采购付款控制方案.doc

方案名称
采购付款控制方案
受控状态

编 号

执行部门

监督部门

考证部门

一、背景与目的
在采购环节中，采购付款直接或间接地影响着公司的采购成本。如果选择的付款方式不当，则会导致公司资金运转不足、资金浪费、采购成本提高从而提高生产成本、物流成本、管理费用等问题。因此，为降低采购成本，增加收益，公司须严格控制采购付款相关工作。
二、相关定义
采购付款指采购过程中因采购物品而需支付给供应商款项，采购付款控制是指采购专员对支付供应商款项相关活动和内容的控制，其主要包括以下3个方面的控制。
（一）采购付款支付方式的控制
采购付款方式包括现金支付、票据支付等。
（二）付款方式控制
根据付款进度不同公司可以选择不同方式支付供应商款项，其主要包括以下几种方式。
1．预付部分款项。
2．货到一次性现金支付。
3．货到票据支付。
4．货到后分期付款。
5．货到延期付款。
6．以上方式的结合。
（三）供应商优惠政策选择控制
采购过程中，采购专员须结合公司的具体情况，分析供应商提出的优惠政策方案，选择对公司最合适的优惠方案，降低订购成本。
三、明确职责分工
（一）公司高层
1．计划外采购须由公司主管副总审批签字后方可付款。
2．涉及金额重大的采购项目和计划外采购项目须经公司主管副总签字后方可付款。
3．因公司经营战略规划和公司规模扩大而发生采购项目须经公司总经理和董事会审批后方可付款。
（二）采购部
1．采购部经理
（1）审核采购付款方式。
（2）最终选择供应商提供的优惠政策。
（3）签订采购合同。
2．采购专员
（1）负责采购付款方式、时间等细节的谈判工作。
（2）负责分析供应商提供的优惠政策，并提出选择意见。
（3）草拟采购合同。
（4）整理付款凭证，提出付款申请。
（三）财务部
1．财务部经理
（1）指导监督成本会计做好采购成本核算工作。
（2）审核采购合同。
（3）审批支付采购款项。
2．成本会计
（1）负责审核采购付款凭证，按采购合同核算采购款项。
（2）上报财务部经理，开具付款凭证。
（3）做相关账务处理。
3．出纳
负责按照采购合同支付采购款项。
四、付款流程控制
公司须制定合理的付款流程，提高付款工作效率，降低人工成本，从而降低订购成本。公司的采购付款须按以下操作流程办理。
1．采购物品运抵仓库后，仓库管理员会同采购部采购专员、质量管理部质检人员验收物品。
2．验收时，采购专员与仓库管理员将物品与采购合同或订单、发货单等一一核对。确认无误后，填具验收单。
3．由质检人员对物品的质量按照公司的质检规范进行入库质检工作，经质检通过后，质检人员在验收单上签字。验收单一式三联，一联从仓储部留存，二联转送采购部，三联转送财务部。
4．采购部将验收单与采购合同的副本、供应商的发票、银行结算凭证一一核对，以确认采购业务的完成情况。
5．财务部收到验收单后，由成本会计将验收单与采购合同的副本、供应商的发票、银行结算凭证一一核对，并作为是否付款的依据，报财务部经理审批。
6．经财务经理审批通过后，成本会计根据付款依据开具付款凭证，由公司出纳按照采购合同规定的付款方式办理付款手续。
7．因物品与订货单要求不符或质检未通过等原因无法办理入库手续的，采购专员须及时与供应商联系，协商解决办法，并上报采购主管。根据协商一致的结果，仓储部办理退换货或入库手续（仍按上述流程办理），具体退换货参照公司的《退换货管理规定》，相应的付款手续按以上操作办理。
五、款项支付方式的控制
（一）不同支付方式对订购成本的影响
在决定支付订购款项时，可选择的支付方式主要现金支付、票据支付。二者对订购成本有着不同的影响，具体如下表所示。
不同支付方式对订购成本的影响分析表
支付方式
对订购成本的影响
现金支付
采用现金支付，须满足下列两个条件
1．公司资金充足
在公司资金充足的情况下，公司选择现金支付往往能换来供应商提供的比票据更多的优惠或更大的折扣，且付款手续简单，减少相关的人工费用和银行手续费，提高工作效率，从而降低采购成本
2．当前银行利率较低
公司在保证资金运转正常的情况下，如果银行利率较低，且预测近期并不会上调时，可采取现金支付
票据支付
1．票据是指商业上由出票人签发，无条件约定自己或要求他人支付一定金额，可流通转让的有价证券，持有人具有一定权力的凭证
2．票据有一定时间的贴现期，通过票据付款，公司相应的资金可用于其它方面投资而获得投资回报，这种回报往往比由于使用票据付款而增加的人工费用等要高得多
基于上述两点，一般情况下，公司鼓励使用票据付款
（二）付款方式与付款时间控制
公司采购付款方式和付款时间的不同直接或间接影响着订购成本，如一次性付款和分期付款两种付款方式的会计入账支付等所花费的成本不同，后者所花费的入账成本明显比前者高，但因分期付款而获得的公司资金的利用回报收益却可能远比所其多花费的成本高得多。
（三）付款方式与供应商优惠条件控制
针对不同的付款方式，其供应商提供的优惠价格也不同，公司可根据公司内部的实际情况和供应商提供的优惠条件，选择最合适公司的付款方式进行付款。
1．付款方式
公司可采取的付款方式一般有预付部份款项、货到现金一次性支付、分期付款、延期付款等。
2．选择合适的供应商优惠条件
（1）公司资金相对充裕，而一次性付款其优惠折扣够高时，公司可采取货到现金一次性支付的方式付款。
（2）资金不够充裕时，一次性付款可能导致公司资金不足、丧失其它投资机会等损失，而供应商的优惠政策无法弥补这这些损失时，公司须尽可能采用票据支付、分期付款、延期付款的方式支付款项。
（3）在公司资金短缺时，公司须尽可能以分期付款、延期付款的方式支付款项。
（4）经常性的物品采购，公司可选择固定的供应商建立良好合作关系，从而获得相对优惠的采购价格，并在公司资金不足时，可获得供应商提供的信用优惠。
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责