论建筑企业ISO9001质量管理体系内部审核.doc
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1、论建筑企业ISO9001质量管理体系内部审核歌山建设集团企业管理部总经理 盛景东内容摘要:内部审核是ISO9000族质量管理体系得以健康发展、自我约束、自我完善的重要机制。本文就建筑企业如何把握好ISO9001质量管理体系中的内部审核的问题作了较为全面的探讨。论述了内部审核的重要性,以及内审活动的前前后后应注意的问题的关键点。并结合作者内审实践活动心得,对建筑企业现场审核中要掌握的方法和技巧作了现身说法。本文对正在申请ISO9001质量管理体系认证或已通过认证的建筑企业具有一定的借鉴意义。ISO9001质量管理体系是国际标准化组织(ISO)制订的一套质量管理标准体系,目前该标准已为世界各国各行
2、业所广泛采用,其理论的科学性和实际的可用性已得到了普遍的认可。实施ISO9001质量管理体系标准并通过第三方认证,已成为各行业优秀企业全面提高企业质量管理水平同时获得社会信任的必然选择。近十年来,我国建筑施工行业中的很多优秀企业都已实施并获得认证。我公司1998年实施并通过ISO9002:1994认证,2003年又通过了改版后的ISO9001:2000认证,直至现在的ISO9001:2008认证。我作为公司质量管理体系主要组织实施负责人,历经了公司质量管理体系的建立、实施并保证持续有效运行的点点滴滴,有着深切的感受。ISO9001质量管理体系本质上一种先进的管理理念,就其理论本身而言,它是适用
3、于各类行业或组织的通用标准,但当其应用到某一具体行业或是企业时,又有一个将抽象转化为具体的过程。而这一具体的转化应用过程恰是质量管理体系建立实施并保证持续有效运行的难点所在。就建筑施工企业而言,笔者认为,内部审核更是整个质量管理体系建立实施并保持有效运行过程中的要害所在。原因有三:(一)管理基础上的差异是造成内部审核操作难的首要因素。一个打算并且有可能建立起ISO9001质量管理体系的施工企业,经过多年的经营运转、市场磨砺,已经形成了一个较为完整的企业管理体系,生产和再生产各个环节的质量管理已有相当的基础。就一个较为成熟的建筑施工企业的生产过程来说,首先是承接工程业务,在业务的接洽中,必然要对
4、签约的可行性,如建设单位资信情况以及本企业的施工能力进行一番考察、研究和衡量,即合同评审;进入施工阶段后,为了能保证合同中承诺的质量等级和工期目标得以顺利实现,必然要事先进行施工策划,编制施工组织设计(即质量计划),对人、财、物等资源作出合理安排和使用,对施工工艺、技术控制点作出应有的规定;如果没有足够的合格的技术人员,必然要进行培训补充;机具设备、计量测量设备不足当然也要配齐。如果工程重大或特别,还要采取一些特殊的技术措施予以保证;材料进场要验收;施工过程中生产、质量、安全等各职能部门要加强验收指导和施工监督等过程控制。工程完工后,要及时地验收交付;对竣工后的建筑产品还要进行保修期内的售后服
5、务等等。这一系列的经营过程已有序管理已基本符合了ISO9001质量管理体系标准的过程管理思想,贯标只不过是在原有基础上作出更高要求。而内部审核这一运作过程是个全新概念。操作中没有现存的管理经验作借鉴。(二)内部审核对整个质量管理体系的自我更新和良性发展起到了事关成败的关键性作用。世界质量管理史从最初的事后检验质量管理模式到较近的全面质量管理模式,已经历了逐步完善的四个阶段。我国的全面质量管理已推行了二十多年,在建筑施工企业中也得到了广泛应用,促进了建筑产品的质量进步。但笔者认为,全面质量管理的缺点在于缺少了内外监督机制,尤其是缺少了一种事先预设的自我更新的监督机制,使得其在风行了若干年后逐步陷
6、入僵化,有变成外强中干的空壳之危。而近年发展很快的基于全面质量管理之上的ISO9000族标准中的质量管理体系,正是通过内部质量审核这一特有环节显示出了其独到的优越性:通过贯标企业的内部活动,对其自己建立的质量体系进行全方位的自我监督式的审核(包括对内审自身的审核),自觉地纠正和预防不合格项的产生,从而不断地推动体系的自我更新和自我完善。可见ISO9000族中的质量体系的绝妙之处就在于配备了自我改进的“永动机”,因而就能长进不衰。可以说内部审核是整个质量管理体系的“心脏”,其地位不言而喻。(三)内部质量审核活动具有很强的理论性和实践性,要想做到驾轻就熟、恰当把握实非易事。内部质量审核是全方位的审
