养老院管理信息系统使用说明书.doc

编号：DXINFO_20101001_01养老院管理信息系统使用说明书郑州大象通信信息技术有限公司编制：软件技术开发中心日期：2010年10月01日目录养老院管理信息系统使用说明书1目录21引言51.1系统说明51.2编写目的51.3运行要求51.4人员技能要求52系统操作说明62.1系统登陆72.2角色权限管理82.2.1角色管理82.2.2权限管理92.3系统用户管理102.4系统参数维护112.5数据上报122.6密码修改132.7基本操作142.7.1添加142.7.2修改152.7.3删除162.7.4查询172.7.5排序和右键快捷菜单183老人管理193.1老人档案管理193.2请假管理213.3特殊护理管理223.4护理记录233.5事故记录244费用管理254.1交费方法264.2备用金交费274.2.1报表打印284.3入住交费304.4退住结款314.5续费管理324.6特殊护理交费334.7阶段性交费344.8交费明细查询355接待管理365.1接待咨询365.2来访登记376人事管理386.1员工资料管理386.2调动管理396.3离职管理406.4请假/加班管理417护理管理427.1交班管理428仓库管理438.1入库管理438.2出库管理458.3库存管理469内部银行479.1老人银行479.2财务出纳489.3老人银行清单管理4910资料管理5010.1数据字典管理5010.2月收费标准设定5110.3入住初始费设定5210.4特殊护理收费设定5310.5阶段性收费设定5410.6楼宇管理5510.7房间管理5610.8床位管理5711满意度调查管理5811.1问卷问题管理5911.2答卷6111.3问卷统计62 1 引言1.1 系统说明本系统主要用于养老机构对养老院的管理工作,通过信息化提高管理效率、提高服务水平和核心竞争力、降低管理成本。通过信息化为老人营造一个服务功能完善、居住环境舒适、管理手段先进、人际关系和谐、亲情友情并重的现代化新型养老环境，让老人感受到社会的进步，让老人安享晚年.1.2 编写目的编写本使用手册的目的，主要是能够很好的帮助管理操作人员更好、更快的熟悉系统功能，掌握系统各模块功能的基本操作。本手册在编写的时候，附带了大量的插图，能够更真实地反映系统平台的功能，系统平台使用人员可以一目了然的掌握平台的功能。插图中显示的界面样式一般都是最新的页面的样式，操作人员通过插图与页面的对比，可以更快的掌握系统平台的基本操作。如果某一页面本说明书中没有做出说明，那么可能是由于此页面是后来根据实际需求增加上去的，请索取最新的操作说明书。1.3 运行要求1、 请在512M以上CPU运行本软件，否则数据处理速度将受到影响；2、 建议使用正版的应用程序软件，以避免与管理软件出现冲突，造成不必要的数据丢失；3、 本软件运行于微软Windows 2000 各种版本、Windows XP 或 Windows 2003，Windows 98、win7。1.4 人员技能要求本系统平台对使用者基本没有特殊的技能要求，只要使用人员基本会使用电脑操作、并能熟练上网即可。即便不会电脑操作的人员，经过短期的培训也能对本系统平台的操作熟练掌握，这充分的体现了本平台的易用性。2 系统操作说明本节主要说明本系统的一些基本操作,绝大部分操作都是由这些操作组合而成的,像添加,修改删除功能等.