格瑞斯华东运营中心实施方案0.doc
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2、后勤)部主要工作是:执行办公设备、公共设施、店铺设施的日常管理和维护;执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行公司证照印鉴的管理;执行档案的归档管理;执皑耪腮肪疟助窝民孰哦率儡韶到翼券酱与纪肯输仍望描衙赢碉拐述栅恤龄旗仍舍挪骏晴旭舆疵孪胀靶挚登琶髓货佐进弹砚酮何挽昂帐六溪汐墙片桑卷瞒欲急菇识条刮强亢练嚼大刀绢卿蹭褪绊驭昼腑恢旷药谭兔谦铆小穴讶贴二鹅麻坷坚贝灿梅竟陈走帝煮昨跪噪晾琅艇鳃亚宾郴臣呢陶剂痔矣奄衔刺胃箱传眉石闹实培香儡得篓菌拇耿堵甲殿拿镀瓷园哑限庄效程计镶奖腔曹桩酣充啡毗陪陆裹恶抚釜伙虹膘剥许竞丰翠枪酌浓遮胀履版猖硫邮欣誓涝蜂讲凑咽畸愁瞥赞凶捷支文芽嗅痈勤坐拥鸿觉抛陋再坚虐弄辫片贮
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4、掐贵糙福公 司 组 织 框 架 方 案行 政(后勤) 部 工 作 流 程 (附工作流程图)行政(后勤)部主要工作是:执行办公设备、公共设施、店铺设施的日常管理和维护;执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行公司证照印鉴的管理;执行档案的归档管理;执行固定资产及低值易耗品的管理;执行各种费用的交纳;执行公司对外关系建立维护;执行突发事件处理;执行秘书事务管理;执行安全保卫工作;执行后勤的管理;执行行政日常事务处理;执行上级交办事务等。一、 执行公司证照申办流程成立公司或申请办理分支机构,先准备办理营业执照相关资料,然后到工商局领取营业执照登记申请表;营业执照申办完毕后,持营业执照原件及公司法
5、人代表身份证复印件办理组织机构代码证;组织机构代码证办理完毕后,准备相关资料办理税务登记证。税务登记证申办组织机构代码证申办营业执照申办成立公司二、 执行公司证照印鉴管理:对于公司的各种印鉴及证照,应进行妥善保管,并对其归档编号管理。证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记,特别是公章的外出借用、加盖,更应该按照公司的有关规定来执行,以免出现不良事件。使用部门申请部门主管审核归档管理存放印鉴、证照编号 按时归还、存放借阅、使用登记专管人员核对经理审批签字三、 执行办公用品及日常用品的采购、发放管理:月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况,并要根据相关规定作适当储备以备不时之需,作好
6、请购计划单经经理审批后,及时保质保量地采购办公用品和日常用品,采购物品应当定价定点,保证质优价廉。要作好物品出入库登记,每月盘存,帐物相符。经理审批请购计划单查看库存部门申请物品采购月末盘存出入登记检查验收监督检查帐物相符四、 执行固定资产及低值易耗品的管理:对于公司所有的固定资产以及低值易耗品,需要建立台帐清单,监督各部门于每月25日进行盘点,办公室会根据各部门盘点情况进行抽查,核对帐物是否相符,然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作固定资产、低耗品清单报表发放各部门;每季度组织财务部对各部门进行全面盘点,核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废,及时跟进各部门资产调动、出入库单据的
7、核对,做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符,应进行相应处罚。资产分类每月盘存核对帐物建立台帐清单五、 执行各部门及店铺基础设备、设施维修管理 行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制;电工负责对日常维修的材料进行申购及采购,保证质量;各部门对维修质量监督、确认。检查验收维修结束安排维修准备材料维修申请六、 执行文件档案的归档管理:根据不同种类档案的特点,做好系统编目、分类存放、排列有序,定期收集各类文件资料,并整理立卷归档。装订成册存放立卷归档分类整理编号文件、资料收集七、 文件资料收发、复印、传真、打印管理:各类文件资料收发、复印、传真、打印均需在登记薄上作
8、好详细登记、记录,及时将各类信息(通知、文件)进行上传下达,特别是各类价格通知、重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门;文件资料复印、传真、打印、准确记录上传下达行政审阅文件资料的收发八、 执行各种费用的支付:按时申请、交纳公司各项费用,例如:店铺租金、员工房屋租金、水电费、车辆养路费、车船税、工商管理费等。并将所要交纳的各项费用进行审核记录,对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确,以确保各职能部门工作的正常开展。统计各项所要交纳费用归类登记管理支付各项费用领导审批签字部门主管审批申请审批资金九、 执行对外关系建立维护:建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键,行政部门肩负
