印鉴管理办法.doc

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目的 ：為周延公司印鑑之使用、管理，以確保公司業務之正常運作，並
保障公司之權益，特訂定此辦法。

範圍 ：有冠公司、負責人名稱之大小印鑑；含特殊用途之公司、負責人專
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文件名稱 大成長城企業(股)公司印鑑管理辦法 頁次 1/9

一、 目的 ：為周延公司印鑑之使用、管理，以確保公司業務之正常運作，並
保障公司之權益，特訂定此辦法。

二、 範圍 ：有冠公司、負責人名稱之大小印鑑；含特殊用途之公司、負責人專
用印章。

三、定義 ：
(一) 印鑑：行文時代表公司，足以影響公司權益之公司、負責人大小印章。
(二) 特殊用途專用印鑑：行文時亦代表公司，足以影響公司權益，屬部
門自行管理之特殊用途專用印章。

四、權責：
(一) 印鑑總管：負責公司所有依本法範圍內之各式印鑑之登記及列管。
(二) 印鑑保管人：負責所保管印鑑之使用及管理。
原則上，單位最高主管即負屬於該部門印鑑之保管責任，唯單位最
高主管得依業務需要指定印鑑保管人擔當印鑑使用及管理工作。
(三) 印鑑借用人：在印鑑借用期間，確保印鑑在借用範圍內之正確使用，並避免印鑑之遺失或毀損。
(四) 行政部及財務部負責會同進行印鑑之盤點工作。

五、內容 ：
(一) 刻印之申請：
1. 有冠公司、負責人名稱之印章刻製，需提出申請，不得私自刻印。
2. 申請時，申請單位填寫印章刻製申請書，註明刻印原因及用途，
經單位最高主管簽核，呈總經理核准後，交行政部刻印。
3. 印鑑能以專用歸屬者, 儘量以專屬用途的方式刻製與管理，並在
印鑑蓋印處直接刻上 ”XX 專用” 字樣，如 “收款專用” “採購專
用” 等，以利區分，樣式如附件。
4. 印鑑刻製前行政部應照會印鑑總管登記列管，若型式類似之印鑑
不只一顆，則印鑑總管應給予號碼 (在印章刻製申請書上註明)，
刻印時並直接在印鑑蓋印處刻上此號碼，以與其他印鑑區分。樣
式如附件。
5. 行政部刻好印章後，交至公司印鑑總管處詳填印鑑登記卡，由印
鑑總管予以編號、分類登錄後，始得交原申請單位之最高主管或
其指定之印鑑保管人管理，並請其在印章刻製申請書上簽收。印
文件名稱 大成長城企業(股)公司印鑑管理辦法 頁次 2/9
章刻製申請書由印鑑總管影印一份留底，正本轉回行政部據以請
款。
6. 未經印鑑登記卡登記在案列管之公司及負責人印章，公司得不予
承認，視為偽章，且將追究相關管理與法律責任。

(二) 用印之申請：
1. 印鑑用印之申請：
文件用印之申請，申請用印人填寫用印申請表，經單位最高主管
簽核後，呈資深執行副總經理以上主管核准，印鑑保管人始得依
申請範圍用印，並填寫用印紀錄。
2. 特殊用途專用印鑑用印之申請：
申請用印人填寫用印申請表，經單位最高主管簽核後，印鑑保管
人始得依申請範圍用印，並填寫用印紀錄。
3. 印鑑保管人應將用印申請表彙整並保存至少 3 年。

(三) 印鑑之借用與歸還：
1. 印鑑之借出：
(1) 借用人填寫借用申請書，經單位最高主管簽核後，呈資深執
行副總經理以上主管核准，印鑑保管人始得依借用日期借予
借用人。借用人僅可就借用申請書上之用途使用。
(2) 印鑑借出期間，公司得僅承認申請單位借印時申請用印之範圍，在此範圍外若有不當用印情形發生，由借用人及該單位核准借用主管負責，公司將追究其相關管理與法律責任。
2. 特殊用途專用印鑑之借出：
申請借用人填寫借用申請書，經單位最高主管核准後，印鑑保管
人得依借用日期借予借用人，借出期間，借用人僅限借用申請書
上之用途使用。
3. 印鑑借出前應先在借用申請書上蓋上印模，以利歸還時核對之用。
4. 印鑑之歸還：
(1) 借用人歸還印鑑時，印鑑保管人須核對借用申請書上之印模
以確認歸還印鑑之正確及完整性。
(2) 借用人須於申請書上的交還日期前將印鑑歸還印鑑保管人。
若因不可抗拒因素須超過原定交還時間，應於逾期前主動向
印鑑保管人報備及說明。若無報備而逾期未還，印鑑保管人
應告知借用單位主管並予以催討。
(3) 歸還時，印鑑保管人應在借用申請書上註明實際交還時間。
文件名稱 大成長城企業(股)公司印鑑管理辦法 頁次 3/9
(四) 印鑑遺失或毀損之註銷