另外,本节主要说明,使用本系统的必要操作,如登陆系统,修改密码等.2.1 系统登陆只有登陆系统才能对系统执行各种操作,登陆界面如下:操作人员输入正确的账号密码,就可以登陆系统进行管理了,如果连续三次输入错误,程序将会退出,以下操作说明都默认为操作人拥有对应的权限.2.2 角色权限管理2.2.1 角色管理角色管理的功能可以让登陆的员工（只有分配有该权限的角色用户才能够进行这些操作）能够添加、修改、删除(只有当没有用户属于这个角色时,角色才能被删除)角色等,。操作人员可以在登陆后的系统菜单中单击打开角色管理页面.如下图所示:其中左边的列表显示的是,当前所有角色的角色名,单击其中的角色名,右边将会显示对应角色的权限信息.当前选中的角色的角色名会显示在文本框中.在文本框中输入新的角色名,然后在右边的权限窗口中选择角色的权限,选择按钮就可以添加一个角色了.新增加 的角色会显示在角色的列表中,不过此时角色下并没有用户,需要在用户管理中增加或指定用户的角色为新增加的角色.删除角色,请先确定要删除的角色,已经没有任何用户被指定为该角色了,否则将无法删除.2.2.2 权限管理权限管理功能能够让用户控制各各用户的相应权限,可以为某个角色的所有用户删除或添加相应的权限.角色创建时可以为角色分配相应的权限,另外如果有需要可以随时修改角色的权限(需要有权限的用户来操作). 同一角色不同用户的权限是相同的,修改角色权限将会影响到所有该角色的用户.修改权限,先选中角色列表需要修改权限的角色,然后再在右边权限列表中,选择或取消相应的权限,单击就能修改角色的相应权限了,不过相应菜单的改变需要等到下一次登陆才能看出来.2.3 系统用户管理用户管理功能能够方便的控制各个用户,改变用户所属的角色,修改用户的信息.添加和删除用户.选择系统菜单中的就可以打开用户的管理界面了.如下页图所示.类似角色管理,左边的列表是角色列表,在角色列表中选择角色名,则属于该角色的用户将显示在右边的网格中.再在网格中,选择相应的用户,用户相应的信息将会显示在网上方. 用户编辑,上方的可编辑区域的信息都可以修改,例如角色项,账号,姓名,状态和备注信息. 编辑完成单击即可.添加用户. 单击按钮,以前选中的角色信息将会被清除,增加按钮也会变成,填写完用户相应的信息,再按即可新增一个用户,其状态会在下面的状态栏中显示. .删除用户,只需要在网格中选择一个用户,单击按钮即可,同样结果会显示在下面的状态栏中,.2.4 系统参数维护系统参数维护,提供用户对系统参数控制的功能,通过设置系统参数,可以使得管理软件更好的和养老机构协同工作.系统参数,保存的是一些系统比较重要的参数信息,用户也可以自己定义一些参数.在填写好参数信息后,单击按钮即可.修改参数,选中具体的系统参数,参数信息将会显示在上方,修改其值,然后单击就可以保存了.参数名字无法修改.系统参数界面如图: 2.5 数据上报在系统菜单选择数据上报即可打开主界面,如图:其中的数据,部分来自系统参数配置,如机构号等,其它来自数据库内,或数据库内分析而来. 单击可以查看是否能够正常的连接服务器,单击将页面显示的相应数据上传到上级养老机构,如果上传服务地址或机构号错误,请与上级养老机构联系,获取正确的数据上报地址,并在系统参数中修改对应的选项(服务器地址,机构号).2.6 密码修改密码修改功能,允许用户修改自己的密码.打开系统菜单单击密码修改,正确的输入旧密码和二次输入正确的新密码,就可以修改密码了,修改后下次登陆生效.2.7 基本操作系统的各个模块,各个功能,都是由这些基本操作组成.主要包含了添加,修改,删除,查找和一些通用性的操作.2.7.1 添加添加功能,在各个功能模块名字都,不一样,比如在出库管理界面,出库按钮就是添加功能按钮,在接待管理界面,接待按钮就是添加功能按钮.以员工管理的添加功能为例来说明添加操作.单击增加按钮后,一般会弹出一个窗口,在这个窗口添加需要添加的数据.