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物料采购管理制度

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物料采购管理制度
第1章 总则
第1条 为加强对工厂采购的管理，规范采购工作，保证生产的供应，控制采购的成本，特制定本制度。
第2条 本制度适用于采购部人员在进行采购作业时的相关工作。
第3条 采购工作的目标。
1. 根据工厂生产的需求做好物料采购工作，保证生产物料的供应。
2. 在保证物料供应的前提下，控制采购成本。
3. 处理好与供应商的关系，优化工厂的供应渠道。

第2章 物料请购管理
第4条 工厂的各物料请购部门应根据部门本身的职权向采购部提出请购申请，具体职权划分如下所示。
1. 生产部:请购计划期间的用料或常备用料。
2. 仓储部:请购预备物料或其他物料。
第5条 请购单的填写。
1. 用料部门的经办人员根据用料的预算及库存装款填写请购单，填写时要注明物料的名称、规格、数量、需求日期、请购部门及对物料的特殊要求等，经部门经理审批签字后，送采购部门。
2. 如果请购单不只一份，应按照需求日期的先后顺序装订成册后送采购部门。
3. 对于请购重要的物料或由特定供应商供应的物料，物料请购部门应在请购单上特别注明或单独进行请购。
4. 物料的紧急请购时，请购部门应在物料请购单的说明栏中注明原因，并使用紧急请购单填写，送采购部门。
5. 当有些物料需经过精密的设备或繁杂的工序检验后方可采用时，请购部门应在说明栏中注明物料检验所耗费的期限。
第6条 请购的审批权限。
1. 请购物料的总金额在10000元以下时，由部门经理审批。
2. 请购物料的总金额在10000～50000元时，由生产副总审批。
3. 请购物料的总金额在50000元以上时，由总经理审批。
第7条 请购单的撤销。
1. 请购部门因工作失误等原因出现请购单的填写错误且已送到采购部时，应立即通知采购部，并在已填写好的请购单上写明撤销原因，其中一联留采购部存档。
2. 如果采购部门已根据错误的采购单发出订货单，采购部门应积极同供应商进行协商并加以解决，如取消订货单或转为其他相近物料的采购。
3. 由于人为原因造成工作失误的，相关人员应承担相应的责任。
第3章 采购作业管理
第8条 采购部门在接到物料请购单据后的作业标准。
1. 进行审核，对于越权的请购单审批直接退回请购部门。
2. 收集所请购物料的仓储资料。
第9条 采购部门的人员根据物料请购单与仓储数量等资料计算最经济的物料采购数量，并根据各种物料的期限编制物料需求计划，报主管副总及总经理进行审批。
第10条 采购预算的编制。
1. 采购人员根据物料需求计划选用合适的方法编制采购预算。
2. 编制的采购预算必须在考虑到工厂的销售计划与资金支付能力的基础上对采购预算进行平衡。
3. 编制好的采购预算必须经财务部的审核通过。
第11条 供应商的选取。
1. 对于所需物料的采购对象应从工厂的供应商名单中选取合适的供应商。
2. 若供应商名单中无合适供应商，则由采购人员走访市场，进行询价，选择不少于三家的供应商。
3. 组织由质量管理部、财务部、工艺技术部等相关部门对供应商进行考察，经审查合格的供应商方可登记到工厂供应商名单中。
第12条 采购方式的选择。
1. 工厂所采购的物资总金额超过50000元时，必须采用竞标的方式进行采购。
2. 工厂的采购方式除选用规定的直接采购、间接采购等方法外，还应根据物料的特性与需求量，采用以下两种方式进行采购。
(1)集中采购。具有共同性的物料，使用集中采购可降低费用时，采购部门应根据请购单需求，定期进行采购。
(2)长期采购。凡经常使用且用量比较大的物料，采购部门应联合其他部门对供应商进行考核，考核通过后与供应商签订长期供货协议。
第13条 采购部根据确定的采购数量、采购对象、采购方式、采购时间等编制采购计划并报主管副总与总经理审批。
第14条 与供应商的谈判。
1. 与供应商谈判的原则。
(1)合作原则。
(2)认同原则。
(3)平等原则。
(4)互惠互利原则。
(5)坚持客观标准原则。
2. 与供应商谈判的流程。
(1)与供应商进行联系。
(2)与供应商进行谈判。
(3)与供应商进行价格磋商。
(4)与供应商达成协议。
(5)签订合同。
第15条 采购部所拟定的采购合同必须经过财务部、法律顾问与总经理的审批，三方就合同中的条款提出建议或意见，采购部人员据此修订合同并与供应商协商。
第4章 采购作业的控制
第16条 采购部人员根据采购合同的约定向供应商发出订货单后，必须对订货单进行跟踪。
第17条 采购人员按照采购的先后顺序将物料订货单编辑成册，并结合采购进度计划制订每日的跟催计划，防止因出现延期供货而影响生产的进度。
第18条 采购人员未能按采购进度采购时，填写《采购进度异常报告单》，注明异常的原因及预计完成日期，经采购部经理审核后转送请购部门，根据请购部门的意见拟定对策加以解决。
第19条 采购的货物到达工厂后，采购人员应办理相应的接收手续，并配合质量管理部门对采购的货物进行验收。
第20条 货款的给付。
1. 采购部门将质量管理部、仓储部签字盖章的《物料验收单》与《物料进库单》收集整理后，交财务部门进行核算、付款。
2. 若采购来的物料数量缺失，则按照实际数量进行付款。
第5章 附则
第21条 本制度由采购部制定，其解释权、修改权归采购部所有。
第22条 本制度经总经理办公会议审议后，自下发之日起执行。
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