公司行政管理岗位知识汇编教学文稿.docx
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1、公司行政管理岗位知识汇编精品文档行政管理岗位知识汇编目录第一章 办公用品管理- 1 -一、日常办公用品分类- 1 -二、办公用品的领取- 1 -三、办公用品购置- 2 -四、管理员职责- 2 -五、办公用品的交接与收回- 2 -第二章 固定资产管理- 4 -一、固定资产的定义- 4 -二、固定资产的分类- 4 -三、固定资产的编号- 5 -1、资产代码明细- 5 -2、部门代码明细- 5 -3、编号流程- 5 -四、固定资产的监管- 5 -六、固定资产转移和借用- 6 -1、资产的转移- 6 -2、资产的借用- 6 -八、固定资产的清查- 7 -第三章 文件档案的整理方法- 9 -一、基本概念
2、- 9 -1、归档文件- 9 -2、归档文件整理- 9 -3、件- 9 -二、归档文件整理原则及质量要求- 9 -1、整理原则- 10 -2、质量要求- 10 -三、归档文件的整理方法- 10 -1、搜集- 10 -2、分类- 11 -3、具体步聚- 11 -四、排列- 12 -1、事由原则- 12 -2、排列方法- 12 -五、装袋(订)- 12 -六、编号(编归档章号)- 13 -七、编目- 13 -1、归档文件目录项目- 13 -2、归档文件目录的装订- 14 -八、装盒- 15 -第四章 行政后勤成本控制措施- 16 -一、用电的管控措施- 16 -1、照明用电- 16 -2、办公设备
3、用电- 17 -3、空调用电- 17 -二、用水的管控措施- 17 -三、严格控制办公用品使用- 17 -四、宿舍管控措施- 18 -五、办公设施的维修费用管控措施- 18 -六、办公电话费- 18 -七、招待费用- 18 -第五章 公司印章管理- 18 -一、范围- 18 -二、公章的管理- 18 -1、公章刻制- 18 -2、公章保管- 19 -3、公司公章的使用范围- 19 -4、公章加盖- 19 -5、公章外借- 19 -三、合同专用章的管理- 20 -1、合同章刻制- 20 -2、合同章保管- 20 -3、合同章加盖- 20 -4、合同章外借- 21 -四、财务印章的管理使用- 21
4、 -1、财务章刻制- 21 -2、财务印章保管- 21 -3、财务印章加盖- 21 -4、财务印章外借- 21 -五、其他印章的管理- 22 -六、印章管理使用责任- 22 -第六章 常用公文写作知识- 22 -一、指示- 22 -二、决议- 23 -1、标题- 23 -2、正文- 23 -三、函- 23 -1、标题- 23 -2、正文- 23 -四、决定- 23 -1、标题和日期- 24 -2、正文- 24 -3、结尾- 24 -五、通告- 24 -1、标题- 24 -2、正文- 25 -3、署名和日期- 25 -六、意见- 25 -七、通报- 25 -1、标题- 25 -2、正文- 25
5、-3、尾部- 26 -八、通知- 26 -1、印发、批转、转发性通知的写法- 26 -2、批示性通知的写法- 26 -3、知照性通知的写法- 26 -4、事务性通知的写法- 26 -5、任免、聘用通知的写法- 26 -九、会议纪要- 26 -1、标题- 27 -2、文件日期- 27 -3、正文- 27 -4、会议纪要写法- 27 -十、请示- 27 -1、标题- 28 -2、正文- 28 -十一、批复- 28 -1、标题- 28 -2、主送单位- 28 -3、正文- 28 -十二、会议记录- 29 -十三、报告- 30 -1、综合性报告的写法- 30 -2、专题报告的写法- 30 -3、回复报
6、告的写法- 31 -第八章 合同签订- 31 -一、总则- 31 -二、合同签订的主体- 31 -三、合同起草- 32 -四、合同签订流程- 32 -五、合同存档、备案- 33 -六、合同执行- 33 -七、合同变更、转让与解除- 33 -八、合同保存- 34 -九、合同纠纷- 34 -(附) 合同法相关知识- 34 -一、合同特征- 34 -二、合同的法律性质- 34 -三、合同可撤销- 35 -四、合同无效- 35 -五、合同分类- 35 -1、计划合同与普通合同- 35 -2、双务合同与单务合同- 35 -3、有偿合同与无偿合同- 35 -4、诺成合同与实践合同- 36 -5、要式合同与
