论内部关系的协调与沟通.doc
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1、论内部关系的协调与沟通 蔡晓君论内部关系的协调与沟通摘要:公共关系是一种“内求团结,外求发展”的管理艺术,良好的内部公共关系是处理好内部公共关系的基础,只有内部团结,才有外求发展的可能性。人们往往更关注组织外部的协调沟通,但是组织内部也存在这样的问题。成功的组织必然有一个充满理解信任、团结合作气氛的良好内部环境。组织内部的协调、沟通狂热以增强组织的凝聚力,维系良好的人际关系状态,避免和减少组织内部的摩擦,正确对待和处理冲突。要处理好内部关系的协调与沟通问题,要从员工关系和股东关系上入手。关键字:内部关系 员工关系 股东关系 协调 沟通沟通是人与人之间、组织与组织之间的信息交流,是实现我们的目标
2、、满足我们的需要、实现我们的抱负的重要工具之一。不论沟通是否有效,沟通构成了我们日常生活的主要部分,其关键在于我们说什么并不重要,别人听到什么才真正重要。这需要更高的技巧,与人交流要求我们巧妙地听和说,而不是无所顾忌地谈话。协调是使人们的行为趋于和谐,其行为导向指向共同目标的一种管理活动。沟通是手段,协调是目的。现代社会中,任何组织都是一个开放的系统。它必须与周围环境建立广泛的联系。作为组织对外交往的的“名片”和社会各界沟通的桥梁,公共关系职能部门需要运用交际、协调的手段为组织广结人缘,发展和相联系,减少社会摩擦,缓和各种冲突,于内外公众建立友好、合作的社会关系。美国公共关系学家F.P.赛特尔
3、指出:“公共关系如果没有良好的职工关系,想建立良好的外接关系几乎不可能。如果公司职工不支持公司,而要外界支持公司,也必无可能。公共关系人员已经逐渐认识到良好的公共关系来自公司内部。”可以说,公共关系是一种“内求团结,外求发展”的管理艺术,良好的内部公共关系是处理好内部公共关系的基础,只有内部团结,才有外求发展的可能性。1人们往往更关注组织外部的协调沟通,但是组织内部也存在这样的问题。成功的组织必然有一个充满理解信任、团结合作气氛的良好内部环境。组织内部的协调、沟通可以增强组织的凝聚力,维系良好的人际关系状态,避免和减少组织内部的摩擦,正确对待和处理冲突。由此可见,内部关系的协调与沟通是非常重要
4、的。要处理好内部关系的协调与沟通问题,就必须对内部关系有充分的理解。从总体上看,社会组织同内部公众之间的关系主要有两方面:员工关系和股东关系。(一) 员工关系的协调与沟通美国明尼苏达矿业制造公司(3M)是一家拥有百年历史、年收入在150亿美元、雇员总数高达70000名的航母式企业,成功之处在于其能够在快速变革的环境中以适宜的战略为聚焦点驾驭企业,以更具文化持续性和环境持续性的方式运作企业,针对整个利益相关者市场、针对经济、社会和环境需求做出更好的响应和适应。它实行这样一套方针:一旦员工以自己信奉的事物为依据,展示出蔑视权威的勇气,那么这种员工将被提升到管理岗位。“当错误发生时,如果我们的管理层
5、心胸狭隘,一味地批评挑剔,那么这将扼杀首创精神。而如果我们想持续增长的话,这种主动性不可或缺、至关重要!”麦克奈特如是说道。为了使这一理念正式化,3M公司确立了“15%规则”:员工可以将15%的工作时间用于检验他们认为也许有用的创意之上,无需证明自己的决定是否正当,无需获得上级同意。相对于从前为了获得机器式的最大增长所强加实行的一致性,这一自由是相当进步的。它提供了这样一个机会,能够有助于改进专业化和差异化流程。同时,3M公司鼓励员工进行发明创造。当员工有了好的构想之后,他可以从技术、创造、销售部门中找出志同道合者,负责设计产品,使之批量化生产及推向市场。如果这种新产品获得成功,关键人物的职务
6、与报酬就会自动提高。这种激励模式,大大提高员工的工作积极性和创造欲望。并且3M公司每年还举行一次庆功会,表彰出色的员工。3M公司的一系列措施,充分肯定员工的价值及其各方面,建立了良好合作气氛,是员工关系的协调与沟通的典范。2任何组织因其性质不同,其所面临的公众对象也不同,但有一个共同点,即每个组织都有自己的员工。因为员工是组织的细胞,组织的目的只有通过他们合理分工并各尽其责才能实现,所谓“内求团结”方能“外求发展”的道理就在这里,所谓只有做到“员工第一”才能真正做到“顾客第一”,也是这个道理。另外,每个员工对外都是直接代表着组织的形象,不论是从事外部事务工作的,还是承担内部分工任务的,皆如此。
7、鉴于这一点,员工关系不仅是一个组织“全员公关”的基础,而且是对象公共关系中最基本、最重要的一类。良好的员工关系是组织开展其他方面的公共关系必须具有的保证。美国学者欧文史密斯科根在他的公共关系一书中引用了一位公共关系顾问的话:“什么是公共关系呢?公共关系是推销员皮鞋上的闪光,脸上的微笑,握手时的力量;他是你参观公司办公室时笑盈盈走过来的服务员,是迅速为你接通电话的接线员;是你收到的由总经理亲笔签名的热情洋溢的慰问信任何在公司工作的人都是公共关系的一员上至公司总经理下肢新来的办事员,概莫能外。”因此,公关工作首先是培养员工归本组织的认同感、归属感(或称向心力、凝聚力);第二是创造和谐融洽的人事关系
8、。1了解员工,承认和尊重员工的个人价值。要建立良好的员工关系,首先必须了解员工,把握他们的需求、愿望,了解他们的兴趣爱好、追求等。然后,需要将员工的个人价值和组织的整体价值充分结合和统一,要让员工分享信息,参与决策,参与管理。最大程度的激发员工的积极性和创造性。而承认和尊重员工的个人价值,应通过各种途径与员工沟通信息,交流感情,了解员工的想法,创造生动活泼的人际交往机会,使领导与员工,以及员工与员工之间通过直接接触,增进相互了解和信任,形成一种融洽的、积极向上的人际关系环境。此外,公共关系部门还可以通过一系列形式,向员工宣传组织的经营战略、发展规划、产品销售、技术创新、人事变动、好人好事、合理
9、化建议以及组织各项方针政策,是内部公众了解组织各方面的发展变化,了解员工本人及其所在部门的工作情况和存在价值,减少和消除内部信息交流不畅、以及因此引起的组织与内部公众、内部公众之间的误会和冲突。2.在组织领导基层群众间建立体制化的联系渠道。具体做法包括:定期召开对话会、重视员工合理化建议、发挥各类自控传播媒介的作用、定期进行专题性的民意测试等等。如此一来,才能形成相互了解、相互信任与合作的组织气氛。3.对员工进行多种能力培训,开发潜力资源。员工的培训包括员工精神、工作、生活等方面素质和能力的培养教育。除了利用日常的会议及集体活动进行教育外,还可以通过短训练、脱产和半脱产学习等方式,进行政治、法
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