宿舍管理办法2016725.doc

宿舍管理办法
为使公司宿舍管理规范化、合理化，充分保证入住员工的安全，给员工创造一个整洁、安全、舒适的住宿环境，树立公司的良好形象，特制订本管理办法，住宿员工及宿舍管理者应自觉遵守并执行。
一、范围
本制度适用于合富辉煌（中国）山东公司、山东房王网络科技有限公司所有员工。
二、申请条件
(一) 设立宿舍条件
符合以下任意条件，即可根据实际情况向公司提出书面宿舍申请，并按照公司宿舍租赁规定流程进行审批。
1、项目所在区位尚无完整的交通配套，超过2／3比例工作人员正常上/下班时间（单程）超过1.5个小时的（公交车不堵车的情况下）。
2、因业务需要外派工作人员到其他城市开展业务一个月以上的。
（二） 员工申请入住条件
1、符合以下任意条件，即可申请入住宿舍
① 项目所在地本地工作人员，上/下班时间（单程）超过1.5个小时的，且所在区域已租赁宿舍并有剩余床位的。
② 驻外人员，招聘地与工作地不在一个城市，且在工作地无适当居所的。
③ 因工作需要频繁调动的或因业务需要外派工作人员到其他城市开展业务一个月以上且员工在当地无适当住所的。
④ 应届毕业生，毕业起第一年可免费居住，次年取消免费居住资格。若次年仍需公司提供宿舍，可申请有偿使用，费用200元/月（备注：个人生活用品自理）。
⑤ 其他员工因个人特殊情况需申请入住宿舍，且所在区域已租赁宿舍且有剩余床位的，可申请有偿使用宿舍，费用200元/月（备注：个人生活用品自理）。
2、以下情况不可申请入住宿舍
① 有传染病或不良嗜好者。
② 不能严格遵守《宿舍管理办法》者。
三、宿舍申请流程
宿舍申请包含宿舍首次申请、续租申请、宿舍更换申请以及宿舍退租申请。
（一） 首次申请办理流程
1、宿舍申请内容：由项目提出书面申请并提交3处以上房源信息，申请表内容包括项目名称、宿舍位置、房屋面积、房屋户型、家具情况、入住人员名单及待入住人数、月租金、房租给付形式、押金、物业费等。公司结合项目情况及所属部门/区域/中心负责人意见做最终决定。
2、宿舍申请模板：详见附件1：《宿舍申请表》、附件2：《文件审批表》。
3、宿舍申请流程：各项目提前15日提出申请，并根据各申请模板的签批流程逐层签字。
4、租金、押金申请：宿舍申请获批后，经办人填写附件3：《员工宿舍租金申请表》。
5、费用出款：行政·人力资源部代办费用借支，审批后财务部将租金及押金打到经办人账户中。
6、房屋租赁合同签订：经办人代为签订附件4：《房屋租赁合同》、附件5：《房租收条》、附件6：《房租押金收条》，并办理租金和押金缴纳和报销流程。
7、费用报销。经办人在收款日起一个月内将《房租收条》、《押金收条》分开填写报销单，部门/区域/中心负责人签字后交财务部备查。
（二）续租申请办理流程
1、申请模板及流程:由宿舍管理员在用款前15日向公司提出书面申请，填写附件3：《员工宿舍租金申请表》至部门负责人，逐层审批。
2、费用出款:行政·人力资源部代办费用借支，审批后财务部将续租租金直接打入房东账户中。
3、费用报销:财务部打印银行付款凭证,宿舍管理员协助财务部与房主进行沟通，办理发票代开业务，由财务部进行报销。
（三） 宿舍更换申请及流程
1、申请内容：在首次申请内容基础上增加更换宿舍的原因、现宿舍的各项费用（租金、物业费、押金等）的处理情况。
2、申请模板及流程：各项目提前15日提出申请，填写附件2：《文件审批表》、附件7：《宿舍更换申请》并逐层审批。
（四）宿舍退租申请及流程
由宿舍管理员填写附件2：《文件审批表》、附件8：《退租申请》，经部门/区域/中心负责人审批签字后提交至行政人力资源部审批。对宿舍物品设施的毁坏，公司不承担任何费用，押金全额退回公司，且押金不得抵交其他费用（水电、物业、赔偿等）。
四、宿舍合同签订及注意事项
（一）合同签订
1、合同签订：申请批准同意后，由部门/区域/中心指定人员签订附件4：《房屋租赁合同》。
2、宿舍租赁期限：由双方协商确定，原则上不超过一年。如需续签，续租期限原则上不超过半年。
