集团公司集中采购管理办法.doc

大庆集团
集中采购管理办法

加强公司的采购管理，增强财务支出的计划性，合理运用资金，精寻优质物资，降低采购成本、确保各公司的需求物料的顺利进行，特制定此办法。
第一条、公司采购应遵循的原则
1、亲属回避原则；
2、货比三家原则；
3、集体决策原则；
4、决策执行分离原则。
第二条、本办法适用范围：
1、生产物资（包括原材料、原器件等）；
2、固定资产（包括生产设备、实验设备、机动设备、办公设备、通讯设备等）；
3、办公用品；
4、工程项目。
以上支出一次性款额在2000元以上或常年小批量采购、累计款额在5000元以上的（特殊项目采购由总裁确认执行并建立备案程序），均由集团公司采购领导小组决策。所有采购的日常事项建立供应网络、资质认证、信誉考察等由物资部负责。
第三条、 采购领导小组：
组 长：****
常务副组长：*** ****
成 员：**** *****需求部门领导
第四条、物资订购程序：
1、生产原料的订购程序
⑴、定型产品原料、辅件的采购程序
A 定量。年初根据上年度该产品的市场情况，预测本年度生产计划。物资部按预算所需原料及附件用量，预计金额；
B 询价。物资部向3-5家以上有关厂家或供应商索取报价，确保报价的真实准确。并负责搜集有关产品或替代品的市场价格（包括产品质量及原有用户产品的市场价格和该厂家或供应商的信誉信息情报等）；
C 比价。物资部将有关信息整理后，报送集团公司采购领导小组。采用招标、议标等形式对比价格，由采购领导小组召开议标会议，确定标底；
D 谈判。由采购领导小组负责组织有关厂家及供应商到公司或采购公司进行面对面谈判，确定数量、价格、供货方式、交货期限、付款方式等重要事项，签定合同。
E 催货。物资部根据合同及生产实际、库存情况，综合考虑供货周期、采购成本等因素，确定供货批次、供货时间、供货数量，及时电话催办；
F 整理付款计划。
G 物资部了解和公司相关部门对采购原料或附件的意见或建议，进行总结分析，同时了解有关产品的市场行情，搜集新厂家或供应商信息，完善供应商网络，为改进下次采购做好准备。
⑵、试制产品原料、辅件的订购程序
A各公司技术部门根据新产品设计要求，提前将采购计划上报物资部，以便快速寻找市场；
B 设计部门同时提供相关材料的供应厂家2-3家；
C 物资部根据新产品设计要求制定采购计划，寻找合适的厂家或供应商进行询价；
D 物资部根据掌握的市场信息、各厂家及供应商的情况，做出采购备选方案1-3个，报送采购领导小组成进行决策谈判；
E物资部根据采购领导小组的决策，执行采购方案；
2、固定资产物资采购程序
⑴ 每年末各公司及部门根据实际需求，提出固定资产购置计划，经相关部门领导批准后，提交公司总裁办公会讨论通过。重、大型设备需求，需报集团董事会批准；
⑵ 询价。物资部根据各公司及集团董事会确定的固定资产需求编制采购计划，并按计划寻找3-5家以上适合的厂家或供应商索取报价，确保报价实准确。并负责搜集有关产品或替代品的市场价格(包括产品质量及原有用户产品的市场价格和该厂家或供应商的信誉信息情报等)，如所购设备专业性较强的，应请相关技术人员参与。
⑶ 比价。物资部将有关信息整理后，报送集团公司采购领导小组。采用招标、
议标等形式对比价格，由采购领导小组召开议标会议，确定标底；
⑷ 谈判。由物资部负责组织有关厂家及供应商来公司与公司采购领导小组进行面对面谈判，确定数量、价格、供货方式、交货期限、付款方式等重要事项，签定合同。
⑸无法预见或根据生产需要临时决定购置的设备，均需依据上述程序办理。
3、非生产消耗性物品采购程序
⑴、办公用品采购程序
A 每年末综合办公室根据上年办公用品消耗情况及下年所需预测做出办公用品、计算机耗材、办公家具等需求计划，报送相关领导批准，物资部根据批准后的办公需求进行采购。
B 物资部进行询价；
C 根据询价及掌握的市场信息，做出决策备选方案1-3个，报送采购领导小组进行决策谈判；
D 物资部根据决策进行采购
⑵、劳保用品采购程序（同办公用品采购程序）
⑶、合作及工程项目程序
A 由各公司牵头部门组织寻求合作伙伴，并进行询价、比较；
B 牵头部门将上述信息整理后报采购领导小组；
C 牵头部门安排谈判事宜；
D 采购领导小组进行决策谈判；
F 物资部依据谈判结果签订合同，牵头部门具体实施；
第五条、 购物品或设备专业性较强，则由申请部门提具体要求，同时提供1-3
个供应商，报物资部进行询价。
第六条、 为便于决策及时，保证工作顺利开展，每次谈判只需采购领导小组成员2人或2人以上，物资部派人参加即可。
第七条、 所订购的每一项物资均需供应商提交全面信息。合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责