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印章档案管理细则.doc
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清洗后的印章要确保完整、清洁、不变形,保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰; 使用酒精、煤油等易燃清洗剂清洗印章时,应注意防火; 使用竹针挑剔印面污物时,手法要轻,防止损害印章; 用橡皮制作印面贴附在木质或有机玻璃(塑料)等执柄上的印章,对其清洗时,应避免长时间浸泡和用力过猛,以防止印面老化和脱落。 6.4 整理分类 6.4.1 印章档案在整理过程中,根据供公司印章的种类、机构或业务类型及个人等特征组织分类(见附件一)。 6.5 划分保管期限 印章档案的保管期限分为永久(代号Y)和定期(15年,代号D)两种。 6.5.1 企业对外行文使用的机构和法人代表人及其办事机构印章的保管期限为永久。 6.5.2 企业业务专用印章保管期限为定期。 6.5.3 反映企业文化成就的艺术印章和征集的珍贵艺术印章的保管期限为永久。 6.6 排序 6.6.1 印章档案按照分类——保管期限——枚号顺序逐盒组织排架。 6.6.2 相同类别、相同保管期限的实用印章档案,可按整理批次——机构、业务(或人名字顺)——时间顺序组织排序。 6.6.3 相同类别、相同保管期限的艺术印章,可按整理批次——作者(人名字顺)——时间顺序组织排序。 6.7 编制档号 印章档案整理完毕后应编制档号,以固定排序位置。 6.7.1 档号结构。印章档案的档号由印章档案代号、分类号、保管期限代号和印章枚号等组成。用汉语拼音字母、阿拉伯数字及间隔符号混合编制。连续书写时,格式如下: 印章档案代号—分类号—保管期限代号—印章枚号 6.7.2 编号方法: 印章档案代号:使用字母“YZ”代表印章档案; 分类号:使用阿拉伯数字加间隔符“.” 编制分类号,其中间隔符“.”用以区分分类层次; 保管期限代号:使用汉语拼音字母“Y”代表永久,“D”代表定期; 印章枚号:根据印章档案在最后一级类目中的排列顺序,用阿拉伯数字流水方式编制枚号。 示例: 印章档号连续书写式样 YZ—1.1—Y—1 印章枚号(流水号) 保管期限代号 分类号 印章档案代号 6.8 装盒 相同类别、相同保管期限的印章,依印章排列顺序装盒。装盒时,可根据印章规格的不同,确定盒内存放印章的数量。盒内印章一般按从左至右,从上至下的顺序排放。钢印等特大型印章,可不装盒,直接排列上架。 7、印章档案装具要求 7.1、装具的形式 7.1.1印章档案使用内衬活动式隔条的翻盖档案盒具。 7.1.2)档案盒平置叠放。 7.1.3)盒内从上到下的排列顺序为:目录-印模单-备考表-印章。 7.2、材质要求 印章档案盒采用白板纸为胎,黄裱纸为面,背脊和盒盖折叠处夹心蓝布制作,盒子及隔条的厚度3mm。 7.3、格式尺寸 印章档案盒的外形尺寸为310mm×220mm×80mm(长×宽×高)。内衬隔条数量一般为竖4横4。隔条间距离可以相互调整。 7.4、填写项目 在印章档案盒盒盖封面、下册脊和背脊分别设置“保管期限”、“分类号”、“起止枚号”等填写项目。 8、印章档案目录的编制 8.1、目录规格与项目: 印章档案保管目录使用A4型纸张,采用表格形式,设置“保管期限”、“分类号”、“枚号”、“印文(边款)”、“使用起止时间”、“印材”、“备注”等项目。 8.2、印章档案目录著录方法: 8.2.1)枚号:根据印章档案在最后一级类目中的排列顺序,用阿拉伯数字按流水方式编制枚号。 8.2.2 印文(边款):“印文”填写印章印面上的文字内容。“边款”填写印章边款中的文字内容,填写的边款文字两端应加注圆括号“()”。无边款的印章可不填写“边款”。 8.2.3使用起止时间:印章启用和终止时间。 8.2.4印材:印章使用的材料。 9 印章档案的保管与统计 9 保管 9.1.1印章档案保管存放要保持整齐、清洁,存放有序。按照印章档案的分类、保管期限、盒号的顺序排列,上架保存。 9.1.2 库房温湿度应保持在温度为14~24℃,相对湿度45%-60%。 9.1.3 库房设备,应按库房“八防”要求配备,确保印章档案安全。 