怎样设计职务说明书样本.doc

HR讲座系列之二十九：怎样设计职务说明书

即使是一则短短看似千篇一律招聘启事，也会在无意中透露出部分招聘以外信息。

A是一则外资企业招聘采购经理启事：大专以上学历，三年相关工作经验，很好英语和计算机能力，有高度工作责任感和沟通协调能力。关键工作职责是，联络供货企业，立即正确地在要求时间内将企业各部门所需货物发送至指定地点，并确保货物质量和价格符合企业要求。

B是一则国有企业招聘产品营销人员启事：女，35岁以下，大专以上学历，两年相关工作经验，能熟练操作OFFICE者优先。

A、B两则招聘启事是有差异。 A启事中有较具体工作职责，在明确告诉应聘者以后职责范围和应负责任同时，对应聘人员四条要求也是"有根有据"；B启事则没有做出职责要求。

企业为找到对企业发展有用适宜人才，对应聘人员提出多种要求是理所应该。在西方国家，任何招聘启事，工作职责要求是必不可少，而且这种工作职责并不是企业能够随意制订，这也是相关法律得以实施基础口而在中国很多国企，除了招聘启事中"疏漏"外，还存在这么问题：对某一职务职能描述不清楚，如工作内容、职责及范围、机构等，并缺乏向对应人员作专题交待和培训。由此造成直接后果往往是：挑选和录用职员和工作要求不相符合；绩效考评时感到缺乏依据，无从着手：培训方案不适合工作要求；常常造成生产力和服务质量降低……这些问题出现，很大程度上是因为企业未能设计好职务说明书，没有发挥其在管理中应有作用所致。
职务说明书"成长"：职务分析

进行科学而有效职务分析是设计企业职务说明书前提。职务分析关键是对企业职务设置目标、中心职责、工作内容、权限范围、结构关系和工作环境、工作条件等进行全方面分析、描述和统计，然后形成关键文字说明一一概念文件。经过职务分析能够明确每个工作职务在企业中所处层次，和该职务和其它职务之间关系，使每个任职者权力和责任分清。

1.职务分析程序

通常说来，首先应由专业人员利用一定调查手段搜集职务信息，进行初步信息处理；然后进行职务现场考察和面谈，进行第二次信息搜集和处理，最终依据正确而适宜信息设计企业职务说明书，以确保职务说明书符合企业职务要求和组织目标。

2.职务分析方法

职务分析方法通常有以下多个：

(1)工作要素分析法；

(2)职员情况分析法；

(3)职务要求调查法；

(4)工作内容日志法；

(5)关键事件描述法。

职务说明书"思想"：处理问题

经过职务分析，把每个职务性质、任务、责任、权力、工作内容等用书面统计下来即成为企业职务说明书。企业在制订职务说明书时必需要处理多个问题：

1.描述职务目标：企业中不一样职务有不一样目标。描述职务目标应遵照"3W"法，即为何要设计本职务(目标)-Why；职务有多大权力(职权范围)-Within；本职务关键干哪些工作(工作内容)—What。

2.确定职务职责：光描述职务工作内容还远远不够，还需要确定能确保工作内容高效率完成职责。职责要根据由主到次次序书写，用关键词描述所应担负责任。

3.指明关键要素：即明确每一个职务最关键、最关键要素。如新建企业招聘部门经理，"经验"即为该岗位关键要素；而运转成熟企业部门经理，"创新"则成了关键要素。司机良好心态是安全驾驶关键，所以，"良好心态"则为驾驶员关键要素。

4.要求关键能力：关键能力是完成职务工作前提和确保。如企业销售人员说服她人、影响她人能力即为其关键能力。因为只有含有特佳心理素质和特强心理承受能力，才能成为一个成功和出色销售人员。

职务说明书"骨髓"：具体内容

通常来讲，规范企业职务说明书应包含以下多个要素：

1.表头格式一一注明企业中各职务名称、归属部门、隶属关系、等级、编号等。

2.任职条件一一描述某职务所需相关知识和学历要求、培训经历和相关工作经验及其它条件。

3.工作要求一一关键描述该职务对一个合格职员来讲，工作具体要求。这关键从工作本身性质、量、范围、时效性等全方位考虑。

4.责任范围一一描述该职务所承负关键责任及其影响范围。

5.管理结构一一描述实施管理性质、管理人员或职员性质。包含水平、类型、管理多样性、职务权限、直接和间接管理职员层次和数量。这给职务任职者一个很清楚工作内容和管理范围。

6.工作关系一一依据职务在企业组织中地位和协作职务数量，描述完成此项工作需要和企业其它部门(人员)联络要求：描述相互关系关键性和发生频率等。

7.操作技能一一描述完成该项工作对任职者灵活性、正确性、速度和协调性要求，所要求技能水平。操作技能对于此项工作关键性程度怎样?技能应怎样改善和提升?

需要说明是，这几项要素贯穿在企业所制订职务说明书中，而并非一定按次序罗列。

职务说明书"多发病"：问题

翻看很多企业职务说明书，即使洋洋洒洒，内容丰富，但仔细推敲却存在不少问题。概括起来大致有以下几点：

1.职务说明书格式、语言和内容不规范，给管理造成很大麻烦。

2.对职务描述语言比较模糊，或语言比较空洞，让任职者不知所以然。因为缺乏明确而具体说明，造成职员对工作角色和内容产生冲突和误解。

3.关键词利用不妥，混淆了职务间区分，或将职务和职位混为一谈，造成职责和职权重合，使"努力"反复和元效。

4.设计职务说明书人员缺乏专业水平，未充足考虑企业行业特点，或将其它企业职务说明书照抄照搬。因缺乏针对性，也就使所制订职务说明书流于形式。

另外，还有企业将职务说明书和企业经济责任制或考评分配制混淆不清。要知道企业职务说明书仅对职务工作内容进行描述、统计，但不含有奖、罚处理内容；而经济责任制则突出责、权、利相结合和劳动所得和劳动结果结合。
职务说明书"模特"：一个范例

以下以一个中型饭店酒吧管理员为例，介绍企业职务说明书基础内容。

制订职务说明书是预防企业内各工作岗位之间相互扯皮、推语有效方法。同时，制订职务说明书有利于改善工作方法，并可作为招聘、培训、任用、提升、调动、考评等人力资源管理多种功效依据。期望更多企业能够用好"职务说明书"，以优化人力资源配置，提升人力资源管理水平。