预付卡清算业务管理规范样本.doc
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1、 清算业务管理规范Index一 商户管理 21.1商户立项.21.2商户退出.41.3商户运维.5二 清算管理.62.1数据清分.72.2数据清算.72.3差错处理.7三 结算管理.83.1结算周期.83.2结算对账83.3差错处理93.4资金调拨.10一 商户管理1.1商户立项步骤图:1.1.1 步骤描述1) 商户接入方法,商户协议评审经过后,由市场部依据协议情况具体填写项目立项单,并将商户对账确定函同时递传至清算组;同时将项目立项单电子邮件给公共服务事业部和财务部各一份。2) 清算组依据项目立项单需求,根据系统基础数据编码规则分配系统编码后将编码信息发给公共事业部。清算组在2个工作日内将编
2、码信息录入清算业务系统和前置系统,系统中新增机具状态暂定为“未启用”状态,并立即完成商户和机具档案建立。3) 市场部将易通卡消费业务加盟登记单完成份管领导审批以后递至综合部进行审核盖章,综合部在收到加盟登记单2个工作日内完成审核用章。4) 公共事业部收到项目立项单后,填写机具领用单,经部门经理审批后,向仓库领取机具,并在收到清算组编码信息和市场部完成盖章易通卡消费业务加盟登记单和押金单后三个工作日内完成机具设置和布设工作。5) 公共事业部布设机具时,实施人员应打印小票和商户确定,并将设备签收单经商户签字确定后方可交付机具。6) 公共事业部完成机具布设后,将商户签收设备签收单原件交仓库管理员,缴
3、交机具押金,同时将复印件交清算组和财务部, 确定商户正式加盟运行,并每2周将布设信息以电子邮件反馈市场部。7) 清算组收到设备签收单后,将对应机具状态更改为“正常”状态,列入日常运行监管,并重新统计商户机具清单。8) 公共事业部收到押金和设备签收单后,进行固定资产台账登记。9) 业务培训:商户加盟后,通常情况下,由公共事业部在布设机具时提供业务培训(包含清算步骤培训和机具操作培训)。如需清算业务管理人员进行培训时,由商户经理提出需求,部门经理安排后实施。清算组每个月组织一次集中性清算对账培训工作,参与人员关键为新加盟商户和日常未按要求进行运行商户。1.1.2 具体要求1) 市场部提供项目立项单
4、(详见附件),必需明确注明商户服务费率,优惠期限、划款周期,网点和机具数量等内容,确保项目标关键信息无误,避免影响系统信息配置错误,产生清算误差和风险。2) 市场部须确保项目立项单上项目名称和协议签约人名称一致,可在备注栏内填写商户简称,以符合清算商户和签约人一致合规要求。3) 市场部必需和商户协商指定机具签收人,若无指定签收人必需要求商户在机具签收单上盖企业章。4) 在项目立项单相关信息不全时,清算组有权提出整改要求。如确为企业关键用户,可在项目立项单中“协议编号”一栏中给予标示,经分管领导签核后交清算组预设信息,相关单据由市场部主管监督补全。相关资料未立即补全造成后续商户结算划款异常由市场
5、部人员承当责任并协调处理后续事宜。5) 市场部在协议签约时,同时让商户填写确定e通卡系统清算业务确定函。确定函必需明确对账方法(提议尽可能选择自主对账方法,提升划款效率),具体完整银行开户名称,开户支行名称,开户账号等信息。6) 如市场部未能立即取得商户e通卡系统清算业务确定函,则在项目立项单提交第一个划款周期内,市场部必需将e通卡系统清算业务确定函交至清算组,以确保商户资金正常结算。如确有困难时,由市场部负责和商户进行沟通,明确缺乏确定函将影响商户结算款划结。(注:因为商户提供银行开户名称,开户支行名称,开户账号等信息不完整或有错误,造成资金划拨延误或异常,由商户自行承当相关责任。所以市场部
6、要加强对新设商户宣导工作。)7) 公共事业部在布设机具时,应确保在收到清算组编码当日不出现交易数据上送情况,避免出现系统异常账,增加商户对账岐义。如出现“未启用”状态机具上送交易数据,公共事业部应出具情况说明和整改方法。8) 公共事业部如在收到清算组提供编码一周内未能完成机具布设,应立即以邮件形式向清算组和市场部说明原因,并提出处理方案,明确后续具体安装完成时间(时间不得超出15天)或撤销部份机具安装。1.2商户退出1.2.1步骤图1.2.2 步骤描述1) 市场部在商户提出退出运行或要求商户退出运行时,和商户协商签署加盟商户终止运行记录表,记录表中需明确退出时间、应退押金金额、应收租金金额等事
