企业费用报销制度及报销流程.doc

费用报销制度
(试行)

第一章 总则
为了加强企业内部管理，规范企业平常费用开支与报销行为，严格控制费用开支范围与审批权限，特制定本制度。
第一条 本制度根据有关财经制度及企业实际状况，按费用项目制定报销原则、费用开支范围和授权审批规定。
第二条 本制度合用于恒昱企业及分、子企业全体员工。　
第二章 平常费用报销制度及流程
第三条 平常费用重要包括差旅费、通讯费、交通费、办公费、业务招待费、培训费、会议费、福利费等
第四条 费用报销一般规定
　 一. 报销人必须获得对应合法票据,发票背面有经办人签名。
　　二. 填写报销单:根据费用性质填写对应单据，严格按单据规定项目认真填写，注明附件张数，金额大小写须完全一致(不得涂改)，简述费用内容或事由。
　　三. 按规定审批程序报批。
　　四. 报销5000元以上需提前一天告知财务部以便备款。
五. 需制定费用报销原则费用项目，于每年一月三十日前将经董事长审批费用报销原则交财务部立案。
第五条 费用报销一般流程:报销人整顿报销单据并填写对应费用报销单→部门经理审核签字→财务复核→总经理审核→财务报销。
第三章 授权审批规定
董事长做为企业法人代表，对企业一切费用拥有报销审批权，但为了保障企业平常费用开支合理性和报销审批及时性，对企业在费用报销审批权限做如下授权：
第六条 平常费用审批权限表
费用项目
授权范围
差旅费
授权财务部按差旅费报销原则审批（但部门负责人应确认出差真实性）
通讯费
授权财务部按通讯费报销原则审批
职工薪酬
授权行政人事部直接扣缴社保；
应交税金
授权平常税金申报由总经理审批；
银行费用
授权财务部按银行单据直接扣缴手续费、利息支出等。
第四章 费用报销详细规定
第七条 差旅费报销制度及流程。
一. 差旅费开支范围：
企业员工因工作需要到外地办理业务，当日不能返回，外出期间所需发生交通费、伙食费、住宿费属于差旅费开支报销范围。
二. 差旅费报销管理规定
（一） 差旅费报销实行“据实报销”和“费用包干”相结合措施。伴随出差产生交通费、住宿费凭正式发票按报销程序审批后据实报销，实际发生额未到达报销原则金额按实际发票金额报销，实际发生额超过报销原则部分由员工自行承担；
（二） 出差伙食补助实行定额包干，按实际出差天数计算，实行节省自得，超支不补原则。
（三） 实际出差天数计算以所乘交通工具出发时间与抵到达都时间为准，12：00后来出发(或12：00此前抵达)以半天计，12：00此前出发(或12：00后来抵达)以一天计。
（四） 部门负责人出差需乘坐火车时间超过18小时，经董事长同意，可乘坐软卧或飞机。
（五） 出差人员在外宴请客户按业务招待费管理措施规定办理，在报销差旅费时应在报销单上注明并按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当日伙食补助。
（六）出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等，报销人应在报销单据上注明，企业将不予反复报销有关费用。
三．差旅费报销原则
出差地分为A、B、C三类。
A类地区：北京、上海、深圳、广州；
B类地区：重庆、天津、珠海、厦门及省会都市；
C类地区：省内、外一般地区。

项目
等级
原则

职务
火车
轮船
飞机
其他交通工具（不包括出租汽车）
市内
交通
费
住宿原则
出差（餐）补助费

包干总额
A类
B类
C类
A类
B类
C类
A类
B类
C类
集团总经理
软卧
二等仓
一般舱
按实
报销
100
650
550
450
160
140
120

