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公司采购内控管理制度

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公司采购内控管理制度
1、 目的
为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。
2、 适用范围
适用于本公司生产用设备、原材料、辅助材料、生产用耗材等公司生产性物资采购过程，包括出口物资的采购。
3、 职责
3.1总经理负责采购管理制度的审批。
3.2采购部负责合格供方的开发和管理，合格供方物资供应能力应涵盖公司所有生产性物资需求；对供方在制过程和生产进度控制；对供方库存的核对与控制；与供方的协调与沟通。
3.2工程部和销售部负责提供详细的物资的图纸或参数、材质、规格、工艺等属性。必要时由工程部出图，并由销售部门经客户确认后以请购单的形式提报给采购部。
3.3销售部负责对物资样品发出后的跟踪和客户反馈的记录。
3.4财务部负责对采购物资预付款和货款的结算和给付。
4、 采购岗位职责
4.1寻找物料供应来源,并分析相关市场。
4.2与供货商洽谈,并安排工厂参观、建立供货商之数据。
4.3要求报价与进行议价并做出比价分析。
4.4获取所需之物料。
4.5查证购进物料之数量与质量。
4.6建立采购业务进行顺遂所需要之数据和合格供应商名录。
4.7了解市场趋势,搜集市场供给与需求价格等适时数据加以成本分析。
4.8呆料与废料之预防与处理。
5、 物资采购工作程序
5.1采购工作流程图
. 销售部 工程部 采购部 财务部
选择供应商
. —————————————————————————————————————
填写《请购单》
审核请购单
出图纸参数

销售与客户沟通确认图纸
登录
《合格供应商名录》

注：工程部门提报的请购单，则由工程部
询价比价
直接提交采购部进入采购流程。 OK

发出订单

制程跟踪与反馈
不合格

库存的核对与处理
供应商交货
产品质量检验
报关出货
合格

拍照存档备查

结算货款
审核应付货款

5.2新供应商开发评定工作流程图
如请购的项目在《合格供应商名录》中没有找到合适的供方，需开发新供应商。新供应商开发评定工作流程如下图：
.

. 销售部 工程部 采购部 财务部
. —————————————————————————————————————
填写《请购单》
开发新供应商
审核请购单出图纸参数

销售与客户沟通确认图纸
供应商评定

辅导
录入
《合格供应商名录》

YES
N0
不合格 合格
淘汰

5.3样品管制流程图
. 销售部 工程部 采购部 财务部
选择供应商
——————————————————————————————————————————
审核请购单
出图纸参数
填写请购单

