江苏分公司本部公务接待管理办法.doc

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太平洋寿险江苏分公司本部公务接待管理办法（试行）

第一章 总 则
　　第一条 为大力弘扬求真务实、勤俭节约的优良作风，进一步规范和改进公司公务接待工作，促进公司公务接待工作程序化、规范化，展现公司良好形象，助推公司转型发展服务，根据集团、总公司精神，结合分公司实际，特制定本办法。
第二条 公司公务接待工作应遵循以下原则：
（一）控制从严。坚持以“厉行节约、合理开支、严格控制”的原则，合情合理的安排公务接待的规模及标准，不得搞将排场和铺张浪费。
　 （二）统筹安排。
1、省委省政府、监管机构等单位相关领导到公司所属单位考察调研时，要严格执行报告制度。接到通知后，按照政府及相关单位要求做好有关工作的同时，应在第一时间报告办公室，由办公室统筹协调，接待方案经办公室审核后执行，事后向办公室报告接待情况。
2、公司领导到外单位考察调研、检查工作、出席会议和活动，要提前按程序报办公室，由办公室统筹协调安排，应根据工作性质和内容，及时向相关单位和部门沟通情况，避免在时间和地点上过于集中。由办公室函告通知相关单位和部门，做好接待准备工作。
　　（三）注重实效。考察调研活动的接待安排，要坚持实事
求是，一切从实际出发，坚决反对形式主义和弄虚作假。围绕
考察调研主题，有针对性地选择考察点，便于领导深入基层，
了解实情，指导工作。
　　（四）热情周到。接待安排要周密完善，尊重外宾、少数
民族来宾的宗教、饮食、衣着、语言等风俗习惯，回避民族、
宗教、生活和工作忌讳，来宾无论职务高低，都要热情接待。
　　（五）强化责任。原则上安排同级别领导和对口部门接待，强化接待工作中的责任分工和落实，重要环节和关键点要配置AB角，及时相互补位，加强闭环管理，做到事前有布置，事中有监控，事后有反馈。
　　（六）归口管理。办公室是公司系统公务接待工作的归口
管理部门，负责制定接待管理相关工作制度，指导、统筹协调、检查和监督公司系统的有关接待工作；负责指导、监督各部门或个人开展接待工作。
　　第三条 本办法适用于分公司本部各部室，各辖属机构可据此制定本机构的接待工作实施办法和接待标准。
第二章 接待的分类和分级
　　第四条 公务接待工作按不同的接待对象分为对外接待和对内接待。
　　对外接待是指保监会、政府有关领导、监管机构、行业协会、保险学会、金融学会等有关单位部门、以及有关重要企事业单位、社会组织等的领导同志到公司考察调研、来访、会谈、参加会议等活动，以及同业公司、系统各兄弟公司领导来访、学习交流等活动的接待工作。
　　对内接待是指集团、总分公司领导、分公司本部各部室负责人及有关人员到有关单位、辖属机构考察调研、督导检查工作、参加会议等活动，以及辖属分支机构之间工作往来接待。
　　第五条 根据接待对象，对外接待工作分为对外一类接待、对外二类接待、对外三类接待。
　　（一）对外一类接待，接待对象为保监会、省政府、监管机构重要领导等。
　　（二）对外二类接待，接待对象为行业协会、保险学会、金融学会等有关单位主要领导、系统兄弟公司负责人带队的工作团队，公司领导批示的重要企事业单位或社会组织的处级以上领导等。
　　（三）对外三类接待，同业公司、系统兄弟公司部室负责人来访、有关重要企事业单位或社会组织的科级领导带队的工作团组等。
第三章 接待的组织管理
　　接待工作主要由接待主办部门、接待配合部门（相关职能部门）、属地协办单位按分工共同完成。
　　第六条 接待主办部门是指主办负责组织开展全过程的接待工作。接待配合部门是指接待活动中按照部门职能分工及接待安排为来宾提供相关接待服务的业务对口部门。
　　（一）对外一类接待由公司主要领导或受其委托的公司分管领导统筹协调，办公室牵头负责，本部相关部门配合组织实施。
