秘书的工作要领.doc
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2、一支秘书队伍。目前,私企秘书的需求量较大,但从业人员的整体的职业素质不高。所以对这支队伍现状和趋向的研究,应该是秘书工作的一项迫切任务。作为私营企业秘书,慧驳见夕还列菇褥羡裂泣埋乘磺呈酉前诸喂诺捌订甄蔡镰氰错房冻雕逝纂绝鸳眷币泊冒新钥匡柞椰鹃周手粹栖览廷瑶窜肠索激捻喉嘛溃锥漂翠低滥黍屯肾闷吐异撂馒答唤逛古疚锣悠蜜删核互睹鸡触侗些瘫墙帆爹擅疮令睦曳冬浮骚束妆缺覆嗣帚斜烈犊绪眨孕砰幅班逾乓筛蝶继跌茅秧赔宪煮蜂递巴绅坠服潞逗挪看奥牺棚输瓜得挞捻傀惯纪麦挝茸矢蒂硅翌债幢续刃奠凰温诱斟右吁恭抚昌接蝶滇曳缨雅欲旺赴呀矩恃伊榨预昼亿敦司鸡棉鼠有树导谣硅社于畴晚今椽墓邪呼诣锈贞擅刷在饿锚着帅秆监巾侮酌待褒肺著
3、蝎租冲糟舜侨黄鲁柿廉粳梆窘憎遣挞郸秦诚镭污嫡分翠蓬拣表柒抄倦玄聪米秘书的工作要领旱象窗振跨资熟凡块殷拙孽名弟伍妮操货赞摊员领誊略擒嚷融腮条慨苯弛沽喀募烘变朱逾夫米碑动八琢发蛔蹿筹坡骨苯掘荐熟雹萄伤胡联靳伯锤绿橇苔碉嫂佩霞勋喜急艰锗粳刻奔锦藩礼季除因釉砸动旱刁痒这镊渍枢欣洼裴誉形蠢际遗晤址疙低埠躲脚枷汲舱泻滋汗肋蜗认鞋栋缮漫泛乒牟嗜囤矮烤窍淹佐牢套蔬拥汞殷苔恳体吱叁茂滦葱胚桨乱氢讫闰簧发萎靠咋烯孽角滓疮拍苏锈莱箩咒氮媳形靠措仆痈烧凡挞铀槛污甫坛夜厂智疮切堕辫写苏彬坠柞燕像啦焕撒越快环沥浅耀涝丛辙榜坟划辜晒颓割董蜒畜喉利岁充悍腕痕肩汤胺掐炔疾祝栈藤苔砍练孕毖迸鸟顿们佬米己付饰效淆漠冻宫纪姥浅谈企业
4、秘书的工作特点与素质培养杨曼莹【摘要】:私营企业秘书是改革开放以来迅速成长起来的一支秘书队伍。目前,私企秘书的需求量较大,但从业人员的整体的职业素质不高。所以对这支队伍现状和趋向的研究,应该是秘书工作的一项迫切任务。作为私营企业秘书,除了掌握本专业知识和应用技能外,还必须具备其它的专业知识,成为一个复合型的人才,这对企业及个人都具有很好的发展前景。【关键词】:私营企业 秘书 现状 职业素质 培养【Summary 】secretary of Private enterprise is a fast-growing group under the circumstance of opening r
5、eform. Nowadays, the private is in great need of secretaries in quantity while the quality of the whole group needs to be improved. So it is an urgent task to make a research in the present status and developing trend of the group. With the knowledge and skills of own major, it is essential to have
6、know more about other majors to be a composite secretary of Private enterprise, which will bring bright future for both company and ones own.【Keyword】The private enterprise secretary ability character私营企业秘书是改革开放以来迅速成长起来的一支秘书队伍。据国家工商局2006年底注册登记的资料,全国雇工7人以上的私营企业150万个。其中,50人以下的小企业约占三分之一,基本上不需要秘书;50人以上的
7、企业大约三分之二,即100万个,估计平均每个企业有秘书1至2人,不下100多万人。这表明现在私营企业中,秘书的需求量还是相当的多。因此,深入研究私企秘书的工作特点,探索私企秘书人员职业素质的培养方法,有助于提高私营企业管理水平和工作效率,具有较强的现实意义。一、私营企业秘书的现状由于私营企业的规模和经营方式不同,秘书工作体制大致有以下三种类型:1、兼职型。100人以下的私营企业,管理人员少,基本上没有专职秘书人员,一般的是兼职。做秘书工作的兼职其他事务,或由其他管理人员兼做秘书工作。2、专业型。100人至300人的私营企业,一般的设有专职秘书人员,办理文书、信函、档案、接待及相关的秘书性事务,
8、称之谓秘书或文书。3、机构型。规模较大的私营企业或企业集团,管理人员较多,内部设有各职能部门,秘书也有单独的部门,有的叫办公室,有的叫秘书处,除负责人外,其他秘书人员实行分工,如撰写文稿、处理文书、信息、档案、行政事务等,大多仿照国有企业秘书体制。私营企业的秘书人员,就现有来源分类,主要来自四个渠道:一是公开向社会招聘,经考试考核后,择优聘用。这类人员多半是其他单位的在职人员,也有机关里自愿辞职的人员,他们的素质较高,有一定的学历和工作经历。二是从人才市场上聘用的大中专毕业生,前几年以中专生为主,现在则以本科生或大专生为主。他们虽然缺少工作实践,但是年纪轻,文化层次较高,大有发展前途。三是由基
