费用管理和报销制度.doc
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1、费用管理和报销制度为加强费用管理和降低公司运营成本,规范费用报销流程,特制定本管理规定。一、 各个部门的周工作计划应包含所需费用的预算。财务部门按照各部门通过的费用预算申请制定资金计划、资金安排。二、 需要款项的员工按照工作计划可办理款项的预借手续。预借手续流程为:填写借款单和必需的说明文件,部门领导审核、常务副总或总经理审批。说明文件包含但不仅限于以下文件:费用预算单、费用申请单、出差申请表、招待费申请单、采购申请单等。三、 借款流程:借款人部门经理副总经理财务审核真实性审批办理填写借款单及必要说明性文件,费用预算单、招待申请单、出差申请单、采购申请单等总经理四、 出差费用规定出差费用可采用
2、预借款方式办理,办理时应提交经过审批的出差申请表。出差费用包括:交通费、食宿费、公杂费(电话、传真、复印、邮政等)乘坐火车、长途车的,应出具铁路部门,汽车站的购票证明单,出差路费按规定根据票据实报实销,如因故未能取得购票证明单者,特殊情况可编写情况说明。交通部门没有在票据上注明始发站、终点站和时间的,出差人应自行在票据上注明上述信息。搭乘公司的交通工具者,不得再报销交通费用。食宿费应包括住宿发票(含收据)。中午十二点之前返回西安的或中午十二点之后离开西安,当天按照0.5天计算出差时间。五、 出差费用标准按照市场部管理办法执行,经理级别以上的,出差费用实报实销。出差食宿费用实行日包干制度:每人每
3、天 元,根据级别按照市场部管理办法执行。住宿费需提供发票,作为财务冲帐用。无出差住宿发票的可用其他发票抵用。公务费实行实报实销制度。公司不予承担出差人员在外因个人原因发生的扣罚款项。由客户单位提供食宿的,公司不再重复报销食宿费。以下地区不属于出差范围,不享出差报销及补助。所产生的费用在日常交通补贴中体现。(市内公交)西安(9区4县)及咸阳市区。9区4县包括:新城区、碑林区、莲湖区、灞桥区、 未央区、雁塔区、阎良区、临潼区、长安区和蓝田县、户县、高陵县、周至县。六、 交通补助:按照市场部管理办法标准执行,交通补助采用自行暂垫方式,每月底报销一次,凭票报销,最高限额按交通补助标准执行。七: 电话补
4、助:按市场部管理办法标准执行,每月月初由行政部统一缴费。经理以上职务话费可实报实销。八、 招待费规定:招待费用可采用预借方式或自行垫付方式,办理预借款时应提交经过审批的招待费申请单,采用自行垫付款方式的,应电话 向副总以上职务提交口头申请,事后应补填招待费申请单,或工程费用申请单。招待费报销时,应提交招待费过程说明书表 。招待费是指招待工程客户,经销商、处理政府关系的费用。招待费标准:按照市场部管理办法标准执行,经理及经理以上级别实报实销。九、 采购费规定: 公司日常办公用品及宣传品由行政部统一采购,不属于日常办公或宣传所用物品,采购时也应填写采购申请单,办公物品由行政主管及副总经理审批,工程
5、所需物品由总经理审批。十、 其他费用规定:1、出租车费原则上不予报销,特殊情况经副总经理或总经理审批后才可报销,销售人员出租车票包含在交通补贴中报销,出租车票票面需注明原因、起始地点、时间。2、公司日常所用的快递费、物业费、水电费,维修费等,由行政部统一付费报销,并进行登记。3、汽车加油费必须申请行政部,统一管理报销。4、汽车修理业务前,应填写“保修单”(出差在外的,可使用电话请示)经行政部及副总批准后方可执行。十一、 报销流程:报销人部门经理会计总经理审核真实性财务规定审批副总经理公司规定日常办公及业务费用由副总经理审批,工程费用由总经理审批。金额为1000元以上,副总经理向总经理汇报批准。
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