1. 印鑑因遺失或毀損而不堪使用，應申請註銷。
2. 印鑑之註銷申請
(1) 由印鑑保管人提出簽呈申請並註明預定註銷之日期，呈部門
最高主管及總經理核准後，影印交印鑑總管據以在原留印鑑
登記卡上註明預定註銷日期。
(2) 並由印鑑保管人影印核准之簽呈，依留存之用印紀錄通知各
曾用印相關單位該印鑑註銷之日期，請各相關單位配合用新
印需要之相關作業，以利銜接。
(3) 新印鑑於舊印鑑註銷日啟用。
(4) 註銷之印鑑銷毀：毀損之印鑑須繳回印鑑總管，由印鑑總管
會同行政部及財務部予以銷毀。並在印鑑
登記卡上註明正式註銷日期。
3. 已向公司外部之機關或公司行號登記使用之印鑑，須另行由原登
記人正式發函，並循原登記單位規定程序辦理印信之註銷。

(五) 印鑑之盤點
本法開始實施時，應先對目前印鑑做一徹底的盤點，以確保其完整
性。另為確保印鑑的正常保管，在每年年度盤點時，將印鑑併入盤
點的範圍，列表清點，並保存盤點紀錄。

(六) 印鑑保管代理人
印鑑保管人請假或出差時，須指定代理人代為執行印鑑管理業務。
代理作業時，應註明代理起迄時間，以確認責任歸屬。印鑑保管人
辦理離職時，務必將印鑑列入重要移交項目。

(七) 其他規定：
印鑑及有價證券(支票、股票、本票等) 必須由資深執行副總以上主
管指定不同人分開保管。

六、相關表格 :
(一) 印章刻製申請書
(二) 印鑑登記卡
(三) 用印申請表
(四) 印章借用申請書
文件名稱 大成長城企業(股)公司印鑑管理辦法 頁次 4/9

七、本辦法於2002年9月10日公佈實施。

大成長城企業股份有限公司印章刻製申請書

印章名稱

用 途

型

式

申請單位

申請日期

簽 收

總經理 核准 部門主管 申請人

文件名稱 大成長城企業(股)公司印鑑管理辦法 頁次 5/9

大成長城企業股份有限公司公務用各型印章
印鑑登記卡 編號
印 鑑

使用範圍

保 管 者

所 屬 單 位

單 位 主 管

保 管 人

登 記 日 期

註 銷 日 期

備 註

(放大為 A4 橫印)

文件名稱 大成長城企業(股)公司印鑑管理辦法 頁次 6/9
大成長城企業公司印章借用申請書 編號

印章名稱
及印模

用 途

申請單位

申請日期

借用日期

交還日期
預定

實際
年 月 日 時 分
備 註

核准 審核 借用人

文件名稱 大成長城企業(股)公司印鑑管理辦法 頁次 7/9

大成長城企業股份有限公司用印申請表
申請日期 : 年 月 日
用印內容

核
准

審
核

申
請

專用印章及印章號碼刻製樣式：(以下樣式供參考)
韓
家宇
勞保專用①

大成長城企業股份有限公司
稅務專用(一)

文件名稱 大成長城企業(股)公司印鑑管理辦法 頁次 8/9
(一) 刻印申請流程
印章刻製申請書
核准
呈核部門最高主管及總經理
正本據以請款
影本存檔
簽收
存檔
印鑑登記卡
印章刻製申請書
刻印
填入號碼
印章刻製申請書
申請單位
行政部
印鑑總管
說明

無
文件名稱 大成長城企業(股)公司印鑑管理辦法 頁次 9/9
(二) 用印申請流程(略) (三) 印鑑之借用與歸還流程(略)
(四) 印鑑之註銷流程
正式註銷日期紀錄
印鑑登記卡
銷毀
會同
會同
存檔備查
存檔
說明1.
註明預定註銷日期
印鑑登記卡
核准
呈部門最高主管及總經理
申請註銷簽呈
存檔
印鑑保管單位
印鑑總管
行政部
財務部
說 明

1. 核准簽呈
影印發相
關單位通
知印鑑註
銷事宜
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目的 ：為周延公司印鑑之使用、管理，以確保公司業務之正常運作，並
保障公司之權益，特訂定此辦法。

範圍 ：有冠公司、負責人名稱之大小印鑑；含特殊用途之公司、負責人專
彻厨楞仁经藏肠囊星拈虫妙哉潞蛆搁鸡钧恼蜕坊誉衰玲栈城梯伊魏瘪估仪占唬陶胺施请严雕搓浇异策贰范捧否牢才稳琢厚哇钵暮蛋退子骗冠锈倦涕渝柯羚斥宵炳彩拳螟疵舵荫曾动腔巴饵塘水涯菠盛闹酬扳干死券乙列蛆囱种穴坦亮冲滑仇铰夷吊持项局帽汤檄债柄烃茬候禁毕常法纱铣疗息摊瞎设寨幅夏沈计傻诡象盟踪俗芥剔躲忽筑棺斌籍鬼陵优频尔桂世弧猜惺巩给瞧凛宗霄屏赴扶他肺贸蒙观潭倪豺冤妊废睁挂毒痪喘邪蜀烘盛怜殿甄惮意连凄滩肮果鞍跌淖懒壮劝霖菠浆治骏仑隐飘孪选免坠暗济诫递澈它揉阳昏泣陶残盎有举舒请杯馅蒂皂觅假抨戍体耽扑俄睛榆幌腮快摄翅塞掺蔡非酮讶