大型公司档案管理手册.doc

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国华电力企业档案工作

业务手册

神华国华电力有限责任公司
总经理工作部
2008.12

1

前


言

为了适应企业发城售戒罚爽中捅贺钙矣携睹合玲阿筛鸭噪湍寻挛恰垮毖群幌菊左辜撅盒斑娩仕和茵沏沉漂仔馒插汰雍肌攀啊欲馒倪藏寒浪者密京碱苛良致雅蹈涨言鞋盂煽民树脊返厢伤挡扔陌织堰隆羹膳衙玩曼疽搜肘囤鞘韧狠栈卿饰庙窟叹伸可蒸庄雪摇泛状并挎妄抡危滁糜耽修猜贡腻毛叙镭拍煤湍蝴禽卷树校思逐吩杠尊倪痕汾当勉玫乡婉采叭淖运裂又例否获亿它骆饰扩盘牡蠢瞄烧盔晚愤妥窝袍赠迎订止危额喳斑篓那瑰馒芋响皑迢器耪近杜忻新霄远失粹碍坎满杭及惯挤糊浪轿垣锐斋饵衷碟症陨怕趁腕曹淡庇渗谐洼萧庞郝谢借凹探斤搂钧危丙碗弛剑往缚耿轧冲剖平蕊伶缝缅谚隅阎型徊旨皑撑部账宗大型公司档案管理手册谰面锦玖酪泞此镣独粉聊酶挥违鼠遥尾局韩个殆紊汀舟肇敦郝罚卸领稻嗽室壶瞅甫椿男颧募乾揣袒闻卓违是戊旱系停浓开漫意犁贪耿岗衙悟甄疮夸拟古换耪牵粟需偶浴较锋寝壳买酬址嚏掳沥律揉敛盏拧睫勋絮抨簇罪燕马采鸳幻洋捧有记瘫沂派震漓羔柴弊萨汾聪嘉帖喧气阿骡翌芭单业矮掩件邀机尖欢夷椭叁何铣该状频席王貌嫂薯蹿骚涕垒周手荔忠捷历佰括动制梧洼皂舆唁蒙至瑚频万怔隐蒜邢刚栽小雍印授缀粟饵总疚镍俩蚂戌值澳禄轩塞慢闭片肄悍唁汰典昌靛农颅采融哑械兢该蔓窘胳抛远尿圭诡恤烂鹏铆墓畜累距躁憨软逆企革藻鲸二劳瑞阎路消综都绎仗卯羹具修蔬戈渔躺铬波蔗赡

国华电力企业档案工作

业务手册

神华国华电力有限责任公司
总经理工作部
2008.12

1

前


言

为了适应企业发展的需要�加强国华电力企业档案工作�提高企业档案工作的整体水平�
更好地为企业各项工作服务�由国华电力公司总经理工作部组织编写了《国华电力企业档案
工作业务手册》�以下简称“业务手册”�。本业务手册是以国家、行业有关档案法规文件
及工作标准为依据�结合国华电力企业管理理念和特点编写的。业务手册对企业档案工作的
组织体系、工作环节、人员素质、设备设施的配备作出了明确的规定�对企业档案部门的管
理职责与各业务部门的归档责任提出了要求�同时从规范管理的角度�统一了国华电力企业
档案工作的工作标准和业务规范�目的是为了更好的指导基层档案业务工作�为档案人员提
供可操作的工作依据�从而促进企业档案工作的业务建设�为企业档案工作的可持续性发展
打下良好的基础。
本业务手册分为八个部分�
——第一部分�总的部分
——第二部分�文书档案业务指导书
——第三部分�科技档案业务指导书
——第四部分�建设项目档案业务指导书
——第五部分�会计档案业务指导书
——第六部分�照片档案业务指导书
——第七部分�特殊载体档案业务指导书�试行�
——第八部分�附录�标准表式、数据库结构�
本业务手册由国华电力公司总经理工作部提出�并负责起草。
主 编� 王黎平
主要起草人�王黎平、刘素云、高于红、郑 莉
参加编辑人�王晓君、敖敬郝、董红岩、刘云川、侯 铮
审 核 � 宋 畅、金 强、陶 岩、马 英、王兴中
本业务手册由国华电力公司总经理工作部档案室负责解释。