7、非要式合同- 36 -6、主合同与从合同- 36 -7、本约与预约- 36 -8、当事人与第三人利益- 36 -9、定式合同- 37 -六、合同签订- 37 -1、要约- 37 -2、承诺- 37 -七、签订形式- 37 -1、口头合同- 37 -2、书面合同- 37 -3、经公证或审批的合同- 37 -八、变更解除- 38 -1、变更- 38 -2、解除- 38 -第八章 商务谈判- 38 -一、谈判原则- 38 -二、如何成为谈判高手- 39 -1、调整当前的心态- 39 -2、自我优化的素养- 39 -3、找到正确的方法- 39 -三、谈判三部曲- 40 -1、申明价值- 40 -2、创
8、造价值- 40 -3、克服障碍- 40 -四、八字真言- 40 -五、谈判技巧- 41 -1、确定谈判态度- 41 -2、充分了解谈判对手- 42 -3、准备多套谈判方案- 42 -4、建立融洽的谈判气氛- 42 -5、设定好谈判的禁区- 43 -6、语言表述简练- 43 -7、做一颗柔软的钉子- 43 -8、曲线进攻- 44 -9、谈判是用耳朵取胜,而不是嘴巴- 44 -10、控制谈判局势- 44 -11、让步式进攻- 45 -第九章 行政办公基本礼仪- 46 -一、礼仪作用- 46 -1、提高个人的素质- 46 -2、有助于建立良好的人际沟通- 46 -3、维护个人和企业形象- 46 -二
9、、握手礼仪- 46 -1、握手的顺序- 47 -2、握手的方法- 47 -三、仪表礼仪- 47 -1、化妆的原则- 47 -2、化妆禁忌- 48 -3、服饰及其礼节- 48 -4、白领女士的禁忌- 48 -5、男士西装三个三原则- 48 -四、举止礼仪- 49 -五、谈吐礼仪- 50 -1、交际用语- 50 -2.令人讨厌的行为- 51 -3.损害个人魅力的错误- 51 -六、会面礼仪- 52 -1、问候- 52 -2、介绍- 53 -七、电话礼仪- 53 -1、及时接电话- 53 -2、确认对方- 53 -3、讲究艺术- 54 -4、调整心态- 54 -收集于网络,如有侵权请联系管理员删除
10、第一章 办公用品管理一、日常办公用品分类办公用品分为一般消耗品和耐用消耗品。1、一般消耗品包括胶水、胶棒、橡皮、回形针、涂改液、签字笔、笔记本、荧光笔、铅笔、记号笔、白板笔、笔芯、便利贴、打印纸、钉书钉、回形针、大头针、账册、档案袋、标签、电池、长尾夹等。2、耐用消耗品包括剪刀、直尺、订书机、美工刀、白板、夹子、计算器、笔筒、文件盒、文件架、起钉器、插线板、印台、U盘、读卡器等。4、办公用品应为办公所用,不得据为己有或挪作私用。5、不得用办公设备干私活,谋私利;不许将办公用品随意丢弃废置。二、办公用品的领取1、新员工入职每人按标准配备签字笔一支、笔记本一本、文件双夹一个。2、个人领用办公用品应
11、据实填写物品领用申领单,经本部门负责人审核签字后交运营部审核,由管理员根据运营部审核的数量给予办公用品的领取(附件:表1物品领用申请单。3、耐用消耗品以部门为单位且只能领取一次,特殊情况除外。例:2016年12月1日 营销部孙华已领取计算器一个,2017年2月14日 张晴拿着签过字的物品领用申请单上仍然有计算器,原则上管理员应不予发放计算器,但因开盘需要,可给予领取。4、发放完毕后,领用人根据管理员发放的办公用品名称、数量逐一详实登记至本部门办公物品领取登记表。管理员要妥善保管各部门登记建立的物品领取档案,便于随时查阅、核算与管控。(附件:表2办公物品领取登记表)。5、办公用品的重复申领应说明
12、原因或凭耗损原物以旧换新,杜绝虚报冒领。如人为损坏或遗失由责任人负责赔偿。6、会议期间办公用品的领取(1)公司会议期间会务组按需填写会务办公用品申领单或办公用品借用单,由会务负责人审核签字后交运营部审核同意方可进行领用或借用。(附件:表3会务办公用品申领单,表4办公用品借用单)。(2)管理员认真核实申领单后方可发放或借出物品,同时要在办公物品领取登记表上做好本次会议期间物品领取登记信息的标注,注明会议主题、时间、会务组名称、主持人等以备核查。三、办公用品购置运营部管理员根据办公用品消耗、使用以及库存情况,及时编制物品购置申请表,报本部门负责人和总经理审批通过后方可购置。购置完毕后,验收人员根据
13、购置清单和实物进行验收,验收人员应是本部门非同类岗位人员验收(例如人事专员、人事主管、保安队长等)。验收完毕后,管理员要及时将购置的物品登记入库,入库单上要有采购人、验收人、管理员、主管人员的签字确认(附件:表5物品购置申请单)。四、管理员职责1、管理员须建立和登记办公用品台账,定期核查所领物品登记表,做好办公用品的购置、发放和库存管理。2、管理员须防止办公用品受潮、损坏或丢失,保证办公用品的功用和性能。3、管理员须根据办公用品的消耗或领用情况,确定和保持合理的库存种类和数量,以减少资金占用和保证正常使用。五、办公用品的交接与收回员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品的交接或收回时,应严
