公司印章管理工作标准.doc

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Q/YHPM
郑州市元亨物业管理有限公司

企业标准
Q/YHPM-11-GZ-01-2014

公司印章管理工作标准
The company an official seal manages a work standard

2014-5-13发布 2014-6-1实施

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郑州市元亨物业管理有限公司

企业标准
Q/YHPM-11-GZ-01-2014

公司印章管理工作标准
The company an official seal manages a work standard

2014-5-13发布 2014-6-1实施

郑州市元亨物业管理有限公司 发 布

文件管理标准Q/AIFM-11-GZ-01-2014 　　 版次/修订状态：A/0
前 言
本标准对我公司印章管理的内容与要求、责任与权限、检查与审核等做出了规定。本标准的实施，将进一步加强我公司印章的管理，促进我公司现代化管理。
本标准由总经理提出。
本标准由人力资源中心归口管理并负责解释。
本标准由人力资源中心起草。
本标准主要起草人： 王耀伟
本标准修订人：李秀平
本标准审核人：
本标准批准人：
2014-5-13发布 郑州元亨物业管理有限公司 2014-6-1实施 页码 5/5
文件管理标准Q/YHPM-11-GZ-01-2014 　　　　　 版次/修订状态：A/0
公司印章管理工作标准

1 主题内容与适用范围
本标准规定了公司对印章制发、使用等实施控制，以实现印章统一制发、统一保管和使用审批。
本标准适用于公司及各部门各类印章的管理。
2 引用标准
根据GB/T19001-2008《质量管理体系 》要求，结合我公司实际情况制订。
3 责任与权限
3.1 总经理负责公司印章使用的审批并承担审批责任。
3.2 各部门负责人负责本部门印章使用的审核并承担审核责任。
3.3 财务部经理负责财务专用章的管理并承担管理责任。
4 工作内容与要求
4.1. 印章的制发
4.1.1. 公司印章的刻制必须办理申请手续；
4.1.2. 公司公章、部门章、职衔签字章的制发由总经办办理；印章刻制申请程序为：
a) 公司公章、财务章，由人力资源中心申请，经总经理签批，报公安机关备案后，到指定单位刻制。
b) 公司各部门用公章，由各部门申请，经人力资源中心审核，报总经理签批后，交人力资源中心办理刻制。
c) 职衔签字章，由总经办根据工作需要，报总经理审批后刻制。
d) 功能章由各部门根据工作需要申请，经人力资源中心审核，报总经理签批后，交人力资源中心刻制或购买。
4.1.3 凡未经正当审批程序而私自刻制的印章，公司一律不予承认；同时保留追究刻制部门或个人的法律责任的权利。
4.2 印章的使用
4.2.1 所有新刻制的印章，经人力资源中心进行登记备案后，视情况通知申请部门领取或由人力资源中心管理。
4.2.2 申请刻制部门需由负责人指定印章保管人，负责印章领取、使用、保管或由人力资源中心管理。
4.2.3 印章的使用必须严格遵守规定的使用范围，超越使用范围，公司将追究印章保管人的责任。
4.2.4 公章、部门章、职章的使用必须办理申请手续，按指定的程序审批后方可加盖。一般审批程序：填写“加盖印章申请单”→印章管辖部门最高负责人签批→人力资源签批→呈总经理签批→印章保管人加盖。对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题，必须上报或请示总经理签批。
4.2.5 印章审批时连同盖章文件办理手续，审批后申请人应连同经审核的文件文稿等一并交印章管理员用印，不允许申请人自行用印。
4.2.6 用印前，印章管理员应认真审核，明确用章的内容和目的，确认符合用章手续，并在用章登记簿上做好记录后，方可用章；凡无正当的审批手续，一律不予加盖公章。
4.2.7 公章应加盖在指定的盖印处，并确保印迹清晰，章印端正。
4.2.8 公章管理员未经同意不得私自用印，不得在空白凭证或空白纸上加盖公章。否则，将给予行政处分，且由此而造成的公司损失，公司保留追究其法律责任的权利。
4.2.9 原则上不得将公司印章携带外出使用，如特殊情况应事先填写 “借用印章申请单”，详细说明用途及使用时间，经部门最高负责人签批、印章管辖部门最高负责人签批后，方可携带外出使用；且使用时间一般不得超过一天，使用完毕应立即归还，印章保管员必须做好借用登记，归还后进行核销。
4.3 公章的保管
4.3.1 公司的公章统一由人力资源中心管辖；职衔章由本人保管；部门章由所属部门负责人保管；功能章由所属部门负责人或指定人保管。
4.3.2 印章管理员应做好印章各项事宜的记录工作，并对盖章文件必须做好保密工作，将所管理的印章名称、申报年月、保管人姓名等资料每季度汇总一次，备份呈递人力资源中心备案。
4.3.3 公章应存放于安全牢固的箱、柜中，使用后要及时收存锁好，不得随意放置；公章要注意保养，防止碰损，保持印迹清晰。
4.3.4 损坏、丢失处理：
a) 印章丢失后，必须立即书面写出报告，部门负责人审核确认后，报人力资源中心登记。
b) 人力资源中心应及时将报告呈总经理审批意见，由公司予以备案，须予以登报声明的由人力资源中心办理。
c) 公司按行政奖罚的有关规定对责任人予以行政处罚。
d) 使用部门提出重新刻制申请，并经审批、刻制。
4.4 公章的停用与废止
4.4.1 公章残旧、印迹不清或公司/部门更名需要更换印章，应及时提出申请重新刻制；新刻制的印章启用前必须将旧章交还人力资源中心，由人力资源中心进行销毁。
4.4.2 若公司/部门因撤消及其他原因停止使用印章，应上交人力资源中心。
4.4.3 封存，总经办收回废止的印章后，要发出该印章的停用或作废通告。
4.4.4 废止的印章由人力资源中心保存三年，在征得总经理同意后，进行销毁。
5 相关流程
5.1 BP-ADD-001 《公司印章管理流程》
6 相关文件
6.1 Q/YHPM-01-GL-01-2014 《文件管理标准》
6.2 Q/-01-GL-02-2014 《记录管理标准》
7 相关记录
7.1 Q/YHPM-01-GR-30-2014 《加盖印章申请表》
7.2 Q/YHPM-01-GR-31-2014《刻制印章申请表》
8 检查与考核
按本标准及公司有关考核制度进行检查与考核。

郑州市元亨物业管理有限公司
用章
部门

申请人

文件
经办人

印章类别
□公司章□行政章□合同章 □财务章□其他章
日期

文件内容

份数

备注

印章管理员

部门负责人审批
人力资源中心审批
财务审批
总经理审批

加盖印章申请表
表单编号：Q/YHPM-01-GR-01-2014
郑州市元亨物业管理有限公司
刻制印章申请表
申请
部门

申请日期

经办人

印章全称

数量

刻制原因及用途

形状（附样板）

备注

部门负责人审批
人力资源中心审批
财务审批
总经理审批

表单编号：Q/YHPM-01-GR-01-2014
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公司印章管理工作标准
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2014-5-13发布 2014-6-1实施

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