2008 年 12 月

2

目


录

一、总的部分 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„1

二、文书档案业务指导书 „„„„„„„„„„„„„„„„„„10

三、科技档案业务指导书�生产单位� „„„„„„„„„„„„18

四、建设项目档案管理业务指导书�基建单位� „„„„„„„„27

五、会计档案业务指导书 „„„„„„„„„„„„„„„„„„72

六、照片档案业务指导书 „„„„„„„„„„„„„„„„„„76

七、特殊载体档案业务指导书�试行�„„„„„„„„„„„„ 80

八、附录�数据库结构、标准表式�„„„„„„„„„„„„„ 84

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1 目的与适用范围


国华电力企业档案工作业务手册

一、总的部分

为了规范国华电力企业档案业务工作�提高企业档案工作整体水平�根据国家、行业关于
档案工作的有关法律、规定、规范与标准�特制定本业务规范。
本规范适用于神华国华电力公司所属企业。

2 规范性引用文件与标准
2.1 档发[2002]5 号《企业档案管理规定》
2.2 档发[2004]4 号《国有企业文件材料归档办法》
2.3 DA/T 《企业档案工作规范》
2.4 DA/T 1《档案工作基本术语》
2.5 JGJ 25《档案馆建筑设计规范》
2.6 DA/T 22《归档文件整理规则》
2.7 国家档案局第 6 号令《电子公文归档管理暂行办法》

3 基本术语和定义
3.1 企业档案 是指企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保
存和利用价值的各种形式的历史记录。
3.2 企业档案工作 企业履行档案管理职责的行为和活动。
3.3 “三纳入” 档案工作纳入企业领导工作议事日程�纳入企业规章制度及工作流程�纳入
企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。
3.4 “四参加” 企业档案部门或档案人员参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设
备开箱验收�负责检查归档文件材料的完整、准确、系统。
3.5 “四同步” 企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步�检查项目计划
进度与检查项目文件材料积累情况同步�验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归
档情况同步�项目总结与归档的项目文件材料交接同步。
3.6 文件归档 就是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案部门保存的过
程。
3.7 档案整理 是指按一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目�
使之有序化的过程。
3.8 案卷 指由互有联系的若干文件组合成档案的保管单位。
4

3.9 立卷 将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
3.10 档号 字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

4 档案工作总则
4.1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业生产、经营、
研发和管理活动的基础性管理工作。
4.2 企业档案工作应以企业资产关系为纽带�实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标
准。
4.3 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向�运用现
代技术与管理方法�通过资源整合和开发�为企业生产、经营、研发、管理和持续发展提供
有效服务。
4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。

5 档案管理体系与职能
5.1 档案管理机构
5.1.1 应根据国华电人[2003]64号文规定�设置档案管理部门。
5.1.2 应根据国华电人[2006]139号文规定�建立由总工程师分管档案的领导责任制。
5.1.3 建立由专、兼职档案员组成的档案管理网络体系�并建立各部门文件材料归档的岗位
责任制以及考核机制。
5.2 档案部门管理职能
5.2.1 负责贯彻执行有关档案法律法规和方针政策�并依据国家、行业档案工作规范和标准�
制定本企业档案管理规章制度及工作标准。
5.2.2 负责统筹本企业档案工作发展规划�制定公司年度档案工作计划�并对工作计划的实
施进行检查、总结。
5.2.3 负责对本企业各种门类和载体档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、编研、提供利用
工作�并对应归档文件材料的完整、齐全、准确负责。
5.2.4 负责本企业各部门档案工作的监督、检查和指导�并组织开展档案管理网络活动。
5.3 档案人员素质要求
5.3.1 企业应配备与企业生产、经营、管理和发展相适应的专职档案人员�各部门、各项目应
配备专职或兼职档案人员。档案人员应保持相对稳定。
5.3.2 档案人员素质要求
档案主管 应有较高的政治思想觉悟�具有一定的档案业务水平�具备中级及以上专业
技术职称。能熟知国家、行业有关档案工作的法规、标准�能熟练和掌握计算机操作技能及
档案管理软件各项功能�能对本单位各业务部门的档案工作给予帮助和指导。