与客户沟通确认图纸

样品制作跟踪
N0
不合格
顾客判定
样品检验
工程判定
合格

OK
《顾客签评记录》
样品保管与记录

6、请购及其规定 
6.1请购的定义
请购是指某人或者某部门根据业务需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。  
6.2《请购单》的要素 
完整的请购单应包括一下要素： 
（1）请购的部门；  
（2）请购物品所属项目； 
（3）请购的用途；  
（4）请购的物品名；  
（5）请购的物品数量；  
（6）请购的物品规格； 
（7）请购物品的样品、图纸或技术资料等； 
（8）请购的物品的需求时间； 
（9）请购如有特殊需要请备注； 
（10）请购单填写人；  
（12）采购负责人；  
6.3《请购单》及其提报规定
（1） 请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由请购部门领导审核批准后提报工程部；
（2）请购人应及时与客户沟通确认图纸参数等要素尽可能详细地提供给工程和采购部门；
（3）工程部进行审核，如需要图纸，工程部要附上审核后的图纸和《请购单》一起返给请购人；
（4）请购部门确认无误后把请购单与确认后的图纸一起提报给采购部门；
（5）请购人在提报请购单后是应要求采购部请购单接收人签字回执；
（6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交； 
（7）遇公司业务急需的物资，部门领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。
（8）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。
（9）请购单的更改和补充应以书面形式由部门领导签字后报采购部。 
6.4公司物资请购单的提报部门
（1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由工程部门提报；
（2）公司销售业务物资或样品由销售部门提报。
6.5请购单的接收及分发规定
    6.5.1《请购单》的接收要点
     （1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过部门领导审批，图纸是否经过确认，有无确认签字；
（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；
     （3）联系供应商管理人员核查请购物资是否有库存，确认库存数量； 
     （4）对于不符合规定和已经撤销的请购物资应及时通知请购部门。
6.5.2《请购单》的分发规定
（1）对于《请购单》采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；
（2）对于紧急请购项目应优先处理；
（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门，沟通变更供货日期； 
（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的意见。
6.6采购周期的规定 
  （1）单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天；
 （2）单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天 
（3）按订单生产的公司业务性物资销售部门应在充分考虑供应商生产能力的前提下请购部门与采购部门共同制货日期；
（4）新产品研发及样品采购部门应特别注意沟通跟进确保生产进度和交期。
（5）请购部门应按照上述条款中规定的时间提前提报请购单，采购部如未能按时完成采购任务 时应向公司领导说明原因；
（6）遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略；
7供方开发和选择的规定
7.1采购部开发新供应商要通过各种渠道对其进行调查摸底，通过情况汇总认为可以进行合作，将供应商的情况登记到《合格供方登记表》中，交由工程部进行供应商资格评定。
7.2工程部应对选出的重点供方进行培训和沟通，让对方理解我公司的产品结构、工艺和理念。
7.3工程部对评定合格的供应商要在《合格供方登记表》上签字确认，由采购部录入《合格供应商名录》与《合格供方登记表》一起存档。
8样品管制的规定
8.1采购部门要及时跟踪供应商样品制作的过程，遇到问题要及时反应给销售和工程部门，避免因各方沟通不及时造成的样品生产错误。
8.2采购部门对供应商生产产品质量、数量和工期负有跟踪和管制的责任。
8.3取得样品后采购部门要进行自检并在《样品评测表》签字确认，再与样品实物一起提交给工程评测确认签字，最后交由销售和客户进行确认，由采购对本单进行存档备查。
9询价及其规定
9.1询价比价原则
除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少对三家以上的供应商进行询价；由三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