不同的操作,弹出来的窗口都是不一样的.完成后单击确定就可以了.系统会提示是否操作成功.2.7.2 修改修改功能,主要是修改添加操作时填写错误的内容,或修改一些数据的状态等.以问卷调查管理的修改为例来说明修改操作.单击修改按钮会弹出一个窗口,里面默认会有需要修改的数据不同的操作,弹出来的窗口都是不一样的.完成后单击确定就可以了.系统会提示是否操作成功.2.7.3 删除删除操作,主要用来删除一些系统不再需要的数据,或一些错误的数据.以问卷调查管理为例来说明删除操作.删除操作不会弹出窗口,但会弹出一个对话框,询问用户是否确定删除.选择是,就可以删除数据了.2.7.4 查询绝大部分功能模块都支持查询功能,不过不同的模块查询的条件都不一样,所有查询都支持模糊查询功能,凡是有多个查询条件的都支持组合查询.填写需要查询的条件,单击查询按钮就可以看到查询结果了.2.7.5 排序和右键快捷菜单所有数据都能够随意排序,单击需要排序的数据列标头,所有数据都会根据该列自动排序,再次点击排序的须序会变反.所有的数据列表,都可以单击右键弹出快捷菜单.不同的功能模块的数据列表,弹出的菜单都不相同3 老人管理老人管理模块由多个关于老人的功能组成,能够实现,老人从入住,交费,改变床位,到享受特殊护理,最后退住的所有功能.3.1 老人档案管理老人档案功能,能够添加修改和删除老人档案,列表中显示的所有相关的老人基本信息.其中不同入住状态的老人,用不同的颜色显示加以区分.单击添加或修改弹出老人档案的界面如下:3.2 请假管理请假管理,提供管理老人的请假和销假的功能.通过打开老人管理菜单中的请假外出管理,可以打开管理页面,如下图.3.3 特殊护理管理特殊护理管理,提供老人的特殊护理服务的管理,可以为老人添加特殊护理服务,中止和删除老人特殊护理服务.选择老人管理菜单中的特殊护理管理,将显示特殊护理界面.如图,其中列表显示的是所有正在享受或已经停止了特殊护理的老人信息.中止特殊护理服务,中止特殊护理只需要选中相关老人,右键单击选择菜单是的修改或单击修改按钮,弹出类似添加服务的按钮,不过里面的数据全部已经自己填上, 将结束时间修改到想要终止的那天,即可提前中止特殊护理.3.4 护理记录护理记录,提供老人的日常护理情况的记录,管理和查询,可以为老人添加护理记录,中止和删除老人护理记录.选择老人管理菜单中的护理记录,将显示护理记录界面.如图,其中列表显示的是所有老人的护理记录. 3.5 事故记录事故记录,提供老人的意外事故的记录,管理和查询,可以添加事故记录,修改和删除老人的事故记录. 4 费用管理费用管理,主要功能是收费.选择菜单中的老人费用交费,可以管理所有老人所有需要交费的项目.在列表中显示有所有老人信息.并用颜色区分不同入住状态的老人,选择老人后,右键可以管理该老人的各种费用的交费情况了.如图:.4.1 交费方法费用管理,能够交各种费用,其方法都是相同的,下面一节通过备用金交费来演示交费方法,其它的交费不再说明.其中各种交费项目可以在资料管理中来管理.4.2 备用金交费在交费管理中选中的老人信息上单击右键,在弹出菜单中选择备用金交费.选择好交费状态,交费方式,实际交费以及是否打印后点击交费保存即可完成交费,如果选择了打印框的话,就可以按下节方法打印凭条.4.2.1 报表打印当交费成功时,打印功能就可用了.先选择备用金交费打印设计按钮,打开如下界面.此时报打印表内是没有任何东西的,现在可以选择载入系统自带的模板或设计自己想打印的样式.单击备用金交费下的预览按钮.打开一个空白的预览界面,再单击按钮,打开打印方案,如下图选择其中的一个方案打开,就可以看到打印的预览了.