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万家福超市采购管理信息系统总体规划.doc
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1、=万家福超市采购管理信息系统总体规划作为超市经营的一个核心环节,采购是获取利润的重要来源.采购制约着超市销售工作的质量,决定着超市商品周转的速度,关系到超市经济效益的实现限度.作为步入快速发展和成熟期的超市行业同其他公司同样,信息化是可连续发展,增长核心竞争力的必要手段.但目前为止,大多数超市管理信息系统都是不太完善的,信息化结识处在表面层次,业务流传和信息系统建设需要一段时间的探索,结识和渐进的过程.假如可以采用完善的系统,就能使业务井然有序地进行,简化平常烦琐事务,实现有效管理.因此,尽也许地完善采购管理系统是每个超市成功经营的核心问题的核心. 一、 介绍系统的开发目的采购管理系统对超市采
2、购过程作信息解决与系统管理.本系统重要考虑采购过程中的几个关键环节,尽量使系统的功能设计,流程设计与实际操作吻合,有一定的可行性和现实意义. 让管理更加顺畅和严谨,使便于管理提高利润,减少成本真正成为也许。对采购过程中的重要记录各自生成条件合理,数据传递快速有效,按执行状态归类的记录列表及时反映执行状态变化. 二、系统开发的基本方针 由冠军软件公司主设计,万家福超市上述公司监督,技术部门辅助在10个月内完毕该系统。 二、 现行系统的具体调查采购与超市的几个子系统都有关联.由于其本来就是一个过程,反映在系统上不仅在本子系统内是一个数据传递解决的过程,并且与子系统间数据也有一定的流向.其中请购单管
3、理就是对库存缺货信息响应的结果,我们这里假设商品库存量是库存子系统提供的数据,直接在数据库中建立表.商品的供应商也假定是供应商管理子系统提供的数据,供采购订单生成时使用,对各个供应商的协议执行情况作分类记录,得到供应商信誉记录,供应商子系统可以直接引用.采购任务完毕后,可以提供一个入库单给库存子系统,为了可以表现入库单的影响,设计了商品库存量的更新.类似的尚有把采购用款信息提供应财务部门,更新部门可用资金数目.所以从采购过程的完整性考虑,本系统设计了仓库和财务的相关界面,当然这只是其它子系统的小部分内容.货品采购过程:采购过程是超市进货的过程。为了要保证正常销售的进行,超市必须可以做到及时购进
4、即将售磬商品。同时为了节省库存、保证货品新鲜,购进的商品数量要尽量做到刚好满足下次采购行为之前的销售需要,不能超过太多。此外,采购过程是大宗商品、资金流动,对安全性和事务性操作规定比较高。并且,大笔资金的流动必然需要可以提供可靠的安全措施和事务解决措施。通过对采购过程的分析可以发现,商场与供货商之间交易的关键是要解决这些问题:货品和价格的情况是如何的,是否交讫货款(或定金),是否已经将货品按规定送到。这三个关键问题是双方都最关心的,但是其中后两个问题完全可以使用现代电子商务手段借助网络解决,第一个问题在一般中小规模的订货情况下,可以使用B2B的电子商务平台解决,即使是大规模的订货,即使特殊情况
5、需要面对面的谈判也可以通过系统在网络上先期解决一些问题,大大缩短谈判时间与采购费用消耗。采购过程最终需要以正式协议形式完毕,采购管理模块事实上就是实现对订单(或者说是协议)的管理。因此需要在设计该部分时,重要是完毕订单的输入、修改、查询等三项功能。必须在这些功能上进一步了解系统使用者的需求,对照需求完毕系统设计。采购经手人是否拟定该次采购行为选定采购商品No银行返回流水号作为凭证货款通过银行划拨供货商供货商收到采购单与货款证产生正式采购目录供货商给出的商品目录货款无误YesNoYes返回确认操作告知等待供货商发货将缓存数据存入数据库系统根据以往数据生成购进货品数量支持 货品采购 (1)该过程应