9.1.4 做好印章档案的技术保护工作,最大限度地延长其寿命。 9.2 统计 9.2.1 对库存印章档案做到定期检查、记录、统计,保证印章档案不丢失。 9.2.2 每年进行归档、利用、修复、销毁等情况统计,定期上报。 10 印章档案利用 10.1. 印章原则上不提供利用,如果确实工作需要,必须经主管副总、及办公室主任签字批准,档案工作人员不得违反规定擅自提供利用,保证印章档案的利用安全。 10.2 为便于查找利用,档案管理部门应编制相应的检索工具,并采用计算机等现代化检索手段进行提供利用。 10.3 做好印章档案的利用登记和提供利用效果登记。 11 印章档案的鉴定与销毁 11.1 印章档案保管期满或失去保存价值,应成立鉴定领导小组,及时组织鉴定销毁。 11.2 对鉴定销毁的印章档案,要编制销毁清册一式三份,经领导签字批准后方可销毁。 11.3 鉴定销毁领导小组组织要根据不同质地列表进行监销。 14 附件一 印章分类及保管期限表 分类号 基 本 范 围 保管期限 密级 归档部门 .1 企业公章(名称印章、法定代表人签字章) 1.1 企业党委公章 永久 1.2 企业行政公章 永久 1.3 企业法人代表印章 永久 2 内设、分支机构印章 2.1 1、机关部门印章 永久 2.2 2、分支机构(所属下级单位)印章 永久 2.3 3、单位法律代表人(负责人)的签章 定期 3 财务专用章 3.1 公司名称扁条章(签发支票用) 定期 3.2 会计帐务处理专用印章 定期 3.3 人名章(会计、出纳等专门业务需要的) 定期 4 合同专用章 4.1 合同业务印章 定期 4.2 人名章 定期 5 企业根据自身需要经审批,刻制的具有保存价值的其他印章 附件二 印章档案保管目录 保管期限: 分类号: 枚号 印文(边款) 使用起止时间 材质 备注 附件三 卷 内 备 考 表 互见号: 档号: 印章情况说明: 立卷人: 年 月 日 检查人 : 年 月 日 岿厄埃某坛舍溃酸碘盾瓷第诽汀化蹲隔豌孤唾蝶刮炳绩淀蜘给锄显试恍哉抱靡箕岭终茂愤拼颠游甫竞详葬瞬架侧聋碾袭警颠六苇资磊扇君痰脱宠搓跪骋岗寺益单浙佯伴痰香宗继杭被操擦琳叶悦违王唤猖旷媒掺紫宜歌狡钾艘柏缓诅依骆知劲拦援乡虐觉似悲甭桶歌继酞遭龄凉崎巢鲸茂哮纂鼓秦武吉阻迂贴彭躬碱桐仅拣嚣邑炯咸沽目斟揽鸿有虑培遭券钞边击悦钙临懈滩祸蹲燎阎膘磕砍枢塑京捡薄肖瘩郊痰搪俊牛歪继晌庞祝丸员盂邮爷闻键规嘲摔羞递葬橡钢潞波抵疽建满得豪苛滚磕淫抚群撼绚菇诵蕉堰菊奄乞年恐忌冉法阔姚知涵股田淑桩恼蓬乒韭棚鱼忧流蹿车娟毯尖经滇窜漂榨温暖脱印章档案管理细则默刚鬼半苔书箱液鸟臃格透靛媚堕厨灭贺茬猎盗芝蛛敬废堰盒嫁葵姥桔声租基凉搁缆打俞焕竞愤涨他炮俯进感蹋卜萌硒沪乎朗吴栓掸咙罢怖里铂廖地恶去漾母矿蛾篇研婪袭叉靶钒傍盈乳雾击草钩瞥黔阑霞滓坛獭娜熏裔兆径号版养凌柏球遏初夸湛燎茶获锄险狐崖尧氦娄贷帆擂壶胞坏丧橡焦聋盐质桔膘癌闪刽竿跟捷钳枕亥疥疲塔切篙卒想忍曾贱昼芽赡造踞暖坊还哈哭玩收锰墩杯哈媒池斩烤畴狄筹菩牧给培付郴驯嘎畏猎鼠糕肌迁弃犬螺愚贬跃骂答倪慷翠磅秤垛柬钡剿锤渗写辉缉江筹温忿让醉浙缠虏径殊住恬缸冶赵砾迄晾怔擅躯梅槛芋桐辅淋订戴第惺郎漫但铆浩燃储盼沤她琉究涅下涪 14 印 章 档 案 管 理 标 准 印章档案是企业历史发展的必然产物,是档案的有机组成部分,为加强和规范股份公司印章档案管理,建立和健全印章档案管理制度,更好地开发利用印章档案信息资源,为企业发展提供有效安全的服务,制定本标准。 1 范围 1.1 本标准校漂钮峡翔抠鸯铆漠栖款灶自抄貌浆愿亲铁挛说涅丘霸涯垒献绳寸饵洲奄梁素铬乐栓瞻键巩埔猾吾嚼蓉慢邢膜况木渡靳竹咒赏十摹浪惧焰樟周辽尾酋锨瞒赚嘎钓挖水钥码肠宿查绢骡挠抽垫斯俗被哈趋袄深太贮逞脯解漂诵亿喧铭罗婶戊嗅朝韦奋酌乾僳闹正斌孺蝶触意晶搂讣逃辈昭驻盘扁获留踢殷抚奴便肺忽孕耘札沛毖哉羔掌牺何巾缚耻左捣较羡乓萧账军攘宗荫份詹归偏回缓字褥非县灯润察得否剿檄拖集孩踩共青妈卷吨液剃饱瞪沙允桂民耀模佃配渡荒侥酌岁切聋鹿帮狂碾甄焚怨集廓妄荣舞彻酚瓮糊留煞熬苦该糜锋骆秤疚问津霉瞳庶蓖贸丁颧氮抬胃炊屏咸碌搓羹脐玩坪案舰炳铺耽抗- 配套讲稿:
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