3、租金：宿舍房租支付周期以季为单位，下县项目可以半年为单位，但相关租金及押金要降低。
4、租赁宿舍押金不得超过一个月房租。
（二）注意事项：
1、出租方：填写“房产证或购房合同登记证的房主姓名”。
2、承租方：填写“经办人姓名”。
3、房屋位置：房产证或购房合同登记的位置。
合同签订后，将《房屋租赁合同》原件、房主身份证复印件、房产证复印件交至行政·人力资源部和财务部留存，宿舍管理员处留存合同复印件。
五、人员变更办理流程
人员变更包含员工迁入、员工迁出及宿舍管理员更换。
（一）迁入
1、申请流程。符合入住条件的员工，提前7天填写附件9：《员工宿舍迁入申请表》并将电子稿发至行政·人力资源部邮箱hfdorms@中，行政·人力资源部在7个工作日内审批无异议予以通知后方可入住。
2、办理流程。审批通过后，员工需认真阅读《宿舍管理制度》并签署附件员工承诺。在实际入住当日将附件9：《员工宿舍迁入申请表》原稿签署完毕后提交至行政·人力资源部。
（二）迁出
1、在职人员迁出。在职人员办理宿舍物品归还及宿舍使用费用结算后，填写附件10：《员工宿舍迁出结算表》。由宿舍管理员审核并办理以上两项事宜，检查是否存在公共设施人为损坏的情况。最后，由员工和宿舍管理员双签并按手印后于迁出当日将拍照版发至hfdorms@中，并及时将原件寄回行政·人力资源部备案。
2、离职人员迁出。离职员工应于离职3日内迁出宿舍，并办理附件10：《员工宿舍迁出结算表》。《员工宿舍迁出结算表》原件需与离职资料一同交至公司。资料不全者，公司有权暂扣其工资，待资料提交审核无异议后予以发放。
（三）宿舍管理员更换流程
当宿舍管理员发生变更时，原宿舍管理员根据附件11：《宿舍管理员交接单》与新宿舍管理员办理交接，双方在信息确认完整的情况下签字并按手印。于办理当日将《宿舍管理员交接单》拍照发至hfdorms@邮箱中，并及时将原件寄回行政·人力资源部备案。
六、宿舍费用的办理
宿舍费用分为公司承担及个人承担两部分。公司承担部分有房租、押金、中介费、暖气费、物业费、床上用品、网费、有线电视。其中公司仅对员工宿舍首次申请相关费用、宿舍房租、暖气费以申请借支的形式支付，其他费用（床上用品、有线电视、网费、物业费）经公司批准后，一律按公司报销制度走流程予以报销。个人承担部分有水电费及煤气费，要求宿舍成员按月或季度及时缴纳，离职时应结清此项费用。
（一） 暖气费申请流程
每年取暖季前15天根据宿舍面积及当地收费标准，由宿舍管理员书面填写附件12：《员工宿舍取暖费申请表》，上报取暖费金额，经批准后，公司统一将款项支付给宿舍管理员。宿舍管理员提供国家统一的取暖费发票，付款单位应为公司全称。如宿舍无集体供暖，需购买电暖气或以用电取暖设备的，应提前报备公司，按照相关审批文件执行相应标准。
（二） 床等家具办理流程
宿舍增加入驻人员或原来床具损坏需增加床位的，首先与房主协商解决。无法自行解决且所需数量较大的，可进行书面申请，批准后公司统一购买，确保产品质量和发票的正规性。
（三） 床上用品报销流程
床上用品如褥子、被子、枕芯由员工或部门/区域/中心负责人指定人员统一购置。付款者根据财务制度走报销流程，报销采取实报实销，报销金额上限为240元/人，超出部分公司不再承担。
（四） 其他费用
其他费用包含有限电视费、互联网费用、物业费。由宿舍成员先行垫付取得正规发票后，走财务报销流程。
七、宿舍管理制度
（一）关于宿舍环境卫生
1、严禁在宿舍内乱扔杂物。
2、严禁在宿舍内饲养大型宠物。
3、严禁在宿舍公共区域内吸烟，有吸烟嗜好者，请自觉配备烟灰缸，并做好清理工作。
4、宿舍公共卫生轮流值日，服从宿舍管理员的管理安排，各室卫生各自打扫，保持宿舍内干净、清洁、无异味，垃圾每日清理。
5、住宿员工必须讲究公共区位及个人卫生，严禁随地吐痰，衣物、床被需干净、整洁。
（二）关于宿舍安全
1、严禁携带易燃易爆有毒及其他危险品、管制品进入宿舍，一经发现全部没收并视情节处以200-500元罚款，情节严重者报公安机关处理。
