实情况反馈（了解）
1.建立决办事项落实情况反馈汇报制度
2.建立会议决办事项落实情况通报制度
3.会议精神落实情况反馈要求
4.会议精神落实情况反馈的内容
（三）会议决办事项的具体实施（了解）
1.明确责任分工 2.搞好沟通合作 3.实时监控管理 4.实施效益考核

任务四 会议评估与总结
一、会务工作评估（了解）
（一）会议评估的意义
1.检查会议目标的实现情况
2.确定与会者的满意程度
3.明确会议的成功与不足之处
4.为会议的总结报告准备材料
（二）会议评估的参与者（了解）
所有参加会议的人——会议代表、陪同人员、参展商
（三）会议评估的内容（了解）
1.会前效果评估 2. 会中效果评估 3. 会后效果评估

（四）会议评估的方法
调查问卷：是最常用的会议评估的有效方法。问卷设计者把要评估的各方面问题列举出来，每个问题后面给出几个评价性的术语，评估者只要从中选择一个或几个，最后在写上几句意见或评语就可以了，
面谈、电话调查、现场观察、述职报告
（五） 会议评估时机
（六） 会议评估表的设计
二、会务工作总结

项目五 会议礼仪
任务一 会议基本礼仪规范（了解）

任务二 接待人员形象设计
一、 会议接待人员形象设计的基本要素
（一） 仪容整洁
（二） 仪态大方
（三） 着装得体
二、 会议接待人员的仪装设计技巧
（一） 服装搭配和谐
1. 款式、色彩及搭配的和谐美。
2. 服装与自身条件的和谐美。

（二） 遵循国际法则
TPO原则是国际上公认的穿衣法则。
T：时间原则要求着装考虑时间因素，做到随“时”更换；
P：就是指所在地点、位置不同，着装应有所区别；
O：就是服装打扮要求考虑此行的目的。

（三） 男士着装的选择：衬衫、上衣、领带、长裤、配套的鞋袜。
（四） 女士着装的选择：考虑体型特征、考虑肤色肤质、整体搭配协调。
（五） 配饰选择得体
（六） 杜绝不宜着装

项目六 会展策划与组织
任务一 认识会展
一、 会展的含义
狭义的会展：展览会和会议
广义的会展：是会议、展览会和节事活动的统称
二、 会展的类型
（四）按展览时间分
1. 定期
2. 不定期
（五）按展览场地分
1. 室内馆
2. 室外馆
3. 巡回展：在几个地方轮流举办的展览会
（一） 按展览内容分
1. 综合展览
2. 专业展览
（二） 按展览性质分
1. 贸易展览
2. 消费展览
（三） 按展览规模分
1. 国际展览会
2. 全国展览会
3. 地方展览会

任务二 办展方的主要工作
二、会展项目可行性分析«
1. 市场环境分析
2. 会展项目生命力分析
3. 会展执行方案分析
4. 会展项目财务分析
5. 风险预测
6. 提出存在的问题和改进措施
三、 会展的营销工作：了解
向参展商招展、向观众招商
任务三 参展方的主要工作
一、 对参展的初步准备
（一） 确定参展的主要目标
（二） 选择合适的展览会
1. 多渠道收集展会信息
2. 全面分析展会信息
（三） 参展具体筹备工作
1. 索要参展资料
2. 确定展位
3. 费用预算
（四） 订立合同
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