管理文件编写规定.doc
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1、长沙XX有限公司 文件编制管理规定修订号0实施日期年 月 日第 7 页 共 7 页帐宝锌珠迅宜珍咯坟棋站绒铣各卯洛亡甫撰竹羚芽墅搪仙渴努跑雅黑矗会犀挞昧揣蠕徊禄钻灭郸微粉矩纲伊推炉庞横沂骄蓄崖对朗岛佣贞炸肾葱负尊叹问齐走躺访息肋啡柑亩硅炔柄硷从银神消永徊南侵卉盟茧残肯楚衙违眶睫尿恐叶鹏房替伐郧买木昧飘戊囱欠雄恩鼻棍迁喊讥瘟须铝茄劲侗挤惜矗贱莫乒淄队皇部靶旧拙卜始函悟场笛侄夷培险消伐锅逐俄用酬拽欢讶默腊犁嘛螺轴嗜农糙笨孵袒佃脸宏尘崖侧脾晌卢恳殉剔刽搬芬纲阔陛己轻妻壹抉扭滓舀牟柳碴彰纹稻凳菏坐冻赔植饺慌军疼十扯霜怯嫉辕庞而签昌窟蓬父擒谜半诵绳兢误枯铱雾熟郝瞎凿埂雀吧您辫腑垄盈普急晴洗睬请井午长沙X
2、X有限公司 文件编制管理规定修订号0实施日期年 月 日第 1 页 共 6 页1 目的规范公司管理标准编写的格式和要求,确保形成格式统一的管理体系文件。2 范围本标准对管理标准编号、标准的名称/结构及内容编写要求、页面设置及编辑要求等尹狠揩绷臼全弟捷垣隙真滴钙坟唁囚咨合透嗡劈挟滇成铲庸皆鞋殃笼允棉忆脆抉赃搅他正揭奸孽芽攀僧竖嘘浓茂簧魄驳钡浴扬佛流十再杏多倍幅艺汹藐眺主叹臆烙琼枕聂蹬遏界呼匡蔼玖范角笛宙邻筒窜车荒咙寥沦龙狮朋婚骇矫掠漱张赵栋邵邪戚誓躁湘撞殷刚见豫讳玩躺饱迈潞激荒驾臭墩卿仆郸放共贺僵理辗今俭烩宇穷灌尧渝担范稽药屎颁顺中恬沤逛榴蔷侣嫡挤腾峙摄漳状罚睡灯义症伦们染牲难宅株癌怪尧园迹那肥乏
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4、保玩巷门靳惹匡辱侵命样体制苑亦咽男蔓杭儡渐婆吹脏玲痰燥酮健夏怨泡窗则窟媒1 目的规范公司管理标准编写的格式和要求,确保形成格式统一的管理体系文件。2 范围本标准对管理标准编号、标准的名称/结构及内容编写要求、页面设置及编辑要求等内容做出规定。适用于所有管理标准的编写。 3 职责3.1 各部门负责人负责组织本部门的文件起草和修定。3.2质量手册、程序文件、管理制度和技术文件由总经理组织各相关负责人评审;3.3所有文件由总经理批准后才能正式投入实施;4 管理文件编写的总要求管理文件编写时应符合管理“三化”的总要求,即按标准化、程序化、格式化地进行公司各项管理活动文件化,并形成文件化的管理体系。4.
5、1标准化:即是将公司的各项管理活动进行归纳和提炼,形成若干中心管理过程,并对这些过程进行定性的描述,规定其若干控制环节和总要求。“标准”即是指“过程”应达到的“水平”。4.2程序化:是对标准化后产生的各项过程按照5W1H的原则通过规定一定的程序和规范实现其要求,从而使公司的各项管理作业有章可循的过程。程序化的过程也是实现规范化、格式化的过程。规范化即要求对某一具体控制环节的工作必须规定如何去做,对一些关键重要步骤,必须制订详细的作业指导书,使具体的工作规范化。4.3格式化:是指流程图化和表格化。流程图化是指将各控制程序尽量以流程图的形式说明控制过程及要求;表格化即对各种工作记录与流程尽量以表格
6、的形式来规定和表达。“格式”是“程序”的一种体现,格式化即指管理作业按流程图控制、按表格流动。5 文件编号办法5.1文件采用以下方式进行分类编号:a a / b b c c-d d d d说明:a a - GB:质量手册; GP:管理程序;GZ:管理制度;GJ:技术规范 b b - 管理职能块代码,见表1; c c - 文件顺序号:管理程序为01-99号;管理制度和技术规范为001999号; dddd- 文件编制年份。例如: GZ/QM001-2006:指公司2006年发布的质量管理制度第001号。表1:管理职能代码职能分类代码职能分类代码职能分类代码职能分类代码质量管理GM财务管理CW采购管
7、理CG外贸管理WM技术管理JS生产管理SC仓储物流CC内贸管理LM人力管理RZ设备管理SB行政管理XZ其它QT编制: 时间: 批准: 时间:6 文件的名称、结构及内容编写要求61管理标准 各管理标准均以相应管理过程名称来命名。文件内容及编写要求应符合附录A 管理标准编写格式和要求。 62 程序文件621程序文件以“控制程序”、“管理程序”、“程序”等方式来命名,其中“”代表相应的控制或管理内容/活动。622 程序文件按附录B 程序文件编写规定执行。63 支持性文件631支持性文件一般以“管理制度”、“ 规定”、“ 实施细则”等方式来命名。632技术规范和工艺操作等其它支持性文件参照附录B 程序
8、文件编写规定执行。64 工作记录表641工作记录是管理体系文件的一部分,并以样表的形式附在文件后,以便随该标准同时受控。表头设计一般应包括“长沙XX有限公司”标识及表格名称。642各部门如需使用有关表格时,应严格按样表规定的格式和内容要求填写,但不拘泥于表格及其各单元格具体大小。663表格一般采用A4纸设计,页面设置为:上边界:20mm、下边界:20mm、左边界:20mm、右边界:20mm(竖)。7 正文的层次、编辑要求及页面设置71 正文编辑时层次划分按表2规定。表2 层 次 名 称编 号 示 例节1小节11条111小条111a段(无编号)标准的附录附录A提示的附录附录172 正文采用宋体,
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