9.2低价搜索原则：
采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价；
9.3询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，对请购产品的规格型号、产品工艺、及表面处理等各种信息进行了解，迅速由外行变为内行。遇到问题应及时的与请购部门沟通；
9.4属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类如果采购周期相差不多应集中打包采购；对于紧急请购项目应优先处理； 
9.5对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品，但必须与请购人进行沟通并征得同意由请购人在请购单背面进行背书签字；
9.6询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；
9.7比价采购所询问的单位均应具备一定资质和实力，并能提供三证合一的资质证明具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；
9.8比价采购应按照《询价对比分析表》的格式填写完整询价比价分析内容与请购人进行沟通，并存档备查；
9.9在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
10比价、议价
10.1对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；
10.2对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；
10.3收到供应单位第一次报价后应向请购部门领导汇报情况，设定议价目标价格；
10.4重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；
10.5参考目标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。
10.6廉洁原则：
（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。
（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。
（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。
（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。
（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。 
11比价、议价结果汇总
   11.1比价、议价结果汇总应按照《询价对比分析表》的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；
11.2如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。 
11.3供应商选择：
（1）具有合法经营主体者。
（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。
（3）信誉良好者。
（4）客户认可的供应商。
12合同的签订及其规定。
 12. 1合同
   合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。
12.1.1合同正文应包含的要素
（1） 合同名称、编号、签订时间、签订地点；
（2）采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；
（3）包装要求；
（4）合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明； 
（5）付款方式；
（6）工期；
（7）质量保证期；
（8）质量要求及规范；
（9）违约责任和解决纠纷的办法；
（10）双方的公司信息；
（11） 其他约定。
12.1.2合同签订及其规定 
供应商经送样审查合格后，经总经理批准，由采购部门与选定的供应商签订合同。
交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。具体要求如下：
1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；
2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；
3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单；
4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点；
5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期； 
6）详细约定发票的提供时间及要求；
7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等
8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；
9）违约责任一定要详细、具体； 
10）比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；
11）合同签定签应按照《合同范本》的格式对合同初稿进行巡签审查；
12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效；
13）签订的所有合同应及时报送财务部门。并将合同原件及扫描件分别进行存档。
13付款及合同执行
13.1付款规定 
1）所有已签订合同付款时应参照公司财务中的相关规定执行；
2）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；
3）按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写（资金支出审批单）或（付款审批单），该审批单巡签完毕后提交财务部付款；
4）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。
13.2合同执行
13.2.1 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。
13.2.2已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；
13.2.3合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；
14报验与入库
  14. 1报验
 （1）供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知工程部门共同进行验收；
（2）对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质量标准的相关规定执行；
（3）达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请工程部门进行质检、验收；
（4）工程部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具《采购物品验收单》，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况工程部门应负主要责任；
（5）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。
14.2．入库
1）公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收；
2）合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；
3）质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；
4）质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具《入库单》；
5）外协加工件应按照原材料入库；
6）质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定不入库。
7）如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，2日内办理换（退）货手续。
15、考核：
凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。
16、本制度解释权归人力资源行政部，自公布之日起执行。
17、本制度附件：
1、《采购申请单》
2、《询价对比分析表》
3、《合格供应商名录》
4、《合格供方登记表》
5、《样品评测表》
6、《合同范本》
7、《入库单》
8、《采购物品验收单》

一般采购流程表：
流程
作业要求
记录表单
责任单位/人
采购申请

接收请购单
询价比价议价
样品提供确认
供应商选择
进度跟催
签订采购合同
验收入库

1、物资需求部门根据生产或经营实际需要填写请购单。
请购单
需求部门
1、采购接收请购单，直接采购或转给工程出图出参数，完成后附图返回请购部门确认，完成确认后将资料返给采购。
请购单
采购员
工程部
请购部门
1、采购人员依需求缓急，参考采购历史记录或供应商所提供的资料，至少精选三家以上供应商进行比价和议价。
询价对比分析表
采购员
1、以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为原则。
样品评测记录表
采购员
工程部
1、依优质低价原则进行选择
询价对比分析表
请购部门/工程部/采购员
1、依据供需双方确定的条件签订合同
采购合同
采购员
1、依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生异常及时处理
采购合同
采购员
1、按采购需求进行验收，办理入库手续
入库单
库管员
/请购部门
1、库管员按已办妥的请购单、送货单整理汇总
对帐/整理付款资 料
2、采购员根据库管员提供的相关资料进行对帐，到财务部办理付款手续。
3、需求部门、采购部门上报总经理材料采购、接收及入库情况。
送货单
发票
支付凭证
库管员
采购员

申请部门： 交表日期： 年 月 日
采购类别：□设备 □材料 □工程 □低值易耗 □其他
购置原因：
序号
产品名称
规格型号
数量
总估价
交货期
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

备注：

申请人：

部门负责人：

工程部审核人：

工程部负责人：

财务负责人：

采购员：

采 购 申 请 单

采购物品验收单
合同编号：
序号
品名
规格型号
单位
数量
验收意见
请购单号
1

2

3

4

5

6

7

采购员： 验收经办： 验收部门负责人：

合格供应商登记表
填报日期

供应商编号

公司名称

法定代表人

公司地址

注册资金

联系人

联系电话

传真

公司性质

公司营业范围

公司年生产量

公司架构：
1、公司负责人
2、员工人数
3、公司架构表
公司设施：
1、厂房及仓库
2、生产设备

质量系统：
1、ISO9000证书
2、质量负责人
3、产品合格证
产品业绩：

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