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公司采购流程管理制度

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公司采购流程管理制度

为了提高公司采购效率、明确采购内容及岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
一、目的
保证公司所需的产品，提高采购工作的品质管理，特制定本管理规程。
二、范围
北京时代感恩励志教育文化传播中心（简称“时代感恩”）网络商城配套的影音教材及益智玩具等和各部门工作所需的其他产品。
三、职责
1. 热爱本职工作，勤于创新，学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。
2. 廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。
3. 负责时代感恩商城所需的产品材料的采购工作。
4. 负责供应商的开发、管理及维护工作。
5. 坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。
6. 大额项目必须做招标工作，其他产品（非唯一性）询价必须三家以上的供应商或合作伙伴参与。
7. 积极了解产品的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。
8. 及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商或合作伙伴进行付款。
9. 做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。
10. 完成领导交办的其他工作。
四、人员配置及岗位分工
1.人员配置 ：采购经理或采购总监1名，采购主管1名，采购若干
2.分工
采购经理或采购总监：
1.主持采购部的全面工作
2.主要负责本部门的规章制度及操作制度的文件制定，确保采购部所有人员能够严格顺利进行工作，并遵守各项制度
3.同时负责整个公司战略物资的计划、安排、统筹，并做好与其他各部门的协调工作
4.负责对采购部所有人员进行管理培训及工作安排，按部门的工作职能做好工作
5.提升采购部门的整体凝聚力与业务能力，并对员工的采购过程进行监管，对下属存在的问题进行及时纠正和引导
6.监控项目物流的状况，控制不合理的物资采购和消费
7.进行采购收据的规范指导和审批工作，协助财会进行工程的审核及成本的控制
采购主管：
1.执行采购部经理安排的各项任务，做好上报下达
2.配合采购部经理对部门文件进行编制，并报由采购经理审批
3.做好采购人员的管理，确保采购人员的凝聚力与业务能力
4.在对于重要的产品采购事，采购主管实时跟进，并随时上报下达
5.新产品，新材料供应商的寻找，资料收集及开发工作，对新供应商品质体系状况的评估及认证，以保证供应商的优良性
　采购：
1. 主要产品的估价和询价及细节落实
2．供应商产品的品质初步确认
3．材料样板的初期制作与更改
4．替代产品和供方的搜寻及落实
5．采购部门有关技术、品质文件的拟制
6．与技术、需求部门有关技术、品质问题的沟通与协调
7．与供应商有关技术、品质问题的沟通与协调
五、程序
采购部在公司经营中担负着不可推卸的重要责任， 采购工作的好坏，直接影响公司产品的品质、交期、成本、风险等 。建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率，降低成本和风险最有效的方法。在整个采购过程中， 采购部需要运营、营销、技术、控制、财务、验收（通常称为验收）等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划，来提升工作效率，减少工作失误，为公司的整体发展做出各自的贡献。
（一）请购及其规定
1．《请购单》要填写完整，具体应包括以下要素：
（1） 请购的部门；
（2） 请购产品所属项目；
（3） 请购的用途；
（4） 请购的产品名；
（5） 请购的产品数量；
（6） 请购的产品细节参数或规格；
（7） 请购产品的样品、图片或详细参数资料（技术标准及使用要求）等；
（8） 请购的产品的需求时间（使用时间）；
请购如有特殊需要请备注说明
2.提报规定
（1）采购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审核批准后报采购部；
（2）固定资产申购按照（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；
（3）请购部门在提报采购单时，应要求采购部签字接收人，请购部门备份；
（4）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；
（5）遇公司急需的产品时，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，并在采购单上写上说明。
（6）如果是单一来源采购或指定采购公司及品牌的产品，请购部门必须作出说明。
（7）采购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
（8）其中涉及到明确的文化属性产品，如音像、读物资料必须填写清楚音像的基础要求，出版方、出品方、文化属性、时间长度、内容清晰度或分辨率以及各式要求确保产品的唯一性。
（二）《请购单》的接收及分发规定
1、请购的接收要点
（1）采购部在接收采购单时应检查采购单的填写是否按照规定填写完整、 清晰，检查采购单是否经过公司领导审批；
（2）接收采购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购， 图片或详细参数资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；
（3）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。
2、采购单的分发规定
（1）对于采购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；
（2）对于紧急请购项目应优先处理；
（3）无法在请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；
（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。
3、采购周期的规定
（1）常规商品采购周期在 7 天时间；
（2）遇到紧急采购，应汇报公司领导采取快速优先采购的策略，紧急采购商品周期在 3 天时间内；
（三）询价及其规定
1．询价应认真审阅采购单的品名、产品属性、规格、参数，了解产品及其技术要求的各项信息，遇到问题应及时的与请购部门领导（需求部门）沟通；
2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购
3．对于紧急请购项目应优先处理；
4．所有采购项目必须向供方源或服务商直接询价，原则不能通过中间商询价；
