油料操作管控流程.doc

油库、油料管控流程

一、管控概要及说明
本管控流程为上海市雄威物流服务有限公司 （以下简称公司）编制采购计划、收料、领料及油料管理方面的参考性文件，并依此编制使用的管控流程，明确划分各岗位工作职责，对实施项目有序化、精细化管控，保障油料采购、领用按需求进度及时完成。

二、管理功能
一、 组织管理架构和管理流程

总经理
公司安委会（督促）
业务操作部项目经理

冷库油料库

铲车司机

勾机组代表

叉车司机

三 、岗位职责
1． 总经理：
①、建立健全保障油料、油库正常安全运行的管控体系；保障各部门做好防火、防爆、防盗工作，确保油库及物料安全。
②、进行安全检查，发现问题及时指出并要求限时整改。
③、切实做好防火、防爆、防盗工作，确保油库及物料安全。
④、有责任对油库及周边违规的行为制止、纠正。
⑤、有责任对收发油的流程执行过程进行全程监督，并定期不定期进行抽查。
采购计划、采购实施过程中，领用控制、协调各油库及车辆之间领用工作，使各部门相互配合以最佳节约方案满足车辆正常作业需要；建立健全保障油料、油库正常安全运行的管控体系；
2． 业务操作部经理：
①、严格督促执行油库各项规章制度和操作规程，切实做好防火、防爆、防盗工作，确保油库及物料安全。使各部门相互配合以最佳节约方案满足车辆正常作业需要；
②、熟悉油库操作规程、油库相关配套管理规定；发现问题及时反映，遇紧急情况，应立即采取有效措施，进行处理。
③、具体采购计划的制订，采购入库进度的控制，对采购计划与入库进度的适当调整，油料领用进度的督促，部门间有关事务的沟通与协调，督促检查下级各项工作完成情况, 保障油料、油库正常安全运行的管控；
④、有责任对油库及周边违规的行为制止、纠正。
⑤、完成领导交办的其它工作。
3、油库管理员
①、严格执行油库各项规章制度和操作规程，切实做好防火、防爆、防盗工作。以最佳节约方案做好收发及保管工作，确保油料满足车辆正常作业需要。
②、按库操作规程、油库相关配套管理规定执行；发现问题及时反映，遇紧急情况，应立即采取有效措施，进行处理。
③、切实做好防火、防爆、防盗工作，确保油库及物料安全。
④、有责任对油库及周边违规的行为制止、纠正。
⑤、按规定保养好收发油的各种设备，按规定填写收发油记录，与及时核对账与库存。并负责工作场地周围整洁、卫生。
⑥、完成领导交办的其它工作
四、采购计划及实施流程
1、流程概述
由财务部根据业务操作部依据业务操作机械对油料的需求、公司资金使用、实际市场油价变化综合测评进行采购并通知油库主管办理油料入库。
2、流程详细及说明
输入
工 作 流 程
权责
重点说明
输出
业务操作部部
相关部门
采购
需求
计划
采购和库存计划

油料库管理员
每周六库存情况，分析各自己油库库存，按项目作业需求量、库存多少、紧急程度等情况，制定下周采购计划，明确数量、入库时间。
需求及库存汇报

填写采购计划

业务操作部经理
拟定周采购计划，针对临时变化，编制计划时每天要多预留部分库存，以利于调配；

〈周采购计划填报〉
审批采购计划

总经理
1、根据库存及市场价格，审批周采购计划，做好估算及预留工作；
2、提前下发周采购计划表各油库，并做好相应的调配；
〈周采购计划填报〉审核

执行采购计划

财务部
1、根据审批采购计划，结合公司资金、市场价格状况核批并进行采购；
2、协调供应商送货并通知油库收油通知采购数量、时间；

《采购收油通知》
采购、入库执行
A

油料库
管理员、
安委会成员
1、接通知后做好收油准备（空桶、清油底）
2、油库管理员应与安委会代表共同对供应商“出库单”与公司财务部送货通知核对无误收货，否则报财务协调处理；
3、入库后签收并登记《收发记录》；
3、接收过程中，如有问题和争议应及时向业务操作部副总汇报，以便协调；
《采购收油通知》

五、发放（领用）实施流程
1、流程概述
由业务操作部根据各项目机械用油料的实际需求，正常情况下授权由公司相应的在岗司机直接从油库向油库管理员办理领用手续；临时财务部根据业务操作部依据业务操作机械对油料的需求、公司资金使用、实际市场油价变化综合测评进行采购并通知油库主管办理油料入库。
2、发放（领取）流程细则
输入
工 作 流 程
权责
重点说明
输出
业务操作部部
相关部门
领用实施流程
领料申请

当班司机
1、在授权范围内申领；

符合条件
不符
授权资格审查

办理领用

油料库管理员
1、 检查授权；
2、 发放油料；
3、 登记《收发记录表》
4、交账务备案

NO
授权资格申请

业务操作部经理
1、根据客户信誉、库存、进行风险评并签署意见
《外部领料申请单》

NO
授权资格裁定
符合

总经理
1、根据审批采购计划，结合公司资金、市场价格状况核批并进行采购；
2、协调供应商送货并通知油库收油通知采购数量、时间；

《外部领料申请单》

3、流程说明
1、业务操作部当值司机授权范围：
①正常作业情况下，单台铲车或勾机每日累计加柴油量不得超过300升，单台叉车每日累计加柴油量不得超过50升；
②、当日单独某一司机最多只能办理两次领用手续。若确实需要超限加油必须经业务操作部经理同意；
③、发放油料时由油库管理员及当班司机共同完成，并填写油料收发记录表确认，不得涂改；
④、收发油料记录应在收发加油结束时完成，不得拖延，逾期视为违规；
⑤、收发油料严格按公司要求标准计量，不得多加或少给；
2、业务操作部授权外人员领用油料规定：
①、先由有资格申领人向业务操作部经理申请，报业务操作部副总审批获取授权范围后方可领取；
②、持有业务操作部副总审批的《外部领料申请单》向油库管理员按当值司机正常领用手续办理领用；并由油库管理员负责登记好收发记录表，在领取当日报财务备案进行结算；
六、相关边缘性规定
1、业务操作及安全责任
总经理为油库安全第一责任人，业务操作部经理为第二责任人，管理员为直接管理责任人；
2、操作监管
安委会负责对油料、油库管控工作全程监督管理；每月由安委会组织至少二次（安委会成员两人及以上））进行检查、盘点，要求做到账实相符；
3、业务执行保障
油库分管人员应按各自己岗位责任进行绩效考核。油库保管员为专职的，按工作完成情况，执行油库管理岗位绩效考核工资，非常专职的应提高相应至少提高岗位绩效系数0.2个点并进行岗位绩效考核来核定绩效工资；
4、业务执行相关规定
①、油库管理每月3日前将《油料收发记录表》上报财务部做分类汇算；
②、《收发记录表》要求完整、规范；记录准确、及时、完整，不得存在涂改；
③、收财务收货通知时，及时收油准备工作并认真核对，与安委会成员共同完成收油；否则出现错漏由管理员按100元/次罚款自行承担相应责任；
④、由油库管理员领用人共同按按公司要求标准计量，不得多发或少给，私自截留；出现私自截留按200元/次罚款并并承担相应损失；
⑤、严格按流程操作管理，办理收发及领用手续应按流程操，跳流程操作至少处以100元/次罚款并承担相应损失；
上海市雄威物流服务有限公司
2014年1月1日