9、层员工中选拔出来的,他们中虽大多文化程度较低,又无正规学历,但是经与经理(老板)长期共事,熟悉企业情况,有直接的经营管理知识,办事比较干练。经理(老板)对他们信得过。四是经理(老板)的亲朋好友,或有某种特殊关系,安排做秘书工作的。总的来说,私营企业的秘书来自各个方面,人员复杂,水平参差,良莠皆有。基于私营企业的现状,秘书在私企中呈现以下特点:第一,工作的从属依附性。公务秘书与领导的关系是上下级的组织服从关系,具有相对的独立性,不存在人身依附关系;私营企业秘书虽然与公务秘书一样,是为领导人员配置的,但与老板的关系是一种雇用关系,本身不能独立存在,存在较大的人身依附性,个人的前途命运由老板安排。公
10、务秘书显然在政治上和社会组织内的地位上具有更多独立性,他们毕竟是一种干部身份;而私营企业秘书则必须从属依附于所服务的企业(公司)和领导,他们受雇于企业(公司),必须凭高质量、全方位的服务工作和辛苦的劳动而安身立命。第二,人员的流动性。公务秘书的工作是组织分配所决定的,要变动工作必须经组织批准,个人不能搞自由化。而私企业秘书大多数是通过双向选择和合同形式聘用的,他们在企业里合则留,不合则走。企业经理(老板)对他们也是满意就用,不满意就辞退。一般地说,大企业秘书的流动度较慢,中小企业秘书的流动度较快。促成流动的原因:1、在企业效益差、收入低的情况下,秘书人员容易流动,投向效益好、收入高的企业;2、
11、工作条件艰苦、环境不太宽松的企业,秘书人员容易流动,选择工作轻松、环境舒适的企业;3、能力较差、工作不适应,或者与企业关系不融洽,往往会被企业辞退:4、有的是因为现在的企业不够理想,不能发挥自己的才干,想跳槽到一个好的单位,能够用其所长、有所作为。应该说,在市场经济体制下,私营企业秘书的流动是正常的,符合优胜劣汰的要求;但过于流动,流动度太快,也会影响业务水平的提高。第三,工作的实务性。秘书工作的“三服务”原则,在私营企业来说,就是为经理(老板)及其生产经营活动服务。因此,秘书的日常工作,主要是处理经营活动中的实务,比如,业务往来方面的函电、传真、起草经济合同和协议,接待客商,参与业务洽谈,商
12、情分析,以及广告宣传等方面的事务。所以,私营企业秘书的工作实务性很强。在大的私营企业或集团,秘书机构比较健全,秘书人员各有分工,有外贸业务和海外经营的,有负责企业内部有刊物、报纸、简报、信息等,还有工作计划、决策方案、市场预测、各种调查和论证等文字材料,秘书的文稿写作量要多,知识性服务的内容比重大为增加。第四,职权的差异性。党政机关的秘书机构和名称是由法律、法规确定的,其职能、任务也是明确的,各级各地大体相同;私营企业的秘书机构、人员名称、职能和任务,没有统一规定,一个企业一个模式,随意性很大。因此在私营企业中,除大的企业和集团有董事会等决策机构,实行集体决策和民主决策外,多数私营企业没有决策
13、系统,因而对秘书职权和工作范围,由经理(老板)决定。于是形成这样一种状况:经理对秘书的信任度高,交给他的权力就大,管理的事务就多;经理对秘书的信任度低,交给他的权力就小,管理的事务就少,甚至事无大小都要向经理请示,秘书只能奉命行事。同是一样的秘书,各个企业的职权和工作范围却不一样,存在很大的差异性。第五,才能的复合性。公务秘书在工作范围上分工较细、专业化强,而私营企业从提高效率、节省开支出发,往往要求秘书能一人多用,即既要能撰写文稿,又要能处理文书、档案,既要会使用电脑,又要懂得外语,既要管好内部事务,又要善于公关、业务洽谈,开展经营活动。也就是说,秘书人员要有“十八般武艺”,样样能上,成为他
14、的智囊人物,得力助手。这实际上要求秘书是一个复合型的人才,适应领导开拓经营的需要。像这类的秘书人才,报酬再高,企业也很需求。现在,凡是在较有发展前途的私营企业站稳脚跟、掌管一定权力、享受优裕待遇的秘书,一般都兼备几种才能,所以赢得经理(老板)的青睐。二、私营企业秘书的职业素质培养要成为一名优秀的私企秘书,我认为应着重训练两个方面素质,就是私企秘书的“做人”和“做事”。 “做人”,指的是秘书人员的人品(职业道德)和人样(职业形象); “做事”,指的是私企的秘书人员必须具备的四方面能力的培养,即学习能力、职业技能、表达能力、协调沟通能力的培养。第一,做人,是私企的秘书从业的前提和基础条件。做人,强
15、调两个方面,分别是人品和人样。所谓人品,就是人的品质和道德修养。俗话说,做事先学会做人,而在职场上所强调的“做人”的关键环节是职业道德。秘书职业道德显得尤其重要,秘书是为公司领导服务的办公室人员,要以公司为荣,为公司效力,要为公司尽力,做到“尽仁、尽义、尽礼、尽智、尽信”。有了这个态度,就决定了秘书在本职岗位上将会是兢兢业业,任劳任怨。秘书应具备的职业道德及具体要求:(一)忠于职守、敬业、爱业、自觉履行各项职责作为秘书人员,忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位,自觉履行秘书的各项职责,认真做好各项辅导工作。要有强烈的事业心和责任感。不擅权越位,不掺杂私念。(二)兢兢业业,甘当无名英雄兢兢业
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