5．对于请购部门需求的产品如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；
6．遇到重要的产品或预估单次采购金额大于 5万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报，并说明基本情况；
7．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；
8. 单次采购总金额在5000元以下且单项不高于500元的项目可以由采购部自行采购；单次采购总金额预算在 5000元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价（单项单价低于500元除外）；单次采购总金额预算价格在 20 万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；单次采购总金额预算价格在 100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标；
9．比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需产品和项目的能力；
10.在询价时遇到特殊情况应及时报请公司领导批示。
（四） 比价、议价
1．对供应商的供应能力和产品质量，交货时间及服务品质进行确认；
2．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他公司的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；
3．重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力， 资质进行验证和审查， 如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；
4．参考目标或理想价格与合作单位进行价格及条件的进一步谈判；
5.在比价或跟供方谈判之前，了解采购的产品市场行情和预采购方的优点和缺点，以便在谈判议价的过程中掌握主动权
（五）合同的签订及其规定
1．合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。
（1） 合同正文应包含的要素：合同品名、编号、签订时间、签订地点； 采购产品、参数规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分；音像资料必须填写清楚音像的基础要求，文化属性，时间长度，内容清晰度或分辨率包装要求； 合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明； 付款方式； 交货日期； 品质保证期； 品质要求及规范； 违约责任和解决纠纷的办法； 双方的公司信息； 其他约定。
（2） 合同签订及其规定
1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；
2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；
3）为防止合同数量追加或追加无依据，采购时要求供货方提供报价清单；
4）质保期或合作期限及使用时间一定要明确从什么时候开始到什么时间结束，产品类并应尽量要求厂商延长产品质保期；
5）详细约定发票的提供时间及要求；
6）针对不同的合同约定不同的付款方式，如产品类的合同一般应分按照预付款、验收款、品质保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等 ；
7）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；
8）违约责任一定要详细、具体；
9）合同签定应按照统一的格式进行《合同审批单》流程；
11）《合同审批单》流程通过后应由公司负责人签字，加盖公司合同章方可生效；
12）如本合同的商品系乙方根据甲方的设计等智力成果加工制作而成，则乙方保证不向任何第三人透露，否则造成甲方损失的由乙方赔偿。
13）合同双方未经对方同意，均不得将合同内容及相关各自商业秘密向任何第三人透露，否则赔偿给对方造成的一切损失。
14）签订的所有合同应及时报送财务部门并归档；
（六）付款及合同执行
1．付款规定
（1）所有已签订合同付款时应按照合同规定的付款；
（2）按照进度付款的采购产品必须确保验收合格方可付款；
（3）按照公司规定和合同约定达到付款条件时，该《付款审批单》巡签完毕后提交财务部付款；
（4）财务部门在接到付款审批单后根据签署的合同和《付款审批单》付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部。
2．合同执行
(1) 已签订合同由采购部负责采购人员负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门领导及公司领导；
（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握产品情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；
（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；
（七）验收与入库
1. 报验
（1） 供应商已经履行完毕的合同，产品进公司时采购部应及时的通知接收人员（商品类一般为保管员或库管，信息资料类则有所需部门或技术部门）进行确认验收；
（2） 对材料验收标准参照合同或公司技术部门的相关要求执行；
（3） 达到验收和报验条件的产品应在第一时间报请验收部门进行验收；
（4） 验收部门（需求部门）在接到报验通知后应及时报验，对于验收不及时延误生产部门使用或不能入库的情况验收部门应负主要责任；
2．入库
（1） 公司所有的采购产品在入库前均应通过验收部门的验收；
（2） 产品在运达公司后采购部应及时通知验收部门（需求部门），由保管员及时安排卸货与搬运；
（3） 验收部门（需求部门）未及时验收的产品，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；
（4） 验收部门（需求部门）已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；
（九） 争议或退货
在商品或信息资料类采购过程中供方产品出现差异，则紧急告知需求部门及采购部领导，采购部和需求部进行商讨解决，确定是否退货，若务必退货的情况下，原则上由采购部发起退货并以书面的形式提交，详见《退（更换）货单》；同时必须保证公司的利益不受损害。
六、采购文件编制要求
采购部流程管理制度及其他所属文件和表单由采购部编制、修订过程中要最化符合公司发展需要。对于相关文件由人力资源部进行效验和后续归档，总经办批准；后续内容如有更改，必须报备总经办，同意之后由采购部进行修订，修订的次数既为版本的次。

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