项目调研报告样本.doc

XXX股份
金蝶软件（中国）
2024年7月11日
2024-07-11

密级：★高★版本：1.0

XXX企业供给链调研汇报
文档更新统计
日期
更新人
版本
备注

文档审核统计
审核人
职务
署名/日期
备注

文档去向统计
拷贝份数
接收人
职务
备注

本文件是一机密文件。请阅读者本着诚信标正确保该文档保密性，我们表示衷心感谢！

目 录
第1章 总体概述 6
1.1 项目背景 6
1.2 关键业务需求 6
第2章 销售管理 8
2.1 业务现实状况 8
2.1.1 组织分工 8
2.1.2 用户管理 8
2.1.3 销售业务 8
2.1.3.1 业务步骤 8
2.1.3.2 销售订单 8
2.1.3.3 结算 9
2.1.3.4 信用管理 9
2.1.3.5 统计报表 9
2.2 关键业务问题分析 9
2.2.1 产品编码规则 9
2.2.2 开票用户和发货用户不一致 12
第3章 采购管理 13
3.1 需求调研结果 13
3.1.1 组织分工 13
3.1.2 供给商管理 13
3.1.3 采购价格管理 13
3.1.4 采购业务 14
3.1.4.1 采购计划 14
3.1.4.2 采购订单 14
3.1.4.3 收货 14
3.1.4.4 退货 15
3.1.4.5 发票接收 15
3.2 关键业务问题分析 16
3.2.1 采购计划 16
第4章 仓库管理 18
4.1 业务现实状况 18
4.1.1 基础数据设置 18
4.1.2 收料 18
4.1.3 生产发料 18
4.1.4 生产成品入库 18
4.1.5 委外加工 19
4.1.6 杂项收发 19
4.1.7 在制品 19
4.1.8 仓库盘点 19
4.1.9 报表统计 19
4.2 关键业务问题分析 19
4.2.1 产品回用 19
第5章 技术部 21
5.1 组织结构 21
5.2 业务现实状况 21
5.3 关键业务问题分析 23
5.3.1 BOM分层 23
5.3.2 BOM保密性 24
5.3.3 研发成本控制 27
第6章 质量管理 28
6.1 业务现实状况 28
6.2 关键业务问题分析 29
6.2.1 原料复检提醒 29
6.2.2 成品检验合格证对应用户编码 30
第7章 生产计划 31
7.1 组织结构 31
7.2 生产计划制订 31
第8章 生产管理 33
8.1 业务现实状况 33
8.1.1 组织分工 33
8.1.2 生产步骤 34
8.1.2.1 产品生产工艺 34
8.1.2.2 生产步骤 35
8.2 关键业务问题分析 35
8.2.1 生产领料 35
第9章 财务管理 37
9.1 业务现实状况 37
9.1.1 系统应用情况 37
9.1.2 会计科目 37
9.1.3 成本管理 38
9.2 关键业务问题分析 38
9.2.1 成本分析 38
9.3 标准成本 39
9.3.1 标准成本设置 39
9.3.2 标准成本BOM设置 40
9.3.3 标准成本计算 41
9.3.4 标准成本账务处理 41
9.3.5 标准成本调整 43
第1章 总体概述
1.1 项目背景
XXX（以下简称XXX）是一家以生产食品香精，烟草香精等产品为主企业。
应企业战略发展需要，要求计划并实施金蝶K3ERP系统，规范业务步骤，加强内控，进而提升业务管理水平，为企业后续业务飞速发展奠定基础。
实施ERP系统是发展中XXX提升管理能力有力手段，这一点已成为企业决议层和管理者统一认识。ERP实施是一个系统管理变革过程，也是一个有确定目标和计划时间项目， 该项目标实施将使企业快速利用优异技术手段和管理思想把人流、物流、资金流和信息流有机集成，使XXX内部组员取得能提供更协同友好管理信息平台，从而为赢得市场、赢得竞争提供信息保障。
1.2 关键业务需求
实施ERP根本目标是为了将企业基础管理工作利用信息工具深入规范和提升。经过对各业务部门需求调研分析，在以下多个方面需要借助ERP信息系统布署实施得到改善和提升：
关键业
务需求
现 状
处理对策和提议
生产计划
现在关键采取手工方法来处理，处理基础标准是采取阶段性库存备货策略来应对关键材料计划，也即对材料设置一个最低库存点，低于最低点人工查询库存，手工整理出采购计划，因为交货期限比较短，实际接到用户订单到交付时间较短。
实际工作中仍然存在常常性缺料和超储并存现象，因为是人工EXCEL表格方法计算处理，极难全方面考虑估计出入库量对未来计划影响，同时因为信息分散，没有建立起以采购订单、生产订单、销售订单、现有库存、产品耗用材料结构（BOM）等组成集成计划数据环境，计划正确度不够。
现在计划方法，包含对采购和生产计划，全部在影响企业对用户交货承诺和用户服务水平，同时也造成库存结构不合理，库存资金占用过高。

