电子科技大学科技工作指南.doc
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1、电子科技大学科技工作指南二OO八年七月32电子科技大学科研工作目前进入良好阶段,为提高学校办事效率,推进学校的经费管理,催生学校产生高显示度的成果,根据电子科技大学科研管理实施细则汇编,现将科技处的办事流程、科研经费预决算管理、知识产权与专利、科技成果奖励、横向科研合同签订中应注意的事项、电子科技大学技术转移中心过渡期运行及管理模式等印发与各单位,请认真学习。一、科技处的办事流程二、科研经费预决算管理三、知识产权与专利四、科技成果奖励五、横向科研合同签订中应注意的事项六、电子科技大学技术转移中心过渡期运行及管理模式科 技 处 简 介科技处负责全校科学技术研究、技术开发、知识产权、科技成果与奖励
2、的组织、管理职能部门,负责制定各类科技政策和管理办法,对科技项目实施全过程管理,负责全校科技发展规划制定、科研基地建设、规划的组织实施、负责科技人才队伍建设、科技成果申报、科技成果转化、知识产权保护组织实施。科技处下设综合办公室、基础及高新技术办公室、国防科研办公室、科技合作办公室、成果奖励办公室。网站主页:一、签字权限及科技处一般事务流程(一)签字权限:科技处按职责分工和权限确定有关签字和审批事项,其基本原则是:谁分管,谁签字审批;谁签字审批,谁负责批准事项的执行及核销报账审批。1. 进校合同、外协订购合同及其他事宜适用本条;2. 进校科技合作项目50万元以下,由各主管副处长审批签署,50万
3、元以上项目由处长审批签署;3. 出校外协合同,25万元以下,根据项目所属性质,由项目主管副处长签字,25万元以上、100万元以下由处长审批,100万元以上报校领导批准。(二)一般事务的办理原则上按照课题组、学院、科技处的三级管理程序.1. 职称、人事会签出国审核,由当事人使用经费所在项目主管副处长签署;职称晋升及返聘、退休等材料由各办审查后签署核实情况,由分管内部管理副处长审批。核实内容包括 项目时间经费;项目申请材料责任书与申请材料是否一致;成果专利时间、内容是否属实;获奖是否属实等。2.外事会签涉外业务涉及科研经费报销时,办理出国申请时科技处签署意见,在科研经费中报销时,国际交流与合作处审
4、核后按照课题经费预算报销相关费用。3.免扣程序管理费的免扣采用专门书面报告的形式,由处长审核后按批示执行。4.各类科技评审、鉴定会程序;各类会议,包括评审、咨询、鉴定等事前须向科技处提交审批报告,科技处处长审核同意后,相关费用按预算执行,报销出示审批报告。5. 关于返聘返聘人员依据返聘审批表在返聘期内到计财处领取返聘费。科技处主管内务副处长签署意见填写返聘审批表科技处项目所在办公室核实凭科技处签署意见在计财处逐月领取返聘费6.外协程序凡是科研经费中发生的所有对外合同以及在2000元以上的加工、测试、外协费、凭合同及合同审批表借款,合同执行完成凭合同验收表核销账目。二、各业务办公室办事流程(一)
5、、综合办简介及办事流程综合办下设综合科、科研平台科两个科室。主要业务为:1. 科技处行政管理;2. 科技保密;3. 信息化建设;4. 校内科研机构管理;5. 科技创新平台建设与管理;6. 校企联合实验室管理;7. 固定资产投资项目管理;具体办事流程如下:1. 文档管理流程:科技处文档收、发、管理严格按照保密程序进行。所有上级来文专人专管,每年年初将上一年度文档分类按保密程序移交档案馆保存。收文按保密分类编号登记领导批示按保密程序下发相关科室办理综合科督办归档(档案馆)办理完毕后按保密程序文件统一存放综合科业务科室文件传阅2. 印章管理(1).科技处的印章实行专人专管。(2).需盖电子科技大学印
