项目文档管理办法.docx

XXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司
项目文档管理办法

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX有限公司

XXXXX项目文档管理办法
第一章 总则
第一条 为规范XX项目组文档归档工作，规范产品开发过程项目文档的管理，更好地利用现有的技术文档资源，实现技术文档资源共享，确保各类项目的关键成果和实施经验得到及时总结和妥善保管，特制定本办法。
第二条 为了更好地进行项目文档管理，项目组应指定一名文档管理员，专门规范文档的调阅、归档，并实施严格的文档分类控制和登记制度。对于涉及公司机密或者技术机密的文档实施严格的控制和管理。
第三条 所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。各项目小组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或项目负责人整理后报文档管理人员存档。所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责。
第二章 项目文档编写规范
第四条 文档版本管理
1文档状态变迁规则
项目文档状态分为“草稿”、“正式”和“修改”三种。文档刚建立时，其状态为“草稿”。文档通过评审后，其状态变为“正式”。此后若更改文档，其状态变为“修改”。修改完毕重新通过评审时，其状态又变为“正式”。
2文档版本号
文档的版本号规则与文档的状态相关。
（1）处于“草稿”状态的文档版本号格式为V0.YZ，YZ的数字范围为01~99，随着文档草稿的修正，YZ的取值应递增。YZ的初值和增幅由文档创建人或修改人自己把握。
（2）处于“正式”状态的文档版本号格式为VX.Y，X为主版本号，取值范围为1~9。Y为次版本号，取值范围为0~9。
文档第一次成为“正式”文件时，版本号为V1.0。
如果文档的升级幅度较小，版本号Y值可适量增加，Y值增加一定程度，X值将适量增加。档文档升级幅度较大时，才允许直接增大X值。
（3）处于“修改”状态的文档版本号格式为VX.YZ，文档正在修改时，一般只增加Z值，X.Y值保持不变。当文档修改完毕通过评审，状态成为“正式”时，将Z值设为0，增加X.Y值。参见上述规则（2）。
第五条 文档标识
项目所产生的文档都有唯一、特定的编码，其构成如下：项目标识-文档类型-日期标号-版本号/序号。其中：
项目标志：本项目的标识，表明本项目是“XXXX”；
文档类型：商务文档00，项目管理文档01，项目开发文档02。
日期编号：文档创建日期；
版本号：本文档的版本号。
序号：四位数字编码，指明该文档在项目文档库的总序号。   
一个文档编码的例子为：RDXM-01-20111111-V1.0/0015。
第三章 项目文档管理制度
第六条 项目文档按内容分为三类，商务文档，项目开发文档，项目管理文档。
其中，项目商务文档有合同及附件、招标书、投标书、技术方案、谈判会议纪要、厂商报价清单、厂商技术方案、厂商授权书等；项目开发文档有需求规格说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、测试记录及测试报告（单元测试、业务联测、压力测试）、用户使用手册、培训材料、项目相关专业文档（危化品应急预案、危化品目录）、技术验收报告、业务验收报告及其它相关文档；项目管理文档有项目章程、项目管理计划、项目范围说明书、WBS、项目进度计划、项目进度控制表、项目成本计划、成本估算表、项目人员配置计划、项目例会纪要、演示文件。
第七条 文档的保密和安全。根据文档安全管理需要，大致可划分为三个保密级别：
Ⅰ级：具有比较高的保密需求，仅有文档作者和项目负责人对文档享有查阅及使用权，其他人员查阅需经文档作者和项目负责人同意，包括各种项目商务类文档、各类软件授权许可。
Ⅱ级：限制性保密需求文档，只允许项目组内部相关人员操作使用的文档，包括需求文档、系统分析设计文档、开发文档、测试文档等开发文档及项目成本相关管理文档，如因工作和业务需要，须经过严格地审批程序才能外发。
Ⅲ级： 一般保密性文档，正常业务流转文档及一般审批流转文档，包括项目计划、项目进度等。
第八条 项目文档归档
项目经理必须在项目开发过程中，重视项目文档的建立、整理、保存，并确保项目归档文件的完整性、真实性、可靠性和匹配性。
项目组文档管理员在文档管理服务器上生成文档存放目录，项目组其他相关人员仅设置只读权限。项目经理或有关人员按文档命名要求定期负责将项目文档提交给文档管理员。文档管理员审核后上传至文档管理服务器。
项目组负责人应会同文档管理员定期检查文档的质量、是否齐全、是否符合命名规范等。
第九条 项目文档调阅
公司内部人员因工作需要调阅文档，必须由借阅人填写《项目文档借阅单》（见附件一），经所在项目组经理批准后提交XX项目组文档管理员，经本组项目经理审核后，开放调阅权限。
调阅的权限统一设置为：只读。对于电子文档的权限开放应设置期限，到期后，调阅人的权限将被关闭。对于纸质文档的调阅，相关人员应在借阅期内及时归还。如需延期借阅，需重新办理相关手续。
第十条 项目文档保存方式分为电子和纸质，原则上应以电子方式保存。电子文件应尽量转换成PDF格式，统一设置为“不能修改”模式，并视需要设置为“不能打印”模式。应确保相关电子文档无病毒感染。
第十一条 项目组文档管理员应按对项目文档进行清点，核准无误后正式接收移交的电子文档和纸质文档，并视作该项目归档工作的完成。若发现有关清单和文档不符合归档规范要求的，项目组文档管理员有权要求对文档重新进行编制和完善，直至符合归档规范。
第十二条 项目组文档管理员对项目文档实施统一保管，并负责定期进行刻盘备份，保证归档项目文档的安全可靠。

9

附件一 项目管理文档借阅单
项目文档借阅单

编号：
借阅日期：
计划归还日期：
借阅事由：

序
文件编号及名称
媒质
密级
实际归还日期
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

借阅人签字：
项目负责人签字：
部门负责人意见（高涉密文件借阅）：
备注 ：
借阅人应对所借阅的文件妥善保管，并及时归还。
非密文件的借阅应由项目负责人签字授权，涉密文件的借阅应由部门负责人签字授权。
涉密文件的使用，根据有关规定涉密文件只可以纸质方式存在，且非经允许不可复印流转。

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20XX年XX月XX日
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)