1、 采取MRP原理和人工干预两种方法对现有计划系统做全方面改造。
2、 为配合MRP计划实施布署，重行制订BOM分层及用量控制标准，对于材料正常损耗制范围定出一个标准来。
3、 对于关键材料设置安全库存易应对交货时将短于产品总生产提前期现象。安全库存能够依据经营环境修正。
4、 分析制订计划基础数据策略，完善全部计划资料（提前期、批量政策、安全库存、订货策略等）
5、 计划实施方法为：假如有订单或其它类型需求改变，累积改变后每半天一次RUN- MRP, 依据销售订单和生产可能产生变动频率确计划下达策略为为：靠近目前时间点2-3天内。
6、 对于可估计销售有固定销量用户订货产品，能够采取估计方法作为需求运行MRP,在接到正式订单后实施订单冲估计，避免估计和订单反复产生计划结果。
7、 提议增设“计划员”岗位，负责MRP运行和结果维护，计划员必需对工厂物料管理业务比较熟悉，在企业内部要有一定威信，ERP实施组将对其进行专门培训。
成本核实
现有成本核实体系比较粗，不能客观反应产品真实成本，没有中间产品计算过程，不利于以后监督考评。因为成本不清，造成管理层决议缺乏依据。有产品成本管理没有制度化，体系化，随意性比较大。
细化研发成本管理过程
1、 在生产车间层面建立三级成本中心，对应最终产品BOM树三层结构。
2、 采取分步产品成本法，核实出各层次完成品成本；对于副产品采取售价百分比来分摊投入材料及费用。
3、 以实际成本作为记账依据，同时采取标准成本作为考评。
4、 材料关键归集依据采取BOM标准用量倒冲结果来计算，实际用量差异部分能够产量法分摊，全部不能对象化费用（包含人工、制造费用等）均采取产量法在不一样产品间分摊。
5、 经过会计科目核实细化来核实研发成本。

接下来会分业务模块介绍调研内容。具体处理方案会在后续业务蓝图中进行描述。
第2章 销售管理
2.1 业务现实状况
2.1.1 组织分工
- 销售模式分为直销（办事处），分销两种。
- 负责部门：A产品销售部，B产品销售部，广州办，北京办，用户部（3人）。
2.1.2 用户管理
从用户统计分析角度来讲，分为多个维度：区域，行业，销售员，产品类别，销售部门（分销/直销）。
用户共800多家左右。关键以中国企业用户为主。
用户信息内容包含：名称，发货信息（多个送货地址）。

2.1.3 销售业务
2.1.3.1 业务步骤
销售部在接到用户订单后，直接通知销售用户服部；或用户直接打电话到客服部。
客服部在接到订单信息后，录入K3系统。
确定目前仓库是否有库存，如有库存，则录入发货通知单，通知仓库发货。
如无库存，则将订单打印二份，通知生产部。
生产部确定在指定交货日期内是否能够完成，若能够完成，则反馈给客服部，用户再生成发货通知单。
若因为能力或材料库存原因，无法完成，则填写“推迟交货通知单”反馈客服部，客服部再和用户协商具体可行交货日期。
2.1.3.2 销售订单
订单在实施过程中，可能会发生多种变更，如：订单取消，数量变更，交货日期变更，品种变更，包装方法变更等。
对于有些用户，客服会进行备库处理，这里由客服自己依据情况下达订单，以估计形式备库。
2.1.3.3 结算
依据出货情况，一周开票2次。
2.1.3.4 信用管理
设置信用等级，为每用户设置信用额度，信用控制在销售出库点。