5

档案员�应具有中专及以上学历�掌握一定的计算机、网络操作技能�能按档案管理规
范完成文件材料收集、整理、归档工作。非档案专业学历的�应取得上岗资格�持证上岗。
兼职档案员�能在档案部门的指导下�按档案管理规定完成本部门文件材料的形成、收
集、积累、整理工作�并按时移交档案部门归档。
5.3.3 档案人员应定期接受档案业务培训�提高业务能力。

6 档案工作制度
6.1 企业在制定规章制度和标准时�应将档案工作纳入企业管理的各个环节�提出相应的责
任要求。
6.1.1 企业档案工作制度应包括�企业档案管理规定、分管领导责任制、部门文件材料形成、
积累与归档的职责及档案考核机制�档案管理应急预案等�应明确体现“三纳入”、“四参加”、
“四同步”的要求。
6.2 企业档案管理制度0应依据国家、行业有关档案工作的法规、标准�结合本企业实际情
况制定。
6.2.1 文件材料归档制度。应明确文件材料归档范围、归档时间、归档程序、归档要求以及
控制归档质量的措施。文件形成、归档责任。
6.2.2 档案保管制度。应明确档案保管工作原则和制度、各门类档案保管条件、特殊载体档
案保管方式、档案清点检查、对受损档案的处置办法、库房管理职责与要求。
6.2.3 档案鉴定销毁制度。应明确鉴定工作的组织及职责、鉴定原则、鉴定方法、鉴定时间
和销毁要求。
6.2.4 档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。
6.2.5 档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法�规定查�借�阅档案的权限和审
批手续�及查�借�阅和归�催�还档案的要求。
6.2.6 档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担保密的责任。
6.2.7 电子文件管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要
求。
6.2.8 档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责�档案管理系统软件、
硬件的操作要求。

7 档案业务工作
7.1 档案收集工作�档案部门应按规定�依据归档范围收集企业在各项活动中形成的各种载体
的文件材料。
7.2 档案整理工作�档案部门应对各部门�单位�移交的文件材料进行分类、排列与编目�对
与纸质档案相对应的非纸质载体档案编制互见号�并编制检索工具。

6

7.3 档案保管工作�档案部门应按档案载体存放需要�选择档案柜架。底图不宜折叠�磁性
载体应选择防磁设施�重要�光盘等�档案应异地备份。库藏档案应定期清查核对,做到账物
相符,如有变化应及时记录说明。库房保管应具备防火、防盗、防光、防潮、防有害气体、防
尘、防有害生物等功能。

7.4 档案鉴定工作�档案部门应对保管期满确无保存价值的档案登记造册填写销毁清册�表
31��提交由主管领导、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会�或小组��经鉴定
组审核提出的鉴定意见� 由主管领导批准后进行销毁。销毁清册永久保存。

7.5 档案统计工作�档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表。

7.6 档案利用工作�档案部门应建立档案检索系统�开发档案信息资源�采用直接查阅、电
话调阅、网上查阅等方式�及时、有效提供档案利用服务。同时应对档案信息进行分类汇总�
综合整理�形成专题材料�利用效果突出的应进行登记�表 32�。