　　（二）对外二类接待由公司分管领导统筹协调，主要对口
部门牵头负责，本部有关部室配合组织实施。
　　（三）对外三类接待由对口部门牵头负责组织实施。
　　第七条 属地协办单位是指接待工作中涉及到如参观、考
察、调研等活动现场，负责属地接待活动安排及相关后勤、服
务等工作的基层单位。
第四章 接待工作筹备及实施流程
　　第八条 接待筹备阶段
　　（一）接待任务的接收。公司有关部门接到对外一类、二类接待任务后，统一报送办公室，办公室及时呈报公司领导签批。根据领导批示，办公室确定接待的主办部门、总协调人。
　　（二）接待方案的制定。主办部门编制接待方案，内容包
括：活动日程、来宾名单、住宿餐饮安排、会场及参观、调研
等现场安排、乘车安排、安全保卫、宣传报道、工作人员分工
及注意事项等，需报办公室审核备案。公司领导到辖属机构考察调研、检查工作、会议等活动，辖属机构应提前与分公司办公室充分沟通后制定接待方案。
　　（三）执行方案的编制。根据接待方案，主办部门编制执行方案，分级落实责任，分解任务，将工作要求、完成时间、地点、责任人、替代人、检查人等细节落实到位，同时编制接待预算。接待方案、执行方案和费用预算报公司总经理室审批：对外一类接待经公司总经理审批后执行；对外二类接待经分管总经理审批后执行；对外三类接待由牵头部门负责人及办公室审批后执行。执行方案均经财务部会签确认。
　　第九条 接待实施阶段
　　（一）来宾确定：提前与来宾联系，最终确认来宾身份、
人数、出行方式、抵达时间等信息，必要时印制接待指南。
　　（二）交通安排：根据来宾信息，提前确认接送车辆和行
车路线，掌握路况信息。
　　（三）来宾迎接：按抵达时间安排人员在约定地点迎接。
　　（四）住宿安排：原则上一律安排在协议酒店，来宾到达住地，工作人员协助来宾登记入住，引导至房间休息；按活动日程安排，提供叫醒服务。
　　（五）餐饮服务：按照来宾的饮食习惯（特别是尊重少数
民族的饮食习惯），安排好时间、地点、伙食标准、进餐方式，
由工作人员按时提醒并引导来宾前往餐厅就餐。
　　（六）会见会谈：如有会见会谈活动，要按接待规格和礼
仪，提前安排好时间、地点、陪同人员、座次、背景材料等。
　　（七）会场组织：对上级检查调研，要按照有关要求安排
汇报会或座谈会。提前布置好会场，调试好设备，安排好座次、会议材料、会议服务，组织参会人员提前进入会场候会。对口接待部门引导来宾进入会场。
　　（八）考察调研：按照来宾参观、考察、检查、调研的目
的，组织有关部门介绍情况，陪同参观现场；做到活动日程编
制详细，沿途路线、参观场所、考察单位安排合理，现场标识
规范，交通、引导服务到位，介绍、讲解思路清晰，环节联系
紧密顺畅。
　　（九）来宾送别：工作人员提前收集来宾返程信息，提供
代订机（车）票服务。协助来宾结算食宿费用，提前安排车辆
和行李托运，协调有关领导、对口部门送机（站）。
　　第十条 接待总结阶段
　　活动结束后，应认真总结接待活动的经验教训，必要时召
开专题会议分析总结，研究改进措施。主办部门应按档案管理
规定负责收集、整理有关文字音像、图片等资料，及时向分公司办公室移交归档。
第五章 接待管理
　　第十一条 接待人员的管理
　　接待期间，工作人员要按预先安排和分工积极履行职责，
相互协作，及时补位，同时要根据现场情况灵活应变处置，确
保活动各环节衔接紧密有序。要严格遵守纪律，服从统一指挥，参加接待活动时应按要求统一着装，佩戴工作证等证件；提前到岗到位，保证活动所需的工作设备工况正常，备品备件充足。
　　第十二条 宣传报道的管理
　　（一）活动涉及的标识应严格按照公司品牌标识的有关标准制作应用，并由办公室负责审核检查。
　　（二）对外一、二类接待活动，主办部门应会同办公室按照有关宣传报道管理办法，根据接待任务和有关要求，编制报道方案，根据需要提前联系相关新闻媒体，办公室加强审核把关。涉及公司领导及重大活动的宣传报道，由办公室按照集团、总分公司的有关要求组织做好审核上报工作。