2.1.3.5 统计报表
统计报表内容关键包含以下信息：价值，销售额，产品，收款。
统计维度：办事处，按用户，按行业，按产品，按产品类型（食品、烟草）、按销售员。

2.2 关键业务问题分析
为了配合销售人员在接收和承诺销售订单是对交货期及库存情况查询，能够用MRP预先运算并查询库存，但不许可实施任何采购或生产计划下达；原步骤中接到销售订单后预先推出发货通知单会造成MRP计算中估计量错误，提议在确定销售出库时候才关闭销售订单下推发货通知。
2.2.1 产品编码规则
问题说明：
对于XXX一样产品A，因为用户也对产品A进行了编码（如存在3家用户，对该产品编码分别为X，Y，Z），在信息流转过程中（订单―＞发货－＞开票）均需统计这两个信息。
现在在旧系统中做法是，分别进行编码，也就是对应3个物料，如：A.X, A.Y, A.Z。
这么会造成存在一个问题：一物多码。生产产品时，需分开下生产任务单，配方也是多个，库存查询时也是分开。
综合调研结果看，从销售业务过程管理和统计报表要求要看，可销售型物料（即产品）最少需要考虑以下属性维度：
属性维度
业 务 说 明
1、产品代码
从配方和成本角度来看，必需保持唯一性，也就是不能存在一样成本和配方产品代码不一致性，避免一物多码造成计划及成本系统混乱。
2、名称

3、批号
全部产品必需有批号管理，且批号唯一。
4、用户对应码
表示一个产品存在多个用户对应，不一样用户对应码不一样。和产品代码是多对以个关系。此码能够由销售部门在确定销售订单时候传输到生产部，具体格式需要考虑牌贴号制作需要。
5、保质期

6、产品分类
按产品大类分（食品类和烟草类），便于统计分析报表输出
7、多计量单位 基础单位为：千克
因为包装多样性，固不在BOM反应包转物，包转物另做流转和耗用处理。

处理方法：
使用“用户物料对应表”来统计用户编码和企业产品编码对应关系。
物料代码还是1个，这么配方也只需1个，库存查询时，产品生产时，只需汇总录入1张生产任务单即可。
1、首先需设定系统启用物料对应关系。

2、建立物料代码对应表

3、订单录入
销售订单录入时，首先录入用户信息，接下来直接在第2步位置录入我企业产品代码，系统会自动跳出用户对应代码。
或在第2步直接输入用户代码，系统也可直接跳出我企业产品代码信息。

经过上述说明能够看出，一旦建立了“物料对应表”，二者之间就已经建立了关联关系，二者之间能够任意转换。
同时，在后续发货、销售出库，销售开票均可携带此信息。
①
②
③

2.2.2 开票用户和发货用户不一致
问题说明：
开票用户和发货用户不一致关键存在于3个用户：A，B，C。

处理方法：
A：已要求在“订单－＞发货－＞开票”各步骤一致。
B：现在没有比很好处理“订单－＞发货－＞开票”各步骤一致问题，需深入协调处理。三德源业务处理过程图示：
甲（终端用户）＿发订单＿＞三德源（经销商）＿发订单＿＞百润__发货___＞三德源__发货___＞甲，百润____开票______＞甲

C：由娃哈哈总部下订单给百润，送货地址为：A　B　C　D　E，开票时用户也分为：A　B　C　D　E。资金回笼时，由各用户A　B　C　D　E　将账款先给娃哈哈，再经过娃哈哈付给百润。
在收到娃哈哈账款时，需在K3系统录入娃哈哈收款单，并进行收款转销，转销到A　B　C　D　E，进而核销A　B　C　D　E应收账款。
第3章 采购管理
3.1 需求调研结果
3.1.1 组织分工
采购部门只设置一个，现在含有采购部功效部门有采购部、总务部、信息部、市场部。
具体分工由：
- 采购部负责购置生产用原物料，调香、应用部门等使用试验用具；
- 总务部负责购置生产以外办公用具、低值易耗品、设备等；
- 信息部负责采购IT设备；
- 市场部购置名片、信封等。
3.1.2 供给商管理
现在在K3系统中存在统一编码规则，按地域划分，约有130家。

