质量管理体系文件编写指南.doc
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1、文 件 号:QW4.2.3-1-1版 本 号:01生效日期:2008.7.01质量管理体系文件编写指南1 目的规定质量管理体系文件的编写程序、格式和内容,确保其规范性和协调性。2 适用范围适用于本公司质量管理体系文件的编写。3 职责3.1 管理者代表负责组织质量管理体系文件的编写工作。4 工作规程4.1 总要求4.1.1 质量管理体系文件的所有规定应与公司的其它管理规定相协调,各级体系文件之间也要相互协调。4.1.2 质量管理体系文件编写时力求“表达清楚、准确、全面、简单扼要”,实现唯一理解,不能针对某一事项有相互矛盾的不同文件同时出现和使用。4.1.3 遵循“现场、现实、现物”的原则编写各类
2、文件,应确保在实际工作中能完全做到。4.2 文件编写和格式4.2.1 编写管理者代表负责组织相关人员成立编写小组,根据标准及公司要求编写质量管理体系文件。4.2.2 编码方法质量管理体系文件的文件号及使用部门的编号制定方法,见文件编码规定。4.2.3 版面格式4.2.3.1 纸张a) 质量管理体系文件(不包括书面记录)都采用A4纸(21.029.7厘米)排版单面打印;b) 实际工作中书面填写的记录表格一般采用A4纸(21.029.7厘米),也可根据实际情况采用其他格式。内部使用的表格在不影响记录准确和完整的情况下,可双面印刷填写。4.2.3.2 面页(以质量手册“封面及批准页”为例,程序文件和
3、作业指导书类似) 封面及批准页北京 物业服务有限公司质 量 手 册文 件 号:BJOCTPM/QM版 本 号:01生效日期:2008.7.01 编制:_审核:_批准:_(盖“受控文件”印章)4.2.3.3 正文质量体系文件采用Microsoft Word作为排版软件。a) 页边距(单位:厘米)质量手册、程序文件和作业指导书上4.0;下2.5;左2.5;右2.5;装订线0;页眉1.0;页脚1.5。表格上2.0;下2.0;左2.0;右2.0;装订线1.0;页眉1.5;页脚1.5。b) 页眉示意图(见本页页眉,表格无页眉)包括CI,文件标题(黑体小二号),文件号、版本号(修改码)和生效日期(幼圆体小
4、五号),以及页眉分隔线。c) 页脚示意图(见本页页脚,表格无页脚)“第x页 共x页”页码(黑体五号),以及页脚分隔线。d) 字体小标题(如“1 目的”):黑体四号字体,行间距24磅,首行缩进1厘米,两端对齐;文本:宋体四号字体,行间距22磅,首行缩进1厘米,两端对齐;表格:标题黑体三号(字数少时可用小二号);表格内文字一般用宋体小四号,行间距0磅;文件号、版本号、记录号、说明等用宋体五号。流程图或其它非纯文本内容:一般文字用宋体,其它只要表达清楚、版面美观整洁统一,不作具体要求。4.2.3 章节编号a) 文件章节编写采用阿拉伯数字编排,如1;1.1;1.1.1;依次表示。b) 章节以下内容是并
5、列关系时,可采用英文的小写加半括号编排如a);b);c);表示。c) 在a)、b)、c)中如仍需分段叙述,则用“”表示。4.2.4 正文结构a) 质量手册:章节按GB/T19001:2000 idt ISO9001:2000标准描述的质量管理体系各条款一一对应。每点条款描述的结构如下:“1 总则”描述本条款主要意图和在公司质量管理体系中的应用;“2 概述”对过程或活动的简单描述,可参照下文“b) 程序文件”“4 程序”;“3 支持文件”支持本条款的程序文件、作业指导书或其表格。b) 程序文件:对应质量手册条款要求展开对某个过程或活动的控制:“1 目的”一般简要地说明为什么要开展这项活动(即描述
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