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企业邮箱管理制度及流程

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公司邮箱使用管理规定

一、目的
为加强对公司统一配备邮箱的管理，规范邮箱的日常使用，保证邮箱系统的正常运行，特制定本规定。
二、使用要求
1、所有员工一旦成为公司邮箱的合法用户，必须严格遵守以下规定：
⑴ 用户必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国电信条例》、《全国人大常委会关于维护互联网安全的决定》、《互联网信息服务管理办法》、《互联网电子公告服务管理规定》和国家其他有关法律、法规、行政规章。
⑵ 用户不得制作、复制、发布、传播任何法律禁止的有害信息。
⑶ 用户不得自己或允许他人利用公司的邮件服务散布大量不受欢迎或未经请求的电子邮件、广告等，也不得散发包含反动、色情或违反国家法律规定的有害信息的电子邮件和信息。
⑷ 违反以上规定，给公司和公司员工造成损失的，由该用户承担全部责任，部门负责人承担连带责任。
3、收发邮件时需注意一下几个事项：
⑴ 外发邮件必须填写邮件主题，不得以空白主题发送邮件。
(2) 邮件附件应采用压缩包形式。
(3) 邮件正文中尽量避免出现网页地址链接内容，容易被识别为垃圾邮件。
(4) 对一些论坛或者门户网站注册用户涉及到需要邮箱认证的，填写其他私人邮箱，禁止使用公司邮件注册（容易被垃圾邮件攻击）。
4、公司邮箱的合法用户，对外业务联络必须使用公司邮箱，不得以任何形式利用私人邮箱收发邮件。
5、公司邮箱仅限本人使用，禁止将公司邮箱以各种形式转让给他人。公司邮箱的账号和相应的密码，由用户自行负责保管。
6、邮箱使用人应严格保守邮件内容秘密，未经授权不得随意查看、传播、拆分往来邮件内容，一经发现辞退并追究相应责任。
三、邮箱管理
1、集团综合管理部负责管理公司员工的邮箱帐号管理工作，并保证电子邮件系统的正常运行（不可抗拒因素除外）。各部门若有新进或离职员工，请及时将名单书面呈报集团综合管理部（部门负责人签字）以便综合管理部及时分配邮箱帐号。
四、申请/注销邮箱样表
1、新驰集团邮箱申请表
1>表样
新驰集团邮箱申请表

部 门

日 期

姓 名

岗 位

邮箱用途

部门经理
审 核

综合管理部
审 核

综合管理部
分配邮箱账号

备 注

2>流程图

3、流程说明

序号
说明
备注
1-1新员工
入职后根据工作需要填写《邮箱申请表》并提交给部门主管审核

1-2新员工
取得邮箱账号后学习邮箱管理制度

2-1部门主管
部门主管审核自己部门新员工提交的《邮箱申请表》

3-1邮箱管理人员
综合部邮箱管理人员根据《邮箱申请表》为新员工分配账号，并把邮箱制度给新员工进行学习

2、新驰集团员工离职邮箱注销登记表

1>表样
新驰集团员工离职邮箱注销登记表

部 门

日 期

姓 名

岗 位

注销邮箱名称

综合管理部
审 核

备 注

2、流程图

3>说明

序号
说明
备注
1-1离职人员
离职人员告知邮箱管理人员

1-2离职人员
邮箱管理员将《邮箱注销登记表》提交给离职人员

1-3邮箱管理员
邮箱管理员根据离职人员信息填写《邮箱注销登记表》并提交给离职人员

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