中国供给商有大约 100家，关键分布在哪些地域：上海、山东、河南等地域,常常往來有大约30家；占企业采购额：80 %；
国外供给商有大约10家，关键分布在哪些地域：德国、英国、美国；
大宗物料供给商有5家，分别是： 丙二醇、乙醇等。

对于新供给商开发，由采购部负责。
开发新供给商过程：样品确定、资质证实索取、价格谈判、如需要进行供给商生产现场评定、采购部技术部品控部、及分管领导逐层审批。

供给商数据维护由采购部负责录入，并提供相关资料给财务部。期望在现有供给商信息中扩充，增加营业执照使用期管理。

相关供给商每个月供货质量分析，可经过采购管理报表提供供货按时性、供货合格率分析，方便做供给商评定。

相关供给商付款条件，通常为隔月结算。
3.1.3 采购价格管理
对于关键材料采购，通常固定供给商，且采购价格固定。
价格变动时，由采购部门填写价格异动表，并采购经理、工厂经理、总经理逐层审批。

采购部负责供给商供给材料价格录入及审核。价格资料含税，通常为13%、17%。
价格变动在系统外处理，最终在K3系统录入。

3.1.4 采购业务
3.1.4.1 采购计划
采购计划制订由采购部负责，关键是生产原材料采购。
天天由专员从K3系统导出即时库存，并和预先设定安全库存进行比较，确定低于安全库存时，进行库存补充采购。中国物料采购物料通常放1－2个月库存，国外进口材料时间则对应加长。
在制订采购计划时，每个月底会考虑下个月销售估计（订单式生产），依据估计结合库存确定需大致采购需求，有效可参考数据为20%。
采购计划制订好后，由采购专员录入K3系统，采购经理进行审批经过后，再下订单给供给商，供给商会对订单交期及数量进行确定。
3.1.4.2 采购订单
企业采购物资基础为中国采购，国外进口。关键分类为：关键材料、包装材料、低值易耗品、办公用具、劳防用具、固定资产，IT设备等。由不一样部门负责。另外，还存在少许委外加工。

关键材料及包装材料采购由采购部负责，需进入K3系统进行管理。
委外加工：现在只有极少一部分业务，采取是生产领料，产品入库业务处理方法。发生加工费进入委外加工入库产品成本。

劳防用具，办公用具及低值易耗品采购步骤
由总务部负责，不进入K3系统管理。

固定资产采购步骤
固定资产设备由总务部负责，IT设备由信息部负责，不进入K3系统管理。
3.1.4.3 收货
供给商依据采购部采购订单进行送货。收货步骤以下：
采购订单和供给商确定后，在K3系统录入《收料通知单》（统计有采购订单号）。
送货时直接送到仓库，供给商提供《送货单》（统计有我方采购订单号）、《检验汇报单》，仓库需清点收货数量，并依据送货物资填写《化验申请单》。
品控部进行检验，并出具《检验汇报》，反馈给仓库本批次是否合格。
如为合格，则仓库办理入库手续，填写《外购入库单》。
如为不合格，则通知采购部采购员工，由采购员工和供给商协调不合格品处理，确定退货后，填写《退货通知书》，通知供给商及仓库办理退货手续。

收货过程中，若超出订单数量，需口头通知采购部，创建新采购订单并生成收料通知单。
3.1.4.4 退货
收料过程中若发觉不合格，则直接退货。
若入库后发觉不合格，或在生产过程中发觉材料不良，则需由品控部确定，并通知采购部。

提议：
第一：收料过程中不合格，提议以后直接由系统中实施以下步骤：采购检验单——退料通知单（直接虚仓退料）；
第二：入库后不合格，假如已经确定了入库单，并同时有发票关联，能够采取回购方法处理，对开发票，假如为开发票，则采取对等核销，直接红字冲回处理，冲回红单打印后能够作为退回回单凭据；
第三:对于既不能回购，又因为发票已经勾稽也不可退货业务，提议采取“换货业务”，换货本质是一个“供给商欠材料”行为，财务上不做任何处理，当为了正确统计实际库存，能够做一个中转仓库来统计退回出和入业务，标准上使用调拨单处理该业务。
第四:假如在生产过程中发生材料不良时，假如设置了车间仓库，且倒冲，则直接调拨回材料仓库，假如未设置车间仓库，且倒冲，材料能够入库，不做业务单据处理，这么做原因是在材料入成本事料单方案上百润采取是；假如没有设置倒冲处理，则需要做红字退料单。

