文秘基础知识二说课讲解.doc
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1、文秘基础知识二精品文档文秘基础知识二51、Word2003启动操作: “开始”菜单; 单击“开始”,选择“运行”,键入“盘符路径Winword.exe”“确定” 快捷方式 52、文件存盘 选择“文件“菜单中的”保存“命令或者单击”常用“工具栏中的“保存”按钮或者按“Ctrl+S”键 如果要想改变正在编辑的文字的名字、路径或文件格式,可以打开“文件”下拉菜单,选择“另存为”命令,将弹出“另存为”对话框。在该对话框中,可以重新设置文件的存储路径、文件名以及文件类型等信息。 53、Word选取文本 将鼠标指针移至某行最左边的选定栏中,然后单击鼠标可以选定一行文本。如果要选定多行文本,可以在选定栏中单
2、击并拖动。 按照“Ctrl”键,单击句子中的任意位置可以选定一句文本。 要选定一段文本,可以用鼠标双击选定栏,也可以在该段内任意位置三击鼠标 要选定整个文档,可以用鼠标在选定栏中三击 要选定一竖块文字,可把鼠标指针移到选定文本块的左上角,按住“Alt”键的同时拖动鼠标向选定文本块的右下角移动即可。 要选定大范围的文本,先在要选定块的起始处单击,按住“Shift”键,再单击选定块末尾。 54、“复制”Ctrl+C;“粘贴”Ctrl+V 55、创建表格 使用“常用”工具栏上的“插入表格”按钮创建规则表格 用“表格”菜单上的“插入”命令建立空表格 用“表格”菜单上的“绘制表格”命令绘制表格 56、改
3、变行高或列宽: 使用鼠标进行调整; 使用对话框进行精确调整。单击“表格”菜单(或表格本身)中的“表格属性”命令,单击“行”(“列”)选项卡,精确调整 57、页面格式:打开“文件”下拉菜单,单击“页面设置”命令,可以打开页面设置对话框,该对话框中有页边距、纸型、版式、文档网络等选项卡,可进行相应设置。 58、打印预览屏幕上显示的是实际的打印效果。打印Ctrl+P 58、启动Excel时,系统将自动打开一个新的工作簿。该工作簿含3各工作表,名字分别为“Sheet1”,“Sheet2”,“Sheet3”. 59、单元格选定(选定不相邻的矩形区域) 有时需要用到不连续的单元格区域,先按“Ctrl”键,
4、然后单击所需单元格。 60、数据输入 输入文字:Excel默认单元格宽度是8个字符宽(4个汉字),如果输入文字超过默认宽度,就会溢出到右边的单元格内 注意:输入邮政编码、电话号码等时,在其前加上单引号。 输入文本字符靠左对齐,如是数字则靠右对齐。 输入数字:Excel将自动使用科学计数法来表示,如“123456789123”,显示为“1.23E+11” 注意:输入数字时,数据中的单个句号将会被作为小数点处理,正号会被忽略,负数前加“-”号或用圆括号括起来。 输入日期和时间 a、时间格式Excel自动为24时,12时需键入AM或PM b、日期格式2002/3/2或2002-3-2 日期和时间中用
5、空格分隔2002/3/220:00 “Enter”确认输入;“Tab”指向右边的单元格 清除单元格,只是删除单元格内内容;删除单元格则是将选定的单元格从表中删除 61、设定数据有效性步骤:P/85-86 选定要增加有效检查的单元格 执行“数据”菜单中“有效性”命令,出现“数据有效性”对话框,单击“设置选项卡”。 在“允许”框中选择检验方式,如“小数”。 在“数据”下拉列表中选择条件。 在“最小值”与“最大值”中输入数值,比如0和100. 按下“确定”即可。 62、改工作表名称:双击选中的工作表标签,工作表名反白显示,然后输入新名回车即可。 63、移动、复制工作表:在同一个工作簿移动工作表,只需
6、用鼠标单击要移动的工作表标签,然后按住鼠标左键拖动。 注意:如果在拖动前按住“Ctrl”键,将会复制一张工作表。 64、关闭:Excel中同时打开了多个工作簿,为将其一次关闭,按住“Shift”,单击“文件”菜单。此时,原“关闭”命令变为“关闭所有文件”命令,单击即可。 65、改变数字格式的步骤是: 选定需要格式化的单元格或一个区域 单击“格式”菜单中的“单元格”命令,在出现的“单元格格式”对话框中单击“数值”选项卡,在“分类”下拉列表选择一项,比如“数值”。 在右侧区域进行相应的设置,按“确定”。 66、折行:单击要处理的单元格,使单元格中的文字出现在上方的编辑栏中,然后在位于编辑栏中需要折
7、行的文字上单击,可看到插入点出现。桉“Alt+Enter”,敲“回车”。还可用“单元格对话框”设置自动折行。在出现的“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡,选中“自动换行”复选框,单击“确定”即可。 67、处理标题 在Excel中这一功能的实现是通过“合并及居中”按钮实现。步骤:按实际宽度选择要居中的标题,单击即可。 67、行列高 Excel中,单远格默认宽度是“8.38”。 自动调整:“格式”“行”子菜单上的“最适合的行高”或“列”子菜单上的“最适合的列宽”命令。 69、单元格地址:相对地址(Excel2000默认状态),绝对地址、混合地址、三维地址。 70、自动求和:选定要求和数值所在的
8、行或者列中与数值相邻的单元格,单击“常用”工具栏中的自动求和,用鼠标选定要汇总的单元格或单元格区域,敲“回车”键或按下“确认”即可。71、数据排序: 使用“排序”对话框进行排序 在需要排序的数据清单中,单击任一单元格; 选择“数据”菜单上的“排序”命令; 单击“主要关键字”右侧的下拉箭头,选定一个排序字段,在右边选项按钮中选中“升序”或“降序”; 在“次要关键字”中选定一个排序字段,右边选“升/降序”; “确定” 使用工具按钮进行排序:升序,降序。 72、PowerPoint2003在其中键入文本的区域是一个带虚线边框的方框,称为“占位符”。 73、在幻灯片窗格的下侧是备注窗格。用户在此处键入
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