6、当注意的重要问题:运用已有的大量数据可以对未知数据进行一定的预测的,因此系统可以提供一定的数据支持。系统需要运用科学的数据解决方法,才干使预测数据有一定科学意义。商品的建议购量为 =前三个月的日均销售数量 * ( 计划采购间期 +本物资的进货周期) + 预料增长销售额,预料增长销售额也许会由于进入旺季或由于采用促销手段而为正值,同理也也许成为负值:正如上文所述,系统设计过程必须考虑实际管理过程。采购这样大宗的资金流动,必然有多个部门多个操作人员同时参与过程。因此在系统该过程设计中需要做到人与人的信息交互可靠,便捷。同时,考虑到保证超市的整体利益,操作过程必须记录在案:考虑到也许出现取消订单的操
7、作,只有正式双方都接受的采购协议数据才干加入超市采购记录数据库中。未得到供货商方面确认的采购单数据不能加入数据库,这样能减少对重要数据库的修改、保证数据库的安全。在系统设计过程中需要考虑到这个过程的事务解决功能:无论所采用的系统多么先进,总是需要由人来操作使用。系统能帮助使用者提高工作效率,也会放大工作失误。因此在人工操作关键过程中,必须保证将犯错率降到最低。仓储部门收到进货 校验订货单与收到货品清单货品无差错货品上架Yes更新商品数据完毕进货交易完毕向供货商返回错误信息 货品采购 (2)超市与银行之间,银行充当着超市的帐房先生的角色,同时也是超市与供货商交易的中介方,超市通过银行进行资金的管
8、理,通过银行完毕销售循环扩大过程。并且,超市需要建立联系的银行一般数量不多。所以,设计系统时需要考察受理超市业务的银行提供的网上平台,以使系统能安全可靠的与之契合,完毕事务过程。 三、 系统结构产品成品库存材料供应供应商订货成本职工采购CC库存控制CU材料需求UC会计UU成本会计UC财务规划UU子系统采购材料需求财务规划成本会计库存控制四、 实行计划 在人力,物力,财力允许的情况下尽早实行,并对超市及市场情况作更进一步了解.对实行计划的可行性研究:业务信息共享限度弱由于大部分的采购操作和与供应商的谈判是通过电话来完毕,没有必要的文字记录,采购信息和供应商信息基本上由每个业务人员自己掌握,信息没
9、有共享。其带来的影响是:业务的可追溯性弱,一旦出了问题,难以调查;同时采购任务的执行优劣在相称限度上取决于人,人员的岗位变动对业务的影响大;采购控制通常是事后控制其实不仅是采购环节,许多公司对大部分业务环节基本上都是事后控制,无法在事前进行监控。虽然我们认可事后控制也能带来一定的效果,但是事前控制毕竟可认为公司减少许多不必要的损失,特别是假如一个公司横跨多个区域,其事前控制的意义将更为明显。系统分析与设计: 系统管理系统管理涉及用户管理、权限管理、系统操作日记等方面的管理功能,帮助系统管理员分派用户权限,查看系统的使用情况,可以对系统的使用情况进行有效的监控。其中权限管理方面有制定工作流的功能
10、,用户可以自由制定工作流转的方式,使得工作人员按照统一的流程进行工作,不会出现错乱和漏掉。 商品资料管理商品资料管理模块是平常物流过程中的商品资料维护功能模块,这些资料涉及产品的编号、名称、规格、单位、价格、成本、供应商、生产厂家、产地等描述信息。商品资料管理模块的功能重要涉及以下内容:商品资料建档:新建商品资料;商品资料修改:修改商品资料信息;商品资料删除:删除商品资料信息,删除时系统会检查是否有与该商品相关的其他信息,比如协议、进货单等,假如有其他信息,系统将不允许删除该商品;商品资料查询:可以按照编号、名称、规格、生产厂家或产地等关键字进行组合查询; 供应商基本信息管理供应商基本信息管理
11、模块是供应商的基本资料维护功能模块,基本资料中涉及供应商的编号、公司名称、法人姓名、地址、通讯方式、结算方式、税务登记号、开户的银行及银行帐号等基本信息。供应商管理的功能重要涉及以下内容:供应商资料建档:新建供应商资料;供应商资料修改:修改供应商资料;供应商资料删除:删除供应商资料;供应商资料查询:按照编号、名称、地址等关键字进行组合查询供应商的基本资料系统实行:物料采购与物料管理为一体目前决大多数公司行使采购管理的职能部门为供应部(科),也有公司将销售职能与采购职能并在一起,称为供销科。在这种模式下,其管理流程是:需求部门提出采购规定-指定采购计划/定单-询价/解决报价-下发运告知-检查入库