材料入库后，生产过程中发觉不合格，此时需从车间退到不良品仓库。由品控部通知采购部，采购部再和供给商协商处理方法：退货。
退货：由采购部录入“红字外购入库单”。若目前还未开票，则可将之前外购入库单拆分后再核销即可。若已开票，则由采购部和供给商确定后，再通知财务开销售发票。

3.1.4.5 发票接收
全部下订单采购发票，均由采购部接收。
供给商送货后，会依据实际情况进行开票，开票清单中会注明我方采购订单号，以方便入库数量查对。
采购发票收到后，采购部负责和入库单据查对，数量、价格一致后，录入K3系统并和外购入库单钩稽，最终交到财务部复核记账。
若发觉发票数量或金额不对，经核实后，当月进行退票处理，由供给商重新开具发票。

采购价格如和订单不一致，许可在K3系统采购发票上进行修改。
提议：
每个月由采购部统一整理　自本月某段时间之间供货合格产品数量及金额，并通知供给商开具发票。物料金额依据事先确定好采购价格进行计算。
3.2 关键业务问题分析
3.2.1 采购计划
问题说明：
现在采购计划制订，关键是依靠手工管理，天天从K3系统导出库存数据和安全库存进行比较，低于安全库存时，进行采购。
国外进口材料因为采购周期较长，则会提前备库，通常会备1－2个月库存。
处理方法：
在以后ERP方案中，提议全部配套物料（所谓配套采购物料，即和BOM相关系采购物料）均采取采购申请单——采购订单业务步骤来处理，首先能够很正确统计采购实施过程，同时为材料计划发明一个可控数据环境。
采购计划处理策略具体以下：
第一、采购依据MRP结果来实施。对材料设置好安全库存、提前期、批量策略、订货间隔期等计划数据，对于提前期尤其长进口物资需要设置较长时间安全库存量。
第二、是在接到销售订单时候，所用材料基础起源于安全库存，不过安全库存补充起源可依据每次和销售订单相关MRP运算结果中采购提议来确定，这么能够很好避免所谓“来不及采购”而造成缺料或无法承诺用户交期问题。
第三、因为销售订单和采购实际实施过程中全部存在不能够正确估计变动原因，这些全部会造成计划不准，所以对MRP结果只投放“提议采购日期”靠近今天比较近采购计划（1-2天），避免因为MRP反复运算带来改变而造成计划部能够实施，简单来说就是：“长展望期、高频率运行MRP、短投放短实施”。提议采购日期实际上离提议到货日期还有一段时间，这段时间就是提前期，所以即使供给商有异常，也有补救时间空间。
第四、需要尤其说明是，必需要认真整理采购件批量策略和订货间隔期限，不然采购订单频率会因为销售订单波动无规律而难以实际实施，同时要花大量时间维护采购订单实际订货量是否合理。
总而言之，百润材料采购计划在MRP中运行特点是：“安全库存备货生产、间隔订货合并采购、销售订单触发库存补充到安全库存点”。

第4章 仓库管理
4.1 业务现实状况
4.1.1 基础数据设置
现在仓库设置：
－　原料仓库
－　半成品仓库
－　成品仓库
－　不良品仓库
对于低值易耗品、备品备件，不进入仓库管理，由总务部处理。

原材料分为11个大类进行管理。
成品实施批号管理，全部不许可反复，批号编码规则为：产品类别码（1－烟草，2－食品）＋年月（4位）＋流水号（3位）。
4.1.2 收料
采购订单下达给供给商时，采购订单会转给仓库一份，供给商送货时，送货单上注明采购订单后。
仓库依据采购订单收货。
当收货数量超出订单数量时，由仓库通知采购，确定是拒收还是补订单。
4.1.3 生产发料
依据打印配方单（分为大方，小方），由仓库配料，并送至车间。
4.1.4 生产成品入库
依据生产统计生产日报表，第二天由仓库人员在K3系统录入“产品入库单”。
生产日报表分为两大块：烟草香精，食品香精。