6、章的,应事先由各办带领用章单位到综合办进行登记,经分管副处长及经办人签字后,到学校鉴印室盖章。(3).需盖电子科技大学经济技术合同章的,应事先严格填写横向技术合同审批表,经各用章单位主管领导及项目负责人签字后,科技合作办应对合同进行认真的审查并签字,经分管副处长签字后,到综合办盖章。如分管副处长出差在外,可由分管副处长指定其他处长代签字。(4).电子科技大学经济技术合同用章,应事先经分管副处长审批后,由相关办公室统一相关合同到综合办盖章。印章管理流程: 3. 科技保密科技处涉密档案的管理、科技处涉密人员管理、出差携带涉密材料的备案。涉密计算机、U盘由采用使用人管理。4.科研机构与基地学校科研机
7、构与基地建设、运行、提高、咨询等业务。5.科技人才与队伍办理学校向各级各类上级部门推荐专家、人才等事宜。6. 科工委固定资产投资项目管理流程(1)项目申报及立项审批(2)项目招标管理(3)项目实施过程管理(4)项目验收管理流程(二)、基础及高新技术办简介及办事流程基础及高新技术办下设基础科和高新技术科,主要负责:1.国家自然科学基金项目的组织与管理;2.科技部各类项目的组织与管理(包括民口863高技术项目、973项目);3.民口重大专项组织与管理;4 各类省部级纵向项目组织与管理;5 哲学与社会科学纵向任务组织与管理;6. 校青年基金组织与管理;7. 协调与国家自然基金委、科技部、省科技厅、教
8、育部事务; 具体办事流程如下:(1)基础科各类项目校内管理流程图:校科技处发布申报通知校科技处组织并开展申报动员上级机关发布指南各单位按要求在单位内组织相关人员申报申请人撰写申请书(申请书不得涉密)申请人提交申请书至所在单位科研科科研科审查汇总并提交科技处审查并组织专家评审课题按计划开展研究工作并按期编制进展报告上级机关评审申请书审申请书立项批准校科技处备案负责人编制项目计划书、校内责任书、年度计划等所在单位科研科汇总审查科技处审查并提交至上级主管部门按计划完成研究工作脱密处理并择优上报申请书申请结题验收提交结题报告或参加现场验收项目完成计划下达各科研科及课题负责人校科技处发布通知校科技处组织
9、申报动员上级机关发布指南各单位按要求在单位内组织相关人员申报申请人撰写申请书(申请书不得涉密)申请人提交申请书至所在单位科研科科研科审查汇总并提交科技处审查并组织专家评审评审签订校内责任书、年度工作计划、开展研究工作上级机关评审申请书申请书评审通过申请人撰写预算申报书预算书评审通过。立项批准、科技处备案与上级机关签订课题合同书与上级机关签订课题预算书按期提交进展情况脱密处理并择优上报申请书完成研究工作申请结题验收上级机关进行验收,项目完成上级机关评审预算申报书(2)高新科各类项目校内管理流程图:(三)、国防科研办公室简介及办事流程:国防科研办公室下设预研科、专项科、型号科,主要负责:1. 国防
10、科研项目实施的组织管理;2. 科技质量管理;3 全校科技质量体系建设;4. 小批量订货、生产项目管理;5. 国防重大工程、重大专项项目策划、组织和过程管理;6技术引进项目管理;7. 协调与总装备部、国防科工委及军工部门、各军兵种事务。1. 预研科简介及办事流程预研科主要负责:武器装备预研项目全过程管理; 国防基础科研项目、民用航天项目全过程管理;武器装备基础、应用基础研究项目全过程管理; 国防科技报告工作;具体办事流程如下:(1)预先研究工作流程依据总装备部下发的项目指南填写项目申请书参加综合论证项目参加开题论证编制年度计划并依据计划签订年度工作合同每年底进行年度工作总结第三年中期评估,通过评
11、估的项目延续至第五年撰写工作总结、技术总结报告,由主管单位组织验收,所有项目文档进行归档。组织专家进行校内评审后,通过保密渠道上报。学校组织专家进行年度项目检查按保密要求填写校内责任书(2)基金项目申请流程校内评审:根据每项指南限报两项的要求,对申报数超过两项的进行。每年第三季度,根据总装基金办定向下发的项目指南填写申请书,研制周期两年。将申报书上报总装基金办,等待基金办评审。重点基金将进行答辩评审,一般基金进行函审。获批的一般基金根据批示填写修改补充说明,重点基金填报年度协议。每年底填写年度工作总结撰写工作总结、技术总结报告以及财务报告,由主管单位组织验收,所有项目文档进行归档。学校组织专家
