项目管理系统要素.doc
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1、第3章项目管理系统要素3.1 学习提纲项目管理的基本要素有项目、干系人、资源、需求和目的、组织、环境。项目管理自身作为管理方法和手段,也是一种资源。通过对本章的学习,应结识项目需求与项目目的、项目经理的角色定位及能力规定,了解分析不同层次项目需求,了解项目团队,初步掌握项目团队建设、发展的基本知识以及项目组织设计的原则,了解和掌握项目目的的基本原理、项目干系人构成及对项目干系人的管理、项目组织的类型及其适应性,掌握项目经理的职责,为以后章节的学习打下基础。3.2 知识要点1项目需求项目需求可分为两类:一是必须满足的基本需求,指涉及项目实行范围、质量规定、利润或成本目的、时间目的以及必须满足的法
2、规规定等;二是附加获取的盼望规定,经常对开辟市场、争取支持、减少阻力等产生重要影响。2项目干系人项目干系人指与某项目有直接或间接关系的个人或组织。涉及项目当事人(项目参与各方)和其利益受该项目影响的(受损或受益)个人或组织,还涉及政府有关部门、社区公众、项目用户、新闻媒体、市场中潜在的竞争对手和合作伙伴以及项目班子成员的家属等。项目干系人由项目的发起人、项目/程序管理小组、项目经理、项目小组、客户以及其他与项目有利益关系的组织或个人构成。3项目管理中的不同参与人的角色项目中的不同参与人(即投资者、经营者、设计者和实行者)在项目管理中扮演着不同的角色。项目投资者通过直接投资、发放贷款、认购股票等
3、各种方式向项目经营者提供项目资金,对项目的整个生命期进行全程的监控和管理。项目经营者又称顾主或客户,是指项目最终成果的接受者和经营者。其管理责任是对项目进行可行性研究、筹集项目资金、组织项目规划和实行、进行项目的验收、接受和其它收尾工作及与项目的各干系人进行沟通和协调。项目设计者要接受和配合顾主对项目管理,并对项目设计任务自身进行管理。项目实行者的管理职责重要是根据项目目的对实行过程的进度、成本和质量进行全面的计划与控制,以及其它相应的管理工作。4项目组织项目组织是指为了完毕某个特定的项目任务而由不同部门、不同专业的人员所组成的一个特别的工作组织。其性质是综合的,并成为所有影响项目的内部与外部
4、的活动中心。它与传统的其他组织相比最大的特点是其有机动灵活的组织形式和用人机制,更强调项目负责人的作用,强调团队的协作精神,组织形式具有更大的灵活性和柔性。5职能型组织职能型组织是指项目的各个任务分派给相应的职能部门,职能部门在自己职能范围内独立于其他职能部门进行工作,而涉及职能部门之间的项目事务和问题由各个部门负责人解决和解决,在职能部门经理层进行协调。6项目型组织项目型组织又称线性组织结构,其系统中的部门所有是按项目进行设立的,即每个项目拥有完毕项目任务所必须的所在所有资源,每个项目实行组织有明确的项目经理,即每个项目的负责人。项目经理对上直接接受公司主管或大项目经理领导,对下负责本项目资
5、源的运用以完毕项目任务,每个项目组之间相对独立。矩阵型组织矩阵型组织是将按照职能划分的纵向部门与按照项目划分的横向部门结合起来,以构成类似矩阵的管理系统。在矩阵组织中,项目经理在项目活动的“什么”和“何时”方面,即内容和时间方面对职能部门行使权力,而各职能部门负责人决定“如何”支持。每个项目经理要直接向最高管理层负责,并由最高管理层授权。而职能部门则从另一方面来控制,对各种资源作出合理的分派和有效的控制调度。职能部门负责人既要对他们的直线上司负责,也要对项目经理负责。矩阵组织的几种典型形式是强矩阵组织、弱矩阵组织、平衡矩阵组织和复合矩阵组织。项目组织设计的原则在具体的项目实践中,设计何种项目的