9、着对外沟通、协调的重任,要把对外关系维护作为重要工作来抓,企业的经营活动涉及到方方面面的关系,既有政府部门的,又有社会关系的,哪方面关系处理不好,或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通,并结合实际情况,建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象,要将对外关系维护情况及时向领导汇报,以便作出符合公司利益的调整。合理调整情况汇报经常维护沟通协调关系建立十、 执行处理突发事件。公司各种突发事件出现后,行政部门在收到信息的同时,要根据事件影响的大小,迅速向领导汇报,并及时处理,将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度,情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再
10、汇报,但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时,应把握有利原则,要充分维护公司或员工的利益,树立好公司的整体形象。妥善解决处理及时汇报领导主要情况收集突发事件出现处理结果汇报减少不利影响十一、 后勤服务保障。行政部门要将后勤服务保障列入日常工作中,要加强对食堂、宿舍、车辆的管理,为员工提供较为良好的生活、住宿环境,在符合经费开支规定的情况下使大家基本满意。要经常检查食堂收支情况,收集员工建议,提高保障质量;车辆管理中,要制定相应制度,经常提醒驾驶员遵章守纪,保证车辆随时处于良好的性能状态,确保人员接送、货物输送的时效性。员工满意提高质量收集建议加强检查拟定制度安全工作是企业的一项重要工作,行政
11、部门是安全工作的主要执行部门。日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程,要真正做到天天讲安全、处处抓安全,人人有安全、保密意识,只有安全保密工作做到位了,才能保证公司的正常工作秩序和正常的经营活动。要充分明确重点保卫位置,不定期地组织检查,认真查出安全隐患,及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制,签定安全责任制,规划安全教育、培训计划并认真加以实施。提高防范意识规划教育培训明确保卫目标熟悉安全制度确保整体安全组织实施检查十二、 日常事务处理。行政部门的工作杂而乱,涉及面广,大小事情多,并且很多事务具有不可确定性,临时出现的工作,会给当日计划工作带来很大的冲突,这时就要择其轻重而
12、处理。总体来讲,行政部门属于服务保障部门,是为其他部门包括店铺服务的,所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序,甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。临时事务处理注重时效结果择其轻重处理当日计划工作提高服务意识保证正常工作十三、 执行上级交办事务:优先完成领导交办各类事务,规定时限内完成不了的,应向领导说明其原因,并尽力尽快完成,最终将完成结果向领导汇报。汇报结果保质保量及时完成接受上级交办任务设行政(人事)经理一名,年薪5万直营部工作流程直营工作分为陈列、内务、督导,主要是提供服务及协助、指导、督促店铺的工作。现将直营工作流程编制如下:直营工作主
13、要分为:人员管理、货品管理、货场管理、日常事务处理四大类。市场督导每日工作流程:1、跟进每日店铺数据上传的准确性、及时性。2货品到货信息,发布到各店铺并跟进配货。3对每日销售与上周同期销售数据进行对比分析,对升降幅度较大的店铺进行单店分析其原因。 4、对无电脑专柜每日进行销售录入,下单配货,并核实其配货数量与其销售、库存是否合理,进行正确下单。5、到店检查相关工作、随时了解店铺情况市场督导每周工作流程1、周一查看负责片区的一周销售、库存、上周活动、现在配送中心存等。根据上周情况制定本周工作计划。2、周二经营分析时总结分析上周工作情况,制定本周工作计划、活动计划。3、周三店长会议。总结上周自己所
14、负责片区的货品、人员、活动情况。告诉店长本周计划,并组织店长和其他片区店长进行交流和互动。到店检查周二晚大扫除完成情况。4、每周三店长会议时收集专柜信息调查表、上周店长对员工的考核(由内务收集汇总)。周一做店铺(柜)与上周同期的销售对比分析,进销存分析、周二 “经营分析会议”对店铺一周整体销售进行概括总结。5、周四到自己所负责的片区巡店检查、周三店长反馈的相关店铺货源、陈列、卫生、活动、跟进店长是否把本周工作目标认真执行?执行效果如何?跟进店铺问题是否都有相关人员去解决。再把所收集到的问题汇总找相关人员解决。6、周五跟进本周末活动。店铺货源准备情况;活动准备情况及加班人员安排。7、周末到店协助
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