12、进行年度项目检查按保密要求填写校内责任书(3)科工委类项目申请流程(该类项目由教育部管理,分基础科研和民用航天两类)参加教育部组织的综合论证每年依据科工委下发的项目指南填写项目建议书通过科工委组织的综合论证后参加开题论证编制年度计划并依据计划签订年度实施方案学校组织专家进行年度项目检查项目进行至第二年进行中期评估撰写工作总结、技术总结报告,由主管单位组织验收,所有项目文档进行归档。组织专家进行校内评审,并通过保密渠道上报教育部年度工作总结按保密要求填写校内责任书2. 专项科简介及办事流程专项科主要负责:军口863项目全过程管理;技术引进项目的全过程管理;国家重大专项、军口项目全过程管理主要办事
13、流程如下:根据总装备部下发的项目指南填写项目申请书项目参加综合论证答辩与863相应主题办签订年度工作合同年度工作总结、项目中期检查撰写工作总结、技术总结报告以及财务总结,由主管单位组织验收,所有项目文档进行归档。学校组织专家进行年度项目检查项目组所有人员签订保密协议及校内责任书项目参加校内答辩、评审(1) 军口863项目申报、研制、结题流程图学校教师根据指南撰写创新项目交流材料开展年度评审完成项目年度总结报告学院审核,按保密渠道递交科技处完成项目总结验收提出创新项目验收申请,完成项目结题验收按保密要求进行项目归档科技处组织校内评审并报送参加总装备部创新交流大会参加立项初审参加综合论证报告评审立
14、项批复,纳入科技处项目管理程序签订保密责任书、校内责任书、校内研制计划完成开题论证,签订年度协议总装科技委终审(2)武器装备创新项目的申报流程3. 型号科简介及办事流程型号科主要负责:武器装备型号项目全过程管理; 民口配套项目全过程管理;科技质量管理、学校科研质量管理体系建设;型号横向转拨项目全过程管理;各类小批量订货、生产项目全过程管理;具体办事流程如下:各课题组按保密要求归档向各行业主管部门申请、申报各课题联系用户由行业专家进行评审对应项目上级机关单位终审定立项批准校科技处与用户或对应的上级机关签定协议或合同书开展研究工作校内责任书、月报、节点按计划制定产品详细规范按计划申请检测编写GF报
15、告学院科研科向认证委员会申请设定定按GJB9001-2001A质量管理体系要求准备设计定型资料根据对应的上级机关安排申请验收校内合同评审通过保密渠道报送校科技处(四)、科技合作办公室简介及办事指南科技合作办公室主要负责:1.企业基金管理;2.横向科研项目管理;3.相关技术合同的审查登记、管理;4.与企事业单位横向科技合作策划、项目管理;5区域科技合作;6 政府间科技合作和国际交流;7. 协调与企事业单位、地方科技局、对外科技事务。具体办事流程如下:(1)签订横向合同流程与甲方协商合同标的、起止日期、金额、售后服务等科技处网站下载合同审批表、承诺书、科技合同书模板分别填写合同审批表、承诺书、科技
16、合同书审批表、承诺书学院主管领导审批科技处组织校内评审科技处科技合作办公室在合同审批表上签字,主管处长签字综合科盖校合同章、委托法人章合同审批表、承诺书、合同原件一份留科技合作办公室存档合格YN校内项目管理(如是涉密项目,按照涉密项目管理程序)项目结题验收时,向科技处提交结题验收表、验收材料等,并按照归档要求提交相应材料到档案馆归档。科技合作办、项目主管科室签字,处长签字综合科盖校合同章、委托法人章外协合同审批表、合同原件一份、相关资质证明等留科技合作办公室存档与乙方协商合同标的、起止日期、金额、售后服务等科技处网站下载外协合同审批表、科技合同书模板分别填写外协合同审批表、科技合同书科技处科技
17、合作办公室、项目主管科室审订合同注意事项:1、合同审定时,请附经费来源合同;2、合同乙方的相关资质(如:营业执照、组织结构代码证等;如果是涉密项目,还需要乙方提供从事军品科研的资质证明,并出具保密承诺书);3、在合同价款上,必须有详细的具体报价;4、合同验收时,必须通知科技处参加验收合格合同不合格科技处参加验收结题,并将验收结题表交科技处留存(2) 外协合同办理流程(3)办理科技合同登记流程科技处网站下载技术合同登记表、技术合同登记表部分指标分别填写技术合同登记表(部分指标见技术合同登记表部分指标文件)、技术合同印花税页(附在合同最后一页),合同登记号不填网上技术合同登记合同登记点网上审查合同