6、组织形式应在充足考虑各种组织结构的特点、公司特点、项目的特点和项目所处的环境等因素的条件下,然后作出较为适当的选择。其一般原则有:(1)目的一致性原则(2)有效的管理层次和管理幅度原则(3)责任与权利对等原则(4)合理分工与密切协作原则(5)集权与分权相结合的原则(6)环境适应性原则项目经理项目经理是项目的负责人,负责项目的组织、计划及实行全过程,以保证项目目的的成功实现。项目管理者在项目及项目管理过程中起着关键的作用,是决定项目成败的关键角色。充足结识和理解项目经理这一角色的作用和地位、职责范围及其具有的素质和能力,对上级组织而言,是培养和选拔适当的项目经理、保证项目成功的前提;对项目经理自
7、身而言,是加强自身修养、对的行使职责,做一名合格项目经理的基础。10团队团队是指为了达成某一拟定目的,由分工与合作及不同层次的权力和责任构成的人群。团队是相对部门或小组而言的。11项目团队项目团队就是为适应项目的实行及有效协作而建立的团队。项目团队不仅仅是指被分派到某个项目中工作的一组人员,它更是指一组互相联系的人员同心合力地进行工作,以实现项目目的,满足客户需求。项目团队的组建需要项目经理努力去了解项目团队成员的技能、知识和爱好,把个人的偏好与角色规定相匹配,并不断地对项目成员构成的小组进行调适,恰本地运用每个成员的才干,使其各得其所,才干真正形成项目团队。其形成要以共同的目的、合理分工与协
8、作、高度的凝聚力、团队成员互相信任以及有效的沟通五个特点为目的。一个项目团队从开始到终止,是一个不断成长和变化的过程。其生命历程一般要经历形成、磨合、规范、执行和解散五个阶段。3.3 重、难点解析1、项目干系人项目干系人就是积极参与项目,或其利益因项目的实行或完毕而受到积极或悲观影响的个人和组织,他们还会对项目的目的和结果施加影响。项目管理团队必须弄清楚谁是干系人,拟定他们的规定和盼望,然后根据他们的规定对其影响尽力加以管理,保证项目取得成功。图3-1说明了项目干系人与项目团队之间的关系。项目发起人项目经理项目管理项目团队项目干系人图3-1 干系人与项目之间的关系项目干系人在参与项目时的责任与
9、权限大小变化很大,并且在项目生命期的不同阶段也会变化:有时候是偶尔参与调查的重点对象小组,有时候则全力赞助项目,涉及提供财力与政治支持。置上述责任与权限于脑后的干系人也许会严重影响项目的目的。同样,忽视项目干系人的项目经理也会对项目的结果导致破坏性影响。辨认项目干系人有时候很困难,不能辨认重要的项目干系人也许会给项目引发重大问题。例如,在千年虫软件更新项目中,管理者一直到很晚才结识到法律部门是重要的干系人,结果是必须在该项目规定说明书中添加许多内容,增长大量文献任务。项目干系人对于项目的影响,存在积极和悲观两种也许。积极的干系人通常是从项目的成功结果中获益者,而悲观的干系人是从项目的成功中看到
10、悲观结果者。例如,某社区从某工业发展项目中获益的商界领袖人物,由于他们看到项目的成功为社区带来的经济利益而也许成为积极的干系人。相反,环境保护组织假如认为该项目损坏环境的话,就也许成为悲观的干系人。对于积极的项目干系人,能帮助项目成功而最佳地实现其利益,如帮助项目取得必要的起动许可证。项目团队经常忽略悲观干系人的利益,其后果是无法使项目到达成功的终点。每个项目都涉及的关键干系人有:项目发起人、项目/程序管理小组、项目经理、项目小组、客户及其他与项目有利益关系的组织或个人。2、项目组织(1)职能式、项目式和矩阵式项目组织的比较如表3-1所示。表3-1 三种组织结构形式的优缺陷比较组织结构优点缺陷