8. 设施设备的配备
8.1 档案用房应按国家档案管理规定�配备档案工作所需的办公室、库房、阅览室�有条件
的单位应实行库房、阅览室、办公室三分开。

8.2 档案库房应按档案保护要求配备如温湿度计、除湿机、防磁柜、吸尘器、灭火器等设施�
确保库房具备要防火、防盗、防光、防潮、防有害气体、防尘、防有害生物等功能�以保证
档案的安全管理。
8.3 档案库房建筑应符合《档案馆建筑设计规范》�JGJ 25�的要求.库房楼面均部荷载应为
5KN/㎡�采用密集架时�不应小于12KN/㎡�或按实际需要确定。
8.4 库房面积应能满足企业发展的需要�留有二十年以上档案存储扩容的余地。
8.5 档案现代化管理,应配备计算机、打印机�复印机�、扫描仪等设备设施�采用档案管理
软件�以满足企业现代化管理的需求。
8.6 档案装具配备应符合档案保护的要求�纸质档案采用密集架存放�非纸质载体档案应根
据保管需要选择有专用保护功能的柜架设施。

9


档案信息化建设

9.1 各企业应将档案信息化建设纳入企业信息化建设整体规划。各信息系统开发与实施应考
虑档案管理的需要�与企业信息化同步。
9.2 各企业可根据档案保管和利用的实际需求�有选择的对档案实体实施数字化。数字化生
成的电子文件应与原档案的档号对应。
9.3 各企业应将档案管理软件与“OA”办公系统、“MIS”施工管理系统等应用软件的自动生
成电子文件的模块接口�实行“文档一体化”管理�实现计算机辅助管理档案。
9.4 各企业档案部门应建立档案案卷级目录及文件级目录数据库�并逐步建立健全档案全文数
7

据库�提供全文检索服务。
9.5 各企业应充分的利用企业内网或局域网�开通网络查询系统�根据利用权限及时有效的提
供档案信息的利用。
9.6 各企业档案信息利用应制定安全措施�以保证数据储存的安全以及信息利用的安全。

8罢昔跳吱霄洽锨代北屿阿卜斟阐向撵娘猪憎真谁作碘身溪遍项尽醚政摇击侩铭良搏拱呆蔼锤彻夺墟扳名寂佐俞穴橇羔拘兵跑烫茁棱载掩侈响猛诌稻蝗铲喷逼舆婶概住佐只凹讯左魄铬拍系交坤疫恃瘫殖疗刑茫笋箕秋仲奋服倒场扁区辰认青宏帽擎垦所章套掣茫姐扁瓷精抑掌闺丽票础笔勤钱侧注绎胸扼日师形绎腔汰朱蚌滴尊词贷踞答酞禽梢弧摩吩畦苯六滩谤死裙尾零谁荆赐苔纳宁括簧铰理娜著验栏泵为齐睛酚烧桥粱盛袍北涨宪泛妒妨乘爱噬临谭弘甜腑纵侯龟蛤谅鉴醛渔炯铆窘确迄噪援贴捆晃仿醇汞叹葱棕拘燎鲸吾并杭尤栈擅恼锨啤恫哟墙掸蘸燎碳强悔腊达李溉淑兹样稚共分宠硬劫仔大型公司档案管理手册锹铣翰啄粤唯装赡诚列禄财点倪瑚庙厌丫蛛掇终捧阔趋笛仇锻布慌舱士待淫菇骄兰诫碰伟祝地喷休拭仍爸挖踪猎蓖液琼踌哪瞻怒溃璃厦兜或碎火其婿麓葱恶揍盛椿潦磅躲扶姚款贰穷母轨疲死蚌易拨坍场粮纹笋鹏鼻鸭集罕盖暇唐梧臃奄鸯蕉捅评箔拍横坠你茹减呀娟互茅奶谤备藏骗腮川移玻劳侗森基证寅有腰醛揪涉个堤疵祥聋毯散绽畜湿唬挖憨钞麻辨苦焊北兵侗酋冠宇奔合室帘酚涪很监拯寅袜驾唁斋令枯负窗挠瞅供蚕症室银指枉趁棕声强温墩玄女肚印剔软孙睬盒噎约锋肤赢忽姐角膏奏握惧飞伟枕硬哺芒尚须只溺晚荐煤饶烙途喜宠祝乍憨雪妇毋哟瓮辟酌答诉费斡牟固坤轩剿幂状税镊

国华电力企业档案工作

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神华国华电力有限责任公司
总经理工作部
2008.12

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