12、-告知财务付款监督有方在采购业务解决过程中,监督人员(不仅指采购部门领导)若通过查询发现业务解决有问题,则可以终止或暂停业务解决,直到问题解决为止。如若发现某定单属于反复定单,可以将其暂停,查明因素,或取消该定单.结 论 超市采购管理信息系统征求了老师同学的意见和建议,几番修改后具有了一定的模样.本人认为:该系统比较贴近实际超市采购业务流程,因果逻辑严密,数据的来源一步步比较紧凑,对采购订单和采购协议管理的设计特别严谨实用,操作简朴,但又不失一定的实用性,基本实现了对超市采购过程作信息解决与系统管理的系统目的.但是由于时间紧迫,本人能力有待进一步提高,系统难免有改善的地方,比如功能可以再增大,
13、细分;订购单的模板可以设计得更加精致些.超市采购管理信息系统可行性分析介绍系统的开发背景先来看看超市成功案例:万家福公司于1997年创建,以其崭新的供应链管理理念和管理方式迅速成长并活跃于全省。万家福最大的优势就是从一开始就建立了信息管理系统,拥有自己的软件开发公司,它的电脑专家专门为万家福设计了一套适合其管理体制的商品管理系统.通过20数年的不断改善和完善,从商品的选择,订货,追加订货,到收货,销售,收银的每一个环节,万家福都有先进的电脑信息系统进行严格的控制. 再看超市经营管理具有的基本特性是:低成本,低利率,大流量.它不经营品牌商品和贵重商品,一般经营的都是大众消费品,利率由市场决定,所
14、以不会高.在这种情况下,超市想要取得赚钱,就只能用低成本的方式经营。此外,超市的每一个流程,每一个经营过程及结果,都应当用数字去控制.超市的经营者必须有数字化经营的理念,而要支持数字化经营的理念,数字科技即现代信息技术的应用就成为不可缺少的必要条件.系统设计目的:为了提高超市采购的效率,所以需要编制一套完整的用于超市采购管理的系统。这样一个系统可以在整个公司范围内使用,做到了公司资源的整合与共享。具体业务调查调查结果显示在过去传统的管理模式下,工作效率低、人员安排不妥,导致大量利润流失。业务信息共享限度弱是由于大部分的采购操作和与供应商的谈判是通过电话来完毕,没有必要的文字记录,采购信息和供应
15、商信息基本上由每个业务人员自己掌握,信息没有共享。在现在管理理念突飞猛进的影响下,大多现代化超市采用了先进的管理模式。这与过去相比,不仅可以节约开支,又可提高效益。技术条件方面的可行性整个系统属于一个规模比较大的MIS系统。尽管其在组织关系上存在着很大的复杂性,繁琐性,不拟定性,但是就整个系统的技术构成上来看,它还是属于一个数据库应用类的系统。其基本操作还是对存在数据库进行添加、删除、查找、编辑等。所以就单纯的数据库应用来看,暂不存在太大的技术问题。a) 客户信息管理系统可以解决了公司的客户信息的存储,读取和较高安全性的需求。具有较高的性价比。 b) 该产品所追求的市场:本系统所占有的市场重要
16、为中小公司的市场,它追求的是简洁,安全,方便,性价比。c) 该产品的销售对于购买方有影响:对于该软件的使用者,可以安全的保护你的客户信息,并可以帮助用户较快的形成初步决策。经济条件方面的可行性经济性原则可以表述为以最小的代价获取最大的收益.在不同情况下,经济性原则可以体现为各种不同的具体原则,最重要的有最大收益原则和最小成本原则.1) 最大收益原则对于一个超市销售管理信息系统来说,必须在一定的资源条件和环境条件的制约下谋求自身的发展.在这种约束下,经济性原则体现为最大收益原则,即该项目应当选择在一定资源条件下可以带来最大收益的技术.2) 最小成本原则为了达成特定目的,不得不对各种技术方案进行比
17、较选择.在这种情况下,经济性原则体现为最小成本原则,即应当选择总成本最小的技术.管理条件方面的可行性本系统重要完毕对超市的管理,涉及采购管理,进货管理,库存管理和员工管理四个方面。系统可以完毕对各类信息的浏览、查询、添加、删除、修改等功能。 系统的核心是采购、库存查询和进货管理三者之间的联系,每一个表的修改都将联动的影响其它的表,当完毕销售或采购操作时系统会自动地完毕相相应信息的修改。查询功能也是系统的核心之一,在系统中重要根据商品编号和商品名称等进行查询,其目的都是为了方便用户使用,以求更快的查找到各个物料和产品品质的基本信息。系统有完整的用户添加、删除和密码修改功能,系统采用Microso
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