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园区物业服务方案演示教学.doc
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1、园区物业服务方案精品文档南高园物业服务方案2016年8月6日南高园物业服务方案第一章项目概况一、地理位置:该项目位于江苏省南京市高淳区南高园,属文化产业园区。二、项目概况: 三、项目分析第二章管理目标一、服务宗旨以人为本、规范管理、追求创新、至诚服务。二、追求目标以公司经营为主导,为业户提供完善的管理服务。第三章服务流程第一节 管理模式一、物业管理架构管理公司管理处治安组维修班保洁组项目主任物业助理清洁工维修工门卫物业管理服务,要求有一个高效率及科学的组织架构,使人力、物力、财力得到合理的配置,以求达到降低管理成本,提供优质服务的目的。管理处按“直线制”设定管理架构。由管理处主任、保洁组、治安
2、组、维修班组成。其优点是集指挥和职能于一身,命令统一,责权分明,指挥及时。二、服务特色1. 快速的服务形式:30分钟服务响应 客户可以向任何员工反映意见和要求,该员工有责任和义务倾听客户的意见,引导客户到管理处办公室或在第一时间将有关信息传递物业助理,由物业助理协助项目主任统一受理并解决。一般报修业务,在30分钟内到达服务现场。其他意见和建议,在二日内反馈处理结果。 接待服务时应对处理时间做出适当承诺,尽量在最短时间内处理完毕,因故未能在承诺时间内处理的应及时通知对方,争取取得理解;同一件事情不得出现两次推迟处理。承诺时间控制在1 2天,一般不超过一周,特殊情况除外。处理完毕后,由处理人与客户
3、进行交接,维修单应请客户签字确认。2. 全天候服务时间治安组实行24小时专人服务,客户有任何需求可以得到最及时的服务。维修班实行正常工作时间提供服务,对客户普通报修事项提供及时服务,有危及客户安全的大维修也能得到紧急处理。 管理处实行9小时专人服务,9小时专人服务时间为8:0017:00,管理处9小时外值班人员兼值。维修班值班人员在接到客户求助电话后,若不能在电话中处理了客户的问题,应第一时间赶到事故现场,重大突发事件应立即报管理处主任,管理处主任须在接到电话后立即赶赴现场进行处理。三、内部运作流程图:回 访 流 程 图管理处按用户投诉程度适当回访暂时无法解决的问题,确定下次回访时间并安排整改
4、根据用户要求及时解决问题记录回访结果月底做出回访结果统计报告,呈交管理处主任作为改善依据用户室内装修申请流程图用户室内装修需求用户填写装修申请书,申报装修项目维修班审查申报资料是否齐全用户补充资料重新申报 否 是维修班到用户房间检查装修项目是否符合安全规定 退回申请要求调整 否 管理处批复装修用户交纳相关费用,领取批准书用户装修施工物品放行流程图日常搬出室内大件物品用户迁出时物品放行 申办人持相关证明文件到管理处办理手续用户到管理处填写放行条用户结清相关手续管理处审核用户迁出前手续是否结清 否 是 管理处审批放行条治安组监管用户物品放行,用户放行条原件交治安员放行条原件由管理处存档特约服务(有
5、偿维修)流程图用户特约服务确定费用,填写服务单用户确认撤销服务 不同意进行服务用户验收采取弥补措施 不满意 满意用户签认后,服务单交管理处收费员入户维修流程图用户维修需求管理处制作维修单交维修班维 修 人 员 到维 修 地 点向用户解释,要求用户支援 属于用户的原因判断不能完成的原因了解情况开始维修回头准备必要的工具、材料 不能完成 属于维修人 员的原因 完成用户验收满意后在维修单上签签认,维修人员签名维修单交回管理处用户投诉处理流程图受理人详细记录用户投诉有关部门根据情况作出妥善处理不满意处理结果回复用户回访,检讨分析原因,重新处理 满意 记录处理过程四、物业管理岗位编制1.管理处(1)由1
6、名管理处主任和 1 名物业助理组成。管理处主任负责园区全面物业管理工作。(2)物业助理 1 名,负责管理处文字处理工作和物品入库保存、发放、领用工作。资料及人员档案资料的收集、整理工作。咨询及商务、票务的有偿服务工作及信件、报纸、杂志的接收、分发工作。2.保洁组保洁组由 3 名员工组成,上班时间为8:0017:00 。3.治安组治安组由1名治安组长和 5 名员工组成,设立园区门口的治安岗和园区内巡逻岗。门岗上班时间为全天24小时,每班上班时间为12小时;巡逻岗白班每小时巡逻一次,夜班每两小时巡逻一次。4.维修班(1) 由1名维修组长组成。维修班长负责维修班日常维修任务,与业主委托的施工单位联系
7、安排维修,处理维修班的日常工作安排及对园区设施设备进行检查。第二节 物业管理人员培训一、通过实际工作中所产生的问题,不定期地安排当事人(指员工)参加班后的专题培训。二、每位在岗员工每月参加2次公司组织的工作指引培训。组织员工座谈会,交流事件处理技巧及与业户沟通的经验。三、上岗循环培训的考核办法。(1)通过理论答题的方式考核员工所掌握的培训内容。(2)在实践工作中对业户投诉率、违章、违规的行为是评价员工工作成绩的基础。(3)通过理论与实践考核,淘汰不合格的员工,达到优化管理的目的。四、培训计划及培训内容提纲。第三节 物业管理工作岗位职责一、管理处主任岗位职责1. 全面负责对所管辖的物业实施一体化
8、综合管理,完成与公司签订的年度管理目标和经济指标。2. 制订管理处年度、月度工作计划并组织实施,业务上接受总公司和上级部门的指导和监督。3. 负责检查、监督各项制度的执行情况。4. 合理调配人员,协调各岗位的分工协作,责任到人,同时关心员工生活,确保管理处员工有良好精神面貌和积极的工作态度。5. 负责所管辖物业的装修审批,协调违章和投诉的处理工作,落实安全、防火工作。6. 协调本部门与供水、供电、工商等和物业管理有关部门的关系,便于开展各项工作。7. 认真完成管理处其他工作职责内容和公司安排或委托的其他工作任务。二、物业助理岗位职责1. 协调管理处主任完成本管理处的各项工作。2. 认真完成所分
9、管的各项工作。3. 当经理不在时,代理经理进行工作。1. 有权处理顾客对其分管工作范围内的投诉。2. 有权处理分管工作范围内的突发事件。3. 负责小区业户接待工作,做到仪表端庄、态度和蔼、热情大方、反应敏捷、处事稳健。4. 负责为业户办理入伙、入住、装修手续。5. 按接待来访规定,做好来访登记,对电话预约的来访要及时通知,对突然来访者,要报告有关领导或部门后,再约时间接待。6. 负责接待及处理业户咨询、投诉工作,并定期进行回访。7. 完成管理处主任临时交办的工作。三、物业清洁员岗位职责1. 负责本辖区的清洁卫生工作。2. 负责小区各区域的垃圾收集工作。3. 完成领导交办的其他工作。四、维修工岗
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