260

240

220
副总/总监级
软卧
二等仓
一般舱
按实
报销
80
400
350
240
120
90
60

200

170

140
部门经理/经营企业负责人
硬卧
二等仓
一般舱
按实
报销
60
350
300
200
100
80
60

160

140

120
总部主管/二级单位经理
硬卧
三等仓
一般舱
按实
报销
50
300
260
180
80
60
50

130

110

100
其他员工
硬卧
三等仓
一般舱
按实
报销
40
250
220
160
80
60
50

120

100

90
四．差旅费报销流程
　　（一）. 出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目、行程安排、交通工具及估计差旅费用项目等，一般人员出差申请单由部门负责人审核后报分管副总同意，部门负责人出差由分管副总审核后报董事长同意，企业副总出差报董事长同意。
　　（二）. 借支差旅费：出差人员按《备用金管理措施》到财务部办理借款手续。
　　 (三) . 购票: 出差人员持审批过出差申请表，到行政部订票或自行订票，订票费用由出差人员从借支差旅费中支付，行政部统一办理企业总经理或董事长出差订票与报销事宜，行政部应做好记录保证订票费用支付与报销对。
　　（四）. 返回报销：出差人员回来后应按《备用金管理措施》在规定期间内办理报销事宜，报销时出差人员应根据实际发生差旅费用按费用报销流程填写《差旅费报销单》，办理报销手续。
第八条 通讯费报销制度及流程
　　一． 通讯费报销管理规定
　　1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平原则，员工手机费用报销采用按岗位确定原则，即根据不一样岗位、员工工作性质和职位不一样设定不一样报销原则，详细原则由行政部根据不一样岗位级别及性质，在年初公布通讯费报销原则。
　　2.固定电话费：企业为员工提供工作必须固定电话，并由企业统一支付话费。员工不得用企业固定电话打私人电话。固定电话费由行政部指定专人按平常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动状况应到电信局查明原因，特殊状况报分管副总指示处理措施。
　　二．报销流程
　　通讯费报销按授权报销流程，经财务部审核后即可报销。
第九条 交通费报销制度及流程
一．交通费报销管理规定：
（一）．外出办公乘车方式
１．外出办公需要用车，原则上应乘坐公交、地铁等公共交通车辆，发生车费凭票报销；
２．外出办公因交通不便、搬运物品、到银行取现金、事情紧急等状况经部门负责人同意可乘坐出租车；
３．办事人员有驾驶证可自行驾车，外出期间车辆安全、人身安全、违法交规均由其自行负责；
4 . 除特殊岗位因工作性质外出办公频繁，交通费采用凭票据实报销措施外，其他员工外出办事交通费超过企业核定原则部分不再予以报销。
（二）．私车公用方式
企业车辆不能满足所有人员外出办事规定，因工作性质需常常外出，自己有私车可用于外出办事，经董事长同意后，按企业车辆费用报销原则执行，外出期间车辆安全、人身安全、违法交规均由其自行负责。
　　二．交通费报销流程
（一） 定额内报销需凭公共交通发票、出租车发票或油费发票报销。
（二）定额外据实报销除交通发票外，需附外出交通费清单，注明列明时间、所办事项、金额等内容，并经部门负责人签字审批。
（三）定额内交通费报销按授权报销流程，经财务部审核即可报销，定额外交通费报销按费用报销一般流程办理。
第十条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程
　　一. 办公费、低值易耗品报销管理规定:
为了合理控制费用支出,此类费用由企业行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。
办公用品采用定点采购方式，通过比价确定供应商，每月在该供应商处采购所需办公用品，按月获得发票及采购物品清单统一报销。
　　二. 报销流程
　　(一). 购置申请: 除定点采购办公用品外，发生其他办公费、低值易耗品采购均需提出购置申请，经企业董事长同意后方可进行采购。
（二）. 报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按平常费用审批程序报批。审批后报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部，按平常费用报销流程付款或抵冲借支。
第十一条 招待费报销制度及流程
　　一. 招待费报销管理规定
（一）.因工作需求产生招待费，需事先填制业务招待费申请单，列明接待人数，陪伴人数，就餐原则等获得董事长同意，因时间关系无法先填单据，应电话请示同意后先行接待，后补书面手续。
（二）内部员工会餐产生费用，应获得发票按发票性质报销 。
二．报销流程：
　　（一）. 招待费发生前应就接待范围和原则获得同意，经同意业务招待费申请单应作为报销附件。
（二）. 经办人按平常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
第十二条 其他专题费用报销及流程管理
　　(一) 其他费用包括会议费、培训费、征询费、业务宣传费等等多种费用项目。
　　(二) 费用原则：此类费用由部门经理根据实际需要向董事长请示，费用金额在200元如下或事情紧急等特殊状况可口头请示，经同意后方可发生。
　　(三) 财务报销流程
经办人按平常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
　　　　 第五章 报销时间及其他规定
　　第十三条 为了协调企业对内、对外业务工作安排，以便员工费用报销，财务部将报销时间详细安排如下：
　　1.财务报销：企业财务部每周一至周三为财务报销日。每月25日后来停止财务报销。
　　2.借支及其他业务不受以上时间限制，可随时办理。
3.报销凭证由报销人自行保管，并按报销流程办理报销签证手续，报销手续齐备后到财务部出纳处领取现金。
第六章 附则
第十四条 本制度解释权归企业财务部。
第十五条 本制度自下发之日起试行。
二○一三年十月十五日
　　 业务招待费申请单
部门

日期

接待人数

陪伴人数

接待单位

就餐地点

就餐原则

烟酒领用

审批人

备注