7、项。同时市场部必需要求商户指定押金收取人或收取押金加盖商户公章。2) 市场部依据加盟商户终止运行记录表填写商户终止运行工作单,明确商户退出时间,押金退回方法和末期资金结算账户等关键信息,将商户终止运行工作单交至公共事业部。3) 公共事业部收到商户终止运行工作单后,五个工作日内向商户收回租用设备,完成设备退库单签核,现场和商户共同完成机具数据全部上送,明确终止交易日期。4) 公共事业部收回机具后,立即将机具退回仓库,将仓库管理员签核设备退库单、押金单作为商户终止运行工作单共同交清算组,由清算组完成交易数据对账。5) 清算组收到商户终止运行工作单,按工作单上确定终止交易日期出具最终一个周期结算报表
8、,在三个工作日内和商户完成对账确定工作。查对完成后,清算组在商户终止运行工作单签核相关清算信息后,交财务部进行资金结算。6) 财务部收到商户终止运行工作单后,三个工作日内对交易清算款和押金、租金、交易服务费或手续费等费用进行结算,确定最终止算金额后,以转账方法完成资金划结。财务部将核实明细等具体统计在商户终止运行工作单后,将商户终止运行工作单交回清算组。7) 清算组依据商户终止运行工作单完成商户、设备在系统中注销手续,机具状态更改为“退出”状态,将资料归档,存入商户档案中,同时以电子邮件方法通知市场部、公共事业部、财务部,并电话通知商户。1.2.3 具体要求1) 公共事业服务部在设备收回前务必
9、和商户确定交易数据已结算上传完成,确定交易终止日期。1.3 日常运维1.3.1日常运维工作内容1.3.1.1 新商户接入运维1) 新商户完成机具布设后,即为接入正常运行。2) 对正常运行新商户,由公共事业部进行最少一周教导期,将教导情况登记在新商户教导情况记录表中,出现问题当日处理。一周后,将商户运行情况以邮件方法通知市场部。3) 清算组天天对新商户交易数据进行跟踪分析,出现异常(异常包含但不限于:未上送数据;对账异常;划款退票等)时当日通知市场部和公共事业部。各相关人员收到清算组通知异常提醒邮件3个工作日内反馈结果,并将异常现象及处理方法统计在交易异常表。4) 清算组负责跟踪商户运行3个月,
10、在商户接入第30天内,清算组按日完成交易统计表,月末以邮件通知市场部和公共事业部,后两个月以月报形式反馈给市场部和公共事业部。5) 商户接入运行三个月后,清算组对连续三月无交易和未签到机具信息反馈市场部和公共事业部,市场部7个工作日内现场进行商户无交易原因调查,并以邮件形式将调查情况和处理提议反馈市场部和清算组。市场部依据公共事业部调查情况在2个工作日内出具应正确方法,并进行处理。6) 商户三个月内无交易,但市场部仍未进行处理,清算组应继续亲密跟进,按月向市场部、公共事业部和各分管副总反馈,直到商户连续正常交易三个月或退出为止。1.3.2.2 日常商户运维1) 市场部对六个月不交易商户需要建立
11、标准规范退出机制,市场部依据退出机制,将需要退出商户名单交由公共服务事业部,公共服务事业部负责将机具回收,节省企业资源。2) 市场部对于关键商户要进行定时走访、搜集需求并优先满足。市场部对长久无交易商户进行市场评定,决议对该商户采取退出机制或加强宣导挖掘交易潜力。3) 清算组每七天一将统计上两周未上送数据商户发送到市场部,市场部组织跟踪调查,并将调查结果、处理情况和需配合处理要求于每七天五前以邮件方法主送给市场部抄送清算组,相关人员跟进邮件中提到要求进行处理,无法处理时,立即沟通反馈,共同配合完成。4) 技术部需要每个月对后台数据进行扫描,将故障率高于0.2%机具明细列出。提供给公共事业部人员
12、对故障机具2周内进行更换完成,逐步降低每日清算产生差错笔数,提升服务质量。5) 月结采取自主对账方法商户,由其在约定5日内自主主动进行对账,如5日前没有提出异议商户,清算组在当日将清算报表提交至财务部,财务部在2天内完成划款。商户可对1年内账务提出查对查询要求,由清算组提供对账服务。 6) 清算组为了保障清算立即正确和提升清算服务质量,在上述步骤需要各个部门后续推进实施事件未有立即反馈或反馈结果没有落实成效,清算组将会深入将问题上报企业领导层,并开启问责机制。二清算管理清算步骤图商户 1) 数据采集、上传商物通清算中心 资金相互划转清算中心对可疑账进行调整处理系统日切、清分清算文件清算报表银行
13、划款2)下载清算文件或网上查询商物通对账结算确定文件对账 明细勾兑确定月对账报表递交确定后月报表清算中心清算内容分为清分和清算两个阶段,清分是账务清分,商物通卡中心清算系统依据搜集全部充值消费交易明细,进行分析、汇总等账务处理;清算是资金结算,商户正式运行后清算对账,相关数据分析,差错处理等,最终完成各个商户结算资金数据生成。并提交备份金监管行进行划账处理,持卡人消费资金入商物通备付金存管账户,结算划账时,同行经过备付金收付账户进行资金划拨,跨行经过备付金汇缴账户进行资金划拨。2.1 系统日切:1)上送消费数据时间:E通卡系统接收小额消费数据截止时间为每日24:00,商户可在此时间前,可分批、