14、格遵守交接回收程序。1、移交人需在办公用品交接登记表逐项列出物品清单,接收人在监交人的监督下,仔细点验,遇有毁损的要求移交人书面标明,视该物品金额的大小情况,是否追究移交人(保管人)的责任,另行处理(附件:表6办公用品交接登记表)。2、移交人需将办公用品交接登记表复印件交至运营部存档备查。若接收人为管理员本人时,管理员需仔细点验,并且做好登记入库工作(附件:表6办公用品交接登记表)。附件:表1 物品领用申请单申请部门申请人申请日期序号物品名称单位数量备注审批部门负责人运营部分管领导表2 办公物品领取登记表日期物品名称单位数量部门领取人表3 会务办公用品申领单会议主题会议时间申请人申请日期编号物
15、品名称规格单位数量备注会务负责人运营部表4 物品借用单借用部门借用日期借用人联系电话物品名称数量用途归还时间备注借用部门负责人运营部表5 物品购置申请单日期: 年 月 日编号物品名称单位申请数量预计单价金额说明金额合计大写: :申请部门审批运营部申请人总经理部门负责人表6 办公用品交接登记表日期物品名称单位数量移交人所在部门接收人所在部门备注监交人移交部门负责人接收部门负责人第二章 固定资产管理一、固定资产的定义固定资产是指企业为提供商品、劳务、出租或者经营管理而持有的、使用时间超过12个月的,价值达到一定标准的非货币性资产,包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与经营活动有关的设备、
16、器具、工具等。二、固定资产的分类1、办公家具:办公桌、椅、沙发、茶几、文件柜、储物柜等。2、办公设备:显示器、主机、打印机、传真机、复印机、扫描仪、投影仪、照相机、路由器、交换机、银联POS机等;3、消防器材:灭火器;4、运输工具:小轿车、面包车、平板车、三轮车、电瓶车、客车等5、维修工具:电钻、切割机;6、生活电器:电视机、空调、洗衣机、消毒柜、冰箱、饮水机、咖啡机等;7、其他设施:棋牌桌、壁画;三、固定资产的编号按所在放置地点(部门)两位中心字拼音的首字母、资产大类、所属部门、购置时间(年月日)编制。1、资产代码明细(1)办公家具 代码为01(2)办公设备 代码为02(3)消防器材 代码为
17、03(4)运输工具 代码为04(5)维修工具 代码为05(6)生活电器 代码为06(7)其他设施 代码为072、部门代码明细(1)运营部 代码为01(2)财务部 代码为02(3)营销部 代码为03(4)策划部 代码为04(5)工程部 代码为05如:2016年12月1日营销部购置一台投影机,则编号为:YX-02-03-20161201(所在地点拼音的首字母-资产代码-所属部门代码-购置年月日)。3、编号流程运营部先对物资进行整体清点、登记整理编号并明确资产管理责任人,填制固定资产盘点明细表(附件:表1固定资产盘点明细表),并将其编号贴在对应的固定资产上,便于以后对固定资产的清点、管理和调配。四、
18、固定资产的监管1、各使用部门对本部门任何位置的物品丢失和损坏负有直接责任。2、运营部须随时掌握所有固定资产的构成情况和使用状况五、固定资产的购置与验收根据工作需要,各部门购置固定资产必须先向公司提出申请,填写物品购置申请单(附件:表2物品购置申请单),在此表中应详细填写固定资产名称、规格/型号、用途。报经总经理批准后,由运营部负责统一购置。到货后,运营部负责接货、验收及安装。六、固定资产转移和借用1、资产的转移(1)资产转移直接由运营部填写资产转移单,交有总经理审批,总经理审批完成后,将该转移单传送到转入部门。转出部门移交人要保证移交资产的完好性和资产初始配置状态与资产登记表内容一致,如果丢失
19、应按规定赔偿。(2)转入部门资产管理员在接到资产转移单后,对资产名称、规格型号、数量、配置状态等信息与表中内容进行核对。(3)核对无误后,转入和转出部门到运营部备案,及时准确的调整资产备案信息。其他放置在各部门的资产,若未办理转移登记手续的,不得随意移动。 2、资产的借用(1)由借入部门出具经本部门领导及经手人签字的资产借用单(附件:表4资产借用单),注明需要借用资产的名称、规格型号、技术特性、借用期限等信息。(2)经借出部门领导同意后,借出部门资产管理员向借入人交代借出资产状况(以分清损坏赔偿责任)。(3)借入部门向借出部门归还资产后,收回资产借用单。七、固定资产的维修、报废、清理1、固定资
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