财务管理全套手册.doc
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1、 财务管理全套手册外办财务作业管理规范一. 账簿的建立及要求(一) 应设置的账簿及要求1.自备库库存商品明细账要求:按货号名称顺序设置,反映自备库商品的进销存情况。账薄应按帐页所注明的内容填写,详细记录货品的数量、单价、总金额及日期等,备注栏应简明扼要注明出入库原因,属调往商场的应在摘要栏填“商场”字样,属批发和零售的应注明“批发”或“零售”字样,属横调的应注明“横调办事处”字样等。仓管应着重记录货品的数量、单价、规格,残次品、赠送品应单独设帐。2.商场商品库存明细账(活页明细帐)要求:按商场分别设置,反映商场商品进、销、存情况。应着重货品不同售价的记录,如有变价的应及时调整库存明细账。3.自
2、备库销售账(订本帐)要求:按批发和零售分别设置“批发”和“零售”两个明细账。借方逐日登记自备库销售情况。贷方登记汇回公司货款。4.应收账款明细账(活页帐)要求:按商场名称分别设置明细账,以反映对每一商场应收回的货款。该帐簿逐月进行登记,借方登记实际结算额,贷方登记收回(汇回公司)货款、代扣费用等,余额表示应收商场货款的结欠余额。备注栏应详细记载销售条数、零售价与结算款差额等情况,以备核查。5.资产明细账(活页帐或公司设计的表单)要求:用于登记外办的固定财产、低值易耗品等。借方登记资产增加,贷方登记资产减少。6.其他账簿(视不同情况按需要设置,如驻点现金日记账、商场销售逐日明细帐(表)等)。(二
3、) 财务表单:见附件(财务表单一览表)(三) 账务关联性要求1.账证相符:即账簿中登记的数据必须与原始凭证中的实际发生数相符合,以保证账簿、报表等数据的真实性。2.账账相符:即保证相关联的账簿间勾稽关系正确,如总账金额与明细账总金额相符等。3.账表相符:报表的数据应来自账簿,必须与账簿记录相符。4.账实相符:如自备库存明细账记录应与实有库存数相符等。二. 账务处理的基本原则(一) 总要求严格执行公司制定的各项财务管理制度、财经纪律及下发的各项文件和通知。(二) 账务处理应遵循的一般程序1.取得原始凭证:即外部取得的销售发票、费用发票、收发货凭据、内部制作的支出证明等。2.原始凭证的审核:应审核
4、凭证是否合法、票面金额计算是否正确、价格是否合理、数量是否符合要求、经手人及主管是否签字。3.登记账簿:外办会计可根据原始凭证直接登记账簿,登录账簿时应准确填写业务发生日期、简单扼要地写明摘要,原则上当天取得原始凭证当天入账。4.月终结账、对账:月终结出各账户的借、贷方发生额及余额,与自备库、公司核对账户间勾稽关系是否正确、与公司、商场核对数据是否正确、将当月余额转入下月等。5.编制各类报表:如销售旬报表,销售月报表、办事处商品进销存报表,自备库、商场销售月统计表等,按规定时间报回公司财务部。(三) 账务处理的基本原则1.客观性原则账务数据应真实、准确,客观地反映经济活动,不得弄虚作假。2.及
5、时性原则账务处理要及时,当日业务当日入账;各种报表按规定时间准确及时上报。3.明晰性原则发票、账簿、报表等要做到一目了然,勾稽关系反映明了,记录字迹清晰,按财务规定更正错帐,不得涂改。三. 账务处理规范(一) 自备库库存管理1)提货:驻点提货时应先检查货物包装情况,如发现破包或异常现象即与运输单位联系,当场开包验货,发现短缺立即索取相关证明,以便公司向货运公司索赔。无法取得证明的损失,由驻点经理按自备库零星销售承担赔偿。2) 验收入库(a). 货品运到后,仓管、会计应按货运单、内部调拨单和装箱比例单验收,核对单据与货品是否相符,然后填制内部验收单(必须注明验收日期、内部调拨单号、横调方城市、货
6、号、规格、数量、单价、金额及验收人签字)交会计入账。(b). 在货品验收时如发现货品有盈缺或串号,应及时与公司营销部片区主管或调来的驻点办事处联系,查明原因,填制商品损失报告单或串号调整表,属公司发出的短少部份确难查明原因者,损失由驻点经理按零星销售额承担赔偿,属横调短少的,双方各承担6.5折的50%,属途中短少,应附运输部门证明,尽速寄回公司财务部。(c). 如货品已到而公司的内部调拨单未寄到,应及时与财务部取得联系,如发现货物无装箱单应与营销部立即联系。落实有关情况(数量、单价等)后按正常手续验收入库。(d).商场退回:提货人员应开具红字的商品验收、调拨单,到商场提货后交仓管进行验收并由仓
7、管签字确认,会计凭单入账。(e). 自备库销售退(换)货:自备库销售原则上不准退(换)货,确属质量问题等特殊原因的,仓管验收后开具红字商品、验收调拨单,注明退回原因交会计入帐(对有规定一定比例退换率的,应认真计算其实际退换率比例)。(f).会计入账时,应复核仓管填制的单证,审核无误后进行登账。(g). 无论验收是否有异常,均应在验收后两日内与公司营销部或调出方反馈验收情况(以传真确定)。3) 调货出库(a). 当货品调往商场时,应由仓管开具商品验收、调拨单、(应注明货号、规格、数量、单价、金额)随货品送商场,经商场营业员签收确认后,将商品验收、调拨单交会计入账。同时在自备库明细簿上登记调货数并
8、于备注栏注明“XX商场”字样。收到仓库开具的商品验收、调拨单后,会计应根据单据登账。(b). 当货品批零销售时,仓管应在自备库存明细簿上登记销售数,并于备注栏注明“批发”或“零售”字样,同时开具商品验收、调拨单由客户签字后送会计入账。会计根据审核无误的单证进行登账,明细账上贷(增加)记销售收入。驻点出纳(一般由经理兼)收取现金后登记现金帐簿。(c). 货品横调出库时,仓管应填制商品验收、调拨单,装箱比例单,同时登记库存明细簿,并于备注栏注明“横调XX办事处”字样。会计根据核对无误的凭证记“库存商品自备库库存明细帐”减少数。(详细程序请参见“横调作业管理程序”)。(退货回公司视同横调,注明退回公
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