14、数次上传消费交易数据。2)消费数据日切时间:E通卡管理中心天天01:00进行日切,日切前收到全部交易明细归入当日清分,日切后收到交易明细归入下一清算日清分。日切后,管理中心聚集、清分当日全部交易数据,形成当日清算文件。商户对账、划款及结算业务,均以交易清算时间为准。2.3数据清分:小额消费商户上送交易数据经易通卡清算系统清算后,形成三种清算结果,即正常账、直接拒付账和可疑账。直接拒付账为完全反复交易数据及黑卡交易,可疑账包含逾期交易、交易金额非法等类型(多种可疑账产生原因及约定处理标准详见可疑账调整规范)。可疑账经过e通卡清算中心核查及人工账务调整后,形成调整成功账和调整拒付账(详见易通卡系统
15、清算账务报表格式)。2.4对账市场部在拓展新商户同时要对小额消费商户进行宣导培训要求商户每日应立即完成自主对账。商户对账可采取两种方法,一为网站对账,商户登陆网站:1008/Public/Login.do进行对账,二为电话对账,商户在正常工作日内拨打电话(电话:5896616)进行账务查对,查询当日或历史(30天内)消费交易总笔数、总金额、可疑账等清算内容(清算中心清算报表见附件)。对账数据标准上以清算系统数据为准,如出现账务不平,清算组应配合商户立即核查、处理;如商户未立即提出疑议并通知,则视为当日对账成功。2.5 账务处理可疑账:e通卡清算中心严格根据e通卡系统交易清算及可疑账调整规范完成
16、小额消费商户可疑账调整,逢法定休息日顺延。在e通卡清算中心在调账过程中需小额消费商户帮助并提供原始凭证时,可向小额消费商户说明并要求其提供。若小额消费商户对调整账务有疑议时,清算中心应主动配合商户核查,并经双方协商确定后校正。三结算管理3.1结算周期周期划款月末结算,即e通卡清算中心按约定周期自动划转小额消费商户在该周期内清算款,月末进行本月总结算。划款时,e通卡清算中心依据系统出具周期清算报表数据,在周期结束次日将上一周期清算资金划入小额消费商户账户,月末最终一周期结算款待月结算报表确定完成时划转资金。3.2结算对账1)e通卡清算中心和小额消费商户双方每个月进行上月清算资金结算对账工作。e通
17、卡清算中心每个月前五个工作日内将统计上一自然月交易情况营运单位账务月计表(消费)递交(传真或e-mail)小额消费商户,小额消费商户依据当地原始消费凭证查对账务,确定报表数据无误时签字盖章,清算中心督促商户将原件或传真件于每个月15日前送达e通卡清算中心;清算中心在收到小额消费商户确定清算报表(原件或传真件)后三个工作日内划转本月最终一笔结算款。2)对于自主对账商户,e通卡清算中心依据系统出具周期清算报表数据,在第2个工作日内提交到财务直接进行资金划转;3)结算金额:每结算周期划款金额按营运单位账务月计表(消费)报表中清算金额(即正常消费金额+消费调整金额)划转,最终一划款周期结算金额和服务费
18、进行轧差计算后划转。最终一期转划金额计算方法为:结算款=清算金额-交易服务费其中:交易服务费=清算金额 * 约定交易服务费率 + 设备租金.3差错处理1)清算组组员需要提醒小额消费商户立即对账和反馈确定报表。在对账过程中或确定月报表时,商户反馈发觉差错时,E通卡清算中心在收到差错申请后3个工作日内给回复,7个工作日内完成内部核查工作,并填写e通卡系统资金清算差错调整确定通知书,通知小额消费商户处理意见,经双方确定后校正。2)经双方确定有效差错调整资金并入当月结算款时计算。3)清算中心差错处理有效时限标准上为差错交易清算日期后15天内.前期商户介入和培训,市场部需要加强对商户宣导,方便缓解后续清
19、算查账压力。3.4资金调拨1)周期划款:对已接入正常运行商户,清算组根据约定划款周期出具电子划款报表营运单位账务月计表(遇节假日顺延)于出具报表当日交财务部,财务部在收到清算报表后2个工作日内完成划款.2)财务部在划款过程中出现商户无银行交换号现象应该日通知技术部更新银行交换号信息。技术部应在半个工作日内完成银行信息更新,更新后通知财务继续进行划转。3)月结对账资金划付:清算组在次月5日前(遇节假日顺延)出具月结报表营运单位账务月计表并以传真、邮件、网上下载等方法给到相关商户,在收到商户确定报表后,1天内完成相关签核手续并交至财务部,财务部在收到月清算报表后2个工作日内核实相关服务费、轧差扣除
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