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辅导机构物品采购管理制度

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实现教育物品采购管理制度

依据工作中的实际情况，特制定物品申购、采购、入库、储存、出库、借用、归还、使用及报废程序。示意图如下：
入库
储存
使用
采购
借用
报废
出库
归还
申购

一、物品申购制度和程序
物品申购制度是为了确保以最少的物品储备来满足实现教育运营的需要，尽可能地压缩库存，防止积压，提高资金和仓库的利用率。
1、根据库存情况和日常物品的消耗记录，设立常用的消耗物品数量，一般以一个季度的消耗量的二倍。
2、各部门将所需物品填采购单，都需经孙校长签字批准后，交由物业行政办公室，统一进行采购或由部门工作人员购买。
二、物品采购制度
物品采购制度是为了在保证质量的前提下，采购物美价廉的物品。
1、采购人员(最好)由2人以上组成。在采购物资过程中，要做到货比三家，在保证质量的前提下，尽量降低采购成本，并注明采购时间、地点，便于公司核实。
2、所有发生的费用支出，经办人都要以书面形式进行事前请示，填写采购计划单，注明预购物品的使用处，如遇特殊情况，应提前电话请示，并及时补出采购计划单。凡不符合规定的费用支出，财务人员有权不予受理。
3、员工应以公司利益为重，杜绝有损公司形象及利益的行为，避免由于个人的不理智行为，违反公司制度。
4、公司财务部有权利及义务对当月报销的物资采购、各项费用的票据进行抽查、核实。如经核实，报销额与实际发生额存在差异，经办人无法做出合理解释的，无论金额大小，公司将对经办人予以辞退处理。
三、物品入库制度
物品入库制度是为了确保采购物品的质量，办理完备的入库手续。
1、入库时需登记的内容为：日期、时间、名称、数量、品种、有效期及类别等于入库本上，并要与明细、发票相吻合。
2、入库时需开箱/盒查验物品的质量，若物品保管员无法把握时，可请使用人协助，并对查验的物品签字认可。
3、仓库管理员或物品管理员需将验收入库的物品分别堆放、编号。
4、所有的设备可不进入仓库，但入库、出库的手续须参照物品同样办理。
5、采购的设备开箱后，若有技术资料和随机文件，需物品保管员单独存放归档,并标好记录，以便安装和使用人员需阅用这些资料。
四、仓库储存管理制度
仓库储存管理制度是为了确保仓库储存物品的质量。
1、物品在仓库内储存，应按不同种类分别堆放。物品要先进先出，定期翻堆，当需使用时可快捷提出。
2、仓库保管员要注意防火防盗，确保所有物资的安全存放。
3、保管员要对仓库的物品做到经常检查，对保存时间长的物品要主动向部门领导反映情况，对破损的或超保质期的物品应及时提出处理意见。
五、工具的借用制度
工具借用制度是为了确保正常使用。工具借用按时间分可分为临时借用和长期领用，长期领用又可分个人领用和公共领用。
1、临时借用工具，由使用人填写临时借用工具表（附表），经批准后，向仓库管理员申请领取，并在员工工具借用登记本上登记。在交还时，应在该表上写明交还时间并签收，签收时应检查工具及其附件是否完好无损，若发现问题立即登记，并向部门负责人反映。
2、个人领用工具的品种根据需要配备，由使用人提出申请， 孙校长批准后到仓库领用，并办理领用手续，领用后个人负责使用保管，离开公司时交还，仓库管理人需作签收记录。
六、物品盘点制度
物品盘点制度是为了确保仓库内储存的物品与账面物品余额相符，并为采购提供依据。
1、为及时反映库存物品的数量，配合编制采购计划，节约使用资金，物品管理员每月编制仓库物品申请表送交部门负责人，每季盘点一次，对照实物和仓库存货记录本上的余额数量是否相符。
2、仓库管理员应定期盘点库存。
3、物品管理员应制定最高的物品储备量和最低的物品储备量的具体定额，数量上不能把握的需请有关人员协助。根据库存情况及时向孙校长提出申购计划，避免物资积压或短缺而影响实现教育的正常运营。

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