采购管理[1].doc
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1、 1 目的旨在对采购过程进行控制,确保所需的物料在适当的时间,向合适的供方,购买品质最佳,数量最合适的产品。2 范围 本规程适用于公司采购过程。3职责3.1采购部3.1.1负责合格供方选择和采购价格的确定和调整,签订采购合同,以及供方相关文件的收集归档。3.1.2负责采购订单的收发,归档。3.1.3负责采购产品的验收、收发管理。3.2 财务部3.2.1负责采购货款的支付结算4采购程序(流程图见附页)4.1 采购申请的制定5.1.1 依照销售订单,考量库存等信息由ERP系统中制定采购订单。4.1.2 采购订单单交总经理/副总经理批准后由执行采购。4.1.3采购订单必须明确供方名称、物料名称、规格
2、、数量、价格、交货期等要求;4.1.4采购订单必须经过供方正式接受才生效,正式接受的证据(传真、邮件等)要妥善保存;4.1.5采购中涉及到顾客有指定的供方时,应按照顾客要求实施;4.2订单跟催4.2.1根据供方接受的数量、交期等要求及时跟催物料,确保如期交货;4.2.2供货的难易程度和紧急程度决定跟踪的力度和频度,方式如电话询问、现场监控等,频度可每月、每周或每日;4.2.3若供方因特殊原因无法满足采购订单或合同订定的要求,则供方修订的结果需要双方协调同意,并将相关信息传递到业务部门。4.3供方的选择针对采购产品的特性,采购时考察:4.3.1 产品的质量要求(可以直接引用国家等相关标准)4.3
3、.2 产品的价格要求;4.3.4 供方的资质证明(营业执照,税务登记证,组织机构代码证,授权经销书等)4.3.5采购时必须确保在之前的考察合格后,方才选定供方报价。4.4到货确认4.4.1 供方到货后,依据采购合同/订单核对数量,型号检查包装是否完好,是否符合要求,按照实际收货数量,办理入库手续。4.4.2验收不合格需退货/返修需,按购货合同中的约定处理,同时保证产品的及时返回并加以记录。返回产品需要再次检验。4.5 供货完成4.5.1采购部只承认物料到位且检验合格为供货完成;4.6付款4.6.1货款按合同约定报总经理/副总经理批准后支付给供方;4.7质量索赔4.7.1由采购部根据采购合同负责
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