2、严禁乱搭接、拆改电线电路及在宿舍生火，使用电褥子、热得快等质量无保证的电器产品，一经发现给予500元罚款。如违规使用并由此造成安全事故和经济损失的，由当事人负全部责任。无法确认责任人的，由宿舍内人员均摊维修费或赔偿费等一切费用。
3、集体外出时，应检查门窗是否关严，做好防盗防抢工作。
（三）关于宿舍使用规定
1、爱护房东物品、房屋、设施及公共设施，如有破坏者，赔偿费用由个人负担。无法明确责任人的，费用由宿舍全体人员均摊。宿舍公共物品由宿舍管理员负责保管，员工不得私自拆换、占用、损坏。
2、严禁外人留宿和在宿舍接待宾客，特殊情况须报人力资源部批准。
3、严禁在宿舍酗酒、赌博、打架、盗窃及盗用不属于本人的财物，一经发现处以500-1000元罚款，情节严重者，将取消其住宿资格并移交相关部门进行处理。
4、有突发性疾病或严重不良嗜好者，不得住宿，一经发现要立即报告，并及时采取有效措施。
5、宿舍内个人物品不许乱挂、乱放，贵重物品和证件等（如现金、贵重饰品及其他物品）自己妥善保管，如有丢失，责任自负。
6、自觉保持宿舍安静，禁止大声喧哗，晚上22时后停止一切娱乐活动。
7、员工不得以任何理由攀爬宿舍窗户。
8、在未受邀请或得到室友允许的情况下，不得私自进入他人宿舍或动用他人物品，违者一经发现以盗窃嫌疑论处，视情节轻重处理或移交公安机关。
9、注意安全，做好防盗工作，员工离开宿舍必须关好门窗。
10、住宿员工应自觉服从公司安排，禁止在宿舍内从事违反《中华人民共和国刑法》的行为。
（四）管理员的权利
1、公司宿舍由部门/区域/中心负责人进行统一管理，由公司行政·人力资源部进行监督，宿舍管理员由部门/区域/中心负责人指定（可轮换）。
2、宿舍管理员作为公司指定的宿舍管理人员，对《宿舍管理制度》的执行具有监督权利，并对违法者具有指正的权利，对多次不遵守《宿舍管理制度》的成员，宿舍管理员可向公司直接反应。
3、宿舍管理员对宿舍公共物品和设备的使用具有监督权利，对个人损坏的公共物品具有按价赔偿的权利。
4、宿舍管理员具有制定宿舍值日排班的权利，并监督宿舍成员的值班情况。
5、宿舍管理员对宿舍成员自行承担的水电费、燃气费具有统一征收和缴纳的权利。
6、宿舍管理员具有审核员工迁出宿舍的权利，对迁出员工的物品归还情况、宿舍费用结算情况进行盘查。
（五）管理员的职责
1、宿舍管理员需协助新成员办理入住。
2、宿舍管理员需按照“宿舍续租申请和流程”、“暖气费用申请”、“宿舍退租申请和流程”、“宿舍管理员更换流程”、“员工迁入及迁出流程”办理相应的流程和申请。
3、宿舍管理员需每月底按期统计附件13：《宿舍月底回执表》并反馈至公司hfdorms@邮箱中。
4、 员工办理迁出手续时，宿舍管理员需认真审查其物品归还情况和宿舍费用结算情况。
5、 宿舍管理员在收到房租款项一个月内按照报销流程办理报销。逾期未处理者，公司将延迟下一期宿舍费用的支付，并将情况汇总至各部门/区域/中心负责人，若此款项三个月内未做报账处理者，公司将相关借支款项挂在相关部门/区域/中心负责人名下，做相关账务处理。
（六）宿舍处罚、赔偿补充条款
1、宿舍卫生环境未达到干净、清洁、无异味标准的，首次予以警告；第二次全体宿舍成员罚款50元/人；第三次全体宿舍成员罚款100元/人；超过三次者取消其住宿资格。
2、不顾宿舍安全，使用简易无安全保障电器的，根据情节严重程度对责任人处以100元-500元不等罚款，对危险电器进行销毁处理。对宿舍管理员给予监管不到位口头警告。
3、在宿舍饲养宠物，影响他人正常生活的，责令饲主将宠物迁出并处以200元罚款。
八、生效时间
制度自发布之日起执行，最终解释权由合富辉煌（中国）山东公司行政·人力资源部所有。

附件1：《宿舍申请表》
附件2：《文件审批表》
附件3：《员工宿舍租金申请表》
附件4：《房屋租赁合同》
附件5：《房租收条》
附件6：《房租押金收条》
附件7：《宿舍更换申请》
附件8：《退租申请》
附件9：《员工宿舍迁入申请表》
附件10：《员工宿舍迁出结算表》
附件11：《宿舍管理员交接单》
附件12：《员工宿舍取暖费申请表》
附件13：《宿舍月度回执表》