采购管理必须要注意的事项.doc

采购管理必须要注意的事项采购管理必须要注意的事项 采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。采购管理包括采购计划、订单管理及发票校验三个组件。采购计划管理对企业的采购计划进行制定和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划（如周、月度、季度、年度）、非定期采购任务计划（如系统根据销售和生产需求产生的）。通过对多对象多元素的采购计划的编制、分解，将企业的采购需求变为直接的采购任务，系统支持企业以销定购、以销定产、以产定购的多种采购应用模式，支持多种设置灵活的采购单生成流程。采购订单管理采购订单管理 采购订单管理以采购单为源头，对从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。通过流程配置，可进行多种采购流程选择，如订单直接入库，或经过到货质检环节后检验入库等，在整个过程中，可以实现对采购存货的计划状态、订单在途状态、到货待检状态等的监控和管理。采购订单可以直接通过电子商务系统发向对应的供应商，进行在线采购。友为供应商管理系统是采购管理系统的一个子系统，也是管理采购流程的一个重要环节；系统以供应商信息管理为核心，采用标准化的采购流程以及先进的管理思想；系统从供应商的基本信息、组织架构信息、联系信息、法律信息、财务信息和资质信息等信等多方面考察供应商的实力；再通过系统的数据对供应商的供货能力，交易记录、绩效等信息综合管理，达到优化管理，降低成本的目的；为企业产品的策略性设计、资源的策略性获取、合同的有效洽谈、产品内容的统一管理等过程提供了一个优化的解决方案。我们旨在改善企业与供应商之间关系的新型管理机制，实施于围绕企业采购业务相关的领域；实现通过与供应商建立长期、紧密的业务关系，并通过对双方资源和竞争优势的整合来共同开拓市场，扩大市场需求和份额，降低产品前期的高额成本，实现双赢的企业管理模式。发票校验发票校验 发票管理是采购结算管理中重要的内容。采购货物是否需要暂估，劳务采购的处理，非库存的消耗性采购处理，直运采购业务，受托代销业务等均是在此进行处理。通过对流程进行配置，允许用户更改各种业务的处理规则，也可定义新的业务处理规则，以适应企业业务不断重组，流程不断优化的需要。价格价格 更为全面的价格概念应是由于材料的选用而给整个 Logistics 系统和生产体系带来的总成本。例如，在消费品行业使用的软塑包材，谈论价格或比较不同供应商的材料时，应主要考虑：材料的价格；材料在包装机上的损耗率；材料允许包装机提速且质量稳定的限度。因此，价格应是符合某种质量标准的价格。另外，谈论价格也不应忽视其它的价格条件：交货地点，如出厂价，到收货方仓库价；装卸责任，如买方负责装卸；付款条件及货币，如货到买方仓库后 30 天付款，美元；保险责任，如买方负责；是否有批量折扣，如 300 吨以下，每吨 3000 元；超过 300 吨，每吨 2900 元。服务服务 服务的价值已被越来越多的 Logistics 管理人员所发现，如供应商的售后培训，疑难问题的解答，维修保养及零配件的替换和供应（对设备采购而言）。对于 Logistics 人员，供应商的服务还体现在采购周期及其稳定性，即从下订单到收货的时间周期和其实现交货期的比率。如前所述，这将直接影响到对原料正常库存和安全库存的设立，以及 MRP 的计划结果。而供应商对上述能力的表现，也是其自身 Logistics 工作水平的体现。技术技术 经常能够听到采购管理人员的抱怨，认为他们对公司业务决策介入的越来越少。这在许多的企业中确实存在。对他们来说，材料选择，供应商的确定，订货的多少都是由其它部门决定的。而他们自己却成了“照单抓药”的执行人。事实上，传统的采购管理人员如果不尽快拓展视野，提高自身的管理水平，这种“残酷竞争”的事实会继续进行下去。从技术角度讲，Logistics 的采购管理人员应向采购工程师转变。这主要体现在三个方面：要充分了解原材料的技术标准和产品的配方。当一般的商业手段使材料的价格降到一定程度后，若要想继续获得价格的突破，则必须从技术上入手。采购人员要充分掌握原材料技术标准中的主要参数的改变，对原料价格的影响。而一旦发现其中的改变，会带来材料成本的降低，同时所产生的质量差异很小或对消费者的接受程度没有太大的影响，为什么不采用呢？事实上，提供给消费者多余的或他们并不需要的价值，是没有意义的。这经常会体现在企业的国产化进程中。应该承认，本地的许多供应商原料的质量与国外的标准存在着差异，而改变这种差异需要一定的时间。在目前市场竞争日益激烈的环境，企业为了生存，必须因地制宜。另一方面，从产品配方入手，也是同样的道理。分析产品成本中，各项原料所占的比例。对比例大的原材料，应不断搜索可以替代的原料。这些工作，对价格敏感的采购管理人员比技术人员有优势。他们可在日常工作中不断积累这方面的资讯。要充分了解原料供应商所在行业的特点，如他们的生产工艺，所用原料及行情，他们的投资和生产规模等。采购管理人员应建立供应商成本分析和对比档案。这为日后的价格谈判，以及与伙伴关系的供应商共同挖掘成本潜力，打下坚实的基础。IT 行业的 OEM 概念同样适用于其它行业。如产品有 A，B 和 C 生产而成，而 A 又是由 D 和 E生产而成。这 A 仅是个半成品。如果有供应商能够提供 A 或与之类似的材料，能够满足最终产品的生产技术要求，且价格低于 DE 或自行生产 A 的成本，则可以改变采购的结构。风险风险 采购管理人员应定期评估系统的风险，特别是供应渠道的风险。主要的风险有：供应商的风险；初级原料价格上涨或紧缺；汇率的剧烈变动。针对这些风险，应采取的对策：选择供应商时，应进行资质调查，同时，平时要注意收集行业的资讯；尽可能地避免单一供应商，有可能的话，应有替代材料方案（这也是前面提出的要加强技术的开发）；开发本地供应商，减少直接进口原料的数量，对不可避免的大宗进口，采取期货的套期保值功能。采购管理的层次采购管理的层次 交易管理，简单购买较初级的采购管理多为对各个交易的实施和监督。其特征为：围绕着采购订单；与供应商较容易的讨价还价；仅重视诸如价格，付款条件，具体交货日期等一般商务条件；被动地执行配方和技术标准。采购管理，随着对前期大量订单的经验总结和汇总以及管理技能的提高，管理人员意识到供应商管理的重要性；同时，根据自身的业务量分析（ABC 法），整个系统的要求，合理分配自身的资源，开展多个专案管理。这个阶段的特征为：围绕着一定时间段的采购合同，试图与供应商建立长久的关系；加强了对供应商其它条件的重视，如订单采购周期、送货、经济批量、最小订单量和订单完成率重视供应商的成本分析；开始采用了投标手段；加强了风险防范意识。3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。B 比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。C 采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错 C 产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。C 成本报表是对外报告的会计报表。C 成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。C 成本会计的对象是指成本核算。C 成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。C 成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X D 当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本 中。D 定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。F“废品损失”账户月末没有余额。F 废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。F 分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。()G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错 G 工资费用就是成本项目。()G 归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对 J 计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。()J 简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。()J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对 J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错 K 可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。P 品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。Q 企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Q 企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。S 生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。S 适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。()W 完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对 Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对 Y 引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X Y 以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X Y 原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Y 运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。()Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对 Z 直接生产费用就是直接计人费用。X Z 逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。A 按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。A 按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)