18、登记四川省科技厅成果处审核、盖章到校财务或税务局开具发票技术合同登记表、合同复印件各一式三份送科技合作办审订获得合同登记号;在技术合同登记表、印花税页填写合同登记号;盖技术合同登记章,填写免税申请单;合同复印件、登记表各一份留科技合作办公室(4)对外招投标项目办事流程科技处网站下载项目申请审批表,填写项目申请审批表(包括投标人、招标单位、标的、金额、项目说明等);如需学校资质证明、法人机构代码证等,需另提供申请报告一份科技处科技合作办公室审核签字科技处主管处长审核签字到校办鉴印室盖章;校办提供法人机构代码证复印件等(需将申请报告交校办留底)与招标单位就投保标的、时间等达成一致(五)、成果与奖励
19、办公室简介及办事指南成果与奖励办公室主要负责:1. 各类奖项申报;2. 成果鉴定与登记;3. 知识产权管理;4. 成果展示与成果转让、应用、推广;5. 专利中心和技术转移中心管理;6. 科技统计;7 协调与各级专利局、各级奖励办和成果办的事务。具体工作流程如下:科技成果鉴定、登记、报奖流程图:注:所报材料若涉及保密项目,则由学院科研科汇总并按保密渠道送科技处成果科;保密项目报奖材料须按保密要求归档。专利(国防专利)申请流程图:附件一 科技成果鉴定、登记、报奖流程图33加强科研经费预决算管理,促进学校科研事业持续发展近年来,学校科研经费来源渠道多样化,承担的科研项目和筹措的科研经费均呈大幅增长趋
20、势,2007年我校科研收入占学校收入的总量已经超过了30,科研经费管理成为学校财务管理的重要组成部分。实际工作中科研经费的预决算管理至关重要。主要包括六个方面的内容。一、存在的问题针对近年来科研项目执行检查和项目财务验收,呈现的共性问题:1、调账率居高不下为通过审计检查或项目财务验收,因经费预算与执行发生偏差,导致项目支出调账覆盖率已达90以上,大大增加了各环节的工作量,耗费了不必要的人力和物力。2、项目支出中实际成本费用开支比例与预算比较严重失衡3、控制性费用超标严重主要体现在管理费、招待费、人员费三方面开支过大。4、期中执行检查中项目执行情况与财务费用开支情况不匹配5、项目设备购置情况与预
21、算批复要求差距甚远6、项目结余过大,超过国家项目管理要求以上呈现的现象容易给管理部门造成不利于学校争取后续科研资金的困难,同时目前国家财政推行财政性资金支付管理制度改革,这是国家提高财政资金使用效率,加强过程控制、监督的有力措施,会对我们目前的管理方式带来很大的冲击,直接影响学校与项目组的利益。国家财政改革要求:1、科研项目资金属财政专项资金管理范畴,应专款专用。2、专项资金中设备购置、条件和技改工程款项的拨付,会逐步发展到国库集中支付的方式,即上级单位只给项目资金可使用的额度,货币资金不到学校的账号上,由财政部通过零余额账户直接支付,通俗地讲我们只能见费用指标而不见钱了。3、专项资金申请和使
22、用分年度、季度进行,管理要求高、时点性强,时点性结余资金中央采取直接收回,下期再行申请方式,因此会给管理和项目执行造成直接不利影响。二、存在问题的原因分析针对存在的现象和问题,对照主管部门政策分析原因如下:1、预算编制科学性差,缺乏对项目实施中费用的分类归集分析。预算编制依据不足。项目负责人主要凭经验估计编制,抱着把经费争取回来再说的思想,故对其可行性、实效性、相符性没过多地考虑,执行起来就会与实际脱节。2、项目执行过程中费用开支随意性强,没有认真参照经费预算书执行。3、项目间的归集核销对项目任务时间节点考虑不够,致使不少项目的任务执行结果与财务预算计划不匹配。三、应对措施随着国家对科研经费管
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