　　第十三条 接待车辆的管理
　　公司本部公务接待用车统筹安排、合理有效使用车辆，尽量集中乘车，减少用车数量。活动车辆不足时，可由办公室统一调用辖属有关车辆，或根据需要临时租用社会车辆。
　　第十四条 接待费用的管理
　　业务接待费用实行预算管理，由办公室牵头组织，各部门
配合，于每年年底编制下年度预算，在公司本部预算统筹安排，按预算程序履行审批。接待标准参照《江苏分公司本部日常办公费用及其他费用管理办法》等相关规定执行。公务接待执行“事先申报、审批后使用”管理制度，严禁 “先使用、后审批”的情况出现。凡进行公务接待前，必须到办公室填写《公务接待审批单》，原则上一个消费点一次接待填写一张《公务接待审批单》，不允许出现多处消费填写一张《公务接待审批单》，报分管领导审批同意后，方能通知经办人进行接待。接待费用由主办部门按预算标准结算。
第六章 对内接待工作要求
第十五条 对内接待工作要严格执行公司规范对内公务接待活动的有关规定，注重实效，务求从简，厉行节约，杜绝浪费。
（一）陪同安排。要轻车简从，不搞层层陪同，尽量减少陪同人员和随行人员。
集团、总公司公司级领导：除参加有关会议或调研活动等工作需要外，分公司本部一般不超过3个部门负责人陪同，陪同的有关部门负责人一般不带工作人员。分公司总经理成员轮流或1位分管领导全程陪同，尽量减少其他工作人员。
集团、总公司部门级领导：公司本部1位分管领导及有关对口业务部门陪同人员1-2人，陪同人数不得超过接待对象的三分之一。
集团、总公司工作人员：由接待部门负责人或对口业务部门工作人员1-2人陪同。
（二）迎送安排。不搞区域边界迎送，不组织职工迎送，不安排献花，不悬挂或张贴欢迎标语、横幅、气球，不铺红地毯。抵离时要简化迎送，尽量减少迎送人员。
（三）车辆安排。公司内部接待要尽量安排集体乘车，减少随行车辆。
（四）食宿安排。接待住宿和用餐要严格执行有关规定，尽量安排在公司内部职工食堂、培训中心或协议酒店，提倡用工作餐、自助餐，以当地家常菜为主。杜绝大吃大喝、铺张浪费及假借工作名义相互宴请等行为。不添置豪华设施，不增配高档生活用品。
第十六条 不安排专场文娱活动。不安排到营业性娱乐、健身场所活动。不安排公费旅游。不准让接待单位承担车、船、飞机票费用，不准在接待单位报销任何因公因私费用。不准以任何名义赠送贵重礼品、纪念品。不准向接待单位提出任何与工作无关的要求。
第七章 有关工作要求
　　第十七条 对外接待工作要按照党政机关及集团、总公司的有关规定，坚持“务求从简、厉行节约”的原则，反对奢侈浪费。加强工作策划，统筹安排好对外接待工作，展示公司的良好形象。
　　第十八条 外事接待应按照外事礼仪和外事纪律及有关规定执行。
　　第十九条 承担接待任务的部门和参与接待的人员，必须严格执行有关保密规定，加强接待文件和会议资料的管理，切实做好接待保密工作。
　　第二十条 各单位、部门要健全和完善接待规章制度，严格执行有关规定和接待标准，不得超标准接待。加强接待费用管理，不得突破预算计划支出。按照公司有关厉行节约的要求，压缩费用支出。公司财务部门、办公室负责对各部室接待标准和费用的监督审查。
　　第二十一条 加强纪律监督。纪检监察部门要认真履行职责，坚决查处公务接待工作中的铺张浪费、假公济私、赠送礼品礼金等问题。实行责任追究制度，对于在公务活动中违反接待管理规定的，要视情节轻重对有关责任人进行批评教育、诫勉谈话、通报批评、组织处理或按有关规定给予纪律处分。
第八章 附 则
　　第二十二条 本办法自印发之日起实施。
　　第二十三条 本办法由分公司办公室负责解释。

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