宿舍管理办法2016725.doc
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1、 宿舍管理办法为使公司宿舍管理规范化、合理化,充分保证入住员工的安全,给员工创造一个整洁、安全、舒适的住宿环境,树立公司的良好形象,特制订本管理办法,住宿员工及宿舍管理者应自觉遵守并执行。一、范围 本制度适用于合富辉煌(中国)山东公司、山东房王网络科技有限公司所有员工。二、申请条件(一) 设立宿舍条件符合以下任意条件,即可根据实际情况向公司提出书面宿舍申请,并按照公司宿舍租赁规定流程进行审批。1、项目所在区位尚无完整的交通配套,超过23比例工作人员正常上/下班时间(单程)超过1.5个小时的(公交车不堵车的情况下)。2、因业务需要外派工作人员到其他城市开展业务一个月以上的。(二) 员工申请入住条
2、件1、符合以下任意条件,即可申请入住宿舍 项目所在地本地工作人员,上/下班时间(单程)超过1.5个小时的,且所在区域已租赁宿舍并有剩余床位的。 驻外人员,招聘地与工作地不在一个城市,且在工作地无适当居所的。 因工作需要频繁调动的或因业务需要外派工作人员到其他城市开展业务一个月以上且员工在当地无适当住所的。 应届毕业生,毕业起第一年可免费居住,次年取消免费居住资格。若次年仍需公司提供宿舍,可申请有偿使用,费用200元/月(备注:个人生活用品自理)。 其他员工因个人特殊情况需申请入住宿舍,且所在区域已租赁宿舍且有剩余床位的,可申请有偿使用宿舍,费用200元/月(备注:个人生活用品自理)。2、以下情
3、况不可申请入住宿舍 有传染病或不良嗜好者。 不能严格遵守宿舍管理办法者。三、宿舍申请流程宿舍申请包含宿舍首次申请、续租申请、宿舍更换申请以及宿舍退租申请。(一) 首次申请办理流程1、宿舍申请内容:由项目提出书面申请并提交3处以上房源信息,申请表内容包括项目名称、宿舍位置、房屋面积、房屋户型、家具情况、入住人员名单及待入住人数、月租金、房租给付形式、押金、物业费等。公司结合项目情况及所属部门/区域/中心负责人意见做最终决定。2、宿舍申请模板:详见附件1:宿舍申请表、附件2:文件审批表。3、宿舍申请流程:各项目提前15日提出申请,并根据各申请模板的签批流程逐层签字。4、租金、押金申请:宿舍申请获批
4、后,经办人填写附件3:员工宿舍租金申请表。5、费用出款:行政人力资源部代办费用借支,审批后财务部将租金及押金打到经办人账户中。6、房屋租赁合同签订:经办人代为签订附件4:房屋租赁合同、附件5:房租收条、附件6:房租押金收条,并办理租金和押金缴纳和报销流程。7、费用报销。经办人在收款日起一个月内将房租收条、押金收条分开填写报销单,部门/区域/中心负责人签字后交财务部备查。(二)续租申请办理流程1、申请模板及流程:由宿舍管理员在用款前15日向公司提出书面申请,填写附件3:员工宿舍租金申请表至部门负责人,逐层审批。2、费用出款:行政人力资源部代办费用借支,审批后财务部将续租租金直接打入房东账户中。3
5、、费用报销:财务部打印银行付款凭证,宿舍管理员协助财务部与房主进行沟通,办理发票代开业务,由财务部进行报销。(三) 宿舍更换申请及流程1、申请内容:在首次申请内容基础上增加更换宿舍的原因、现宿舍的各项费用(租金、物业费、押金等)的处理情况。2、申请模板及流程:各项目提前15日提出申请,填写附件2:文件审批表、附件7:宿舍更换申请并逐层审批。(四)宿舍退租申请及流程由宿舍管理员填写附件2:文件审批表、附件8:退租申请,经部门/区域/中心负责人审批签字后提交至行政人力资源部审批。对宿舍物品设施的毁坏,公司不承担任何费用,押金全额退回公司,且押金不得抵交其他费用(水电、物业、赔偿等)。四、宿舍合同签
6、订及注意事项(一)合同签订1、合同签订:申请批准同意后,由部门/区域/中心指定人员签订附件4:房屋租赁合同。2、宿舍租赁期限:由双方协商确定,原则上不超过一年。如需续签,续租期限原则上不超过半年。3、租金:宿舍房租支付周期以季为单位,下县项目可以半年为单位,但相关租金及押金要降低。4、租赁宿舍押金不得超过一个月房租。(二)注意事项:1、出租方:填写“房产证或购房合同登记证的房主姓名”。2、承租方:填写“经办人姓名”。3、房屋位置:房产证或购房合同登记的位置。合同签订后,将房屋租赁合同原件、房主身份证复印件、房产证复印件交至行政人力资源部和财务部留存,宿舍管理员处留存合同复印件。五、人员变更办理
7、流程 人员变更包含员工迁入、员工迁出及宿舍管理员更换。(一)迁入1、申请流程。符合入住条件的员工,提前7天填写附件9:员工宿舍迁入申请表并将电子稿发至行政人力资源部邮箱hfdorms中,行政人力资源部在7个工作日内审批无异议予以通知后方可入住。2、办理流程。审批通过后,员工需认真阅读宿舍管理制度并签署附件员工承诺。在实际入住当日将附件9:员工宿舍迁入申请表原稿签署完毕后提交至行政人力资源部。(二)迁出1、在职人员迁出。在职人员办理宿舍物品归还及宿舍使用费用结算后,填写附件10:员工宿舍迁出结算表。由宿舍管理员审核并办理以上两项事宜,检查是否存在公共设施人为损坏的情况。最后,由员工和宿舍管理员双
8、签并按手印后于迁出当日将拍照版发至hfdorms中,并及时将原件寄回行政人力资源部备案。2、离职人员迁出。离职员工应于离职3日内迁出宿舍,并办理附件10:员工宿舍迁出结算表。员工宿舍迁出结算表原件需与离职资料一同交至公司。资料不全者,公司有权暂扣其工资,待资料提交审核无异议后予以发放。(三)宿舍管理员更换流程 当宿舍管理员发生变更时,原宿舍管理员根据附件11:宿舍管理员交接单与新宿舍管理员办理交接,双方在信息确认完整的情况下签字并按手印。于办理当日将宿舍管理员交接单拍照发至hfdorms邮箱中,并及时将原件寄回行政人力资源部备案。六、宿舍费用的办理宿舍费用分为公司承担及个人承担两部分。公司承担
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