单击备用金交费下的预览按钮打印按钮将会打开一个打印设置界面,可以设置打印的方案和其它一些内容,就可以打印了.4.3 入住交费入住交费,收取的是一些入住的基本费用.4.4 退住结款退住结款之前,必须先申请退住,否则会弹出没有办理退住手续不能结算的提示. 打开老人管理菜单中的老人档案,显示老人档案列表,就可以右键单击需要退住的老人,在弹出来的菜单中选择退住申请,就可以为老人办理住手续了.退住结款,单击费用管理菜单中的老人费用交费菜单,在显示的老人列表中右键单击退住老人,在弹出的的右键菜单中,选择退住结款,弹出退住结款的窗口.列表中显示了老人入住以来的所有交费信息,在退款操作栏,按照实际情况选择相应的信息, 比如老人在12月12日退住,那么12月交纳的费用就应该部分退,而11月分的费用就应该全部扣,而下年预交的费用就应该全部退.选择之后,会自动算出应退金额.而如果老人有欠费的话,需要使用,界面左下角的追加月费用来补交以前的欠费.退住的老人会以灰色在列表中加以区分.4.5 续费管理在续费管理中,能够快速的给老人续费.单击续费管理菜单后.将弹出如下窗口,系统根据数据字典保存的数据,获取需要续费的项目,并且根据老人交费的实际情况来判断出老人应该交的费用,及费用的服务日期,交费方式和前面备用金交费的方式一样.单击窗口左下角可以再继续追加费用.4.6 特殊护理交费特殊护理交费,管理的是申请了特殊护理的老人的护理费用,如果没有特殊护理,那么打开菜单,在列表中将看不到任何数据,如果有的话如下图.系统根据特殊护理的申请情况,自动在列表中,列出需要交纳的特殊护理费.4.7 阶段性交费阶段性交费,管理的是可以阶段性交纳的费用,其操作方式和备用金交费完全一样.但是只有在那个阶段性收费项目所规定的时间段,才需要收取那个项目的费用 .4.8 交费明细查询选择菜单费用管理中的交费明细查询,打开交费明细查询窗口,在列表中显示了所有老人的交费信息.如图.通过查询条件,可以快速查看各交费信.通过导出功能,能够快速将数据备份成Excel格式表格.也可以通过打印功能将数据打印出来.5 接待管理5.1 接待咨询接待咨询,登记来访的咨询养老机构相关详情的人.员和老人的相关信息.5.2 来访登记来访登记功能,用于记录老人家属,朋友的来访.可以编辑,修改的删除来访登记的记录.在接待管理菜单中,选择来访登记即可打开来访登记的管理界面,如图.6 人事管理6.1 员工资料管理员工资料管理功能,管理所有的员工基本资料信息.点击从事管理菜单中的员工资料菜单,可以打开员工将被管理界面,如下图.6.2 调动管理调动管理功能,管理所有的员工的职位更换,调动信息6.3 离职管理离职管理功能,管理所有的员工的离职相关信息.单击人事管理菜单中的员工离职,打开员工离职的界面.如下图6.4 请假/加班管理请假/加班管理功能,管理所有的员工的请假和加班相关信息.单击人事管理菜单中的员工离职,打开员工离职的界面.如下图7 护理管理7.1 交班管理交班管理用于护理人员交接班.分为白班交班管理和夜班交班管理,在护理部管理的菜单中可以分别选择,白班交班记录表,和夜班交班记录表来分别打开它们的主界面.白班交班记录表:夜班交班记录表8 仓库管理仓库管理提供,物资的入库,出库以及库存管理等,8.1 入库管理入库管理功能,提供物资的入库功能,选择仓库管理菜单中的入库管理菜单.打开入库管理界面,如下图.列出了最近入库记录点击入库打开如下界面.物资入库,先输入采购人员姓名如果不是当天入库的话然后选择日期,如果有送货单的号,填写,再输入付款方式,就已经输入必要的入库信息了.然后添加入库物资,单击入库物品列表中的,弹出添加物品对话框,填写好物资信息, 单击就可以在入库物品列表中看到新增的物资了,确定后物资信息并不会被清除,接下来可以单击来清空数据增加不同的物资,或手动修改部分信息来添加类似物资.