11、职能式1没有反复活动2职能优异1狭隘、不全面2反映缓慢3不注重客户项目式1能控制资源2向客户负责1成本较低2项目间缺少知识信息交流矩阵式1有效运用资源2所有专业知识可供所有项目使用3促进学习、交流知识4沟通良好5注重客户1双层报告关系2需要平衡权力(2)项目组织结构形式及其对项目的影响不同的项目组织形式对项目实行的影响互不相同,组织结构形式及其对项目实行的影响如表3-2所示。表3-2项目组织结构形式及其对项目的影响组织形式特性职能式矩阵式项目式弱矩阵平衡矩阵强矩阵项目经理的权限很少或没有有限小到中档中档到大很高,甚至全权全职工作人员的比例几乎没有0-25%15%-60%50%-95%85%-1
12、00%项目经理投入时间半职半职全职全职全职项目经理的常用头衔项目协调员项目协调员项目经理项目经理项目经理项目管理行政人员兼职兼职半职全职全职3.4 练习题1、名词解释项目干系人 项目发起人 项目经理 客户 职能型项目组织 项目团队 项目型项目组织 矩阵型项目组织2、单选题(1)( )是项目管理的基石。A项目经理 B项目团队C项目发起人 D客户(2)项目交付成果的使用者是( )。A客户 B项目团队C项目发起人 D项目实行者(3)项目管理中应用最广泛的组织形式是( )。A项目式 B职能式C矩阵式 D网络式(4)下面有关矩阵式组织环境的描述,不对的的是( )。A项目的经理必须是职能部门领导,这样才干
13、取得公司总经理对项目的信任B项目经理和职能部门经理必须就谁占主导地位达成共识C矩阵式项目组织可以充足运用人力资源D矩阵式项目组织可以对客户的规定作出快速响应(5)项目经理必须( )。A发展、使用正式和非正式的沟通网络B仅使用正式沟通以免误解C运用非正式沟通以消除官僚D将项目外的所有沟通留给投资方(6)经由项目经理授权的工作( )。A意味着项目经理不再控制工作B必须征得上级职能经理的批准C并没有减轻项目经理对这个工作所负的责任D它的执行不依赖于其他正在进行的项目工作(7)在下列组织结构形式中,团队建设最困难的是( )。A直线式结构 B职能式结构C矩阵结构 D项目结构(8)一个有效的领导者能保证团
14、队成员( )。A毫无疑问准确地服从命令B当进展不顺利时能团结一致C发挥个人才干和开展团队工作能同步进行D和项目经理一起发现并讨论所有问题(9)职能式项目组织形式中项目经理的权限( )。A很小 B有限C中档 D很高(10)项目经理在进行项目管理的过程中用时最多的是( )。A计划 B控制C沟通 D团队建设(11)项目团队组建工作一般属于( )。A概念阶段 B开发阶段C实行阶段 D收尾阶段(12)项目在哪种组织中最不被重视( )。A平衡矩阵型 B强矩阵型C项目协调员型 D职能型(13)下面各种类型的组织中,哪种最常发生冲突( )。A职能型组织 B矩阵型组织C项目型组织 D项目协调员型组织(14)设立
15、项目选择标准和拟定项目优先级的通常是( )。A项目经理 B职能部门经理C项目发起人 D客户(15)传统组织结构的不利因素是( )。A与客户接触渠道单一B对客户需求反映缓慢C项目领导拥有太多的正式权力D直接项目报告太多(16)在( )组织中,项目成员在收尾阶段的压力最大。A职能式 B项目式C弱矩阵式 D强矩阵式(17)在( )组织中,项目成员最担忧在项目完毕之后无家可归。A职能式 B项目式C弱矩阵式 D强矩阵式(18)项目经理需要非常良好的沟通与讨论技巧,重要是由于( )。A他们也许会领导一个他们无法直接控制的团队B他们需要从事各种物资采购活动C人们盼望他们成为技术专家D他们必须为执行主管、客户
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