产品回用时，录入红字产品入库单，以冲销当月入库数量。
对于联副产品，也办理产品入库。
4.1.5 委外加工
对于委外加工业务极少，十二个月也只有一次。现在处理方法是视同在自己一个车间生产，一样做生产领料单，产品入库单。
4.1.6 杂项收发
对于出保质期物料，通知品控进行检验，如若合格，则重新办理出库、入库手续。若不合格，则经过调拨单转入非直接发货仓库，并进行相关处理。
4.1.7 在制品
因为当日生产完成后，必需清理现场。所以，月底不存在在制品。
4.1.8 仓库盘点
通常每六个月盘点一次，盘点时给出目前库存数量，由库管员着手盘点。
盘点结果由财务最终确定，并做盘盈盘亏处理。
4.1.9 报表统计
现在K3系统常规报表已能满足日常需要。
K3系统提供保质期提醒，呆滞物料分析，库存账龄分析等报表。
4.2 关键业务问题分析
4.2.1 产品回用
问题说明：
产品在生产过程中，因为某项指标不合格，则在后续生产过程中，可合适回用这部分产品。
因为生产完成后，需进行包装，总有剩下一部分零头，这部分需混合到产品当中。

处理方法：
对于回用产品，建立“产品回用仓库”，实施仓位管理，仓位名称即为该产品可掺用百分比，通常在产品化验后，质量判定可掺用百分比，入库时，选择对应仓位入库。

下达生产任务单时，在生产任务单上注明可掺用百分比。
仓库发料时，需查看目前库存是否有可掺用产品。对于回用部分，领用时录入红字产品入库单。
产品入库时，依据实际完工数量办理入库。

第5章 质量管理
5.1 业务现实状况
质量部开发了一套自己ACCESS系统，用来管理和统计日常业务，包含检验汇报，常见文档等。
系统分为三部分：
原料检验系统
检验类别分为：进货检验，复检，货前样检验，替换检验，包材检验。
进入后界面类似，针对不一样检验类别，其检验项目会有不一样。
界面中关键输入信息包含：原料编号，检验项目及标准值，系列号（对应K3系统批号），进货日期（即为供给商送货日期），起源（供给商或生产厂商），进货批号（供给商批号），是否合格，检验员等。
期望改善之处：
（1） 对于输入值，能够依据标准值自动判定是否合格。
（2） 对于打印合格证，期望能够自定义打印数量。
A产品检验系统
成品检验包含生产检验、复检、发样检验三部分。
输入界面类似于原料检验系统，关键输入关键信息包含：生产批号，包装规格，特殊检验要求，发货型号，发货名称。
其中发货型号，发货名称关键用于打印合格证，在最终进行包装时使用。不一样用户对合格证要求不一样，有期望使用用户自己编码，有可直接使用企业编码。
新产品标样处理
关键用来统计成品规格和关键成份。香精规格及关键成份是由调香师输入，理化指标等由品控部输入，同时也将部分信息提供给生产打印牌贴。
打印功效：产品规格查询及打印，成份表查询及打印。

5.2 关键业务问题分析
5.2.1 原料复检提醒
问题说明：
存放在库存中原料，因为存在保质期，到一定时间后，需进行重新检验来确定是否可用。在原料到期前，能够经过系统进行提醒，方便及早进行处理，避免过期不能使用而造成损失。
处理方法：
首先，需对该类原料进行批号管理，同时需在物料中设定　“库存检验周期（天）”，“库存检验周期预警提前期（天）”。

这么，当物料存放时间进入预警提前期时，经过系统“库存复检到期提醒”可查询出哪些物料在近期内需进行复检。

依据查询结果，可自动生成库存检验申请单，提交到质量部进行检验，以判定是否合格。若合格，则可继续使用；不然，需进行相关处理，如报废等。

5.2.2 成品检验合格证对应用户编码
问题说明：
在产品生产过程中，因为是将不一样用户需求合并，进行生产；生产完成后，报验时也是一起报验，质量部一并检验，但因为有些用户要求将自己产品编码印在合格证中。所以，质量部在出具质量汇报及合格证时，需写上用户编码。
简单地说，同一个批次产品检验汇报，依据不一样用户产品编码要求，会打印多份。这种打印存在多个不确定性，一样产品，有用户还要求检验并打印部分特殊指标。
处理方法：
经过在检验单上自定义字段，这字段在检验单审核后可修改并保留来处理该问题。
每次打印时，如若有改变，可修改相关字段，保留后即可打印出来。