当添加完成后可以单击来退出.此时,入库物品列表,已经列出了,所有刚添加的物资,可以通过单击来查看入库物品大致的统计信息. 如果发现有错误输入,可以通过来删除错误输入. 或来重新输入,如果有漏输的话,可以单击再次添加物资.填写好入库物资后,选择入库仓库,以及物资的验收人员与审核人员后,单击就可以正常入库了.8.2 出库管理出库管理功能,提供物资的出库管理功能.择仓库管理菜单中的入库管理菜单.打开入库管理界面,如图.点击出库按钮.弹出如下界面.物资出库,先选择领取物资员工的部门,然后姓名中会刷新出选定部门的所有员工,选择员工,如果需要的话,可以把员工的领导也填写在内.选择出库物品列表内的,会打开添加物品的窗口.如图,列表中显示的是当前库存的所有物资,可以通过上面的搜索功能来快速定位需要出库的物资.双击物资或选择物资后单击确定将会弹出对话框用于选择出库此物资的数量.确定以后选择的物资就会出现在出库物品列表中了.单击退出物资选择. 此时可以通过出库物品列表上的和来清除错误的输入.当选定出库物品后,输入物品的审核人员和物资的出库员后就可以点击来出库了.8.3 库存管理库存管理,提供用户查看库存物资的功能,用户可以通过搜索功能,快速了解库存内的物资情况.择仓库管理菜单中的库存管理菜单.打开入库管理界面,如图.记录着仓库中,现在可以出库的所有物资名称和数量.9 内部银行9.1 老人银行老人银行是一个养老机构内部的银行系统.老人家属可以为老人在内部银行存些钱,用来交纳各种费用.在费用管理中,所有的交费都可以直接从老人银行扣除.单击内部银行菜单中的老人银行,可以打开老人银行主界面.如图:单击老人姓名输入框后的省略号,可以打开老人选择界面.通过界面提供的搜索功能能够快速找到相应的老人.选择老人后相应的信息都会自动填入表单了.在余款的文本框中显示了老人还剩余的金额. 选择存款或取款,以及资金类型和相关数据就可以点击确定来存取款了.如果选择了老人以后,就可以点击查看明细按钮来显示当前选中老人的所有存取款的记录了.9.2 财务出纳财务出纳管理的是养老机构的现金和存款.以及每笔出纳记录.单击内部银行菜单中的财务出纳,可以打开财务出纳主界面.如图:其中现金的银行分别代表,养老机构的两本账本,分别都是收入记入借方，支出记入贷方,具体财务方面的知识请自己学习.9.3 老人银行清单管理老人银行清单管理,主要提供数据查询功能和数据老人银行记录了所有的老人银行的操作信息,可以提供快速查询功能以及数据的打印和导出.10 资料管理资料管理提供管理数据字典,收费标准设定,楼宇,房间和床位等管理功能.其中的收费标准设定为老人费用管理中的交费提供数据支持.交费管理中的自动生成的收费项目都是从数据字典中获取的相应数据.10.1 数据字典管理数据字典管理,能够添加修改删除各类基础数据.在资料管理菜单中,选择数据字典维护,将会打开数据字典的管理界面,如图.单击左侧分类列表中的分类,在右侧中,将会显示具体的分类内容.,单击右下方的操作按钮可以执行各种相应的操作.单击将会弹出增加分类项的对话框,填写好相应的数据后单击确定按钮数据就被添加到列表中了.单击同样会弹出项目编辑窗口,修改窗口内相应数据点击确定就可以修改相应的数据了.单击按钮,将会删除当前选中的具体项.10.2 月收费标准设定月收费标准,月收费标准是根据护理和房间类型两项数据来确定相应的收费标准.不同的护理级别和房间类型收费标准不同.单击资料管理菜单中的月收费标准设定菜单,将显示月收费标准的具体界面.其中列表中显示的是全部的相应设定,可以根据需求增加,修改或删除相应数据.