7、核。进行内审活动,特别是组织和主持整个内审活动,必须要有充分的理论准备。首先,要熟练掌握ISO9001质量管理体系标准,虽不强求对所有条目一一烂熟于心,但应对主要条目耳熟能详,并应做到对所有条目能准确理解。其次,要全面掌握本单位自编的管理手册、程序文件等管理体系文件。再次,还要有相当的社会阅历和相关的专业知识基础作支撑,比如对国家相关法律、法规的了解,对本行业有关规定的熟知度。只有具备了充分的理论武装,才能高屋建瓴,统观全局。内审活动的实践性表现在,审核活动主要是面对面的交流,而审核中的情况是千变万化的,需要审核人员在审核过程要平心静气、沉着应对,要善于把握时机,以便顺利地完成内审任务。另外,
8、内审是自己人“查”自己人,熟人间的角色转换,也需要内审人员能够巧妙处理其间可能出现的微妙变化。这一切都需要审核人员在实践中体验真味、总结经验和不断提高。综上所述,内部审核是否能够得到有效实施,是贯标中要特别关注的问题。牵住了内审这个“牛鼻子”,质量管理体系的建立、巩固和发展等一系列问题也就迎刃而解了。要抓好内审,首先要认识到内审是企业内部为审核自己建立的文件化的质量管理体系是否符合ISO9001标准、管理手册等质量管理体系文件,以及是否得到了有效实施的一系列活动过程。这个过程包括内审要素实施的总过程和每次内审任务的实施过程。总过程为:从程序的文件化开始,即编制内部审核程序文件,到年初内审总计划
9、的制定,再到每次内审活动的执行,直至年底内审年度报告的完成,结束一年的审核总计划;每次内审任务的实施过程为:从编制当次的内审活动计划开始,到现场审核,再到对现场审核中发现的不合格项的纠正措施的实施情况进行追踪审核,直至每一个发现的不合格项都已得到彻底纠正,封闭为止。认识了这个过程,就可以千头万绪从始来:一、内部审核程序文件的编制ISO9001是个文件化的质量体系,其宗旨是“该说的要说到,说到的要做到”。这里的“说”其实就是文件化,即编制过程。由此,内审程序的编制同样要遵循这个宗旨。要将标准的精神融合于现有的机构设置、职责分配和管理形式中去,是对现有模式的改造,而不是全盘否定。也不能照搬样本,如
10、在甲企业常设了一个标准管理部的职能部门来负责质量管理体系运行的综合管理,但到了乙企业可能就由企业管理部承担了同样的职责。管理形式上的差异无关紧要,关键是要将内审职责明确落实到有关部门或人员,规定的程序要便于协调实施。二、内审计划的制定凡事预则立。在年度开始及每次内审之前,都要指定实施计划。1、年度内审计划内容包括:1)审核方式的选择。 审核方式分为一次性集中审核和滚动式审核两种。一次性集中审核,一般指一次性集中完成全部门、全要素的审核。其优点在于:集中力量,一次性完成,效率高,能反映全貌,有利于作区块间的比较,薄弱环节一看便知,调整措施针对性强;滚动式审核,是指在一个周期内,分时间段轮流审核部
11、分部门和要素,一个周期完成对所有部门和要素的审核。其优点在于:将审核的工作量分散到日常事务中,便于日常工作间的调度,需要的审核人员少,费用较低。两种审核方式可依企业实际情况选择其一或配合使用。笔者更倾向于选择第一种方式。2)审核频度的确定。一年中作几次集中性的审核或滚动审核几个周期,要从企业重视程度、财务预算、质量体系的稳定情况和外界要求等几个方面综合考虑。一般来说,以一年中进行12次全部门、全要素的审核为宜。如有第三方认证审核或复审以及质量体系运行不够理想时可适当增加内审次数或作有针对性的部分部门和要素的审核。3)审核人员的安排。内审需要由经授权的具备内审资格的人员担任。制定年度计划时应考虑
12、到现有内审人员的变动、业务量的扩张等情况变化,对年度中内审人员作大致安排。如果内审人员不足,应提出培训需求。2、每次内审计划内容包括:1)审核目的:为审核所建立的质量体系的符合性和有效性,即是否符合标准、管理手册等质量管理体系文件的规定并且已经得到有效实施。2)审核范围:如是一次性审核,则为全部门和全要素。如是滚动式审核或是有针对性的审核,则为部分部门和要素。部门包括,从最高管理者、管理者代表到生产经营、质量、安全、职教、办公室等职能机构以及作为施工现场的项目经理部等公司各级涉及到质量管理职责的所有组织机构。3)成立审核组:审核前成立审核组。审核活动应由无直接责任关系的审核员进行。因此,不能安
13、排审核员审核自己所在的部门。要选择好审核组长,审核组长应具有较强的组织协调能力、较高的文化知识水平和对本行业业务比较熟悉的审核人员担当。4)审核日程表:要对本次审核活动作出周密安排,列出详实的日程表。某一部门的审核时间长短视其管理职责而定,一般对生产经营部门、质管部门、项目部可安排2至3小时的审核时间,对最高管理者、管理者代表、职教、安全、办公室等部门可安排一个半小时的审核时间。5)编制检查表:现场审核任务繁重,情况复杂,有必要事先对审核中要审查的问题作设想,编制检查表,以备审核时有法可循,心中有数,行动不慌,保质保量地完成内审任务。检查表以部门为线索编制,问题的设置,要考虑尽可能覆盖ISO9
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