其增加修改或删除方法与前面类似只是填写的数据内容不同详情请参考前面内容.10.3 入住初始费设定入住初始费设定,入住费是老人入住时应该交纳的费用,当然这并不是入住费用的全部,还有相关费用是从另外的收费项目中读取的.单击资料管理菜单中的入住初始费设定菜单,将显示入住初始费的具体界面.在相应的收费管理中可以看到,这些项目都自动显示在了入住交费的窗口中,见下图.其中列表中显示的是全部的相应设定,可以根据需求增加,修改或删除相应数据.其增加修改或删除方法与前面类似只是填写的数据内容不同详情请参考前面内容.10.4 特殊护理收费设定特殊护理费设定,入住费是老人享受特殊护理应该交纳的费用.列表中的内容显示的是所有特殊护理对应的收费标准.单击资料管理菜单中的入住初始费设定菜单,将显示特殊护理收费设定的具体界面.同样根据需求,用户可以变更特殊护理收费,增加新的特殊护理或删除特殊护理,也可以改变特殊护理的收费标准,其修改方法与前面讲到的类似,请参数前面内容.10.5 阶段性收费设定阶段性收费,是有阶段性的收费项目,具有时段性,如冬季的取暖等.单击资料管理菜单中的阶段性收费设定可以打开,阶段性收费认定的主界面如下图 .同样根据需求,用户可以变更阶段性收费,增加新的阶段性收费或删除阶段性收费,也可以改变特殊护理的收费标准,其修改方法与前面讲到的类似,请参数前面内容.10.6 楼宇管理楼宇管理提供对,整个养老机构的用于老人居住楼宇进行管理.单击资料管理菜单中的楼宇管理菜单,可以打开楼宇管理的页面如下图.在界面上部,填写相应的新增楼宇信息,再点击按钮,就可以成功添加一个楼宇了,单击列表中的楼宇项,对应的信息也会在界面上部的编辑框中显示出来,修改需要修改的数据,单击,对应的数据就会被修改了.选择列表中的楼宇,单击按钮,就能删除相应的数据.10.7 房间管理房间管理,主要用于管理各楼宇的所有房间列表中会列出所有的房间信息,根据其可用状态会不同状态会显示不同的颜色背景.操作模式也楼宇管理类似. 其操作结果会在下面的状态条中显示.单击资料管理菜单中的房间管理, 可以打开楼宇管理的页面如下图.在界面上部,填写相应的新增房间信息,再点击按钮,就可以成功添加一个房间了,单击列表中的房间项,对应的信息也会在界面上部的编辑框中显示出来,修改需要修改的数据,单击,对应的数据就会被修改了.选择列表中的房间,单击按钮,就能删除相应的数据.10.8 床位管理床位管理,提供管理各楼宇内的床位的功能.单击资料管理菜单中的床位管理菜单,打开床位管理界面如下.在左侧的列表中展开楼宇,单击各楼层,就可以在右侧的列表中看到该楼层的床位信息了根据当前状态不同数据以不同颜色显示.右侧列表上方查询功能,能够帮助用户在床位数太多的情况下迅速定位床位.点击右键在弹出菜单中选择增加,可以添加床位.如下图.其中床位编号和购置价手动指定,床位类型在字据字典中取得,房间编号是房间管理中现有的数据,当所有数据填写完成后点击保存就可以添加一个床位了.点击右键在弹出菜单中选择修改,将弹出修改对话框,修改完数据后,保存数据就被修改了.点击右键在弹出菜单中选择删除,相应选中的数据就会被删除了. 11 满意度调查管理满意度调查,功能允许用户自己定义问卷,并且定义问题的问题,来对养老机构各个方面的工作进行相关调查.单击系统菜单中的满意度调查,可以打开满意度调查管理页面如图.11.1 问卷问题管理选择问卷调查管理中的一个问卷,单击编辑可以打开问卷问题管理.问题修改界面11.2 答卷统计相关问卷,选择不同问卷,单击答卷,打开不同的问卷,填写完成后单击确定即可完成答卷.11.3 问卷统计选择需要统计的问卷,单击统计,即可看到所有问卷的统计情况.